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Amministrativo & Strategico

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Controllo

Questo tipo di controllo costituisce una salvaguardia contro il rischio di irregolarità, inefficienze e sprechi, ma è soprattutto una forma di garanzia verso i cittadini, che richiedono servizi efficienti e risorse gestite in modo responsabile. Al centro di questo sistema, il Segretario Comunale svolge un ruolo molto importante

uno strumento di legalità e gestione finanziaria

Il controllo amministrativo-contabile è un meccanismo centrale per garantire che le amministrazioni pubbliche rispettino i principi di legalità, trasparenza ed equilibrio finanziario.

Controllo amministrativo-contabile

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Fase Ex Post (Successivo)

Fase In Itinere (Concomitante)

Fase Ex Ante (Preventivo)

Uno strumento di legalità e gestione finanziaria

Il Segretario Comunale, in qualità di figura apicale nell’organizzazione amministrativa, è un “custode della legalità” e una guida nel controllo interno. Non si limita a verificare che gli atti siano conformi alle norme, ma coordina i diversi responsabili di servizio per assicurare che la gestione sia coerente con gli obiettivi strategici e il quadro normativo. Possiamo suddividere i controlli svolti dal Segretario in 3 fasi:

Il Segretario Comunale

Fase Ex Ante (Preventivo)

1. Coordinamento pareri obbligatori: Si assicura che ogni atto amministrativo sia corredato dai pareri di regolarità tecnica (responsabili di servizio) e regolarità contabile (responsabile finanziario), verificandone la conformità alle norme e la coerenza tra loro. 2. Supervisione e supporto ai procedimenti: Offre consulenza tecnica e giuridica ai responsabili di servizio per garantire la corretta predisposizione degli atti; coordina i settori per evitare conflitti e duplicazioni di competenze; interpreta e applica normative complesse (es. appalti, fondi europei). 3. Verifica atti Giunta e Consiglio: Analizza le proposte di deliberazione destinate alla Giunta o al Consiglio per garantire il rispetto di norme, Statuto e regolamenti; verifica che le delibere siano coerenti con il DUP, il bilancio preventivo e gli obiettivi strategici. 4. Allineamento con la programmazione: Controlla che gli atti siano in linea con i documenti strategici dell’ente (es. DUP, Piano Triennale delle Opere Pubbliche) e verifica che le risorse finanziarie necessarie siano adeguatamente allocate nel bilancio. 5. Monitoraggio flussi finanziari: Supervisiona gli impegni di spesa per garantirne la sostenibilità, prevenendo squilibri finanziari, e verifica la corretta gestione di risorse e fondi vincolati.

Questa fase riguarda tutte le attività di controllo che il Segretario Comunale svolge prima dell’adozione di un atto o dell’avvio di un procedimento. Il suo ruolo è cruciale per assicurare che ogni decisione amministrativa sia legittima, tecnicamente corretta e finanziariamente sostenibile. Le responsabilità del segretario comunale nella fase preventiva sono:

1. Monitoraggio delle procedure amministrative: • Verifica che i procedimenti siano condotti nel rispetto delle normative e delle tempistiche previste. • Supervisiona il lavoro dei responsabili del procedimento (RUP), assicurandosi che gli atti esecutivi siano conformi alle decisioni degli organi politici. 2. Supervisione sulle determine dirigenziali: • Pur non approvando direttamente le determine, verifica che siano coerenti con le delibere di Giunta e Consiglio. • Assicura che le determine rispettino i limiti di spesa e siano allineate agli obiettivi strategici dell’ente. 3. Monitoraggio dei flussi finanziari: • Controlla che le risorse finanziarie siano utilizzate in modo efficiente e che non emergano spese non autorizzate. • Supervisiona l’utilizzo di fondi vincolati (es. fondi PNRR), garantendo che siano destinati esclusivamente alle finalità previste. 4. Supervisione degli stati di avanzamento lavori (SAL): • Nei progetti di opere pubbliche, verifica che i SAL siano conformi al cronoprogramma e che le spese siano in linea con il budget approvato. 5. Interventi correttivi: • In caso di irregolarità o ritardi, propone misure per riallineare i procedimenti agli obiettivi strategici e normativi.

