Politica DUE DILIGENCE

EXPEDIENTES

DEFINICIONES CLAVE

¿Cuáles son las responsabilidades del Comité a cargo de esta política?

¿Cuáles son los objetivos que persigue esta política?

PROpósito, objetivo y Alcance

RESPONSABILIDAD

APLICACIÓN

BARDAHL

¿Cuáles son las responsabilidades del Comité a cargo de esta política?

¿Qué área es responsable de la formación del equpo?

POLÍTICA

¿Cuál es el propósito de esta política y qué alcance tiene?

DILIGENICIA DEBIDA

lEGISLACIÓN APLICABLE

CAPACITACIÓN Y DIFUSIÓN

¿Qué área es responsable de la formación del equpo?

Leyes, reglamentos, códigos y políticas

MONITOREO

CUMPLIMIENTO

¿Qué es la Diligencia Debida?

¿Quién supervisa el cumplimiento de esta política?

Propósito

Establecer relaciones comerciales basadas en la integridad y honestidad, asegurando que solo se aprueben aquellas relaciones que cuenten con la validación del Comité de Auditoría y Cumplimiento, conforme a los criterios del proceso de Diligencia Debida.

Objetivo

Revisar exhaustivamente los antecedentes de socios, clientes, distribuidores, proveedores y terceros para validar su identidad y evaluar los riesgos legales, éticos, financieros y operativos asociados a las relaciones comerciales.

PROPÓSITO, OBJETIVO Y ALCANCE

¿Cuáles el propósito, objetivo y alcance de nuestra política?

Alcance

Esde observancia obligatoria para todos los socios comerciales, clientes, proveedores, distribuidores y otras empresas colaboradoras, sin importar el tipo de contrato que rija su relación con BARDAHL.

Definiciones clave

Para los fines de esta política y una mejor comprensión de este microcurso, veamos las siguientes definiciones

Diligencia debida

02

01

Listas negras

DEFINICIONES CLAVE

¿Qué conceptos debemos conocer para comprender mejor esta política?

Persona políticamente expuesta

04

03

Riesgo

05

Tercero

Leyes, reglamentos, códigos y políticas:

• Ley General de Responsabilidades Administrativas
• Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita (LFPIORPI)

• Reglamento de la LFPIORPI
• Código de Ética y Conducta
• Política Prevención de Lavado de Dinero y Financiamiento al Terrorismo
• Política de Anticorrupción

Lesgislación aplicable y marco normativo

Leyes, reglamentos, códigos y políticas

01.

03.

Emitir recomendaciones

Evaluar la documentación

• Revisar y validar la documentación de identificación enviada por el personal de Ventas, Compras y Legal.

• Informar al personal correspondiente sobre la procedencia de continuar o no la relación comercial, según los resultados del análisis.

02.

Realizar el análisis de riesgos

• Evaluar el nivel de riesgo de los terceros en función de la información recopilada.

REPONSABILIDADES DEL COMITÉ

04.

05.

Investigar incumplimientos

Monitorear relaciones comerciales

¿Cuáles son las responsabilidades del comité?

• Realizar el proceso de Diligencia Debida anualmente para terceros con riesgo medio y evaluar cambios en el nivel de riesgo

• Iniciar investigaciones internas en caso de incumplimientos a la política o violaciones potenciales de leyes.

01.

02.

Verificar documentación

Solicitar documentación

• Pedir la documentación de identificación al cliente o distribuidor al cerrar la venta.

• Asegurarse de que la documentación esté completa, legible y actualizada.

REPONSABILIDADES DEL PERSONAL DE VENTAS

03.

04.

Enviar documentación

Elaborar formato

¿Cuáles son las responsabilidades del equipo de ventas?

• Completar el "Formato de identificación PF/PM".

• Remitir la documentación y el formato al Comité de Auditoría y Cumplimiento para el proceso de Diligencia Debida.

01.

02.

Verificar documentación

Solicitar documentación

• Pedir la documentación de identificación al proveedor durante su evaluación.

