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Relacionamento Interpessoal: Comunicação e Conexão

Importância dos relacionamentos interpessoais em contexto organizacional

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Relacionamento Interpessoal

Elementos da Comunicação

Comunicação Institucional

Comunicação Interna

Interlocutores Internos

Índice

Comunicação Externa

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Interlocutores Externos

Relacionamento Interpessoal

É a capacidade de se relacionar bem com pessoas, organizações e instituições, sendo essencial tanto no ambiente profissional, como pessoal e familiar.

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Elementos da Comunicação

Papeis dos Comunicantes

Linguagem e Símbolos

Ao aprofundar os elementos da comunicação interpessoal, podemos compreender melhor como otimizar a interação entre os indivíduos e, consequentemente, melhorar o desempenho e a satisfação no trabalho.

Canais de Comunicação

Conteúdo da Comunicação

Características Interpessoais

Contexto

Comunicação Institucional

A Comunicação Institucional é a área da comunicação que se dedica a construir, fortalecer e proteger a imagem de uma organização.

Info

Comunicação Interna

É o contacto entre pessoas colaboradoras, de forma ascendente ou descendente, horizontal ou vertical, entre departamentos ou entre membros da mesma equipa, dentro da mesma organização. Este conceito é também conhecido como comunicação corporativa e comunicação organizacional.

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Principais Interlocutores - Internos

Pessoas Colaboradoras

Marketing

• As pessoas colaboradoras (clientes internos) são o motor da empresa e devem ser valorizadas para alcançar melhores resultados.
• Destacam-se os seguintes setores ou departamentos como os principais interlocutores internos:

Vendas

Produção

Finanças

Investigação e Desenvolvimento

Comunicação Externa

Compreende toda a informação relacionada com as atividades que a organização desenvolve e pretende promover a imagem da empresa, nomeadamente através da divulgação na imprensa dos acontecimentos que esta realiza.

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Principais Interlocutores - Externos

Clientes

Fornecedores

Transportadores

São os clientes, fornecedores e transportadores.

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Conclusão

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Fornecedores

Os fornecedores são os primeiros a ter contacto direto com a empresa, formando uma imagem inicial que pode influenciar a percepção sobre a organização.

Primeira impressão

A forma como a empresa trata e se relaciona com os seus fornecedores reflete a sua cultura organizacional e os seus valores.

Reflexo da cultura organizacional

A qualidade dos insumos adquiridos dos fornecedores tem um impacto direto na qualidade do produto final e, consequentemente, na satisfação do cliente.

Impacto na qualidade do produto

Parceria estratégica

Ao estabelecer uma relação sólida e transparente com os seus fornecedores, as empresas podem garantir o fornecimento de insumos de qualidade, melhorar a eficiência da cadeia de suprimentos e fortalecer a sua imagem no mercado.

Clientes

• Cada pessoa colaboradora é uma representante da empresa, desde o primeiro contacto com o cliente, são responsáveis por construir e manter a imagem da organização.
• Um bom atendimento é fundamental para fidelizar e atrair novos clientes. É preciso oferecer um serviço que atenda às expectativas e necessidades de clientes, garantindo a sua satisfação.
• As empresas devem conhecer os seus clientes, as suas necessidades, expectativas e comportamentos (ex. estudos de mercado e outros mecanismos de feedback).
• Os clientes devem ser ouvidos e as suas opiniões devem ser consideradas. Ferramentas como caixas de sugestões, avaliação da satisfação e canais de atendimento, permitem que expressem as suas opiniões e contribuam para a melhoria dos produtos e serviços.

Papeis dos comunicantes

• Administração e pessoas colaboradoras: A comunicação entre gestores/as e colaboradores/as envolve a transmissão de objetivos, expectativas, feedbacks e instruções.
• Gerente e subordinada/o: A comunicação entre gerente e subordinada/o foca em atribuições, desempenho, desenvolvimento e resolução de problemas.
• Colegas de trabalho: A comunicação entre colegas visa a colaboração, troca de informações e suporte mútuo.

Caracaterísticas interpessoais

Transmissor: Confiança, credibilidade, assertividade e empatia do emissor influenciam a recepção da mensagem.

Receptor: Atitude receptiva, atenção e capacidade de descodificar a mensagem são essenciais para uma comunicação eficaz.

Relação: Nível de confiança, respeito mútuo e histórico de interações impactam a comunicação.

Contexto

• Estrutura organizacional: Hierarquia, cultura organizacional e políticas internas moldam a comunicação.
• Ambiente físico: Ruídos, interrupções e espaço físico podem afetar a comunicação.
• Situação: Urgência, importância da mensagem e clima emocional influenciam a comunicação.

Marketing

O departamento de marketing é composto por diversos profissionais com funções específicas, como direção comercial, gerência e promoção.

Muldisciplinar

A satisfação do cliente é o objetivo principal do marketing. Todas as ações e estratégias são direcionadas para atender às necessidades e desejos dos consumidores.

Foco no cliente

O departamento de marketing é responsável por definir, elaborar e controlar as estratégias e planos de marketing da empresa.

Planeamento estratégico

Comunicação interna

O marketing também desempenha um papel importante na comunicação interna da empresa, pois as informações coletadas sobre os consumidores influenciam as decisões estratégicas da organização.

Linguagem e Simbolos

Palavras, frases e a forma como elas são organizadas transmitem informações e emoções.

Linguagem verbal

Gestos, expressões faciais, tom de voz e postura complementam a mensagem verbal.