La fase concomitante riguarda il controllo durante l’esecuzione di atti e procedimenti amministrativi. Il Segretario Comunale svolge un monitoraggio costante per assicurarsi che le attività si svolgano nel rispetto delle norme, dei piani approvati e delle risorse disponibili.Le responsabilità del Segretario Comunale nella fase concomitante sono:

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Fase In Itinere (Concomitante)

1. Analisi dei risultati rispetto agli obiettivi: • Verifica che i risultati ottenuti siano coerenti con quanto previsto nel DUP e negli altri documenti di programmazione. • Analizza le cause di eventuali scostamenti tra obiettivi dichiarati e risultati realizzati. 2. Verifica degli atti di rendicontazione: • Supervisiona la predisposizione del rendiconto di gestione, assicurandosi che i dati riportati siano corretti e completi. • Garantisce la trasmissione delle relazioni finali agli organi competenti (es. Revisori dei Conti, Corte dei Conti). 3. Collaborazione con gli organi di controllo esterni: • Risponde alle richieste di chiarimenti della Corte dei Conti su eventuali anomalie nei rendiconti. • Collabora con il Collegio dei Revisori dei Conti per le verifiche periodiche sul bilancio. 4. Valutazione delle criticità e proposte di miglioramento: • Identifica le problematiche emerse nella gestione amministrativa e finanziaria. • Elabora proposte per migliorare i processi e prevenire irregolarità future.

La fase successiva si concentra sulla valutazione finale degli atti e dei procedimenti già conclusi. L’obiettivo è verificare la coerenza tra i risultati raggiunti, le risorse utilizzate e gli obiettivi iniziali, identificando eventuali criticità o irregolarità. Le responsabilità del Segretario Comunale nella fase successiva sono:

Fase Ex Post (Successivo)

1. Fondi PNRR e altre risorse vincolate: • Supervisiona che i fondi siano destinati alle finalità previste dai programmi di finanziamento. • Garantisce che gli indicatori di risultato stabiliti nei bandi siano rispettati. 2. Prevenzione delle spese fuori bilancio: • Assicura che gli impegni di spesa siano presi solo dopo aver verificato la disponibilità di risorse. 3. Rapporto con gli organi politici: • Collabora con la Giunta e il Consiglio per predisporre atti fondamentali come il bilancio preventivo e il rendiconto di gestione.

Il Segretario Comunale è un attore chiave anche nella gestione delle risorse, con responsabilità che spaziano dal monitoraggio della spesa alla gestione dei fondi vincolati.

Ruolo del Segretario nella Gestione delle Risorse Finanziarie

Il controllo strategico non si limita alla verifica tecnica degli atti o alla gestione finanziaria, ma valuta se le politiche adottate dall’ente stanno producendo i risultati attesi e migliorando la qualità della vita dei cittadini. Il Segretario Comunale, soprattutto negli enti privi di un Direttore Generale, riveste un ruolo cruciale nel coordinare e supervisionare questo controllo, fungendo da raccordo tra gli organi politici e quelli amministrativi.

Il controllo strategico, disciplinato dall’articolo 147-ter del Testo Unico degli Enti Locali (TUEL), è uno strumento di verifica e monitoraggio finalizzato a misurare l’efficacia dell’azione amministrativa rispetto agli obiettivi strategici definiti dall’amministrazione comunale.

Il controllo strategico

2. Monitoraggio degli Obiettivi Strategici Il controllo strategico prevede un monitoraggio continuo per verificare lo stato di attuazione degli obiettivi pianificati. Il Segretario Comunale svolge un ruolo chiave in questa fase, assicurandosi che: • I responsabili di servizio e i dirigenti predispongano report periodici sullo stato di avanzamento delle attività. • Gli obiettivi intermedi siano rispettati, evidenziando eventuali scostamenti e proponendo misure correttive. Il Segretario non si limita a raccogliere dati, ma li analizza per: • Evidenziare eventuali ritardi o inefficienze. • Proporre aggiustamenti per riallineare le attività agli obiettivi strategici.

