UNIDAD 3

TAPIA HIDALGO YARELI ELENA

UNIDAD 3

INDICE

Norma ISO-15489-2

Norma ISO 30300

Sistema de gestión documental electrónica

Ley General de Archivos

Norma ISO 30301

La normatividad en la gestión documental electrónica

La normatividad en la gestión documental electrónica

Introducción La gestión documental electrónica es el proceso de creación, organización, almacenamiento, preservación y disposición de documentos en formato digital. Este campo ha cobrado relevancia con el crecimiento exponencial de datos digitales y la necesidad de garantizar su autenticidad, integridad, accesibilidad y seguridad. La normatividad en la gestión documental electrónica establece principios, directrices y estándares que aseguran el manejo adecuado de documentos digitales, promoviendo la transparencia, la eficiencia y la legalidad. A continuación, se explora este tema en profundidad.

Definición de Gestión Documental Electrónica La gestión documental electrónica comprende la administración de documentos electrónicos desde su creación hasta su disposición final. Según la ISO 15489, los principios básicos de la gestión documental son:

• Autenticidad: El documento debe ser genuino y creíble.
• Fiabilidad: Proveer evidencia adecuada de las actividades que registra.
• Integridad: Garantizar que el documento no ha sido alterado.
• Usabilidad: Ser accesible para su consulta a lo largo del tiempo.
• Componentes del sistema de gestión documental:Captura de datos: Digitalización o creación de documentos en formato electrónico.
• Clasificación: Organización mediante metadatos, etiquetas o índices.
• Almacenamiento: Uso de repositorios digitales seguros.
• Recuperación: Búsqueda eficiente de documentos.
• Disposición: Destrucción segura o archivo permanente

Importancia de la Normatividad en la Gestión Documental Electrónica La normatividad asegura que las organizaciones cumplan con requisitos legales, técnicos y éticos. Sus beneficios incluyen:

• Garantizar la preservación de la memoria institucional.
• Proteger datos sensibles y confidenciales.
• Facilitar la rendición de cuentas.
• Prevenir sanciones legales por incumplimiento.
• En un entorno digital, el cumplimiento normativo es clave para garantizar que los documentos mantengan su validez y puedan ser utilizados como evidencia en procesos legales o administrativos.

Normativas Internacionales en Gestión Documental Electrónica ISO 15489-1:2016 Establece principios y requisitos para la gestión de documentos. Aplicable tanto a formatos físicos como digitales. ISO 30301 Define un sistema de gestión documental orientado a los objetivos de las organizaciones. ISO 27001 Focalizada en la seguridad de la información, abarcando la protección de documentos electrónicos sensibles. MoReq2010 (Model Requirements for the Management of Electronic Records) Especificaciones técnicas para sistemas de gestión documental electrónicos. Reglamento eIDAS (Unión Europea) Regula los servicios de identificación electrónica y las transacciones digitales seguras.

Normativas Nacionales: México Ley General de Archivos (2018) Marco jurídico para la organización y preservación de archivos en instituciones públicas. Artículos específicos sobre archivos electrónicos y su conservación. Norma Mexicana NMX-R-086-SCFI-2011 Directrices para la conservación y recuperación de documentos electrónicos.

Conclusión La normatividad en la gestión documental electrónica es esencial para garantizar la correcta administración de documentos digitales, la seguridad de la información y el cumplimiento legal. Las organizaciones deben priorizar la adopción de estándares internacionales y nacionales para asegurar la preservación de sus documentos y optimizar sus operaciones.

Bibliografía International Organization for Standardization. (2016). ISO 15489-1: Information and documentation - Records management - Part 1. Ley General de Archivos. México (2018). Ley 39/2015.Norma Mexicana para la conservación de documentos electrónicos.

Ley General de Archivos

Introducción La Ley General de Archivos (LGA), promulgada en México en el año 2018, es un marco legal que establece las bases para la organización, conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en el país. Su implementación busca garantizar el acceso a la información, promover la transparencia, y fortalecer la memoria institucional en los sectores público y privado. A continuación, se presenta un análisis detallado de los objetivos, principios, estructura y aplicación de esta ley, así como los retos y beneficios asociados a su cumplimiento.

