MÓDULO 4 - MICROSOFT TEAMS

Módulo 4

Microsoft Teams

Objetivo:

• Aprender las ventajas de uso de la herramienta Teams para potenciar el trabajo en equipo.
• Conocer cómo desarrollar los equipos de la forma más eficiente.
• Desarrollar canales de comunicación tanto dentro del equipo y con personas externas que no pertenezcan a dicho equipo.
• Potenciar los equipos de Teams, mediante la integración de otras aplicaciones de Office 365.
• Conocer la herramienta no solo para trabajo de equipo sino también de forma individual gestionando nuestro trabajo en la nube.

Introducción a Microsoft Teams

Es una herramienta diseñada para transformar la colaboración en el entorno profesional. Ofrece un espacio centralizado donde los equipos pueden comunicarse, compartir documentos, organizar reuniones y gestionar proyectos de forma eficaz. Este módulo explora cómo aprovechar al máximo sus funciones para optimizar el trabajo en equipo y mejorar la productividad, integrando herramientas clave de Microsoft 365 y aplicaciones externas.

Beneficios de Usar Microsoft Teams

• Centraliza la comunicación en un solo lugar: conecta a tu equipo a través de chats, reuniones y llamadas.
• Fomenta la colaboración en tiempo real con edición simultánea de documentos en la nube.
• Ofrece integraciones con herramientas de Microsoft 365 como Outlook, SharePoint y OneDrive.
• Mejora la organización mediante equipos y canales diseñados para proyectos específicos.
• Garantiza seguridad y privacidad gracias a la autenticación multifactor y encriptación de datos.

Configurar Teams

Descargar Teams de Microsoft

• Descarga Microsoft Teams desde teams.microsoft.com o las tiendas de aplicaciones para Windows, macOS, Android y iOS.
• Inicia sesión con tu cuenta profesional o educativa de Microsoft 365.
• Usa la autenticación moderna para facilitar el inicio de sesión y habilitar la autenticación multifactor (MFA) para mayor seguridad.

Configurar Teams

Configuración de tu Perfil de Teams

• Personaliza tu perfil desde el icono de usuario:
• Sube una foto, actualiza tu nombre o estatus.
• Ajusta notificaciones para recibir solo las alertas necesarias.
• Configura las preferencias de idioma, zona horaria y tema de la interfaz (modo claro u oscuro).

Configurar Teams

Configuración de Teams

• Familizarízate con la barra lateral:
• Equipos: accede a tus grupos de trabajo.

Paso 1: En el menú de la barra lateral izquierda selecciona Equipos:

Paso 3: Selecciona el tipo de equipo (Te recomendamos la opción Otros) pero dependerá del tipo de equipo que quieras hacer.

Paso 4: Dale nombre al equipo , añádele una descripción y decide el nivel de privacidad:

Paso 2: Crea uno nuevo haciendo clic en

Continúa...

Configurar Teams

Configuración de Teams

• Familizarízate con la barra lateral:
• Equipos: accede a tus grupos de trabajo.

Paso 5: Pulsa Siguiente. Aparecerá una ventana para agregar a los distintos miembros de su organización. Tenga en cuenta las siguientes consideraciones:a) Puede agregar cualquier cuenta de tipo individual del dominio @ucm.es como PAS/PDI/Estudiante… b) Cualquier cuenta que no sea de la organización se puede agregar como Invitado. c) No es posible agregar cuentas de actividad o institucionales.

Paso 6: Los miembros una vez agregados, aparecerán en una lista, puede decidir si quiere que sean:a) Propietarios: pueden editar y modificar la información b) Miembros: pueden consumir la información.

Paso 7: Cada miembro, propietario o invitado recibirá una notificación para unirse al grupo.

Continúa...

Configurar Teams

Configuración de Teams

• Familizarízate con la barra lateral:
• Equipos: accede a tus grupos de trabajo.

Paso 8: Creado el equipo le aparecerá un menú en la parte superior:a) Publicaciones: Puede iniciar conversaciones con los miembros de su grupo b) Archivos: Ahí puede colgar el contenido de su unidad compartida con la estructura de Directorios que desee. Puede arrastrar ficheros desde GDrive o desde el administrador de Archivos y se le cargarán automáticamente en Teams. También puede crear nuevos archivos o nuevas carpetas manualmente.

