Criterios de Disposición y Retiro de Documentación

Licenciatura en Archivonomía

Ecatepec de Morelos, Edo.Méx, 27 de noviembre de 2024

Profesora: Mendel Ávila Mayola

Alumna: Cabrera Gutiérrez Mayra Yesenia-20204D0008

T1 U3 - "Criterios de Disposición Documental y "Retiro de Documentación"

Archivo de Concentración

Los criterios de disposición documental y el retiro de documentación son procesos fundamentales para garantizar el uso adecuado de los recursos, el cumplimiento de las normas legales y la preservación del patrimonio documental. Estos procedimientos permiten identificar qué documentos deben conservarse, cuáles pueden transferirse a otros archivos y cuáles pueden eliminarse, siempre siguiendo protocolos que aseguren la confidencialidad y el cumplimiento normativo.En esta presentación, exploraremos los conceptos básicos, criterios y procedimientos asociados a la disposición documental y el retiro de documentación, destacando su importancia en la optimización de los archivos y en la gestión eficiente de la información.

Introducción

La Disposición Documental es el proceso mediante el cual se define el destino final de los documentos de una organización, una vez que han cumplido con su ciclo de vida operativo. Este proceso se lleva a cabo bajo criterios previamente establecidos, tomando en cuenta su valor administrativo, legal, fiscal o histórico, y está regulado por normativas internas y externas.

Disposición Documental

Conservación Permanente: Documentos con valor histórico, legal o cultural que deben resguardarse indefinidamente en archivos históricos o centrales.
Eliminación controlada: Aplicada a documentos que han perdido su vigencia administrativa y no tienen valor legal o histórico.
Transferencia Documental: Movilización de documentos de un archivo de trámite a un archivo de concentración o histórico, dependiendo de su etapa en el ciclo de vida documental.

Componentes de la Disposición Documental

Optimizar el uso del espacio físico y digital.
Asegurar la preservación de documentos relevantes para la memoria institucional o histórica.
Cumplir con las normativas legales y administrativas vigentes.
Reducir los riesgos asociados al manejo indebido de información confidencial.

Objetivos de la Disposición Documental

Los criterios de disposición documental son los parámetros que definen el destino final de los documentos en función de su utilidad, valor y tiempo de conservación. Estos criterios garantizan una gestión documental eficiente y conforme a las normativas legales.

Criterios de Disposición Documental

Criterios de Disposición Documental

Valor documental

Administrativo: Documentos necesarios para la operación diaria de la organización.
Legal: Documentos que respaldan el cumplimiento de obligaciones legales o pueden ser requeridos como evidencia en procesos legales.
Fiscal: Documentos requeridos para auditorías o por entidades regulatorias.
Histórico: Documentos que reflejan hechos relevantes o tienen valor cultural o patrimonial.

Tiempo de conservaciónEstablecido en el Catálogo de Disposición Documental (CDD) o instrumento normativo equivalente.

Corto Plazo (1 a 5 años): Documentos con uso limitado o temporal para procesos operativos inmediatos.
Mediano Plazo (5 a 10 años): Documentos relevantes para auditorías, revisión o cumplimiento de obligaciones legales o fiscales.
Largo Plazo (Más de 10 años): Documentos con impacto a largo plazo en las operaciones, decisiones o memoria institucional.
Conservación Permanente: Documentos con valor histórico, legal o cultural que deben preservarse indefinidamente.

Criterios de Disposición Documental

Criterios de Disposición Documental

Uso Frecuente o SemiactivoEste es un criterio clave para determinar cómo gestionar los documentos durante su ciclo de vida. Este criterio clasifica los documentos según su nivel de consulta o acceso, lo que ayuda a decidir su ubicación y manejo dentro de los archivos.

Documentos de uso frecuente: Son documentos que están en constante uso y consulta por parte de las áreas operativas de una organización.
Documentos semiactivos: Son documentos que han dejado de ser consultados con frecuencia pero aún tienen valor administrativo, legal o fiscal, por lo que deben conservarse.

Criterios de Disposición Documental

Beneficios de clasificar por uso frecuente o semiactivo

Optimización de espacios: Los documentos semiactivos pueden ser almacenados en ubicaciones secundarias, liberando espacio en las áreas operativas.
Eficiencia en la Consulta: Los documentos más usados están fácilmente accesibles, mientras que los semiactivos se conservan en un entorno controlado para accesos esporádicos.
Reducción de costos: Se evitan gastos innecesarios en el mantenimiento de documentos con menor relevancia operativa.

Normas aplicablesEl cumplimiento normativo es fundamental en la disposición documental, ya que garantiza que los procesos de conservación, transferencia y eliminación de documentos se realicen conforme a las leyes y estándares establecidos. Las normas aplicables aseguran la legalidad y eficiencia en la gestión de archivos, protegiendo tanto a las organizaciones como a las personas involucradas.

