SFD 4.1 Chap 3 Cours Correction.pdf

BLOC 4 : Soutenir le Fonctionnement et le Développement de la PME CORRECTION : Contribution à la qualité du système d’information (SI) de la PME

Activité 4.1

Chapitre 3 : Le classement et l’archivage des documents

Compétences

Tâches

Représenter, analyser, améliorer le système d'information de la PME.Situation professionnelle :La PME Domespace commercialise des maisons rondes à ossature en bois. Le concept original de cette PME est de fournir une maison livrée en kit, prête à monter par des professionnels ou par les clients eux-mêmes en autoconstruction. Installée à Quimper (Finistère) depuis 1988, cette entreprise familiale a été créée par son directeur actuel, Patrick Marsilli. À ce jour, 220 maisons ont vu le jour à l'international : France, États-Unis, Nouvelle-Zélande, Taïwan, Allemagne (prix de l'environnement) et Suisse (médaille de l'innovation). Afin d'endiguer le volume croissant des documents qu'elle exploite, Domespace est confrontée à la nécessité de rationaliser la gestion de ses documents. M. Marsilli a conscience qu'une meilleure gestion documentaire faciliterait le classement et la recherche de documents, et permettrait à ses employés d'être plus efficaces. Il a également la conviction que la dématérialisation de ces documents utilisés quotidiennement ou ponctuellement par le personnel de la PME apporterait un gain significatif sur la productivité. Il aimerait que les différentes opérations (recherche, consultation, création, tri, classement, modification, suppression) effectuées sur les documents soient assistées par l'outil informatique. Enfin, agacé par des archives papier trop volumineuses, il souhaite faire évoluer l'archivage actuel vers un archivage électronique.

4.1.5. Classement et archivage des documents

Votre compréhension du contexte 1.À quel problème est confrontée la PME Domespace ? La PME Domespace est confrontée à une difficulté croissante de retrouver des documents, de gérer l’accès des salariés à différents types de documents (accessibles à tous, confidentiels…). 2.Quelles sont les solutions envisagées par le directeur ? Les solutions envisagées sont la dématérialisation des documents de la PME ainsi que l’évolution de

l’archivage actuel vers un archivage électronique. 3.D’après vous, quels sont les intérêts d’une meilleure gestion documentaire ? Les intérêts d’une meilleure gestion documentaire résident dans le fait que les différentes opérations effectuées sur les documents (recherche, consultation, création, tri, classement, modification, suppression) soient assistées par l’outil informatique et procureront un gain significatif de la productivité de Domespace.

Travail à faire : Vous assistez M. Marsilli, le directeur de Domespace, dans la mise en place du système de gestion documentaire. Dans un premier temps, vous allez améliorer le classement actuel afin d'optimiser la recherche des différents documents. Dans un second temps,

vous mènerez une étude pour mettre en œuvre l'archivage électronique.

M. Marsilli a identifié quelques problèmes relatifs aux documents stockés dans

I Classer les documents de la PME

le système d'information de la PME. Tout d'abord, les fichiers sont enregistrés

dans des sous-répertoires créés arbitrairement par les différents utilisateurs dans le répertoire dit « racine » du serveur et sont en libre accès alors que certains documents sont confidentiels.

1. Critiquez l'organisation des documents dans le répertoire racine du serveur, puis proposez une nouvelle arborescence. 2. Définissez des règles de nommage pour les fichiers du répertoire racine et

Fiches Ressources 1

Annexe 1

expliquez leur utilité. 3. Rédigez une note à M. Marsilli sur la démarche à suivre pour sécuriser l'accès aux documents stockés dans le SI.

II Archiver les documents de la PME

Depuis sa création, la PME archive tous ses documents. Ces archives papier sont devenues trop volumineuses et une bonne partie des documents n'a plus besoin d'être conservée. De plus, pour ne plus être confronté à ce problème, M. Marsilli souhaite passer à l'archivage électronique.

4. Complétez le tableau fourni en précisant la durée légale de conservation de

Annexe 2

chaque document. 5. Conseillez M. Marsilli sur ce qu'il convient de faire pour réduire le nombre de documents papier conservés aux archives. 6. Déterminez le format de fichier le plus adapté pour conserver des

Fiche Ressource 2

documents numériquement.