Configurar Teams

Configuración de Teams

• Familizarízate con la barra lateral:
• Calendario: programa y visualiza reuniones.

Configurar Teams

Configuración de Teams

• Familizarízate con la barra lateral:
• OneDrive: encuentra documentos recientes o compartidos.

Configurar Teams

Configuración de Teams

• Explora ajustes avanzados como dispositivos de audio y vídeo.

Configurar Teams

Panel de Operaciones y Elementos de Búsqueda de la Interfaz

• Usa el panel de operaciones para navegar por:
• Chats, reuniones y actividades recientes.
• Configuración de notificaciones y aplicaciones conectadas.
• Aprovecha la barra de búsqueda superior para localizar personas, mensajes o archivos usando palabras clave y filtros.

Crea y Configura tu Equipo

Crear o Unirte a un Equipo

• Desde la pestaña "Equipos", selecciona "Unirse o crear equipo".
• Elige entre:
• Equipo público: visible para toda la organización.
• Equipo privado: solo accesible por invitación.
• Define el propósito del equipo en su descripción.

Crear Equipo

Unirse a Equipo

Crea y Configura tu Equipo

Consejos a la Hora de Crear un Nuevo Equipo

• Alinea el equipo con un objetivo claro o proyecto específico.
• Divide los temas en canales para mantener el trabajo organizado.
• Evita sobrecargar el equipo con demasiados miembros innecesarios.

Crea y Configura tu Equipo

Trabajo de Administración de los Equipos

• Agrega o elimina miembros desde "Administrar equipo".
• Cambia roles (propietario, miembro o invitado) según las necesidades.
• Archiva equipos inactivos para conservar información sin saturar la interfaz.

Crea y Configura tu Equipo

Configuración del equipo

• Personaliza permisos desde la configuración del equipo:
• Habilita o restringe menciones, eliminación de mensajes o creación de canales.

Para habilitar y restringir menciones o cambiar permisos del equipo, debemos ir a "Más opciones" -> "Administrar equipo", a continuación en la pestaña "Configuración", activamos o desactivamos los permisos.

Para crear un nuevo canal:

Crea y Configura tu Equipo

Configuración del equipo

• Agrega una imagen de equipo para identificarlo fácilmente.

Paso 1: Vaya al equipo para el que desea actualizar la imagen. Paso 2: Seleccionar Más opciones Botón Más opciones > Administrar equipo. Paso 3: En la pestaña Configuración, expanda Detalles del equipo y seleccione Cambiar imagen Icono Cargaran la imagen del equipo existente. Paso 4: Seleccione Cargar para elegir una nueva imagen de los archivos o Quitar Botón Eliminar la papelera del equipo para quitar la imagen del equipo elegida. Paso 5: Seleccione Guardar para guardar la nueva imagen del equipo.

Crea y Configura tu Equipo

Agregar Canales

• Los canales organizan las conversaciones por temas, proyectos o áreas.
• Usa canales privados para restringir el acceso a grupos específicos.
• Fija los canales más importantes en la parte superior.

Crea y Configura tu Equipo

Administrar Canales

• Edita nombres, permisos y descripción de canales desde el menú "Configuración".
• Agrega aplicaciones como Planner o Stream para aumentar la productividad.

Crea y Configura tu Equipo

Cómo Organizar tus Equipos y Canales

• Crea una jerarquía lógica:
• Canales para departamentos, proyectos o temas recurrentes.
• Usa nombres descriptivos, como "Marketing - Campaña Q1".

Los Integrantes del Equipo

Añadiendo Miembros a Teams

• Invita a usuarios internos por correo electrónico o seleccionándolos de tu organización:

Paso 1: Busque el equipo y, a continuación, señale para mostrar Más opciones Botón Más opciones. Paso 2: Seleccione Más opciones Botón Más opciones> Agregar Teams agrega un miembro al chatmiembro. Paso 3: Escriba la dirección de correo electrónico del invitado. Cualquier persona con una cuenta de correo electrónico empresarial o de consumidor, como Outlook, Gmail u otras, puede unirse a su equipo como invitado. Seleccione su correo electrónico de nuevo para confirmar. Nota: Si recibe un error del tipo “No se encontraron coincidencias” mientras intenta añadir a un invitado, quiere decir que su organización no permite invitados. ​​​​​​​​​​ Paso 4: Agregue el nombre de su invitado seleccionando ¿Agregar (nombre) como invitado?. Asegúrese de hacerlo ahora: necesitará la ayuda de un administrador de TI para hacerlo más adelante. Paso 5: Seleccione Agregar. Los invitados recibirán una invitación por correo electrónico en la que se incluye información sobre cómo unirse a Teams y cómo es la experiencia de invitado.

