M.Perry

Projet du Flex Office

Vers une transition fluide et collaborative

Contexte

Évaluation et suivi du changement

Gestion des résistances

Calendrier et planification

Plan de communication

Analyse Organisationnelle

Sommaire

Un contexte de transformation

Objectifs Stratégiques

Décision Stratégique

Contexte organisationnel

Analyse du besoin et prise de décision

Télétravail Hybride

Flex office

Analyse du besoin et prise de décision

Objectif

Garantir une transition fluide grâce à une analyse précise des parties prenantes et un plan de communication adapté.

Analyse organisationnelle

L'équipe financier

L'équipe logistique

L'équipe commerciale

L'équipe IT et support technique

L'équipe RH

Les managers de services

La direction

Les parties prenantes

Direction

Équipe logistique

Équipe RH

Équipe finance

Équipe commerciale

Équipe IT & support technique

Managers

Plutôt pour

Plutôt contre

Passif

Actif

La carte socio-dynamique nous offre une vision claire des positions des parties prenantes.

Objectifs

Carte socio-dynamique

Équipe IT et support technique

Équipe RH

Direction

Équipe commerciale

Managers de services

Équipe logistique

Équipe finance

Influence

Impact

FAIBLE

FAIBLE

FORT

FORT

Direction

Équipe IT et support technique

Managers de services

Équipe finance

Équipe RH

Équipe logistique

Équipe commerciale

Matrice des parties prenantes

Objectif

L’objectif est d’informer, d’impliquer, et de rassurer pour garantir l’adhésion au projet.

Plan de communication

Informer

Fournir les outils et les ressources nécessaires à une transition réussie.

Accompagner

Engager activement chaque partie prenante dans le projet.

Impliquer

Répondre aux inquiétudes spécifiques et réduire les résistances.

Rassurer

Donner une vision claire et structurée des objectifs et des impacts du flex office.

Objectifs

Impliquer

Accompagner

Rassurer

Informer

Canaux de communication

Réunion stratégique

Intranet

Ateliers participatifs

Affiches

Mails personnalisés

Newsletter

Les outils de communication

+ Info

+ Info

+ Info

Newsletter

Affiche

FAQ

Mail

Communication écrite

Valoriser les étapes franchies et les contributions des collaborateurs.

Maintenir une dynamique positive

Montrer que chaque service joue un rôle clé dans la réussite collective.

Créer un sentiment de collaboration

Identifier les sources potentielles de blocage et y répondre avec des messages ciblés et transparents.

Anticiper les résistances

Élargissement des Objectifs de Communication

+ Info

+ Info

+ Info

Période : Octobre à Décembre 2025

3. Phase de Stabilisation (3 mois)

Période : Avril à Septembre 2025

2. Phase de Transition (6 mois)

Période : Janvier à Mars 2025

1. Phase de Préparation (3 mois)

Feuille de route

3. Calendrier et planification

Apporter des solutions adaptées

Identifier les sources de résisitance

Comment gérer les résistances au changement ?

4. gestion des resistances

Actions à mener :

Sources identifiés :

Mettre en place un programme de formation

Créer des groupes de discussions

Fournir les outils de collaborations

Maintenir les interactions

• Crainte de la perte de contact humain et de cohésion d’équipe
• Perte des relations clients
• Inquiétude sur la communication en télétravail
• L’apprentissage de nouvelle technique de travail.
• Peur de l’abandon de méthode traditionnelle de travail.
• Méfiance sur la sécurité des données.

Service commercial

Actions à mener :

Sources identifiés :

Pas de résistance identifiée dans ce service.

Service logistique

Définir et communiquer sur les objectis et le lien stratégique

Communiquer clairement sur les bénéfices du flex office

Faire une analyse détaillée des coûts

Actions à mener :

Sources identifiés :

• Craint que la mise en place du Flex office générer des dépenses à l’entreprise

• Incertains quant à la plus-value du projet sur les enjeux globaux de l’entreprise

Service financier

Plannifier des événements réguliers.

Encourager les rituels d'entreprise.

Former les salariés aux nouvelles technologies et méthodes de travail.

Organiser des ateliers et séances de discussion.