Linguagem não-verbal

Símbolos

Logotipos, gráficos e outros elementos visuais podem facilitar a compreensão de informações complexas

Transportadores

A qualidade do serviço prestado pelos transportadores está diretamente ligada à eficiência e à qualidade de toda a cadeia de suprimentos. Para garantir a entrega dos produtos de forma adequada, é fundamental que haja uma coordenação eficiente entre todos os elos da cadeia, desde a produção até a entrega final.

• Posicionamento estratégico: Os transportadores são o último elo antes da entrega ao cliente, tendo um contacto direto e final com o produto.
• Impacto na imagem da empresa: A qualidade do serviço prestado pelos transportadores reflete diretamente na imagem da empresa perante o cliente.
• Dependência da cadeia de suprimentos: A performance dos transportadores está diretamente ligada à qualidade dos serviços e produtos recebidos dos fornecedores internos.

Info

Canais de Comunicação

• Comunicação face a face: Permite a troca de informações em tempo real e a observação de sinais não-verbais.
• Comunicação escrita: E-mails, relatórios e documentos formais são utilizados para transmitir informações de forma mais estruturada.
• Comunicação virtual: Videoconferências, chats e mensagens instantâneas facilitam a comunicação a distância.

Conteúdo da Comunicação

Boas e más notícias: A forma como as notícias são transmitidas influencia a reação do receptor.

Relevância: A informação deve ser relevante para o receptor e atender às suas necessidades.

Familiaridade: O uso de linguagem e conceitos familiares facilita a compreensão.

Maximização dos resultados: otimiza os recursos financeiros da empresa para gerar o maior retorno possível sobre o investimento.

Eficiência operacional: Através de um controlo rigoroso das atividades financeiras, contribui para a melhoria da eficiência operacional da empresa.

Natureza interativa: A gestão financeira é um processo contínuo que exige adaptação às mudanças do mercado e às necessidades da empresa.

Importância da informação: A informação financeira é fundamental para a tomada de decisões estratégicas e para o acompanhamento do desempenho da empresa.

Produção

A gestão da produção dentro de uma organização permeia todos os setores da empresa, desde a indústria até aos serviços, tendo como objetivo principal garantir a produção eficiente de bens e serviços.

Natureza interdisciplinar: A gestão da produção está interligada com outras áreas da empresa, como planeamento, organização, controlo e coordenação.

Importância da comunicação: A troca de informações entre a produção e outros departamentos é essencial para garantir a eficiência dos processos..

Investigação e Desenvolvimento

• É o motor da inovação nas empresas. Ao criar novos produtos e serviços, o I&D garante que a empresa se mantenha competitiva e relevante no mercado. A colaboração com outros departamentos é fundamental para garantir o sucesso das iniciativas de inovação.
• Inovação como diferencial competitivo: A inovação é fundamental para atrair novos clientes e fidelizar os existentes.
• Interligação com outras áreas: A colaboração entre o I&D e outros departamentos, como produção, marketing e vendas, é essencial para garantir o sucesso dos novos produtos e serviços.
• Foco no cliente: As atividades do I&D devem estar sempre alinhadas com as necessidades e preferências dos clientes.

Vendas

O objetivo principal do departamento de vendas é garantir que as vendas sejam maximizadas, superando as despesas e assegurando a rentabilidade da organização. Assim, funciona como a ponta de lança da empresa, sendo responsável por gerar receita e garantir a sua sustentabilidade. Para alcançar este objetivo, além de uma equipa qualificada, é fundamental que tenha acesso à informação correta e trabalhe em conjunto com os demais departamentos da empresa.

• FOCO EM RESULTADOS: O departamento de vendas é responsável por garantir que a empresa alcance as suas metas de receita.
• CONHECIMENTO DO MERCADO: A equipa de vendas precisa de um profundo conhecimento do mercado, dos produtos da empresa, da concorrência e das estratégias da organização.
• COMUNICAÇÃO INTERNA: A comunicação eficaz entre a equipa de vendas e os demais departamentos é fundamental para o sucesso das vendas.

Info

Pessoas colaboradoras

• São responsáveis diretas pela entrega de produtos e serviços, e consequentemente, pelos resultados da empresa.
• Tal como os clientes externos, esperam ser valorizadas, reconhecidas e terem as suas opiniões consideradas.
• Uma comunicação interna eficaz é fundamental para que se sintam envolvidas e motivadas, contribuindo para um ambiente de trabalho mais positivo e produtivo.
• Ao tratar as pessoas colaboradoras como "clientes internos", a empresa estabelece uma parceria, onde ambos ganham: a empresa alcança melhores resultados e os colaboradores e colaboradoras sentem-se mais satisfeitos e envolvidos.

Sucesso é o acúmulo de pequenos esforços, repetidos dia e noite. Robert Collier

Relacionamento interpessoal é fundamental para o desenvolvimento humano e para a forma como nos conectamos com o mundo. Apesar de desafiador, "relacionar-se bem" é indispensável, pois ninguém vive isolado; todos e todas dependemos de apoio e interações no dia a dia, seja no trabalho, na família ou nas amizades.

Comunicação Institucional

É através da Comunicação Institucional que uma empresa, instituição ou entidade comunica com os seus diversos públicos, como pessoas colaboradoras, clientes, fornecedores, investidores, governo e a sociedade em geral.

Benefícios de uma comunicação interna efetiva

• Aumentar a motivação e a produtividade
• Melhorar o ambiente de trabalho
• Ajudar a resolver problemas e conflitos
• Proporcionar maior satisfação do cliente
• Otimizar tarefas e melhorar a organização

Os públicos externos serão todos aqueles que contactam com a organização, quer sejam clientes potenciais ou efetivos, bem como fornecedores e outros elementos da cadeia de distribuição dos produtos/serviços.