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Inventario

documental

Inventario documental

Documentos

Concepto

Es aquel que representa un hecho o acto y que ha sido creado, recibido o utilizado en el curso de las actividades de una organización o persona. En este caso se anota qué expediente contiene documentos originales, copias u otros.

Instrucción

Marcar con una “X” si el expediente contiene documentos originales, copias u otros.

Serie

Concepto

Son las divisiones de una sección que corresponden al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general, integrados en expedientes de acuerdo con un asunto, actividad o trámite específico.

Instrucción

Escribir la clave y denominación que corresponda conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística.

Fecha de apertura de expediente

Concepto

Fecha de inicio: día/mes/año en que se abre o inicia el expediente.

Asunto

Concepto

Es una descripción explícita del contenido del expediente. Este rubro debe concordar con la serie documental aplicada y las constancias documentales que la integran.

Instrucción

Escribir la descripción explícita del contenido del expediente.

Cantidad de legajos

Concepto

Conjunto de documentos que se relacionan entre sí y se agrupan para fines de organización, gestión y conservación. Estos documentos pueden ser de carácter público o privado y abarcan una variedad de formatos, como documentos escritos, digitales o cualquier otro tipo.

Instrucción

Anotar el número total de legajos que integran el expediente.

Archivo de trámite

Concepto

Se refiere a donde se almacenan los documentos que están en procesos relacionados con asuntos, actividades o trámites específicos.

Valor documental

Concepto

Es un proceso crítico para garantizar la gestión adecuada de los documentos en los archivos. Se trata de tomar decisiones informadas sobre qué documentos conservar y cuáles descartar, considerando tanto su función original como su relevancia a largo plazo. En atención a la naturaleza del expediente, se marcan las casillas de los valores “Administrativo”, “Legal”, “Fiscal” o “Contable” según lo previsto en el Catálogo de Disposición documental.

Instrucción

Anotar el número de años de vigencia previsto en el Catálogo de Disposición Documental.

Inventario documental

Concepto

Inventario documental general: registro de los expedientes resguardados en el archivo de trámite.Inventario documental de transferencia: registro de los expedientes que serán enviados del archivo de trámite al archivo de concentración o del archivo de concentración al archivo histórico.

Instrucción

Marcar con una X según se trate de un inventario general o de transferencia primaria.

Fecha de elaboración

Concepto

Fecha de elaboración: se refiere a la fecha en que se realizó el inventario.

Subserie

Concepto

Son el conjunto de unidades documentales que se identifican de forma separada por su contenido y características específicas; es decir, uno o varios tipos documentales diferentes son generados en procesos administrativos semejantes.

Instrucción

Escribir la clave y denominación que corresponda conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística.

Fondo/subfondo

Concepto

Fondo: es el dato que se identifica con una marca alfabética con la cual se abrevia e identifica tu institución.Subfondo: es el dato que se identifica con una marca alfabética con la cual se distingue cada una de las divisiones principales de tu institución.

Vigencia documental

Concepto

Es el periodo durante el cual un documento de archivo tiene utilidad debido a que su información aún es actual y se puede utilizar para asuntos en turno. Durante este tiempo, el documento mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y debe de permanecer en un Archivo de Trámite.

Instrucción

Anotar el número de años de vigencia previsto en el Catálogo de Disposición Documental.

Área administrativa productora

Concepto

Se refiere a la unidad o departamento específico dentro de una organización que es responsable de crear y gestionar documentos.

Instrucción

Escribir el nombre de la unidad administrativa que genera el expediente.

Plazo de conservación

Concepto

Se refiere al período durante el cual los documentos de archivo deben mantenerse antes de tomar decisiones sobre su destino final. Se divide en dos: archivo de trámite y archivo de concentración.

Instrucción

Anotar el número de años que se conservará el expediente en el Archivo de Trámite (AT) y en el Archivo de Concentración (AC). Su vigencia está prevista en el Catálogo de Disposición Documental.

Número de fojas

Concepto

El término foja se utiliza para referirse a una hoja de papel dentro de un archivo o expediente. Estos archivos contienen información relevante que puede ser consultada en el futuro.

Instrucción

Anotar el número total de fojas (hojas) que integran el expediente.

Signatura de instalación

Concepto

Son los datos que permiten ubicar físicamente el expediente. Debe corresponder a la ubicación y la descripción en portada.

Instrucción

Escribir la ubicación física del expediente.

Hoja /a

Concepto

Hoja: cantidad de fojas de las que consta el inventario documental al inicio.a: cantidad de fojas de las que consta el inventario documental al final.

Instrucción

Escribir el número correspondiente a la cantidad de fojas de inicio a fin.

Archivo de concentración

Concepto

Se refiere a donde se almacenan los documentos que ya no están en trámite activo, pero aún tienen valor para consulta posterior.

Fecha de cierre de expediente

Concepto

Fecha de término: día/mes/ año en que se concluye el expediente.

Número de expediente: clave de clasificación archivística - Núm. Expediente/año de apertura

Concepto

Se compone de las claves asignadas a fondo, subfondo, sección, subsección, serie y subserie, más un número consecutivo (se renueva anualmente) y el año de apertura del expediente.

Instrucción

Escribir la clave asignada al expediente: clave de clasificación archivística – número de expediente / año de apertura.

Fechas extremas

Concepto

Son aquellas que indican el momento de inicio y conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba.

Instrucción

Escribir las fechas extremas, tanto de apertura de expediente como de cierre.

Número de registro

Concepto

Es el número consecutivo dentro del inventario.

Elaboró

Concepto

Se refiere al nombre del o la responsable del archivo que realiza el inventario.

Instrucción

Escribir el nombre de la persona responsable del archivo que elabora el inventario.