Actions à mener :

Sources identifiés :

• Perte de la culture d’entreprise

• Mal être des salariés par rapport aux différents changements (perte de routine, stress liés aux technologies, difficulté de communiquer…)

Service ressources humaines

Offrir des formations pratiques de sécurité à distance.

Adapter la politique de sécurité.

Réaliser des audits de sécurité.

Actions à mener :

Sources identifiés :

Soucieux quant à la sécurité des données de l’entreprise.

Service lT et support technique

1.1. Indicateurs pour mesurer l’adhésion :Ces indicateurs permettront de comprendre comment les employés adoptent et acceptent ce nouveau mode de travail.

1. Indicateurs clés (KPI) pour mesurer l’adhésion et l’efficacité du flex office

5. Evaluation et suivi du changement

Pour recueillir cette donnée, un sondage a été organisé avant la réunion officielle de présentation du projet du 15/03/2025

a) Le taux d'adoption du télétravail

20

88

81,48%

88 SALARIES POUR

108 SALARIES

a) Le taux d'adoption du télétravail

QUESTIONNAIRE ANONYME

• Envisagé mais non réalisable (temps limité, présence employé irrégulière)

• Création du questionnaire via Google Forms
• Export des données dans Excel pour une vue globale et analyse approfondie par service

• Questionnaire envoyé par Mail par la DRH de GLOBAL FRUIT
• A chaque responsable de service

• Pour mesurer l’impact du flex office sur les salariés
• Une échelle de satisfaction allant de 1 à 5
• Ces enquêtes comportent 7 questions identiques pour chaque phase

OPTION D'ENTRETIENS

OUTILS D'ANALYSE

ACCESSIBILITÉ DU QUESTIONNAIRE

B) La satisfaction des employés

Une première enquête a été réalisée avant l’annonce officielle du projet, afin de recueillir un état des lieux sur l’organisation de travail actuelle. Ce point de départ servira de base comparative. Les mêmes questions seront posées lors des enquêtes menées pendant la phase de transition et après la mise en place du flex office.

B) La satisfaction des employés

Satisfaction générale au travail

B) La satisfaction des employés

Satisfaction générale au travail

B) La satisfaction des employés

Satisfaction générale au travail

B) La satisfaction des employés

Le pourcentage d’employés assistant aux réunions virtuelles ou hybrides organisées dans le cadre du flex office sera un indicateur clé pour évaluer l’efficacité de la collaboration à distance et identifier d’éventuelles fractures dans les relations interservices.

C) Taux de participation aux réunions de collaboration

1.2. Indicateurs pour mesurer l’efficacité :Ces indicateurs évaluent si le flex office atteint ses objectifs en termes de productivité et de bien-être au travail.

1. Indicateurs clés (KPI) pour mesurer l’adhésion et l’efficacité du flex office

5. Evaluation et suivi du changement

D) Productivité par service :

E) Evolution du CA

Déterminer si des variations dans la productivité, qu’elles soient positives ou négatives, ont un impact direct sur la performance financière de l'entreprise.

Avant et pendant la mise en place du télétravail hybride

Evolution du chiffre d’affaires de l’entreprise

F) Taux d'absentéisme

Cette mesure nous permettra de détecter toute variation liée à l'adoption du nouveau mode de travail.

Sera mesurée en suivant les absences pour maladie ou pour d'autres motifs avant et pendant la mise en place du télétravail hybride.

Evolution du taux d'absentéisme

Instrument mesurant l'évolution du changement en entreprise.

Il se base sur quatre taux

Calculés à différentes phases du projet.

Information, compréhension, adhésion, participation

2.1. Définition et utilité du baromètre ICAP

2. Suivi de l’évolution via un baromètre ICAP

5. Evaluation et suivi du changement

G) Fréquence d'évaluationMensuelle après la mise en place du télétravail hybride.Objectif : Suivi rapproché pour identifier rapidement :

• Points de friction.
• Succès des nouvelles pratiques.

Bénéfice clé : Permet des ajustements réactifs pour soutenir les employés.

2.2. Mise en œuvre du baromètre ICAP

2. Suivi de l’évolution via un baromètre ICAP

5. Evaluation et suivi du changement

H) Moyens d’administrationPlateformes utilisées : Google Forms / Microsoft Forms.Anonymat garanti pour :

• Assurer la sincérité des réponses.
• Maximiser l’accessibilité pour tous.

