MODULE 02

CONCEVOIR UNPROGRAMME DE FORMATION

MODULE 02

Après avoir réalisé le diagnostic de votre entreprise à l’aide de la matrice SWOT ou à partir des données RH (tableau de bord et/ou indicateurs clés), il est à présent temps de mettre en place votre programme de mentorat. Pour ce faire, vous allez suivre étape par étape la construction d’un programme de mentorat que vous pourrez ensuite appliquer à votre propre structure et selon vos besoins et vos attentes. Mais avant toute chose, que pensez-vous de réaliser une « mindmap » ou carte conceptuelle (en français) pour réfléchir aux éléments nécessaires pour construire un programme de mentorat. C’est parti !

Démarrer la mise en pratique

module 02

CONCEVOIR UN PROGRAMME DE MENTORAT

Commencer

module 02

CONCEVOIR UN PROGRAMME DE MENTORAT

Dans cette mise en pratique, vous devrez réaliser trois cartes conceptuelles. En effet, une mindmap, commence dans un premier temps par les branches principales reliées à la thématique générale (ici concevoir un programme de mentorat). Dans un second temps, les branches principales peuvent être déclinées en branches secondaires pour plus de détails. Et enfin, d’autres branches peuvent apparaître pour apporter davantage de détails ou d’exemples aux branches secondaires.

La communication pourrait être considérée comme un élément principal dans la conception d’un programme de mentorat, mais celle-ci représente davantage un moyen de véhiculer le programme au sein de l’entreprise (communication auprès des équipes, recherche de volontaire…). De même, la planification d’une réunion pour présenter le programme serait un moyen de faire connaître le programme de mentorat et sa date de lancement. Les autres étiquettes ne constituent pas des éléments essentiels dans la conception du programme ; il peut s’agir de sous-éléments à intégrer plus tard. Pour la construction de votre prochaine mindmap, il vous faudra choisir les composants des six éléments principaux.

Définir les fondements du programme

Planifier le programme

Évaluer et suivre le programme

Souscrire au programme

Structurer le programme

Sélectionner les participants

Continuer

Créer un guide du mentoré et du mentor

Préparer des supports de communication

Choisir le thème du programme

Créer des outils et des supports

Réaliser un bilan financier du programme

Élaborer le budget du programme

Communiquer sur le programme

Vérifier

Contractualiser le programme

Former les mentors aux outils numériques

Planifier une réunion de présentation

les éléments principaux

MINDMAP 01

Les critères de sélection du mentoré

Les critères de sélection du mentor

Le ou les bilans intermédiaires

Le développement de compétences

Les coûts calculés du programme

Le contrat du mentor et du mentoré

Les modalités d'évaluation du programme

Les objectifs du programme

Les avantages et les bénéfices du programme

La fréquence des séances

La durée du programme

Les thèmes clés abordés

La préparation des séances

Les supports et ressources

L'évaluation finale du programme

Le format des rencontres

L'accompagnement et le suivi du mentoré

Les rôles et missions des parties prenantes

Le processus de jumelage mentor-mentoré

La mise en place d'un calendrier collaboratif

Les entretiens de motivation

La création d'un tableau de dépenses

Les engagements et les valeurs du programme

L'interprétation des critères d'évaluation

Vérifier

Continuer

les sous-branches des éléments principaux

Vous pouvez cliquer sur la carte mentale pour l'agrandir

MINDMAP 02.1

Vous pouvez cliquer sur la carte mentale pour l'agrandir

01. Définir les fondements

02. Sélectionner les participants

03. Structurer le programme

04. Planifier le programme

05. Evaluer et suivre le programme

06. Souscrire au programme

Maintenant que vous connaissez les étapes essentielles pour concevoir un programme de mentorat, ainsi que les principales composantes de ses six étapes. Sauriez-vous identifier les actions à mener pour chacune des branches secondaires de la mindmap ?

Comme vous avez pu le remarquer, plus on avance dans la construction de la mindmap, plus les étapes pour rédiger un programme de mentorat efficace se précisent.

