Unidad 3: Organización por departamentos y comunicación

PRÁCTICAS EN ENTORNO DE SIMULACIÓN

Unidad 3: Organización en la empresa

Gracias

TIC

COMUNICACIÓN EXTERNA

RECEPCIÓN

ARCHIVO INFORMÁTICO

COMUNICACIÓN ESCRITA

COMUNICACIÓN INTERNA

EL TRABAJO EN EQUIPO

ARCHIVO CONVENCIONAL

COMUNICACIÓN ORAL

RESPONSABILIDAD SOCIAL

LA ORGANIZACIÓN

En esta unidad estudiarás...

Índice

01

Conceptos básicos

La organización en la empresa

• La estructura de la empresa con sus diferentes departamentos, secciones, divisiones, etc
• El orden jerárquico y las relaciones entre los diferentes escalones de la empresa
• Los canales de comunicación

El organigrama es una representación gráfica de la organización de una empresa

El organigrama

• División por funciones

Se estructura a la entidad en áreas o departamentos que agrupan las tareas precisas para llevar a cabo una función básica de la compañía Se puede utilizar el organigrama funcional para mostrar la estructura de este modelo de organización.

• División por productos

Las áreas o departamentos de la empresa se agrupan en función de las actividades precisas para la comercialización o producción de un producto o servicio concreto. Esta estructura organizativa resulta frecuente en las grandes empresas que manejan una elevada variedad de artículos.

• División por situación geográfica

Los departamentos o divisiones de una compañía se agrupan en actividades para operar en una zona geográfica determinada.

• División por clientes

Cuál es la forma de organizar una empresa? La clasificación empresarial comienza por la división de esta en departamentos o áreas que agrupan actividades y labores con cierta homogeneidad, además del establecimiento de las relaciones jerárquicas entre ellas. A continuación, te damos más detalles sobre cómo organizar una empresa en función del tipo de división:

¿cómo organizamos la empresa?

Implica un grupo de personas trabajando de forma coordinada en la ejecución de un proyecto

El trabajo en equipo

• Conseguir mayor nivel de eficacia
• Mejorar el clima laboral
• Tener una comunicación más directa y fluida
• Aumentar la motivación de los componentes del equipo
• Adquirir un mayor nivel de compromiso con los objetivos marcados

Objetivos de un equipo de trabajo

• Realizar fotocopias, escanear documentos, tratamiento de textos, archivo y apoyo a dirección o a otros departamentos

• Recibir y responder diariamente el correo, los emails, las redes sociales, los avisos o los certificados

+ info

• Responder, registrar, hacer pasar a quien corresponda y devolver las llamadas de teléfono

• Gestionar la agenda de citas o reuniones

• Atender a cualquier visita, saludándola, dándole la bienvenida, informándola y anunciándola de forma adecuada

La persona encargada de la Recepción en una empresa es la primera toma de contacto con el exterior. Realiza la función de canalizar y distribuir el trabajo y los diferentes asuntos que se reciben entre los departamentos o personas que deben gestionarlos.FUNCIONES:

Importancia de la Recepción en la empresa

Es la contribución activa y voluntaria a la mejora social, económica y ambiental por parte de las empresas, con el objetivo de mejorar la imagen que los clientes tienen de la empresa

Responsabilidad social y el departamento de recepción

Digitalizar el archivo

Reducir el consumo de papel

Contribuir a la mejora del medio ambiente

• Carpetas colgantes que utiliza para guardar la documentación que está en proceso de tramitación.
• Archivadores A-Z donde guardar documentos que ya han sido completamente gestionados para su conservación. Cada depatamento dispone de sus propios archivadores.
• Estanterías para guardar los archivadores A-Z y armarios
• Bandejas apilables en cada departamento para pasar los documentos en gestión, las notas internas y demás información necesaria de unos departamentos a otros.
• Medios informatizados: Office, Software del sol, dispositivos de almacenamiento.

Materiales necesarios para el archivo en la empresa

01

Conceptos básicos

La comunicación

VENTAJAS Y DESVENTAJAS

Comunicación Informal

Comunicación Formal

Tipos de comunicación empresarial

+ info

HORIZONTAL

DESCENDENTE

ASCENDENTE

03

02

01

lA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA PUEDE SER:

En los últimos años las empresas están viendo como la estructura jerárquica tradicional comienza a estar desfasada. Están dando lugar modelos en los que los empleados son el centro de la compañía y la comunicación interna cada vez es más horizontal. Sin embargo, lograr una estrategia que se adapte a los nuevos tiempos, fomentando un buen ambiente laboral y consiguiendo cumplir su función no es tan sencillo como parece

¿Qué es la comunicación interna? Cuando hablamos de comunicación interna en la empresa nos referimos a la comunicación que se establece entre todas las personas que forman parte de la compañía. Es fundamental por muchos motivos, pero sobre todo, porque permite conectar con los trabajadores de una manera eficaz para alcanzar con éxito los objetivos establecidos.

Comunicación Interna

+ info

+ info

+ info

información

Archivo de la

+ info

La empresa genera una gran cantidad de información y de docuemntación que hay que organizar y conservar. La organización de la información se realiza:- Por el propio interés de la empresa - Por exigencias legales: 6 años como normal generalDebes organizar la forma y establecer los criterios para guardar y archivar la información y los documentos de tu empresa.

Organización y archivo de la información

ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN

¡Muchas gracias!

La comunicación formal es la manera jerárquica de trasmisión de la información, entre jefes y subordinados, manteniendo la autoridad de los superiores. Se hace uso del lenguaje formal para la difusión de tareas por hacer o algún comunicado de relevancia, en estos casos se da lo que sería la comunicación descendente cuando es de los superiores a subordinados y comunicación ascendente, cuando los empleados envían un comunicado a sus superiores.

En la comunicación informal, el intercambio de información es de manera no oficial, necesario para recabar información que de la manera formal sea difícil conseguir, pues nace de las relaciones sociales como las sugerencias, ya que hay más libertad en la comunicación informal.

En las ventajas está el mantenimiento de la autoridad entre superiores y subordinados, además que permite una clara y eficaz transmisión de la información, por lo que no hay cabida en la malinterpretación del mensaje y un flujo ordenado de la información, ejemplo, si se transmite la información con un mapa conceptual. En las desventajas está que la información puede estar distorsionada, pues recorre muchos pasos antes de llegar a su objetivo, que haya sobrecarga de trabajo y la indiferencia de los superiores ante las sugerencias formales de los subordinados. Respecto a la comunicación informal, en las ventajas está la rapidez de la trasmisión de la información, causando el mismo impacto; la resolución fácil de los problemas y la satisfacción de las necesidades de los empleados. Con respecto a las desventajas tenemos que la información no es fiable pues puede que distorsione o sólo sean rumores, además que la información al no ser sistemática, puede que llegue a la persona incorrecta.