Planning de clôture 2024

PLANNING DE CLÔTURE 2024

Décembre 2024

Vendredi 20 décembre 2024

Jeudi 19 décembre 2024

• Dernières liquidations dans le HUB pour paiement en 2024

Lundi 23 décembre 2024

• Dernières propositions de paiement en 2024

Janvier 2025

Février 2025

Mars 2025

Avril 2025

Jeudi 2 janvier 2025 (ou 1er jour ouvrable 2025)

• Transmission du livre de caisse SASPE La Hulpe + annexes

Jeudi 23 janvier 2025

• Début des contrôles de la Cour des comptes & réviseurs

Lundi 3 février 2025

• CA du Fonds Houtman

Vendredi 14 mars 2025

Vendredi 21 mars 2025

• Finalisation du projet de la note (V1) de Clôture 2024 + envoie en vue de la réunion de Clôture

Jeudi 27 mars 2025

• Réunion de Clôture (Présidence, AG, Commissaires du Gouvernement, Réviseurs & Cour des comptes

Vendredi 4 avril 2025

Vendredi 11 avril 2025

• Finalisation de la note de Clôture 2024 & signatures

Mercredi 16 avril 2025

• Envoi de la note de Clôutre 2024 aux membres du CA

Jeudi 17 avril 2025

Mercredi 5 février 2025

• Inventaire des cautions (palettes, rolls, bacs & vidanges)

Vendredi 3 janvier 2025

Vendredi 10 janvier 2025

• Demande de facturation clients sur 2024

• Débloquer les factures en "Blocage SCL" dans le e-facturier en collaboration avec le SCL

Il est crucial de suivre de près les factures en statut "Traitement métier" et de s'assurer que les dossiers de liquidation (DL) sont correctement gérés dans l'application e-facturier. En parallèle, il ne faut pas négliger les DL en statut "Blocage SCL". Ces factures, qui sont en attente généralement d'une note de crédit ou finalement peut-être pas, nécessitent une attention particulière, car elles n'ont pas été entièrement réglées ou ont reçu un paiement partiel. Collaborer avec le SCL, au travers de commentaires au sein du e-facturier à l'attention du SCL, pour régulariser ces situations est essentiel afin d'assurer une gestion efficace des factures et d'éviter des complications financières. Un DL en statut "Blocage SCL" a été comptabilisé dans SAP mais l'écriture est non soldée (non rapproché) sur le poste fournisseur car le DL n'est pas clôturé.

Mercrtedi 8 janvier 2025

• Réclamation des factures non reçues pour des livraisons/prestations effectuées en 2024

Mercredi 15 janvier 2025

• Report de tous les EB non soldés en 2025

• Justifications des écarts budgétaires CE & CL

Vendredi 21 février 2025

• Elaboration de la note de Clôture 2024 : partie budgétaire & comptable

• CA de Clôture 2024

Mercredi 23 avril 2025

• Inventaire magasin

Lundi 17 février 2025

• Compte général annuel : Etablissement du compte de récapitulation des opérations budgétaires (CROB)

Vendredi 7 février 2025

• Justifications des engagements régulateurs 2024

• Compte général annuel : Etablissement du récapitulatif des engagements hors bilan

Vendredi 28 février 2025

• Blocage des comptes

Lundi 6 janvier 2025

• Transmission des soldes des créances parents - SASPE LH (balance au 31/12/2024)

Mercredi 22 janvier 2025

Vendredi 14 février 2025

• Fin des bilatérales entre le métier et la DFBC

Lundi 3 mars 2025

• Finalisation de l'établissement du compte général annuel

Mercredi 11 décembre 2024

• Ouverture de l'encodage des EB sur 2025

Mardi 17 décembre 2024

• Traitement et validation des DL par le métier pour paiement en 2024

Mardi 24 décembre 2024

• Clôture des EB en 2024 (excepté EB régulateur)

Passée cette date, aucune augmentation d'engagement budgétaire (EB) ou création d'EB ne sera tolérée. En cas d'insuffisance de crédits sur un EB (à l'exception d'une augmentation de quelques centimes) ou un EB à créer, le métier devra automatiquement transiter via un EB régulateur en 2024. Pour rappel, à partir du 1er janvier 2025, tous les agents autorisés à effectuer des EB seront d'office sur l'exercice 2025. Une demande pour être autorisé à apporter des modifications sur des EB antérieurs à 2025 devra être adressée à pole.budgetaire@one.be.