Le développement de compétences

Les coûts calculés du programme

Le contrat du mentor et du mentoré

Les modalités d'évaluation du programme

Les objectifs du programme

Les avantages et les bénéfices du programme

Les critères de sélection du mentoré

Les critères de sélection du mentor

La fréquence des séances

La durée du programme

Les thèmes clés abordés

La préparation des séances

Le ou les bilans intermédiaires

L'évaluation finale du programme

Les rôles et missions des parties prenantes

Le processus de jumelage mentor-mentoré

Les supports et ressources

La mise en place d'un calendrier collaboratif

Les entretiens de motivation

La création d'un tableau de dépenses

Le format des rencontres

Les engagements et les valeurs du programme

L'accompagnement et le suivi du mentoré

Vérifier

L'interprétation des critères d'évaluation

Continuer

les sous-branches des éléments principaux

MINDMAP 02.2

Définir les rôles de chaque participant au programme

Définir des critères des indicateurs, des outils d’évaluation

Proposer des ressources (articles, études de cas, documents…)

Mesurer et interpréter les indicateurs et les outils d’évaluation

Définir les évaluations du programme

Organiser un entretien de clôture en fin de programme

Organiser un ou des entretiens de bilan intermédiaires

Adopter le travail à distance (Visioconférence)

Proposer uniquement des formations en ligne

Développer des compétences organisationnelles

Choisir un programme intensif (3 à 6 mois)

Choisir un programme longue durée (6 mois à 1 an ou plus)

Choisir une méthode hybride pour garantir la flexibilité (face à face et visioconférence)

Utiliser uniquement des critères qualitatifs

Choisir les mentors selon leurs âges et ancienneté

Rédiger un contrat mentorat (engagement et confidentialité)

Emettre un plan d’action en fonction des résultats obtenus (ajustement, amélioration)

Organiser des sessions uniquement hors horaire de travail

Continuer

Établir un bilan de l’expérience mentorale (retour d’expérience, fiche bilan…)

Établir un bilan intermédiaire (questionnaire d’auto-évaluation, rapport intermédiaire…)

Vérifier

les actions des branches secondaires

MINDMAP 03.1

Vous pouvez cliquer sur la carte mentale pour l'agrandir

Choisir les mentors selon leurs âges et ancienneté

Vérifier

les actions des branches secondaires

MINDMAP 03.2

Adopter le travail à distance (Visioconférence)

Proposer uniquement des formations en ligne

Continuer

Mener des entretiens de motivation et l’entretien de présentation du programme

Choisir un programme intensif (3 à 6 mois)

Choisir des séances hebdomadaires avec fixation d’objectifs précis

Évaluer les compétences uniquement à la fin du programme

Identifier l’objectif général (la raison d’être du programme)

Limiter les échanges entre mentors et mentorés

Créer une trame de recrutement des mentorés (ex : motivations attendues, qualités, compétences)

Utiliser uniquement des critères qualitatifs

Adopter des réunions en face à face

Mettre en place une évaluation quotidienne des progrès

Organiser des sessions uniquement hors horaire de travail

Organiser les séances de mentorat le même jour chaque semaine

Proposer des moyens d’accompagnement (échanges de mail, sessions de feedback…)

Remplir une fiche de préparatoire (objectifs de la séance, besoins, attentes…)

Mettre en place des outils et supports de suivi (carnet de bord, tableau de suivi, rapports d’évaluation)

Proposer des ressources (articles, études de cas, documents…)

Découper l’objectif général en plusieurs sous parties ou thèmes

Vous pouvez cliquer sur la carte mentale pour l'agrandir

Choisir des séances hebdomadaires avec fixation d’objectifs précis

Vérifier

les actions des branches secondaires

MINDMAP 03.3

Continuer

Mesurer et interpréter les indicateurs et les outils d’évaluation

Utiliser uniquement des critères qualitatifs

Établir un bilan de l’expérience mentorale (retour d’expérience, fiche bilan…)

Rédiger un contrat mentorat (engagement et confidentialité)

Définir les évaluations du programme

Choisir les mentors selon leurs âges et ancienneté

Organiser des sessions uniquement hors horaire de travail

Limiter les échanges entre mentors et mentorés

Évaluer les compétences uniquement à la fin du programme

Identifier l’objectif général (la raison d’être du programme)

Mettre en place des outils et supports de suivi (carnet de bord, tableau de suivi, rapports d’évaluation)

Organiser un entretien de clôture en fin de programme

Définir des critères des indicateurs, des outils d’évaluation

Choisir un programme intensif (3 à 6 mois)

Choisir un programme longue durée (6 mois à 1 an ou plus)

Choisir des séances mensuelles avec un suivi intermédiaire

Adopter le travail à distance (Visioconférence)