Une bonne partie des documents papier a été numérisée. M. Marsilli a besoin de modifier le contenu de l'un d'eux (texte d'une page) mais se trouve dans l'impossibilité de mener à bien cette opération, le fichier numérisé n'étant

qu'une image du texte d'origine.

7. Indiquez la solution qui permettra de modifier ce fichier.

M. Marsilli a entendu parler de prestataires spécialisés dans l'archivage électronique, « les tiers archiveurs », mais il ne comprend pas leur utilité.

8. Expliquez le rôle de ces prestataires et l'intérêt de faire appel à eux.

Annexe 3

III Préconiser une solution de GED

9. Rédigez une note à M. Marsilli sur les intérêts d'une solution de GED professionnelle et ses étapes de mise en œuvre.

Fiche Ressource 3

Annexe 1 Extrait du répertoire racine de la PME

Annexe 2 Extrait des documents papier actuellement archivés

Annexe 3 Une solution de gestion des archives

Fiche Ressource 1 : Le classement des documents

Fiche Ressource 2 : L’archivage des documents

Fiche Ressource 3 : La gestion électronique de documents (GED)

Le classement et l’archivage des documents

Corrigé du travail à faire (p. 34)

I. Classer les documents de la PME

1.Critiquez l’organisation des documents dans le répertoire racine du serveur, puis proposez

une nouvelle arborescence. Tout d’abord, on ne comprend pas le nom de ce répertoire, qui pourrait porter un nom plus approprié, tel « Documents », puisqu’il stocke les documents de l’entreprise. On constate que le répertoire racine contient quatre répertoires et que les mêmes noms de fichiers apparaissent dans deux d’entre eux (« Chantiers » et « Commandes »), ce qui peut prêter à

confusion et ne permet aucune recherche précise. Quant au dossier « Documents », il contient des documents qui n’ont pas toujours de rapport entre eux et qui sont en double dans des formats de fichiers différents, ce qui occupe inutilement de

l’espace disque. Enfin, le dossier « Factures » contient des factures dont le nom est composé de « Fact_ » suivi du numéro de facture, ce qui ne permet pas de rechercher une facture sur le nom du client, à moins de connaître le numéro de sa facture, ce qui est très limitant.

PROPOSITION : Le répertoire racine pourrait être renommé « Documents ». Il contiendrait deux dossiers : « Clients » et « Documentation ». Le dossier « Clients » pourrait contenir des répertoires clients (un par client). Dans chaque répertoire seraient stockés tous les documents propres au client (bons de commande, suivi de chantier, factures…). Les répertoires de l’ensemble des clients seraient classés par ordre alphabétique. Le dossier « Documentation » pourrait contenir deux sous-dossiers : « Technique » pour la documentation technique et « Autres » pour les documents ne trouvant pas leur place dans les autres dossiers. Ce dernier dossier pourrait lui-même être réorganisé selon des règles définies par

la PME.

Cette arborescence est un exemple. Toute réponse cohérente sera acceptée.

2.Définissez des règles de nommage pour les fichiers du répertoire racine et expliquez leur

utilité. • Bons de commande : COM_Nom du client Suivis de chantier : SUIVI_Nom du client Factures : FACT_Nom du client Dans le cas de factures multiples pour un même client, on pourrait étendre la règle de nommage :

– soit : FACT_Nom du client_N° Séquentiel ; FACT_Nom du client_Date Facture ; FACT_Nom du client_N° Facture.

– soit : – soit : NB : concaténer l’ensemble de ces informations dans un même nom de fichier risquerait de le

rendre moins lisible.

Enfin, les documents pourraient être préfixés selon leur contenu.

Exemple : – pour la documentation : DOC_Description courte ; – pour les autres documents divers qui ne font pas partie des autres catégories :

DIV_Description courte. Ces règles de nommage sont un exemple. Toute réponse cohérente sera acceptée. • Les règles de nommage permettent de recenser et d’organiser les documents existant dans l’organisation et de les répertorier dans une sorte d’annuaire encore appelé référentiel documentaire. Ce référentiel électronique est mis à la disposition des opérateurs pour leur permettre d’accéder et d’utiliser le « fonds » documentaire existant.

À défaut, l’entreprise serait inévitablement confrontée à une prolifération anarchique de ses documents, avec de forts risques de carence, redondance ou incohérence : chaque utilisateur, dans l’ignorance des ressources disponibles, ayant tendance à créer le document dont il a besoin, au moment où il en a besoin. À l’usage, le référentiel documentaire s’avère être un outil indispensable de normalisation et d’économie de temps : il évite notamment de réinventer ce

qui existe déjà.