2.2. Mise en œuvre du baromètre ICAP

2. Suivi de l’évolution via un baromètre ICAP

5. Evaluation et suivi du changement

I) Analyse et actions correctivesIdentification des zones problématiques (services ou profils).Exemples d'actions :

• Formations sur les outils collaboratifs.
• Optimisation des espaces en flex office.

2.2. Mise en œuvre du baromètre ICAP

2. Suivi de l’évolution via un baromètre ICAP

5. Evaluation et suivi du changement

• Enthousiaste face aux innovations technologiques.
• Exprime des réserves sur la sécurité des données.
• Partie prenante vigilante mais clé pour la transition technique réussie.

Équipe IT & support technique

Planifier des événements réguliers, en présentiel et virtuels, pour maintenir un sentiment de communauté, comme des journées d’équipe, des déjeuners virtuels, ou des séances de team building.

Actions à mener:

Le télétravail hybride combine travail à distance et travail en présentiel. Il permet aux collaborateurs d’alterner entre le bureau et leur domicile en fonction des exigences de leur mission, favorisant un équilibre entre efficacité professionnelle et qualité de vie.

Le Télétravail Hybride

Définir et communiquer clairement les objectifs du flex office en lien avec la stratégie globale de l'entreprise, en mettant en avant les bénéfices stratégiques du flex office, comme l'amélioration de la flexibilité, la satisfaction des employés, et l'attraction de nouveaux talents.

Actions à mener :

Communiquer clairement les économies réalisables et les bénéfices à long terme du flex office aux parties prenantes et aux salariés.

Actions à mener:

Réaliser une analyse détaillée des coûts associés à la mise en place du flex office, en incluant les économies potentielles (réduction des coûts immobiliers, des dépenses énergétiques, etc.).

Actions à mener :

• Acteur central et moteur du changement.
• Posture proactive et positive.
• Accompagne les collaborateurs et gère la transition organisationnelle.
• Essentiel pour maintenir la cohésion d’entreprise.

Équipe RH

• Déménagement vers des locaux offrant davantage d’espace de stockage.
• Réduction significative de la surface des bureaux disponibles.
• Objectif : Maintenir un cadre de travail optimal malgré ces contraintes.

Un nouveau contexte organisationnel

Encourager les rituels d'entreprise, comme les réunions hebdomadaires ou les célébrations d'accomplissements.

Actions à mener :

Évaluation du projet : Analyse des indicateurs clés (KPI) : productivité, taux d’absentéisme, satisfaction des employés. Suivi via le baromètre ICAP (évaluation mensuelle). Ajustements : Modifications des outils ou processus selon les retours. Organisation de points réguliers pour suivre l’évolution des pratiques. Déploiement à l’ensemble des services : Généralisation du télétravail hybride et optimisation des espaces flex office. Responsables : Direction pour la validation finale, RH pour la gestion des ajustements. Ressources nécessaires : Indicateurs, feedback des employés, outils de suivi.

Organiser des ateliers et des séances de discussion pour rappeler et partager les valeurs et la vision de l'entreprise avec tous les employés..

Actions à mener :

• Optimisation des ressources : Réduction des espaces inutilisés.
• Amélioration du bien-être : Un meilleur équilibre entre vie professionnelle et personnelle.
• Maintien de la performance : Continuité des activités et des relations internes/externes.

Objectifs du projet

• Fort engagement dans le projet.
• Peu ou pas d’opposition.
• Joue un rôle moteur en alignant les objectifs stratégiques.
• Soutien essentiel pour motiver les autres parties prenantes.

Direction

Solution : Mise en place du flex office et d’un mode de télétravail hybride.Bénéfices attendus : Flexibilité, optimisation des ressources, modernisation.

Comment optimiser les espaces de travail tout en préservant la qualité de vie et la performance ?

Une décision stratégique face aux défis

Le flex office est une organisation des espaces de travail qui repose sur l'absence de postes fixes. Les collaborateurs choisissent leur bureau en fonction de leurs besoins et des disponibilités, favorisant ainsi la flexibilité, la collaboration, et l’optimisation des espaces.