Choisir une méthode hybride pour garantir la flexibilité (face à face et visioconférence)

Adopter des réunions en face à face

Vous pouvez cliquer sur la carte mentale pour l'agrandir

Emettre un plan d’action en fonction des résultats obtenus (ajustement, amélioration)

Organiser des sessions uniquement hors horaire de travail

Décrire les avantages et les bénéfices du programme pour l’entreprise, le mentor, le mentoré

Vérifier

les actions des branches secondaires

MINDMAP 03.4

Continuer

Organiser un entretien de clôture en fin de programme

Établir un bilan intermédiaire (questionnaire d’auto-évaluation, rapport intermédiaire…)

Définir les rôles de chaque participant au programme

Adopter le travail à distance (Visioconférence)

Définir des critères des indicateurs, des outils d’évaluation

Identifier l’objectif général (la raison d’être du programme)

Mettre en place des outils et supports de suivi (carnet de bord, tableau de suivi, rapports d’évaluation)

Adopter des réunions en face à face

Remplir une fiche de préparatoire (objectifs de la séance, besoins, attentes…)

Évaluer les compétences uniquement à la fin du programme

Limiter les échanges entre mentors et mentorés

Développer des compétences organisationnelles

Proposer des moyens d’accompagnement (échanges de mail, sessions de feedback…)

Mener des entretiens de motivation et l’entretien de présentation du programme

Créer un document de concordance des profils (ex : qualités et valeurs communes)

Rédiger une trame de recrutement des mentors (ex : compétences requises, expériences…)

Créer une trame de recrutement des mentorés (ex : motivations attendues, qualités, compétences)

Vous pouvez cliquer sur la carte mentale pour l'agrandir

À travers cet exercice, vous avez su construire petit à petit les étapes et éléments essentiels que vous retrouverez dans un programme de mentorat. Bien entendu, il s’agit d’une proposition d’élaboration d’un programme de mentorat, mais cette proposition peut être modifiée selon votre structure, vos besoins, vos attentes. Vous pouvez tout à fait y ajouter des éléments ou en supprimer d’autres. Cet exercice visait avant tout à émettre une réflexion quant aux éléments et détails qui pourraient composer un programme de mentorat. Nous vous proposons, dans la suite de ce module n°2, de construire étape par étape un programme de mentorat en nous appuyant sur la mindmap (carte conceptuelle) que nous avons créée ensemble.

Vérifier

les actions des branches secondaires

MINDMAP 03.5

Définir des critères, des indicateurs, des outils d’évaluation

Définir les évaluations du programme

Identifier l’objectif général (la raison d’être du programme)

Mesurer et interpréter les indicateurs et les outils d’évaluation

Définir les rôles de chaque participant au programme

Adopter des réunions en face à face

Adopter le travail à distance (Visioconférence)

Décrire les missions des parties prenantes dans le programme

Décrire les avantages et les bénéfices du programme pour l’entreprise, le mentor, le mentoré

Définir les objectifs secondaires (entreprise, mentor, mentoré)

Choisir une méthode hybride pour garantir la flexibilité (face à face et visioconférence)

Choisir les mentors selon leurs âges et ancienneté

Choisir des séances hebdomadaires avec fixation d’objectifs précis

Utiliser uniquement des critères qualitatifs

Continuer

Choisir un programme longue durée (6 mois à 1 an ou plus)

Proposer uniquement des formations en ligne

Rédiger un contrat mentorat (engagement et confidentialité)

Rédiger une trame de recrutement des mentors (ex : compétences requises, expériences…)

Choisir un programme intensif (3 à 6 mois)

Développer des compétences organisationnelles

Vous pouvez cliquer sur la carte mentale pour l'agrandir

Terminer

carte mentale finale

CONCEVOIR UN PROGRAMME DE MENTORAT

module 02

CONCEVOIR UN PROGRAMME DE FORMATION

Commencer

Dans cet exercice, vous complèterez trois cartes conceptuelles à l’aide des étiquettes qui vous sont fournies. Attention, toutes les étiquettes ne sont pas forcément à placer. Une fois que vous pensez avoir mis en place toutes les étiquettes, vous pouvez cliquer sur le bouton « vérifier » pour faire valider vos choix. Bonne chance 😉

Dans cette mindmap, vous devez retrouver les éléments principaux qui vous semble essentiels pour construire un programme de mentorat efficace.