• Asegurarse de que la documentación esté completa, legible y actualizada.

REPONSABILIDADES DEL PERSONAL DE compras

03.

04.

Enviar documentación

Elaborar formato

¿Cuáles son las responsabilidades del personal de compras?

• Completar el "Formato de identificación PF/PM".

• Remitir la documentación y el formato al Comité de Auditoria y Cumplimiento para el proceso de Diligenica Debida.

01.

02.

Verificar documentación

Solicitar documentación

• Pedir la documentación de identificación al proveedor durante su evaluación.

• Asegurarse de que la documentación esté completa, legible y actualizada.

REPONSABILIDADES DEL PERSONAL DE compras

03.

04.

Enviar documentación

Elaborar formato

¿Cuáles son las responsabilidades del personal de compras?

• Completar el "Formato de identificación PF/PM".

• Remitir la documentación y el formato al Comité de Auditoria y Cumplimiento para el proceso de Diligenica Debida.

01.

02.

Verificar documentación

Solicitar documentación

• Pedir la documentación de identificación al socio al cerrar el negocio.

• Asegurarse de que la documentación esté completa, legible y actualizada.

REPONSABILIDADES DEL PERSONAL DE legal

03.

04.

Enviar documentación

Elaborar formato

¿Cuáles son las responsabilidades del equipo de legal?

• Completar el "Formato de identificación PF/PM".

• Remitir la documentación y el formato al Comité de Auditoria y Cumolimiento para el proceso de Due Diligence.

Personas morales

Personas físicas

• Formato de identificación PM.
• Acta constitutiva vigente con poder para el representante legal.
• Identificación oficial del representante legal (INE, pasaporte, cédula profesional, documento migratorio).
• CURP y RFC del representante legal.
• Constancia de situación fiscal actualizada (expedida por el SAT).
• Comprobante de domicilio no mayor a tres meses de antigüedad y el impacto de dicha decisión.

• Formato de identificación PF.
• Identificación oficial vigente (INE, pasaporte, cédula profesional, documento migratorio).
• Constancia de situación fiscal del mes que iniciará la operación.
• Comprobante de domicilio no mayor a tres meses de antigüedad.

EXPEDIENTES

¿Qué documentos se requieren para realizar el proceso de identificación?

Formación del equipo

La capacitación es responsabilidad del área de Recursos Humanos, la cual debe ofrecer formación, ya sea de manera presencial o virtual, al personal de Ventas, Compras y Legal, cada dos años o cuando se produzcan cambios normativos. Además, se debe mantener un registro de los empleados que participan en las sesiones de capacitación

CAPACITACIÓN Y DIFUSIÓN

¿Qué área es responsable de la formación del equpo?

Aplicación

La aplicación del proceso de Due Diligence debe realizarse de la siguiente manera:

• Clientes y distribuidores: Durante la identificación de proyectos y antes de preparar la oferta.
• Socios: Antes de firmar cualquier preacuerdo.
• Empleados eventuales y otros intermediarios: Antes de formalizar la relación contractual y la prestación de servicios.
• Proveedores: Antes de formalizar la relación contractual y la prestación de servicios.

Aplicación

¿Cuándo deberá aplicarse la Diligencia Debida?

Monitoreo

El monitoreo consiste en llevar a cabo revisiones anuales de terceros clasificados con riesgo medio, con el objetivo de garantizar que su nivel de riesgo no haya aumentado. En caso de que el riesgo se eleve a alto, se deberá evaluar la continuidad de la relación comercial con dicho tercero.

MONITOREO

Revisión anual

Cumplimiento

Cualquier incumplimiento de esta política, así como eventos que puedan contravenir leyes relacionadas con el soborno, la corrupción, el lavado de dineroo el financiamiento del terrorismo, darán lugar a una adecuada investigación interna, que podrá involucrar a las autoridades judiciales competentes.

Cumplimiento

Investigación interna adecuada