Criterios de disposición documental y retiro de documentación
Los criterios de disposición documental son un conjunto de reglas y normas establecidas para determinar el tiempo de conservación y la eventual eliminación de los documentos de una organización. Estos criterios se basan en el valor administrativo, legal, fiscal, contable o histórico que posee un documento.
¿Que son los criterios de disposición documental?
Orden y Organización: Permiten mantener los archivos ordenados y evitar la acumulación excesiva de documentos. Optimización de Espacios: Liberan espacio físico al eliminar documentos que ya no son necesarios. Cumplimiento Legal: Aseguran que se cumplan las leyes y regulaciones en materia de conservación de documentos. Protección de la Información: Evitan la pérdida o el acceso no autorizado a información confidencial.
¿Por qué son importantes estos criterios?
El proceso de retiro de documentación, también conocido como baja documental, implica la eliminación sistemática de documentos que han perdido su valor y que ya no son necesarios para la organización. Este proceso se lleva a cabo de acuerdo con los criterios de disposición documental establecidos. Etapas del proceso: Valoración Documental: Se evalúa el valor administrativo, legal, fiscal, contable o histórico de cada documento. Elaboración de Listados: Se elaboran listados detallados de los documentos que cumplen los criterios de eliminación. Autorización: La eliminación de documentos debe ser autorizada por la persona o el departamento responsable de la gestión documental. Eliminación Física: Los documentos se eliminan de forma segura, ya sea mediante destrucción física o digital. Documentación del Proceso: Se registra el proceso de eliminación para fines de auditoría y control.
Proceso de Retiro de Documentación
https://www.youtube.com/watch?v=ZAzG3YbkhUQ
BIBLIOGRAFÍA