1. Supervisione della Pianificazione Strategica Il controllo strategico parte dalla pianificazione, che negli enti locali si traduce principalmente nel Documento Unico di Programmazione (DUP). Questo documento è il fulcro dell’intero sistema di pianificazione dell’ente e collega: • Le linee programmatiche di mandato del Sindaco o del Presidente della Provincia. • Gli obiettivi operativi e le risorse necessarie. Il Segretario Comunale: • Coordina la redazione del DUP, assicurandosi che gli obiettivi strategici siano chiari, misurabili e realistici. • Verifica che il DUP sia coerente con gli strumenti finanziari dell’ente, in particolare con il bilancio di previsione. • Garantisce che ogni settore contribuisca alla programmazione strategica con indicazioni chiare e complete.

Fasi del Controllo Strategico

4. Supporto alla Giunta e al Consiglio Comunale Il Segretario Comunale svolge un ruolo di supporto tecnico e operativo per gli organi politici, aiutandoli a valutare l’impatto delle decisioni strategiche e a definire le priorità future. Questo supporto si concretizza in: • Relazioni periodiche: Il Segretario redige report sullo stato di attuazione dei programmi, evidenziando successi e criticità. • Sessioni di ricognizione: Coordina le riunioni di Giunta o Consiglio dedicate alla revisione delle strategie, fornendo dati e analisi aggiornate. • Consulenza tecnica: Assiste il Sindaco o gli Assessori nella definizione di nuove politiche o nell’adeguamento di quelle esistenti.

3. Valutazione dei Risultati e Proposta di Misure Correttive Una delle funzioni più importanti del Segretario Comunale nel controllo strategico è la valutazione finale dei risultati rispetto agli obiettivi prefissati. Questa valutazione non è solo un esercizio tecnico, ma rappresenta un momento di riflessione politica e amministrativa. Il Segretario: • Confronta i risultati raggiunti con gli indicatori stabiliti nel DUP e negli altri documenti di programmazione. • Identifica eventuali scostamenti, analizzandone le cause (es. carenza di risorse, inefficienze operative, ostacoli normativi). • Propone misure correttive da adottare nei successivi cicli di programmazione.

Fasi del Controllo Strategico

6. Gestione degli Indicatori di Performance Un elemento chiave del controllo strategico è la definizione e il monitoraggio degli indicatori di performance, che consentono di valutare i progressi rispetto agli obiettivi. Il Segretario Comunale: • Identifica, in collaborazione con i dirigenti, gli indicatori più appropriati (es. tempi di realizzazione, costi unitari, impatto sociale). • Supervisiona la raccolta e l’elaborazione dei dati. • Analizza gli indicatori per fornire una visione complessiva dell’andamento dei programmi.

5. Promozione della Qualità e della Soddisfazione dei Cittadini Il controllo strategico non si limita alla misurazione dei risultati interni, ma valuta anche il grado di soddisfazione degli utenti. Il Segretario Comunale è responsabile della promozione di strumenti e metodi per: • Misurare la qualità dei servizi: Attraverso indagini di customer satisfaction, raccolta di feedback e analisi di reclami. • Coinvolgere i cittadini: Facilitando processi di partecipazione (es. bilanci partecipativi, forum pubblici). • Integrare i feedback nella programmazione futura: Utilizzando le opinioni dei cittadini per migliorare i servizi.

Fasi del Controllo Strategico

In definitiva, il controllo amministrativo-contabile e il controllo strategico rappresentano due facce della stessa medaglia. Da un lato, c’è la necessità di garantire la regolarità e la sostenibilità finanziaria; dall’altro, c’è il bisogno di valutare se le politiche pubbliche stanno realmente rispondendo alle esigenze della comunità. Il Segretario Comunale è il garante di questo equilibrio. La sua capacità di coordinare, supervisionare e proporre soluzioni lo rende una figura imprescindibile.

7. Collegamento con il Controllo Gestionale e il Controllo di Qualità Il Segretario Comunale integra il controllo strategico con altri sistemi di verifica, come il controllo gestionale (orientato alla verifica dell’efficienza operativa) e il controllo di qualità (orientato alla percezione dei cittadini). Questo approccio integrato consente di: • Valutare non solo cosa è stato fatto, ma anche come e con quali risultati. • Fornire agli organi politici una visione completa e bilanciata delle attività dell’ente.

Fasi del Controllo Strategico

A cura di: Alessia Florio Fabrizio Massaro Salvatore Patrì Rita Passero

Grazie per l'attenzione!