L'accompagnement et le suivi du mentoré

La préparation des séances

Les thèmes clés abordés

Le ou les bilans intermédiaires

L'évaluation finale du programme

L'interprétation des critères d'évaluation

Les engagements et les valeurs du programme

Créer un document de concordance des profils (ex : qualités et valeurs communes)

Rédiger une trame de recrutement des mentors (ex : compétences requises, expériences…)

Créer une trame de recrutement des mentorés (ex : motivations attendues, qualités, compétences)

Mener des entretiens de motivation et l’entretien de présentation du programme

Première étape du programme : Définir les fondements

• Identifier les objectifs du programme, puis les avantages et bénéfices
• Définir le rôle et les missions de chacun dans ce programme
• Définir les modalités d’évaluation du programme

Découper l’objectif général en plusieurs sous parties ou thèmes

Proposer des moyens d’accompagnement (échanges de mail, sessions de feedback…)

Mettre en place des outils et supports de suivi (carnet de bord, tableau de suivi, rapports d’évaluation)

Proposer des ressources (articles, études de cas, documents…)

Remplir une fiche de préparatoire (objectifs de la séance, besoins, attentes…)

Cinquième étape du programme : Évaluer et suivre le programme

Lorsque le déroulement du programme est défini précisément, il paraît nécessaire de suivre le bon déroulement du programme et l’évaluer.

• Mettre en place un ou des bilans intermédiaires pour suivre les progrès et évaluer le bon déroulement du programme
• Clôturer le programme à l’aide d’une évaluation finale
• Interpréter les critères d’évaluation qui ont été définis dans les fondements du programme

Seconde étape du programme : Sélectionner les participants

Une fois les fondements du programme rédigés, il est nécessaire de sélectionner les participants.

• Définir les critères de sélection des mentors et mentorés
• Créer un « matching », un jumelage des profils (en d’autres termes recruter la paire ou le groupe mentor-mentoré)

Les modalités d'évaluation du programme

Les avantages et les bénéfices du programme

Les rôles et missions des parties prenantes

Les objectifs du programme

Le processus de jumelage mentor-mentoré

Les critères de sélection du mentor

Les critères de sélection du mentoré

La durée du programme

Le format des rencontres

La fréquence des séances

Emettre un plan d’action en fonction des résultats obtenus (ajustement, amélioration)

Mesurer et interpréter les indicateurs et les outils d’évaluation

Établir un bilan de l’expérience mentorale (retour d’expérience, fiche bilan…)

Établir un bilan intermédiaire (questionnaire d’auto-évaluation, rapport intermédiaire…)

Organiser un entretien de clôture en fin de programme

Rédiger un contrat mentorat (engagement et confidentialité)

Organiser un ou des entretiens de bilan intermédiaires

Troisième étape du programme : Structurer le programme

Lorsque les participants sont choisis, il est nécessaire de cadrer ce programme.

• Délimiter le programme dans le temps
• Organiser les fréquences des rendez-vous (séances)
• Choisir le format des rencontres

Choisir un programme intensif (3 à 6 mois)

Adopter des réunions en face à face

Choisir des séances mensuelles avec un suivi intermédiaire

Choisir des séances hebdomadaires avec fixation d’objectifs précis

Adopter le travail à distance (Visioconférence)

Choisir une méthode hybride pour garantir la flexibilité (face à face et visioconférence)

Choisir un programme longue durée (6 mois à 1 an ou plus)

Quatrième étape du programme : Planifier le programme

Maintenant que la structure du programme est définie, il faut planifier le programme pour qu’il soit efficace et qu’il respecte la structure.

• Définir les thèmes des séances
• Préparer les séances en amont
• Accompagner et suivre le mentoré

Définir les fondements du programme

Planifier le programme

Évaluer et suivre le programme

Sélectionner les participants

Structurer le programme

Souscrire au programme

Sixième étape du programme : Souscrire au programme

• Rappeler les valeurs et les engagements du programme

Définir les objectifs secondaires (entreprise, mentor, mentoré)

Décrire les avantages et les bénéfices du programme pour l’entreprise, le mentor, le mentoré

Définir les rôles de chaque participant au programme

Décrire les missions des parties prenantes dans le programme

Identifier l’objectif général (la raison d’être du programme)

Définir des critères, des indicateurs, des outils d’évaluation

Définir les évaluations du programme