« Il représente donc pour l’entreprise un facteur de performance et de productivité administrative. »

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3. Rédigez une note à M. Marsilli, sur la démarche à suivre pour sécuriser l’accès aux documents stockés dans le système d’information.

Logo entreprise Date : le ../../…. metteur : (Vous) Destinataire : M. Marsilli Objet : Accès aux documents du SI Pour sécuriser l’accès aux documents, il est nécessaire de déterminer, pour chaque utilisateur, les droits (création, consultation, modification, suppression) dont il peut disposer sur chaque fichier. Pour cela, on crée des groupes d’utilisateurs sous Windows ou sous un logiciel de GED, puis on affecte des droits au groupe soit sur chaque fichier, soit directement sur des dossiers. Pour sécuriser l’accès aux documents, il est nécessaire de déterminer, pour chaque utilisateur, les droits (création, consultation, modification, suppression) dont il peut disposer sur chaque fichier. Pour cela, on crée des groupes d’utilisateurs sous Windows ou sous un logiciel de GED, puis on affecte des droits au groupe soit sur chaque fichier, soit directement sur des dossiers.

NOTE DE SERVICE n°

☐☒☐

Pour action Pour information Pour archivage

Cela s’appelle la gestion des habilitations.

Cela s’appelle la gestion des habilitations.

II. Archiver les documents de la PME

4.Complétez le tableau fourni en précisant la durée légale de conservation de chaque

document.

Comme je vous le disais en classe : conservez vos bulletins de salaire jusqu’à la

liquidation de votre retraite !

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5.Conseillez M. Marsilli sur ce qu’il convient de faire pour réduire le nombre de documents Pour réduire le nombre de documents papier, on peut commencer par les trier afin de vérifier s’ils sont encore utiles ou non pour la PME et s’ils font l’objet d’une obligation légale de durée de conservation. Plusieurs cas peuvent exister avec des solutions différentes :

papier conservés aux archives.

Il faut bien comprendre que l’utilité d’un document varie au cours du temps selon le cycle de vie de

celui-ci. Ainsi, des documents considérés comme utiles durant l’année N pourront être jugés inutiles l’année suivante. De même, un document faisant l’objet d’une durée de conservation légale en année N ne sera peut-être plus à conserver l’année suivante.

Cet inventaire est donc à effectuer régulièrement selon la politique d’archivage décidée par la PME. 6.Déterminez le format de fichier le plus adapté pour conserver des documents

numériquement. Les documents numérisés par un scanner produisent des fichiers numériques au format « image » ou « PDF ». Le format conseillé pour conserver des documents numériques est le PDF, ce pour – à qualité égale, le fichier PDF sera le moins volumineux ; – ce format de fichier universel est lisible sur n’importe quel ordinateur.

deux raisons :

7.

Indiquez la solution qui permettra de modifier ce fichier. La numérisation du texte d’origine a produit une image du texte d’origine et non un véritable fichier au format « texte ». Pour remédier à ce problème, il convient d’effectuer une Reconnaissance Optique de Caractères sur le fichier « image » : OCR en anglais. Les caractères reconnus seront transformés en lettres et le fichier ne sera plus une image mais bien un texte modifiable. Cette reconnaissance s’effectue au moyen d’un logiciel spécialisé ou directement en ligne (on télécharge

le fichier « image » et on reçoit un fichier « texte »). 8 Expliquez le rôle de ces prestataires et l’intérêt de faire appel à eux. « Les tiers archiveurs » sont des ESN (entreprises de services numériques) spécialisées dans la gestion et l’archivage électronique de documents. Leur rôle est de garantir la conservation et l’intégrité de documents, qu’ils soient électroniques ou non, et ainsi le respect des contraintes légales, plus précisément de la norme NF-Z42-013.

➔ L’intérêt de faire appel à ce type de prestataires est qu’ils savent mettre en oeuvre les techniques informatiques comme l’horodatage et la signature électronique des documents afin de garantir l’intégrité, la sécurité et la pérennité des documents archivés.

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III. Préconiser une solution de GED

9.Rédigez une note à M. Marsilli sur les intérêts d’une solution de GED professionnelle et ses

étapes de mise en oeuvre.

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