Criterios de Disposición Documental

Normas aplicablesPrincipales normas aplicables1. Ley General de Archivos (México): Establece las bases para la organización, conservación y disposición de documentos en instituciones públicas y privadas.Requiere la elaboración de instrumentos normativos como el Catálogo de Disposición Documental y las Tablas de Retención Documental .

Criterios de Disposición Documental

Normas aplicables2. Ley de protección de datos personalesLey General de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares: Regula la disposición de documentos que contienen datos personales, exigiendo la eliminación segura cuando han cumplido su tiempo de conservación.

Criterios de Disposición Documental

Normas aplicables3. Normas Internacionales sobre Gestión Documental

ISO 15489 (Gestión de Documentos): Proporciona lineamientos para la creación, uso y disposición de documentos en cualquier tipo de organización.
ISO 30301 (Sistemas de Gestión para los Documentos): Establece los requisitos de un sistema que garantiza la correcta gestión documental, incluyendo la disposición.

Criterios de Disposición Documental

Normas aplicables4. Normas Sectoriales EspecíficasNormativas fiscales: Regulan la conservación de documentos financieros o contables, como facturas y declaraciones tributarias.En México, el Código Fiscal de la Federación establece un plazo de conservación de 5 años para comprobantes.

Criterios de Disposición Documental

El retiro de documentación es el proceso mediante el cual se aplica la la tranferencia o eliminación de los documentos que han cumplido su función operativa en una organización, estos se trasladan a un lugar de almacenamiento fuera de su área de uso activo. Este proceso es esencial para la gestión eficiente de archivos y para asegurar el cumplimiento de las normas de conservación y disposición documental.

Retiro de Documentación

El proceso de retiro de documentación debe ser sistemático y realizado siguiendo una serie de pasos organizados:1. Identificación de documentos a retirar

Determinar cuáles documentos, conforme a las Tablas de Retención Documental, ya no son necesarios para su consulta activa y pueden ser trasladados a un archivo central o ser destruidos.

2. Clasificación y organización

Clasificar los documentos según su tipo (administrativo, fiscal, legal, histórico) y su fecha de creación, asegurando que se mantendrán organizados para su revisión futura.

Proceso del Retiro de Documentación

3. Documentación del proceso

El retiro debe quedar registrado en los inventarios o sistemas de gestión documental, detallando el número de documentos retirados, fechas y los criterios seguidos para su retiro.

4. Evaluación para disposición final

Conservación : Los documentos que tienen valor a largo plazo (por ejemplo, aquellos de valor histórico) deben conservarse según los plazos establecidos.
Eliminación : Los documentos que ya no tienen valor y han superado el tiempo

Proceso del Retiro de Documentación

Optimización de espacios: Libera áreas físicas en oficinas y archivos de concentración.
Eficiencia operativa: Mejora el acceso a documentos relevantes y reduce el tiempo de búsqueda.
Cumplimiento legal: Evita sanciones por mal manejo o conservación innecesaria de datos.
Sostenibilidad: Promueve la digitalización y reducción de papel, contribuyendo a prácticas ecológicas.

Beneficios de la Disposición y el Retiro de Documentación

La gestión adecuada de documentos es esencial para cualquier organización, ya que garantiza el cumplimiento de normativas legales, mejora la eficiencia operativa y protege la información sensible. Una correcta disposición de documentos no solo optimiza los recursos, sino que también contribuye a la seguridad y confidencialidad de los datos.

Importancia de la Disposición Documental: La disposición documental adecuada asegura la gestión eficiente de los documentos, optimizando el espacio y los recursos de la organización.
Criterios Claros: La disposición debe basarse en criterios claros como el tiempo de conservación, la frecuencia de uso y la sensibilidad de la información.
Retiro de Documentos: El retiro debe realizarse de forma sistemática, garantizando que los documentos se trasladen o eliminen conforme a las normativas vigentes.
Cumplimiento Legal: Es fundamental seguir las regulaciones para evitar riesgos legales y proteger la información confidencial.
Clave de beneficios: Una correcta disposición y retiro de documentos mejora la eficiencia operativa, reduce el riesgo de acumulación innecesaria y asegura la protección de datos sensibles.

Conclusiones

Archivo General de la Nación. (2022). Guía para la Gestión Documental y Archivos. Recuperado de https://www.gob.mx/agn
Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión. (2018). Ley General de Archivos. Diario Oficial de la Federación. Recuperado de https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LGA_150618.pdf
Consejo Nacional de Archivos. (2019). Lineamientos para Analizar, Valorar y Decidir el Destino Final de la Documentación. Recuperado de https://www.archivos.gob.mx/lineamientos
Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI). (2020). Guía para la elaboración del Catálogo de Disposición Documental. Recuperado de https://home.inai.org.mx/publicaciones
Secretaría de Cultura. (2021). Normas Generales para la Organización y Conservación de Archivos. Archivo General de la Nación. Recuperado de https://www.gob.mx/cultura/documentos/normas-agn

https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/54332/INSTRUCTIVO_PARA_LA_ELABORACI_N_DEL_CAT_LOGO_DE_DISPOSICI_N_DOCUMENTAL.pdf

Referencias

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