Control de cambios en una empresa

Actividad con el Asesor Académico Virtual 2

Carlos cortes martinez

¿Como el control de cambios asegura la calidad y resultados de la empresa y un proyecto?

El control de cambios es un proceso muy importante de las organizaciones ya que la finalidad es encontrar una mejora continua dentro de las actividades y así mejorar la eficiencia y la productividad.

Gestión de cambios

A través de la gestión se busca realizar cambios dentro de los procesos, productos, servicios de una organización o proyecto, con la meta de garantizar que los cambios traigan beneficios tanto en los productos o servicios finales, y así continuamente ir mejorando la calidad de los procesos dentro de la organización y finalmente lograr la satisfacción total del cliente. Con esto asegura la supervivencia de la empresa dentro de los mercados, ya que sus productos logran obtener la satisfacción del cliente y así asegurar que el producto o servicio siga consumiéndose y teniendo una mayor participación dentro del mercado.

Pasos importantes para la gestión de cambios

Crear un registro de cambios: Llevar a cabo una lista de todos los cambios a realizar dentro de una empresa o proyecto. Definición de roles para la gestión de cambios: Asignar roles y responsabilidades y establecer un líder del proyecto que sea encargado de supervisar y coordinar todos los procesos de cambios. Comunicación efectiva: Es necesario que la comunicación fluya correctamente a través de todos los involucrados dentro de la empresa o proyecto para que no haya malas interpretaciones en el proceso de los cambios. Evaluar solicitudes de cambios: Antes de llevar a cabo cualquier cambio es necesario evaluarlo y ver la factibilidad del cambio, ante un comité establecido y así ver pros y contras Coordinación de cronogramas de trabajos: Una vez aceptado se procede a hacer el análisis y hacer procesos de las mejoras para garantizar una implementación efectiva y sin problema. Seguimiento de objetivos y resultados: Una vez implementados los cambios, es necesario llevar a cabo los seguimientos necesarios para evaluar si se está cumpliendo con el objetivo y medir la efectividad de los involucrados a través de KPI´s o reportes, si es necesario realizar ajustes para buscar la mejora continua.

Con esto la empresa garantiza que sus procesos continuamente van mejorando, con el fin de mejorar la calidad de los productos y servicios ofrecidos y mejorar el rendimiento y efectividad de la empresa.

Busca una mejora continua, en lugar de la perfecciónKim Collins

Situación práctica

Imagina que eres parte de un equipo de desarrollo de software encargado de crear una nueva aplicación móvil para una empresa de servicios de entrega a domicilio. Durante la fase de desarrollo, surgen diversas solicitudes de cambio por parte del cliente y del equipo interno, lo que genera la necesidad de implementar un sistema efectivo de control de cambios para gestionar estas modificaciones de manera adecuada.Los cambios son muy importantes para adaptar la empresa a las solicitudes de los clientes y del mercado. Pero también es muy importante que la comunicación dentro de la empresa sea transmitida a través de los canales adecuados y de una forma clara. El primer paso es crear un comité de revisión de sugerencias y quejas para planear mejoras dentro de la creación de software. No olvidar que todas las ideas y comentarios son valiosos para resolver alguna situación.

Una de las alternativas que implementar es un buzón de quejas y sugerencias, con el fin de que los usuarios, clientes y desarrolladores envíen sus dudas, quejas y sugerencias. Una vez recibida la información el comité procede a analizar la situación y tener una lluvia de ideas con el comité para proponer alguna solución. Una vez solucionadas las dudas y sugerencias el comité da el visto bueno y empieza a documentar el proceso. Una vez resuelto el problema, se establece el proceso, se comunica a través del medio más adecuado, se capacita e implementa y se miden los resultados.

Analiza el caso de estudio proporcionado e identifica las solicitudes de cambio que han surgido durante el desarrollo de la aplicación móvil.

Los cambios son muy importantes, por lo que las solicitudes de cambio por parte de los usuarios son indispensables para hacer mejoras en el software por lo que existe un comité que evalúa cada cambio y se analiza la factibilidad del cambio. Una vez evaluados y autorizados se proponen realizar los cambios correspondientes, hacer pruebas y finalmente comunicar el cambio para llevarlo a cabo y evaluar los resultados, en dado caso que el resultado no sea favorable, se replantea el problema y se vuelven a realizar los cambios necesarios.

Define un proceso de control de cambios que incluya la identificación, evaluación, aprobación y seguimiento de las modificaciones propuestas.

El primer paso es documentar el cambio del proceso, hacer la lista de los cambios propuestos. El comité previamente seleccionado, se encarga de evaluar el cambio solicitado y hacer una validación para ver si el cambio es factible y establecer beneficios o contras de la nueva propuesta. Hacer los procesos para los cambios y realizar pruebas antes de implementarlos. Documentar los procesos y comunicarlos a los involucrados dentro de los medios mas efectivos. Implementar los cambios y evaluar el desempeño de estos, en caso de haber complicaciones se realizan los cambios nuevamente, a través de propuestas. Si el desempeño es el adecuado, se siguen evaluando los resultados y funcionamiento. Se cierra la solicitud de cambio y se siguen buscando mejoras para lograr la mejora continua.

Elabora un registro de cambios donde se documenten de manera clara y detallada todas las solicitudes de cambio, su estado actual, las razones para la modificación y el impacto en el proyecto.

Propón un plan de comunicación para informar a todas las partes interesadas sobre los cambios aprobados y su implementación en el proyecto. -Evalúa el rendimiento del proceso de control de cambios, identificando posibles áreas de mejora y proponiendo acciones correctivas si es necesario.

Un plan de comunicación es hacer un proceso, documentarlo y hacer una junta informativa acerca del cambio, primero el porqué se va a hacer y cual es el objetivo. Entregar el documento o instructiva vía personal durante la capacitación o enviarlo vía correo electrónico, para que tengan acceso al mismo. Es importante que los procesos sean ubicados fácilmente para evitar problemas o falta de comunicación. Evaluar constantemente los cambios para solicitar mejoras continuamente y mejorar los procesos dentro de las empresas.

Qué es la gestión de cambios: guía rápida; https://www.iso.org/es/seguridad-informacion/gestion-cambios Gestión de la calidad: el camino hacia la mejora continua; https://www.iso.org/es/gestion-calidad/

Referencias bibliográficas