Proyecto Final Educación Superior Armonía

Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomia Instituto Politécnico Nacional

Nombre: Campos Wisser Cristina Licenciatura en Archivonomia Grupo:3Ex01_1 Materia: Archivo de Concentración Nombre de la actividad: CRITERIOS DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Y RETIRO DE DOCUMENTACIÓN Fecha de entrega: 27/11/2024

"Criterios de Disposición Documental y "Retiro de Documentación"

Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidénciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos (valores secundarios)

1.Resumen

gestión documental o gestión de documentos

En la norma ISO 15489-1:2001, mencionan que la gestión documental como el proceso eficiente y sistemático de controlar la creación, recepción, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos. La gestión documental es fundamental para mantener la integridad, accesibilidad y seguridad de los documentos en una organización. Existen también sistemas de gestión documental (SGD) que funcionan como apoyo para este proceso.

Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos)

2. Introducción

. Procesos de la gestión documental

Podemos englobar la definición de gestión documenta a todos aqellos procesos que son llevados a cabo por una empresa de forma ordenada, articulada y previamente estudiada, con el fin de tener el control total de toda la información que entra, sale y se almacena en la misma. Este proceso de gestión documental es de vital importancia, ya que absolutamente todo tipo de archivo tiene un determinado valor para la empresa, la cual al optar por su correcto manejo y almacenaje, lo deja disponible y a la orden para ser usado cuando así se requiera

ORGANIZACIÓN: Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.

GESTIÓN Y TRÁMITE Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos ​.

PRODUCCIÓN Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. ​.

5. Marco Teórico

PLANEACIÓN Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.​.

VALORACIÓN Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva)Fuente: República de Colombia. Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012 (Reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000), Artículo 9°

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.. ​.

5. Marco Teórico

TRANSFERENCIA: Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos ​.

Sistema de Administración de Contenidos

El Sistema de Administración de Contenido podría tender a confundirse con un sistema de Administración Documental pero este es utilizado principalmente a nivel web y si bien es cierto comparten características como administración de información e incluso en alguno de sus formas utilizan bases de datos el objeto de administración de este sistema esta predominantemente orientado a la WEB.

Gestión del Conocimiento

La Gestión del Conocimiento "es todo el conjunto de actividades realizadas con el fin de utilizar, compartir y desarrollar los conocimientos de una organización y de los individuos que en ella trabajan, encaminándolos a la mejor consecución de sus objetivos"16​. La mayoría de estos intangibles tienen que ver con procesos relacionados de una u otra forma con la captación, estructuración y transmisión de conocimiento. Por lo tanto, la Gestión del Conocimiento tiene en el aprendizaje organizacional su principal herramienta. La Gestión del Conocimiento es un concepto dinámico o de flujo.

6. Metodología

Bases de datos documentales

LEn las bases de datos documentales cada registro se corresponde con un documento, sea éste de cualquier tipo: una publicación impresa, un documento audiovisual, gráfico o sonoro, un documento de archivo, un documento electrónico, etc

Definiciones formales

ISO proporciona la siguiente definición: "Disciplina encargada del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y eliminación de records, incluyendo el proceso de captura y mantenimiento de las evidencias e informaciones acerca de actividades de negocio y transacciones en la forma de records".

Una gestión documental, además de ahorro de costes, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos.

Productividad y valor añadido:

Uso racional de los recursos:

La gestión documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Para seguridad y fiabilidad de documentos de gran valor para la organización, pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su réplica electrónica.

8. Desarrollo

1.1. Escribe un subtítulo genial aquí

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1Referencias

Nievas, Juan (1923). Acerca de la gestión diplomático-documental. «Qué es un sistema de gestión documental (SGD)». Office, Network Development and MARC Standards. «MARC STANDARDS (Network Development and MARC Standards Office, Library of Congress)». www.loc.gov. Consultado el 10 de febrero de 2022. «Herramientas de Gestión Documental – Digitalización, Organización, Custodia y Destrucción de Documentos». www.gureakmarketing.com. Torres, Irima Campillo (2010). Sistema de gestión integral de documentos de archivo para empresas de la construcción del territorio de Camagüey. Universidad de Granada. Consultado el 10 de febrero de 2022. Ibáñez, Claudia. «¿En qué consisten los procesos de Gestión Documental? | Buk». www.buk.co. Consultado el 4 de mayo de 2024.