La Ley General de Archivos surge como una respuesta a la necesidad de modernizar el manejo y la preservación de los archivos en México, en concordancia con otras leyes relacionadas, como: Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública (2015). Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados (2017). Antes de la LGA, existían marcos normativos dispersos, lo que dificultaba la gestión adecuada de los documentos en las entidades públicas y privadas. Con la LGA, se busca centralizar y homogeneizar los criterios de manejo archivístico

Objetivo de la Ley General de Archivos La LGA tiene como propósito principal garantizar la correcta gestión de los archivos en México mediante principios y lineamientos específicos. Sus objetivos son: Organización, conservación y preservación de los archivos generados por las instituciones públicas. Establecer mecanismos de acceso a la información archivística. Proteger el patrimonio documental de México. Promover la transparencia y rendición de cuentas. Definir roles y responsabilidades claras para las instituciones y los servidores públicos.

Principios Fundamentales La LGA está sustentada en los siguientes principios:

• Autenticidad: Los documentos deben reflejar con fidelidad las acciones realizadas por las instituciones.
• Disponibilidad: Los archivos deben estar accesibles para su consulta en el momento necesario.
• Conservación: Preservar los documentos de manera física o digital para asegurar su existencia a largo plazo.
• Integridad: Garantizar que los documentos no hayan sido alterados o modificados de forma indebida.
• Transparencia y acceso: Promover el acceso público a los archivos, salvo en casos donde las leyes lo restrinjan.

Estructura de la Ley General de Archivos La LGA consta de siete títulos que abarcan diversos aspectos de la gestión documental: Título I: Disposiciones generales Establece los conceptos básicos y objetivos de la ley. Define qué se entiende por "archivo", "documento", "gestión documental", entre otros. Título II: Sistema Nacional de Archivos Crea el Sistema Nacional de Archivos, compuesto por: El Archivo General de la Nación (AGN). Archivos estatales y municipales. Archivos de las entidades públicas. El AGN es el ente rector encargado de emitir normativas y lineamientos técnicos. Título III: Políticas y procesos de gestión documental Describe cómo deben clasificarse, conservarse y transferirse los documentos. Establece la implementación de programas institucionales de gestión documental. Título IV: Organización de los archivos Establece los principios para la clasificación archivística. Obliga a las entidades a contar con un cuadro general de clasificación archivística y un catálogo de disposición documental. Título V: Patrimonio documental Define qué documentos son considerados parte del patrimonio cultural de la nación. Promueve la protección y difusión del acervo histórico. Título VI: Responsabilidades y sanciones Especifica las responsabilidades de los servidores públicos en la gestión archivística. Incluye sanciones por negligencia o incumplimiento. Título VII: Disposiciones transitorias Establece plazos para que las instituciones se adapten a la ley.

Conclusiones La Ley General de Archivos marca un avance significativo en la organización y preservación de documentos en México, fortaleciendo la transparencia y garantizando el acceso público a la información. Sin embargo, su efectividad depende de la asignación de recursos, la capacitación del personal y la colaboración entre instituciones.

Bibliografía Congreso de la Unión (2018). Ley General de Archivos. Diario Oficial de la Federación. Archivo General de la Nación (2020). Guías de implementación de la Ley General de Archivos. INAI (2019). Relación entre la Ley General de Archivos y la Ley General de Transparencia. García Mendoza, L. (2021).

Norma ISO 30300

Introducción La norma ISO 30300, parte de la serie ISO 30300-30305 sobre gestión de documentos, establece los requisitos para implementar un sistema de gestión de documentos (SGD) en organizaciones de cualquier sector. Esta norma, publicada por la Organización Internacional de Normalización (ISO), proporciona un marco estratégico para asegurar que los documentos, en cualquier formato, sean gestionados de manera eficiente, segura y conforme a las necesidades legales, operativas y culturales de las organizaciones. La ISO 30300 es fundamental para integrar la gestión documental en los procesos estratégicos organizacionales, apoyando la transparencia, la eficiencia y la toma de decisiones basadas en información confiable.