• Etablissement des premières listes de paiement en 2025

• Liquidations sur le budget 2025

• Transmission des factures liées aux paiements effectués via Visa en 2024

• Analyse des EB à solder

• Transmission au SCL de tousles bons de livraison/prestation relatifs à 2024

• Contrôle physique de la caisse du SASPE La Hulpe

• Transferts de crédits budgétaires sur 2024

• Rappport d'inventaire magasin

• Analyse des engagements budgétaires (FAR) à solder ou à reporter

• Relevé des frais médicaux et spéciaux dus par la CF au 31/12/2024 et des soins de santés prestés jusqu'au 31/12/2024 mais non remboursés par les mutualités

• Date ultime pour transmission des dossiers de liquidation (facture, formulaire 100, formulaire de défraiement, etc.) à imputer sur exercice 2024 en statut "Contrôle SCL".

Vendredi 31 janvier 2025

• Tableau récapitulatif "Véhicules" 2024

• Tableau récapitulatif "Terrains & bâtiments" 2024

• Clôture classe 5

• Dernières imputations (DL e-facturier, Ordres via le Hub, fichier RH, ...) sur CL 2024

• Exercice 2024 : Fermeture de la période 12

• Analyse des créances < 2025

• Provisions pour charges à venir

• Finalisation du projet de la note (V2) de Clôture 2024 & transmission aux Réviseurs & Cour des comptes

• Envoi des courriers de Clôture 2024 aux instances + compte général annuel

Jeudi 24 avril 2025

Jeudi 16 janvier 2025

• Impression du "ticket" avec le solde de chaque timbreuse

Jeudi 2 janvier 2025

Il est essentiel de réclamer les factures non reçues tout au long de l'année pour éviter une accumulation de travail à la fin de l'année. Cela facilite également le suivi budgétaire, ce qui est crucial pour une gestion financière efficace. En s'assurant d'avoir toutes les factures de 2024 rapidement, on évite les complications liées à la comptabilisation en facture à recevoir (FAR). Cette pratique permet vraiment alléger le processus de clôture.

Tout au long de l'année, il est important de transmettre au plus vite les factures réglées via Visa à factures@one.be. Ces factures doivent régulièrement être téléchargées sur les sites web pour lesquels nous avons autorisé des prélèvements sur les cartes VISA de l'ONE.

Toutes les liquidations dans le HUB effectuées après la date mentionnée seront traitées pour un paiement en 2025, avec un premier versement possible le premier jour ouvrable 2025.

Ce relevé doit être envoyé à service.comptable@one.be

Un tableau des engagements hors bilan au 31/12/2024 doit être établi. Pour l'ONE, il concerne l'encours des engagement. Ce tableau "Etat des droits & engagements hors bilan" constitue l'annexe du compte général annuel.

Pour le report des EB en masse non soldés, il est impératif que tous les EB avec échéance au 31/12/2024 soient soldés. L'EB reporté doit avoir fait l'objet d'une analyse quant à son exécution sur 2025 ou futur. Pour rappel, les EB reportés font l'objet d'un enregistrement en classe 0 "Engagement hors bilan" au 31/12/2024. Si besoin de reporter un EB sur 2025 avant cette échéance, merci de contacter pole.budgetaire@one.be . Attention, il n'est pas possible de reporter un EB en 2025 si cet EB doit encore subir des liquidations en 2024.

Pour le vendredi 10/01/2025, les demandes de facturation aux clients pour l'année 2024 doivent être transmises à service.comptable@one.be. Toutes les demandes de facturation reçues après cette date seront imputées automatiquement sur 2025.

Passé cette date, la DFBC refusera systématiquement tout dossier de liquidation à charge des crédits 2024. Pour rappel, les pièces justificatives doivent être impérativement postérieures au 1er janvier 2025 afin que les droits puissent être constatés sur l'exercice 2024. WBFin II : "Les droits constatés au 31 décembre de l'année budgétaire qui ne sont pas imputés au budget de cette année avant le 1er février de l'année suivante appartiennent d'office à cette nouvelle année budgétaire".

Pour le contrôle physique de la caisse du SASPE de La Hulpe, tous les mouvements du livre de caisse doivent être enregistrés dans SAP par le STR sur la base de la transmission du livre de caisse 2024, prévue au plus tard le 03/01/2025. Le livre de caisse doit être absolument tenu à jour lors du contrôle !

Pour rappel, toutes les liquidations dans le HUB pour paiement en 2024 doivent être effectuées au plus tard le jeudi 19/12/2024. Les autres dépenses ne transitant pas par le HUB et devant absolument être payées en 2024 doivent faire l'objet d'une proposition de paiement au plus tard le lundi 23/12/2024. Il est donc impératif que les factures (DL au sein du e-facturier) devant faire l'objet d'un paiement en 2024 soient visées par le SCL au plus tard le vendredi 20/12/2024. De ce fait, il est crucial que ces DL soient traitées et validées par le métier au plus tard le mardi 17/12/2024. A noter qu'aucune liste de paiement ne sera exécutée avec une date de paiement en 2025 avant le 2/01/2025.