Los Integrantes del Equipo

Añadiendo Miembros a Teams

• Para invitados externos, habilita el acceso de invitado en la configuración del equipo:

Paso 1: Inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft Teams. Paso 2: Seleccione Usuarios>Acceso de invitado. Paso 3: Establezca Acceso de invitadoen Activado.

Los Integrantes del Equipo

Privilegios y Tipología de Miembros

• Propietarios: Los propietarios de equipos administran determinadas configuraciones del equipo. Agregan y quitan miembros, agregan invitados, cambian la configuración del equipo y se ocupan de las tareas administrativas. Pueden haber varios propietarios en un equipo.
• Miembros: Los miembros son las personas del equipo. Se comunican con otros miembros del equipo mediante las conversaciones. Pueden ver archivos, y suelen cargarlos y cambiarlos. También realizan tareas usuales de colaboración según lo que permitan los propietarios del equipo.
• Invitados: Los invitados son personas de fuera de la organización, como asociados o consultores, que el propietario de un equipo invita a unirse. Los invitados tienen menos funcionalidades que los miembros o los propietarios del equipo, pero aún así pueden realizar muchas tareas.

Tabla

Eliminar o Modificar Miembros en Teams

• Desde "Administrar equipo", elimina usuarios o cambia sus roles (de miembro a propietario o viceversa).

Los Integrantes del Equipo

Comunicación en Teams

Panel de Operaciones - La Sección de Chat

• Desde el panel de operaciones, accede a la sección de chats para conversaciones individuales o grupales.
• Usa menciones @ para notificar a miembros específicos.

Conversaciones

• Usa los chats para discusiones rápidas e informales.
• En los canales, organiza las conversaciones en hilos para mantener el contexto.
• Añade formato a tus mensajes: negritas, listas o emojis.

@[nombre]

Comunicación en Teams

¿Evento o Reunión?

• Crea reuniones para interacciones planificadas y eventos para sesiones informativas o presentaciones.
• Usa el calendario para agendar reuniones con anticipación.

Evento

Calendario

Reunión

Comunicación en Teams

El Día de la Reunión: Videoconferencias

• Configura tu cámara, micrófono y fondo antes de unirte.
• Comparte pantalla, usa pizarras digitales o graba la reunión para referencia futura.

Gestión Documental

La Zona de Archivos del Panel de Operaciones

• Encuentra documentos recientes o compartidos en la pestaña "Archivos" dentro de un canal o chat.

Gestión Documental

El Almacenamiento en la Nube de Teams (Privado)

• Los archivos compartidos en chats privados se almacenan en OneDrive y son accesibles solo por los participantes del chat.

Gestión Documental

El Almacenamiento en la Nube de Teams (En Equipos)

• Los archivos compartidos en canales se almacenan en SharePoint y están disponibles para todos los miembros del equipo.

Gestión Documental

Creación y Edición de Documentos en la Nube

• Edita documentos de Word, Excel o PowerPoint en tiempo real directamente desde Teams.
• Usa el chat integrado para colaborar mientras trabajas en un archivo.

Aplicaciones

Tipos de Aplicaciones Integradas

• Herramientas de productividad como Planner, Forms y Stream.
• Integraciones externas como Trello o Asana para gestión de proyectos.

Instalación de Aplicaciones

• Agrega aplicaciones desde el menú "Apps".
• Úsalas como pestañas en equipos o canales para accesos directos.

Aplicaciones de Mensajería

• Bots automatizados para responder preguntas o enviar recordatorios.
• Conectores para recibir notificaciones de aplicaciones externas en canales.

Aplicaciones

Aplicaciones de Uso Individual y de Equipo

• Individuales: como tareas personales.
• Equipo: gestión colaborativa de proyectos o encuestas.

Conectores de Aplicaciones

• Vincula herramientas externas para recibir actualizaciones en tiempo real.

Bots y Otros Usos de las Aplicaciones

• Usa bots como "Who" para encontrar información o Power Automate para automatizar flujos de trabajo.