CRITERIOS_DISPOSIO_DOCUMENTAL_DIANA_ORTIZ_GARCIA

INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMIA Y ARCHIVONOMIA (ENBA)

U3 ARCHIVO DE CONCENTRACIÒN

ACT: T1 U3 CRITERIOS DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Y RETIRO DE DOCUMENTACIÓN

UNIDAD 3: DISPOSICIÒN DOCUMENTAL FINAL

DISCENTE :DIANA ODETH ORTIZ GARCÌAUDA: ARCHIVO DE CONCENTRACIÒN

FACILITADOR:MTRA. MAYOLA MENDEL AVILA

01

DENOMINACIONES - CATÀLOGO DE DISPOSICÒN DOCUMENTAL

-Tablas de retención o valoración documental -Tablas de temporalidades -Calendarios de vigencia y conservación documental -Tablas de plazos de conservación

¿CÒMO ELABORAR UN CATÀLOGO DE DISPOSICIÒN DOCUMENTAL?

Etapas de la valoraciòn para la integraciòn del Catàlogo de Disposiciòn Documental :

1. Identificaciòn
2. Valoraciòn
3. Regulaciòn
4. Control

IDENTIFICACIÒN

Consiste en la investigaciòn y anàlisis de las caracterìsticas de los elementos esenciales que constituyen la serìe docuemntal,la funciòn , el sujeto productor , y el docuemnto de archivo .

• Disposicione slegales aplicables
• Reglamentos internos
• Manuales de procedimiento
• Organigrama
• Cuestionarios /Entrevistas
• Identificaciòn de funciones y atribuciones

VALORACIÓN

• Valoración primaria (Archivo Trámite y Concentración): Administrativo, legal, fiscal, contable.

• Valoración secundaria (Archivo Histórico): Evidenciales, testimoniales e informativos

A la actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales; es decir, el estudio de la condición de los documentos que les confiere características específicas en los archivos de trámite o concentración (administrativo, legal, fiscal, contable), o en los históricos (evidenciales, testimoniales e informativos), con la finalidad de establecer criterios, vigencias documentales y, en su caso, plazos de conservación, así como para la disposición documental.

Términos relacionados:

Vigencia documental: Al periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables. Plazo de conservación: Al periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite y concentración, que consiste en la combinación de la vigencia documental y, en su caso, el término precautorio y periodo de reserva que se establezcan de conformidad con la normatividad aplicable Disposición documental: A la selección sistemática de los expedientes de los archivos de trámite o concentración cuya vigencia documental o uso ha prescrito, con el fin de realizar transferencias ordenadas o bajas documentales.

Valoración primaria

Análisis y determinación de valores primarios. Con esta valoración "primaria" se establecen los parámetros de utilidad de la documentación gubernamental y, con ello, se facilita la identificación de los plazos de retención de los documentos de archivo, con base en las necesidades institucionales. Administrativo: el que tiene los documentos de archivo para la administración que los ha producido, relacionado al trámite o asunto que motivó su creación. Este valor se encuentra en todos los documentos de archivo producidos o recibidos en cualquier dependencia o entidad para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite, y son importantes por su utilidad referencial para la planeación y la toma de decisiones

Legal: el que puedan tener los documentos para servir como prueba ante la Ley. Fiscal: el que tiene los documentos que pueden servir como prueba del cumplimiento de obligaciones tributarias. Contable: el que tienen los documentos que pueden servir de explicación o justificación de operación destinadas al control presupuestario.

Valoración secundaria

Análisis y determinación de valores secundarios. La valoración "secundaria" permite identificar con precisión aquella documentación de valor permanente que será objeto de transferencia secundaria y definitiva al archivo histórico. Informativo: el que sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de las actividades de la administración. Evidénciales o testimoniales: los que posee un documento de archivo como fuente primaria para la Historia.

REGULACIÓN

En esta fase se elaborará e integrará el Catálogo de Disposición Documental en los formatos establecidos, determinando con toda claridad los plazos de conservación y las técnicas de selección.

CONCLUSIÒN

Los criterios de disposición documental y retiro de documentación constituyen un pilar fundamental en la gestión de archivos. Estos criterios, al establecer los valores, plazos de conservación y destino final de los documentos, permiten optimizar el uso del espacio físico, garantizar la seguridad de la información y facilitar la recuperación de documentos cuando son necesarios.En conclusión, los criterios de disposición documental y retiro de documentación son esenciales para garantizar la eficiencia y eficacia de la gestión de archivos. Al implementar un sistema de gestión documental sólido, las organizaciones pueden proteger su patrimonio documental, cumplir con las normativas aplicables y mejorar la toma de decisiones.

¡Gracias!