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Relacionamento Interpessoal: Comunicação e Conexão

Importância dos relacionamentos interpessoais em contexto organizacional

Relacionamento Interpessoal

Comunicação Institucional

Comunicação Interna

Comunicação Externa

Interlocutores Internos

Interlocutores Externos

Elementos da Comunicação

Índice

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É a capacidade de se relacionar bem com pessoas, organizações e instituições, sendo essencial tanto no ambiente profissional, como pessoal e familiar.

Relacionamento Interpessoal

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Papeis dos Comunicantes

Canais de Comunicação

Conteúdo da Comunicação

Características Interpessoais

Contexto

Linguagem e Símbolos

Elementos da Comunicação

Ao aprofundar os elementos da comunicação interpessoal, podemos compreender melhor como otimizar a interação entre os indivíduos e, consequentemente, melhorar o desempenho e a satisfação no trabalho.

A Comunicação Institucional é a área da comunicação que se dedica a construir, fortalecer e proteger a imagem de uma organização.

Comunicação Institucional

Info

É o contacto entre pessoas colaboradoras, de forma ascendente ou descendente, horizontal ou vertical, entre departamentos ou entre membros da mesma equipa, dentro da mesma organização. Este conceito é também conhecido como comunicação corporativa e comunicação organizacional.

Comunicação Interna

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Principais Interlocutores - Internos

Pessoas Colaboradoras

Vendas

Produção

Finanças

Investigação e Desenvolvimento

Marketing

• As pessoas colaboradoras (clientes internos) são o motor da empresa e devem ser valorizadas para alcançar melhores resultados.
• Destacam-se os seguintes setores ou departamentos como os principais interlocutores internos:

Compreende toda a informação relacionada com as atividades que a organização desenvolve e pretende promover a imagem da empresa, nomeadamente através da divulgação na imprensa dos acontecimentos que esta realiza.

Comunicação Externa

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Principais Interlocutores - Externos

Clientes

Transportadores

Fornecedores

São os clientes, fornecedores e transportadores.

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Conclusão

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Fornecedores

Reflexo da cultura organizacional

Parceria estratégica

Primeira impressão

Impacto na qualidade do produto

Ao estabelecer uma relação sólida e transparente com os seus fornecedores, as empresas podem garantir o fornecimento de insumos de qualidade, melhorar a eficiência da cadeia de suprimentos e fortalecer a sua imagem no mercado.

A forma como a empresa trata e se relaciona com os seus fornecedores reflete a sua cultura organizacional e os seus valores.

Os fornecedores são os primeiros a ter contacto direto com a empresa, formando uma imagem inicial que pode influenciar a percepção sobre a organização.

A qualidade dos insumos adquiridos dos fornecedores tem um impacto direto na qualidade do produto final e, consequentemente, na satisfação do cliente.

Clientes

• Cada pessoa colaboradora é uma representante da empresa, desde o primeiro contacto com o cliente, são responsáveis por construir e manter a imagem da organização.
• Um bom atendimento é fundamental para fidelizar e atrair novos clientes. É preciso oferecer um serviço que atenda às expectativas e necessidades de clientes, garantindo a sua satisfação.
• As empresas devem conhecer os seus clientes, as suas necessidades, expectativas e comportamentos (ex. estudos de mercado e outros mecanismos de feedback).
• Os clientes devem ser ouvidos e as suas opiniões devem ser consideradas. Ferramentas como caixas de sugestões, avaliação da satisfação e canais de atendimento, permitem que expressem as suas opiniões e contribuam para a melhoria dos produtos e serviços.

Papeis dos comunicantes

• Administração e pessoas colaboradoras: A comunicação entre gestores/as e colaboradores/as envolve a transmissão de objetivos, expectativas, feedbacks e instruções.
• Gerente e subordinada/o: A comunicação entre gerente e subordinada/o foca em atribuições, desempenho, desenvolvimento e resolução de problemas.
• Colegas de trabalho: A comunicação entre colegas visa a colaboração, troca de informações e suporte mútuo.

Caracaterísticas interpessoais

Transmissor: Confiança, credibilidade, assertividade e empatia do emissor influenciam a recepção da mensagem.

Receptor: Atitude receptiva, atenção e capacidade de descodificar a mensagem são essenciais para uma comunicação eficaz.

Relação: Nível de confiança, respeito mútuo e histórico de interações impactam a comunicação.

Contexto

• Estrutura organizacional: Hierarquia, cultura organizacional e políticas internas moldam a comunicação.
• Ambiente físico: Ruídos, interrupções e espaço físico podem afetar a comunicação.
• Situação: Urgência, importância da mensagem e clima emocional influenciam a comunicação.

Marketing

Foco no cliente

Comunicação interna

Muldisciplinar

Planeamento estratégico

O marketing também desempenha um papel importante na comunicação interna da empresa, pois as informações coletadas sobre os consumidores influenciam as decisões estratégicas da organização.

A satisfação do cliente é o objetivo principal do marketing. Todas as ações e estratégias são direcionadas para atender às necessidades e desejos dos consumidores.

O departamento de marketing é composto por diversos profissionais com funções específicas, como direção comercial, gerência e promoção.

O departamento de marketing é responsável por definir, elaborar e controlar as estratégias e planos de marketing da empresa.

Linguagem e Simbolos

Linguagem não-verbal

Linguagem verbal

Símbolos

Gestos, expressões faciais, tom de voz e postura complementam a mensagem verbal.

Palavras, frases e a forma como elas são organizadas transmitem informações e emoções.