Contexto de la ISO 30300 La serie ISO 30300 surge como respuesta a la creciente digitalización de los procesos organizacionales y la necesidad de garantizar que los documentos electrónicos y físicos sean administrados de manera adecuada. A diferencia de otras normas relacionadas, como la ISO 15489 (gestión de documentos), la ISO 30300 se centra en establecer un sistema de gestión que integre políticas, objetivos y procesos para administrar documentos de manera estratégica. La serie ISO 30300 es compatible con otras normas de sistemas de gestión, como la ISO 9001 (gestión de calidad) y la ISO 27001 (seguridad de la información), lo que facilita su integración en marcos organizacionales más amplios.

Objetivos de la Norma ISO 30300 Los principales objetivos de la ISO 30300 son: Garantizar la disponibilidad de documentos confiables en tiempo y forma para respaldar las actividades organizacionales. Alinear la gestión documental con los objetivos estratégicos de las organizaciones. Promover la transparencia y la rendición de cuentas mediante prácticas estandarizadas. Proteger la memoria institucional y el patrimonio documental. Fomentar la mejora continua en los procesos de gestión de documentos.

Alcance y Aplicación La norma ISO 30300 es aplicable a todo tipo de organizaciones, públicas o privadas, independientemente de su tamaño o sector. Es especialmente relevante para aquellas que necesitan: Cumplir con requisitos legales relacionados con la gestión documental. Proteger información sensible o estratégica. Gestionar grandes volúmenes de datos y documentos electrónicos. Implementar políticas de transparencia y acceso a la información.

Principios Fundamentales de la ISO 30300 La norma se basa en los siguientes principios: Enfoque basado en procesos La gestión documental debe integrarse como parte de los procesos operativos de la organización. Responsabilidad organizacional La alta dirección debe liderar la implementación y asegurar el compromiso con el SGD. Ciclo de vida de los documentos Los documentos deben ser gestionados desde su creación hasta su disposición final (destrucción o preservación). Transparencia y trazabilidad Cada documento debe tener un registro claro que permita rastrear su origen y cambios realizados. Cumplimiento normativo Asegurar que las prácticas de gestión documental cumplan con leyes y regulaciones locales e internacionales.

Estructura de la Norma ISO 30300 La norma se organiza en capítulos que establecen los requisitos y directrices para implementar un sistema de gestión de documentos: Capítulo 1: Objeto y Campo de Aplicación Define el propósito de la norma y el alcance de su aplicación. Capítulo 2: Referencias Normativas Relación con otras normas complementarias, como la ISO 15489 e ISO 9001. Capítulo 3: Términos y Definiciones Proporciona un glosario de términos clave, como "documento", "archivo", "sistema de gestión documental", entre otros. Capítulo 4: Contexto de la Organización La organización debe comprender sus necesidades y objetivos estratégicos para alinear la gestión documental. Capítulo 5: Liderazgo y Compromiso Establece el papel de la alta dirección en la implementación del sistema. Capítulo 6: Planificación Describe cómo identificar riesgos y oportunidades relacionados con la gestión documental. Capítulo 7: Apoyo Detalla los recursos necesarios, incluyendo capacitación, infraestructura y tecnologías. Capítulo 8: Operación Incluye directrices para la implementación y control de los procesos de gestión documental. Capítulo 9: Evaluación del Desempeño Exige auditorías y evaluaciones periódicas para garantizar la eficacia del sistema. Capítulo 10: Mejora Continua Enfatiza la necesidad de revisar y actualizar el sistema regularmente.

Conclusión La ISO 30300 es una herramienta esencial para las organizaciones que desean profesionalizar su gestión documental y alinear sus prácticas con objetivos estratégicos y legales. Aunque su implementación puede enfrentar desafíos iniciales, los beneficios a largo plazo, en términos de eficiencia, seguridad y transparencia, justifican su adopción.