Cette année, faute de contrôleur de gestion, la DFBC sera présente en vue d'établir le rapport d'inventaire. Le réviseur (DGST) a signalé qu'il ne sera pas présent pour les contrôles.

Tant la DFBC que les métiers sont tenu, sur demande, à pouvoir être joignable et à fournir des informations à la Cour des comptes et des réviseurs dans un délai maximum de 2 jours ouvrables. Un suivi des demandes sera tenu par la DFBC.

Dans la mesure du possible, les DL traités et validés par les métiers avant le mardi 17/12/2024 feront l'objet d'un visa par le SCL (si contrôle positif SCL & imputation SAP) pour paiement en 2024 (dernières propositions de paiement en 2024 prévu le lundi 23/12/2024).

A noter que par rapport aux années précédentes, plus aucune liste de paiement établi l'année N avec une date mémo en année N+1 ne sera exécutée.

Tous les transferts de crédits, excepté au sein d'un même AB entre centres financiers, devront être transmis au pôle budgétaire avant cette date, accompagnés d'une justification du caractère exceptionnel de la demande. Pour rappel, les transferts de crédits entre AB au sein d'un même programme doivent faire l'objet d'un avis des commissaires. En ce qui concerne les transferts de crédits entre AB de divers programmes, l'avis découle du Ministre de Tutelle et du Budget. Il est donc impératif de veiller tout d'abord à maximiser l'utilisation des crédits au sein de l'AB entre les centres financiers, ensuite au sein d'un même programme avant de demander le transfert de crédits entre des programmes. Une note sera établie par le pôle budgétaire à l'attention des commissaires au plus tard le vendredi qui suit cette date. En cas d'avis négatif, les crédits seront à charge de l'exercice suivant.

Le pôle budgétaire est tenu de dresser un tableau des engagements régulateurs effectués en 2024 et d'en justifier la raison.Pour rappel, il est demandé de mentionner un "référence 3", la raison de l'EB régulateur.

Après cette date d'échéance, toutes les écritures devront être passées sur la période 13

L'ouverture de l'encodage des engagements budgétaires (EB) sur 2025 est destinée à anticiper l'encodage des EB pour les dépenses dites "récurrentes".

Avant toute utilisation de la timbreuse en 2025, il est obligatoire d'imprimer le solde de la timbreuse. Le ticket reprenant le solde de la timbreuse avant sa première utilisation en 2025 permet au service comptable (SC) d'établir le report d'une partie des charges comptabilisées lors du chargement de 2024 sur 2025. Le ticket du solde de la timbreuse doit être envoyé à service.comptable@one.be

Des provisions peuvent être constituées pour renconter les risques de pertes et de charges afférets à des engagements hors bilan, pour autant qu'ils soient nettement circonscrits quant à leur nature, qu'ils aient pris naissance au cours de l'exercice ou au cours d'un exercice antérieur,et que, à la date de cclôture, ils soient probables ou certains mais indéterminés quant à leur montant. Au niveau de l'ONE, cette rubrique rependre les provisions pour litiges. Pour le 14 février 2025, il est demandé de disposer de l'inventaire au 31/12/2024 des litiges reprenant le type de litige, la fourchette du montant conditionnel, le montant actualisé, le nom de l'avocat en charge du dossier et les remarques éventuelles.

Pour le contrôle physique de la caisse du SASPE de La Hulpe, tous les mouvements du livre de caisse doivent être enregistrés dans SAP par le STR sur la base de la transmission du livre de caisse 2024, prévue au plus tard le 03/01/2025. Le livre de caisse doit être absolument tenu à jour lors du contrôle !

Tout au long de l'année, le Service de Trésorerie et de Recouvrement (STR) doit s'assurer que les créances sont bien recouvrées et que toutes les actions entreprises, comme les courriers de rappel et les notes, sont correctement documentées en annexe des pièces comptables. Lors de la clôture comptable, le STR doit procéder à un nettoyage des créances. Cela signifie que toutes les créances douteuses qui ne peuvent pas être récupérées doivent être soumises à l'accord du Conseil d'Administration (CA) pour être passées en perte. Une note à ce sujet a doit être établie au plus tard le mercredi suivant l'échéance fixée de l'analyse des créances < 2025.

Un engagement budgétaire (EB) non soldé avec échéance en 2024 doit soit faire l'objet d'une comptabilisation en facture à recevoir (FAR), soit faire l'objet de l'imputation d'un DL (en cours de traitement dans le e-facturier). Pour rappel, pour enregistrer une FAR, il faut que le droit soit constaté en 2024 (quatre conditions) ! Un EB non soldé avec une échéance supérieure au 31 décembre 2024 fera l'objet d'un report.