Logotipos, gráficos e outros elementos visuais podem facilitar a compreensão de informações complexas

Transportadores

A qualidade do serviço prestado pelos transportadores está diretamente ligada à eficiência e à qualidade de toda a cadeia de suprimentos. Para garantir a entrega dos produtos de forma adequada, é fundamental que haja uma coordenação eficiente entre todos os elos da cadeia, desde a produção até a entrega final.

• Posicionamento estratégico: Os transportadores são o último elo antes da entrega ao cliente, tendo um contacto direto e final com o produto.
• Impacto na imagem da empresa: A qualidade do serviço prestado pelos transportadores reflete diretamente na imagem da empresa perante o cliente.
• Dependência da cadeia de suprimentos: A performance dos transportadores está diretamente ligada à qualidade dos serviços e produtos recebidos dos fornecedores internos.

Info

Canais de Comunicação

• Comunicação face a face: Permite a troca de informações em tempo real e a observação de sinais não-verbais.
• Comunicação escrita: E-mails, relatórios e documentos formais são utilizados para transmitir informações de forma mais estruturada.
• Comunicação virtual: Videoconferências, chats e mensagens instantâneas facilitam a comunicação a distância.

Conteúdo da Comunicação

Boas e más notícias: A forma como as notícias são transmitidas influencia a reação do receptor.

Relevância: A informação deve ser relevante para o receptor e atender às suas necessidades.

Familiaridade: O uso de linguagem e conceitos familiares facilita a compreensão.

Importância da informação: A informação financeira é fundamental para a tomada de decisões estratégicas e para o acompanhamento do desempenho da empresa.

Maximização dos resultados: otimiza os recursos financeiros da empresa para gerar o maior retorno possível sobre o investimento.

Eficiência operacional: Através de um controlo rigoroso das atividades financeiras, contribui para a melhoria da eficiência operacional da empresa.

Natureza interativa: A gestão financeira é um processo contínuo que exige adaptação às mudanças do mercado e às necessidades da empresa.

Produção

A gestão da produção dentro de uma organização permeia todos os setores da empresa, desde a indústria até aos serviços, tendo como objetivo principal garantir a produção eficiente de bens e serviços.

Natureza interdisciplinar: A gestão da produção está interligada com outras áreas da empresa, como planeamento, organização, controlo e coordenação.

Importância da comunicação: A troca de informações entre a produção e outros departamentos é essencial para garantir a eficiência dos processos..

Investigação e Desenvolvimento

• É o motor da inovação nas empresas. Ao criar novos produtos e serviços, o I&D garante que a empresa se mantenha competitiva e relevante no mercado. A colaboração com outros departamentos é fundamental para garantir o sucesso das iniciativas de inovação.
• Inovação como diferencial competitivo: A inovação é fundamental para atrair novos clientes e fidelizar os existentes.
• Interligação com outras áreas: A colaboração entre o I&D e outros departamentos, como produção, marketing e vendas, é essencial para garantir o sucesso dos novos produtos e serviços.
• Foco no cliente: As atividades do I&D devem estar sempre alinhadas com as necessidades e preferências dos clientes.

Vendas

O objetivo principal do departamento de vendas é garantir que as vendas sejam maximizadas, superando as despesas e assegurando a rentabilidade da organização. Assim, funciona como a ponta de lança da empresa, sendo responsável por gerar receita e garantir a sua sustentabilidade. Para alcançar este objetivo, além de uma equipa qualificada, é fundamental que tenha acesso à informação correta e trabalhe em conjunto com os demais departamentos da empresa.

• FOCO EM RESULTADOS: O departamento de vendas é responsável por garantir que a empresa alcance as suas metas de receita.
• CONHECIMENTO DO MERCADO: A equipa de vendas precisa de um profundo conhecimento do mercado, dos produtos da empresa, da concorrência e das estratégias da organização.
• COMUNICAÇÃO INTERNA: A comunicação eficaz entre a equipa de vendas e os demais departamentos é fundamental para o sucesso das vendas.

Info

Pessoas colaboradoras

• São responsáveis diretas pela entrega de produtos e serviços, e consequentemente, pelos resultados da empresa.
• Tal como os clientes externos, esperam ser valorizadas, reconhecidas e terem as suas opiniões consideradas.
• Uma comunicação interna eficaz é fundamental para que se sintam envolvidas e motivadas, contribuindo para um ambiente de trabalho mais positivo e produtivo.
• Ao tratar as pessoas colaboradoras como "clientes internos", a empresa estabelece uma parceria, onde ambos ganham: a empresa alcança melhores resultados e os colaboradores e colaboradoras sentem-se mais satisfeitos e envolvidos.

Sucesso é o acúmulo de pequenos esforços, repetidos dia e noite. Robert Collier

Relacionamento interpessoal é fundamental para o desenvolvimento humano e para a forma como nos conectamos com o mundo. Apesar de desafiador, "relacionar-se bem" é indispensável, pois ninguém vive isolado; todos e todas dependemos de apoio e interações no dia a dia, seja no trabalho, na família ou nas amizades.

Comunicação Institucional

É através da Comunicação Institucional que uma empresa, instituição ou entidade comunica com os seus diversos públicos, como pessoas colaboradoras, clientes, fornecedores, investidores, governo e a sociedade em geral.

Benefícios de uma comunicação interna efetiva

• Aumentar a motivação e a produtividade
• Melhorar o ambiente de trabalho
• Ajudar a resolver problemas e conflitos
• Proporcionar maior satisfação do cliente
• Otimizar tarefas e melhorar a organização

Os públicos externos serão todos aqueles que contactam com a organização, quer sejam clientes potenciais ou efetivos, bem como fornecedores e outros elementos da cadeia de distribuição dos produtos/serviços.