Le flex office

• Favorable au changement.
• Influence limitée sur le projet.
• Suivi des directives sans résistance notable.
• Potentiel allié clé pour une intégration opérationnelle fluide.

Équipe logistique

Étapes clés : Élaboration du plan stratégique : Analyse des besoins spécifiques des services (commerciaux, logistique, RH, etc.). Identification des contraintes organisationnelles (ex. : réduction des espaces de bureau). Communication initiale : Organisation d’une réunion de lancement avec le CODIR et les managers pour définir les objectifs. Envoi d’une newsletter informant les salariés des grandes lignes du projet.Planification des ressources : Budgétisation des outils nécessaires (logiciels collaboratifs, VPN). Planification des formations. Responsables : Direction, service RH, et managers de service. Ressources nécessaires : Budget, calendrier, outils de communication (newsletter, intranet). Une réunion d’information collective avec tous les employés sera organisée le 15/03/2024

Objet : Transition vers un mode de travail hybride : une nouvelle étape pour notre entreprise

At :

To :

Chers collaborateurs,Dans le cadre du développement de notre entreprise d’import-export et afin de répondre à nos besoins croissants en termes d’espace de stockage, nous allons prochainement déménager vers de nouveaux locaux plus spacieux pour notre entrepôt. Cependant, ces nouveaux locaux disposent d’une surface de bureaux plus réduite.Pour continuer à offrir un cadre de travail idéal tout en répondant aux exigences opérationnelles, la direction a pris la décision d’instaurer un mode de télétravail hybride. Ce mode de travail, fondé sur le flex office, permettra d’allier travail en présentiel dans les locaux et télétravail, en fonction des besoins de chaque service.Voici ce que cela implique :Pour vous, salariés : une organisation plus flexible, favorisant un meilleur équilibre entre vie professionnelle et personnelle.Pour l’entreprise : une meilleure utilisation des espaces disponibles tout en maintenant nos performances et nos ambitions de croissance.Mesures pour vous accompagner dans cette transition :

• Des outils numériques performants pour faciliter le télétravail.
• Des espaces de travail optimisés dans les nouveaux locaux.
• Un accompagnement personnalisé pour répondre à vos questions et besoins.

Nous sommes convaincus que cette évolution apportera des bénéfices pour chacun. Une réunion d’information collective sera organisée le [date], en présentiel et en visioconférence, pour vous présenter les détails du projet et répondre à vos interrogations.En parallèle, une FAQ sera disponible sur l’intranet pour regrouper toutes les informations essentielles, les ressources utiles et répondre aux éventuelles questions que vous pourriez avoir. N’hésitez pas à contacter votre manager ou le service RH pour toute question supplémentaire.Nous comptons sur votre engagement et votre collaboration pour faire de cette transition une réussite commune.Bien à vous, L’équipe RH Service Ressources Humaines

• Très engagés dans le soutien de leurs équipes.
• Jouent un rôle clé dans la mobilisation des collaborateurs.
• Inquiets des impacts organisationnels liés à la gestion des équipes hybrides.

Managers de services

• Division au sein de l’équipe :
• Certains perçoivent une opportunité de flexibilité.
• D’autres s’inquiètent de la perte de cohésion et des impacts sur les relations client.
• Nécessite un accompagnement ciblé.

Équipe commerciale

Mise en œuvre des infrastructures : Installation des espaces flex office dans les nouveaux locaux. Déploiement des outils numériques nécessaires (Teams, gestion des présences).Formation des équipes : Organisation d’ateliers sur l’utilisation des outils collaboratifs. Séances de sensibilisation sur les bénéfices du flex office. Phase pilote : Mise en place du télétravail hybride dans un ou deux services pilotes. Collecte de feedback auprès des employés pilotes. Responsables : Équipe IT pour les outils, managers pour l’accompagnement, RH pour les formations. Ressources nécessaires : Outils numériques, espaces de test, questionnaires de satisfaction.

• Posture prudente et sceptique.
• Préoccupé par les risques financiers.
• Craint un manque d’anticipation des impacts économiques.
• Partie prenante à convaincre pour assurer une adhésion plus large.

Équipe finance