La valoración secundaria: selección y conservación

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La valoración secundaria: selección y conservación

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Valoración Secundaria

Introdución

Es una etapa crucial en la gestión documental. Este proceso se centra en analizar los documentos que han dejado de tener un uso operativo o administrativo inmediato, pero que pueden conservar un valor residual para otros fines, como históricos, legales o culturales. Este concepto es fundamental para asegurar que los documentos importantes se preserven y los irrelevantes se eliminen, optimizando recursos y cumpliendo con normativas.

La valoración secundaria: selección y conservación

La valoración documental secundaria

Que es ?

Es el proceso de análisis que ayuda a determinar el destino final de la documentación, este proceso transciende cuando se deducen valores secundarios: testimonial, evidencial e informativo

Tipos de valor

Valor evidencial

Valor testimonial

Valor informativo

Es por ello que la valoración documental es un proceso intelectual, de análisis, estudio y síntesis que debe realizarse periódicamente para que se puedan establecer plazos y vigencias documentales, así como la disposición documental y determinar el destino final de la documentación, sea la baja documental o la transferencia secundaria.

Valoración Secundaria

La valoración secundaria consiste en determinar el valor residual de los documentos una vez que han cumplido su función administrativa o primaria.Durante este proceso se decide si los documentos:

Se transfieren a un archivo histórico

por su relevancia permanente.

Se eliminan

si no tienen valor adicional.

Valoración Secundaria

Valor Histórico

Valor Científico o de Investigación

Valor Evidencial

Valor Cultural

o Es la evaluación del valor residual de los documentos una vez que han cumplido su propósito administrativo, legal o fiscal. o Busca identificar si los documentos tienen:

o Proceso mediante el cual se identifican los documentos que deben conservarse permanentemente. o Involucra aplicar criterios definidos en las tablas de valoración documental (TVD) y lineamientos normativos. o Asegura que solo los documentos con valor permanente sean preservados.

o Implica tomar medidas para preservar los documentos seleccionados de forma segura y accesible. o Puede involucrar procesos como digitalización, restauración física o transferencia a archivos históricos.

Conservación

Valoración Secundaria

Selección y Conservación

Selección

Importancia de la Selección y Conservación

1. Preservación del Patrimonio:Garantiza que los documentos relevantes para la historia y la cultura no se pierdan. 2. Cumplimiento Normativo:Evita sanciones por no conservar documentación requerida legalmente. 3. Optimización de Recursos:Libera espacio físico y digital al eliminar documentos innecesarios. 4. Acceso a Información Estratégica:Facilita el acceso a documentos útiles para investigaciones y toma de decisiones.

Fases del Proceso

1. Identificación

2. Selección

3. Conservación

4. Eliminación de lo Irrelevante

5. Registro del Proceso

Vídeo transferencia secundaria

La valoración secundaria

Conclusión

• Normatividad Aplicable

• Instrumentos de Control Archivístico:

o Cuadro General de Clasificación Archivística: Herramienta que organiza y agrupa documentos según su función.o Catálogo de Disposición Documental:Define plazos de conservación y disposición final.

Herramientas y Normas Aplicables

• Normatividad Internacional

• Gestión de Documentos

• Ley General de Archivos (México)

Nombre de la asesora:Medel Ávila MayolaNombre de la alumna:Ortega Herrera Cinthia

¡gracias!

Valoración secundaria

En esta etapa se establece si un grupo documental merece ser conservado o eliminado. Proceso de valoración:

• Se establece la procedencia institucional del grupo documental.
• Se determina el volumen del acervo para saber el espacio que ocupa.

o Aplicar los criterios de valoración para determinar cuáles documentos tienen un valor secundario.

Valor Histórico:

Contribuyen a preservar la memoria de la institución o de la sociedad.

o Destruir los documentos que no tienen valor residual, asegurando que el proceso sea seguro y cumpla con normativas.

Valor evidencial: Es el valor que revela el origen, organización y desarrollo de la institución. El origen operativo que da vida a una institución.

o Definir cómo y dónde se conservarán los documentos seleccionados (archivo histórico, digitalización, etc.).

• Define criterios para la valoración y conservación documental en instituciones públicas.

Valor Cultural:

Son relevantes para la identidad o el patrimonio cultural.

Valor Científico o de Investigación

Útiles para estudios futuros en áreas específicas.

Valor Evidencial

Prueban la existencia de hechos o decisiones importantes.

o Documentar qué se conserva, qué se elimina y las razones de estas decisiones.

• Establece estándares internacionales para la valoración y conservación de documentos.

Valor testimonial: Refleja la evolución y los cambios más importantes desde el punto de vista legal que sufre la institución (políticas, reglamentos, procedimientos, decretos, leyes).

• ISO 15489-1: Gestión de documentos, que incluye criterios para la valoración y conservación.

Valor informativo: La documentación histórica por lo regular posee valores informativos en tanto revelan fenómenos particulares de las instituciones, los cuales pueden aportar un marco de referencia o de actuación en algún procedimiento de transcendencia nacional.

o Analizar los documentos y clasificarlos según su contenido, función y características.