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Catálogo de

disposición documental

Plazo de conservación

Concepto

Es el periodo de resguardo de la documentación en los archivos de trámite y concentración. Consiste en la combinación de la vigencia documental y, en su caso, el término precautorio y periodo de reserva que se establezcan de conformidad con la normatividad aplicable.

Instrucción

Asentar los plazos de conservación tanto en el Archivo de Trámite como en el Archivo de Concentración, estipulado en la vigencia documental.

Archivo de trámite

Concepto

Se conforma de los documentos de uso cotidiano y necesarios durante un año o hasta que concluya el trámite, pero que siguen siendo consultados con frecuencia.

Subserie

Concepto

Son el conjunto de unidades documentales que se identifican de forma separada por su contenido y características específicas. Es decir, uno o varios tipos documentales diferentes son producidos en procesos administrativos semejantes. Cuando no hay alguno de estos, se coloca un cero “0” como consecuencia de que “No aplica”.

Instrucción

Escribir el nombre de las unidades documentales que son producidas en procesos administrativos semejantes. En el caso del ejemplo son: no aplica; proyectos interinstitucionales; consejos y comités; personal; aplicaciones presupuestales; servicios generales; servicios básicos; planeación y control interno; emisión de normatividad; estudios, informes y opiniones, etcétera.

Valor legal

Concepto

Es el valor que tienen los documentos como testimonio ante la Ley, derivándose derechos y obligaciones legales.

Clave de la Serie

Concepto

Es el dato que identifica las divisiones de una sección con una marca numérica.

Instrucción

Escribir los números correspondientes a cada una de las divisiones principales de la sección de tu institución en orden organizacional, de acuerdo con la estructura orgánica de manera jerárquica. En el caso del ejemplo son: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 y 13.

Valor administrativo

Concepto

Es el valor que tienen los documentos en la atención de un trámite administrativo.

Valor contable

Concepto

Es el valor que tienen los documentos que sirve de explicación o justificación de operaciones destinadas al control presupuestario, de ingresos, egresos y movimientos económicos de un organismo público.

Destino final

Concepto

Es la baja de documentos cuyo plazo de conservación ha concluido o se hace su transferencia secundaria al archivo histórico derivado de una selección.

Instrucción

Poner una X en el espacio correspondiente a la baja documental o conservación de archivo histórico, según sea el caso.

Clave de la subserie

Concepto

Es el dato que identifica las divisiones de una sección con una marca numérica.

Instrucción

Escribir los términos correspondientes a cada una de las divisiones principales de la sección de tu institución en orden organizacional, de acuerdo con la estructura orgánica de manera jerárquica. En el caso del ejemplo son: 0,1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 y 11.

Baja documental

Concepto

Es la baja de expedientes que cumplieron sus valores documentales y plazos de conservación, previa dictaminación.

Valor documental

Concepto

Características del expediente para otorgar el valor.

Instrucción

Poner una X en el espacio correspondiente al valor documental. Puede ser valor administrativo, valor legal, valor fiscal o valor contable.

Vigencia docuental

Concepto

Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes aplicables.

Instrucción

Asentar la suma de los plazos de conservación tanto en trámite como en concentración.

Valor fiscal

Concepto

Es el valor que tienen los documentos como testimonio en el cumplimiento de las obligaciones tributarias ante Tesorería o Hacienda pública.

Archivo de concentración

Concepto

Se conforma por los documentos cuya consulta por parte de las unidades administrativas es esporádica y que permanecen en él hasta que prescribe su valor administrativo, legal, fiscal, contable o bien, cuando concluye el término para conservarlos de manera precautoria.

Serie

Concepto

Son las divisiones de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general, integrados en expedientes de acuerdo con un asunto, actividad o trámite específico.

Instrucción

Escribir el nombre de los documentos que se producen en cada una de aquellas. En el caso del ejemplo, serían las descritas en el Reglamento Interior de la Secretaría de Infraestructura, Conectividad y Movilidad.

Conservación de archivo histórico

Concepto

Se refiere a la transferencia secundaria de los expedientes que tienen características evidenciales, testimoniales e informativas y que, por ello, deben estar en archivo histórico.