Bibliografía ISO. (2011). ISO 30300: Information and documentation — Management systems for records — Fundamentals and vocabulary. International Organization for Standardization. Archivo General de la Nación (AGN). (2021). Guía para la implementación de sistemas de gestión documental basados en la ISO 30300. García, L. (2020). Gestión Documental Estratégica: Normas ISO y su Aplicación. Editorial UNAM.

Norma ISO 30301

Introducción La Norma ISO 30301, publicada por la Organización Internacional de Normalización (ISO), es una de las principales normas de la serie ISO 30300 enfocada en los sistemas de gestión de documentos. A diferencia de la ISO 30300, que establece conceptos y directrices generales, la ISO 30301 especifica los requisitos necesarios para implementar, mantener y mejorar un Sistema de Gestión para Documentos (SGD), garantizando que las organizaciones gestionen sus documentos de manera estratégica, confiable y alineada con sus objetivos.

Contexto de la Norma ISO 30301 La creciente digitalización de los procesos organizacionales y la complejidad de los requisitos legales, operativos y estratégicos impulsaron la necesidad de desarrollar estándares que garantizaran una gestión documental eficiente. La ISO 30301, publicada en 2011 y revisada posteriormente, es la única norma de la serie que define requisitos certificables para un SGD, convirtiéndose en una herramienta clave para las organizaciones que buscan mejorar su desempeño mediante una gestión eficaz de documentos. Este estándar está alineado con otras normas ISO de sistemas de gestión, como la ISO 9001 (Gestión de la Calidad) y la ISO 14001 (Gestión Ambiental), facilitando su integración en sistemas de gestión organizacionales más amplios.

Objetivo de la Norma ISO 30301 La norma tiene como objetivo principal establecer un marco sistemático para que las organizaciones: Gestión eficaz de documentos en cualquier formato, garantizando su integridad, disponibilidad y autenticidad. Alineación de la gestión documental con los objetivos estratégicos de la organización. Cumplimiento normativo y regulatorio relacionado con la gestión documental. Optimización de recursos al integrar la gestión documental con otros procesos organizativos. Promoción de la transparencia y la rendición de cuentas a través de documentos confiables y accesibles.

Conclusión La ISO 30301 es una herramienta esencial para organizaciones que buscan profesionalizar su gestión documental, asegurar el cumplimiento normativo y mejorar su desempeño organizacional. Si bien su implementación puede enfrentar desafíos iniciales, los beneficios en términos de eficiencia, transparencia y alineación estratégica justifican su adopción.

Sistema de gestión documental electrónica

Introducción Un Sistema de Gestión Documental Electrónica (SGDE) es un conjunto de herramientas tecnológicas, procesos y políticas diseñados para administrar documentos digitales de forma eficiente, segura y conforme a normas legales. Este tipo de sistema permite gestionar todo el ciclo de vida de un documento: desde su creación o captura, pasando por su almacenamiento y uso, hasta su disposición final, ya sea preservación o eliminación. La gestión documental electrónica es crucial en la era digital, donde las organizaciones manejan volúmenes masivos de información. Un SGDE bien implementado asegura la accesibilidad, trazabilidad y confidencialidad de los documentos, favoreciendo la productividad, la toma de decisiones y el cumplimiento normativo.

Objetivos de un Sistema de Gestión Documental Electrónica Un SGDE busca: Organizar la información de manera estructurada para facilitar su acceso y uso. Garantizar la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos. Asegurar la accesibilidad de los documentos durante todo su ciclo de vida. Proteger la confidencialidad de la información sensible. Cumplir con normativas legales y estándares internacionales. Optimizar procesos internos, reduciendo costos operativos asociados a la gestión manual de documentos.

Conclusión Un Sistema de Gestión Documental Electrónica es esencial en el contexto actual, donde las organizaciones enfrentan desafíos relacionados con la gestión de información digital. Aunque su implementación puede presentar retos, los beneficios en términos de eficiencia, seguridad y cumplimiento normativo justifican su adopción. La integración de un SGDE con estándares internacionales y tecnologías emergentes asegura que las organizaciones estén preparadas para enfrentar las demandas de la era digital.

GRACIAS