Procédure FAR

Le service "Travaux", en charge du matériel roulant de l'ONE, devra fournir à service.comptable@one.be un tableau récapitulatif de tous les mouvements effectués durant l'année 2024 (achats, ventes, prise en location ou fin de location), en mentionnant le numéro de châssis et d'immatriculation du matériel roulant concerné.

Tout au long de l’année, il est important de transmettre directement au SCL (via factures@one.be) les bons de livraison/prestations reçus afin que le SCL puisse les joindre directement aux factures lors de la constitution des dossiers de liquidation (DL) au sein du e-facturier. Cela permet d'accélérer le flux de traitement des factures. Ces documents en attente de la facture sont stockés temporairement au sein du e-facturier dans la section "Pièces en attente". Dans le cadre de la clôture, cela facilite par ailleurs la comptabilisation des factures à recevoir (FAR). Dans le cadre de la clôture, cela facilite par ailleurs la comptabilisation des factures à recevoir (FAR). Lors de cette action, il semble important de contacter les fournisseurs si les factures relatives à ces bons de livraison/prestation non pas encore été receptionnées par l'Office.

Sur base des circularisations bancaires, tous les comptes de classe 5 doivent être en ordre, les comptes techniques doivent être rapprochés au 31/12/2024

Un copie du livre de caisse complet de l'année 2024 doit être envoyée à tresorerie@one.be au plus tard le vendredi 03/01/2025 ainsi que les annexes relatives aux mouvements comptablisés dans le livre de caisse non encore transmis. Nous rappelons qu'en cas de remise d'un justificatif de dépense via caisse, il est impératif d'établir au plus vite le F100 via l'application Déclaration de frais (nature : SASPE - Frais d'hébergement des enfants via caisse).

Il est important d'envoyer l'inventaire des cautions à l'adresse service.comptable@one.be avant toute nouvelle livraison. Cela permettra de régulariser les comptes de caution en vue de la clôture de l'année 2024.

Après cette date d'échéance, tous les dossiers de liquidations seront imputés sur l'exercice 2025 sauf si prise en FAR.

Les demandes de liquidation sur le budget 2025 pourront être encodées ou interfacées au plus tôt le 2 janvier 2025. A noter que les engagements budgétaires sur le budget 2025 peuvent être encodées à partir du mercredi 11 décembre 2024.

Après cette échéance, plus aucune écriture ne pourra être effectuée sur l'exercice 2024, sauf celles qui ont été spécifiquement demandées ou validées par le réviseur et la Cour des comptes. De plus, toutes les factures de 2024 non imputées sur les fournisseurs avant cette échéance seront automatiquement enregistrées à la date du 01/01/2025.

Tout au long de l’année, il est important de solder au plus vite les engagements budgétaires (EB) pour lesquels il n'est plus prévu de liquidation. Pour solder un EB, il suffit de mettre le montant global de l'EB à hauteur de l'utilisation. En soldant un EB se rapportant à l'année en cours, cela permet par ailleurs de dégager des crédits d'engagements (CE). Lors de cette analyse, il semble important de veiller aux dates d'échéances et d'éventuellement créer des lignes supplémentaires sur l'EB si celle-ci doit faire l'objet d'un report sur l'exercice suivant. Il s'agit d'anticiper l'analyse des engagements budgétaires (FAR) à solder ou à reporter dont l'échéance est prévue au 23/01/2025.

Néant en 2024, sauf si achats et ventes effectués durant l'année non communiqués à la DFBC.

Un tableau des écarts budgétaires en CE & CL devra être complété au plus tard pour le vendredi 21/02/2025.Celui-ci sera transmis par le pôle budgétaire au plus tard le 17/02/2025.

La balance au 31/12/2024 des créances parents du SASPE de La Hulpe doivent être transmis à service.comptable@one.be .

Le CROB est l'un des documents qui constitue le compte général annuel.

Régulièrement en cours d'année, il est demandé aux métiers d'effectuer des bilatérales avec la DFBC afin de s'assurer de la bonne imputation des dépenses et des recettes. La Cour des comptes veillent à ce que la DFBC dispose d'une validation des métiers quant à l'exactitude des chiffres entre ceux de métiers et ceux comptabilisés dans les comptes. Une fois les billatérales validées par les métiers, plus aucune écriture ne peut être passées.Plus d'informations à ce sujet vous seront communiquées ultérieurement afin de coordonner cette action.

Le service comptable doit établir pour le compte général annuel : - le bilan selon le plan comptable AR2009; - le compte de résultat selon le plan comptable AR 2029 ; - l’annexe : un résumé des règles d’évaluation, un relevé explicatifs des variations des immobilisation incorporelles, corporelles et financières, un état des créances et des dettes, un état de la trésorerie et des placements, une justification de la constitution d’une provision pour risques & charges, un rapport permettant la réconciliation des résultats comptables & budgétaires; - le compte de gestion.