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Martínez Ramírez Elizabeth Dafne
Created on November 25, 2024
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Martínez Ramírez Elizabeth Dafne
La normatividad en la gestión documental electrónica
ETAPAS
La gestión documental electrónica es el proceso de administrar documentos en formato digital a lo largo de su ciclo de vida, desde su creación hasta su disposición final.
¿Qué es la gestion documental electronica?
conjunto de leyes, regulaciones y estándares que rigen cómo se deben manejar, almacenar, proteger y conservar los documentos en formato digital. Estas normativas aseguran que los documentos electrónicos sean gestionados de manera eficiente, segura y conforme a las leyes aplicables.
¿Qué es la normatividad en la gestion documental electronica?
incluye:
-La ley promueve el uso de tecnologías de la información para mejorar la administración de los archivos y establece un sistema integral de gestión de documentos electrónicos
-Establece los principios y bases generales para la organización, conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial
Ley General de Archivos
- Establece las disposiciones necesarias para la gestión y conservación de archivos en México, incluyendo los documentos electrónicos. -Detalla las disposiciones para la gestión y conservación de archivos, incluyendo los electrónicos establece un sistema integral de gestión de documentos electrónicos.
Reglamento de la Ley General de Archivos
Es un estándar internacional que especifica los requisitos para un sistema de gestión de documentos eficaz. Esta norma proporciona un marco estructurado para crear, mantener y gestionar documentos de manera que se cumplan los objetivos organizacionales
Norma ISO 30301
Es parte de una serie de normas internacionales que establecen los requisitos para los sistemas de gestión de documentos. Estas normas son desarrolladas por la Organización Internacional de Normalización (ISO) y proporcionan un marco para la gestión eficiente y segura de los documentos en cualquier organización.
Norma ISO 30300
Fundamentos y Vocabulario: Define los términos y conceptos básicos relacionados con la gestión de documentos. Objetivos: Establece los objetivos para el uso de sistemas de gestión de documentos, como mejorar la eficiencia operativa, asegurar el cumplimiento normativo y proteger la información. Principios: Proporciona los principios para implementar un sistema de gestión de documentos, incluyendo la autenticidad, integridad, confidencialidad y accesibilidad de los documentos. Aplicabilidad: Diseñada para ser utilizada por cualquier tipo de organización, pública o privada, que necesite gestionar documentos de manera sistemática y verificable.
Mejora de la eficiencia: La implementación de la norma ISO 30301 permite a las organizaciones optimizar sus procesos de gestión documental, lo que conduce a una mayor eficiencia operativa. Reducción de riesgos: Al establecer un sistema de gestión documental robusto, se minimiza el riesgo de pérdida, mal uso o acceso no autorizado a la información crítica de la organización. Cumplimiento normativo: La norma ISO 30301 ayuda a las organizaciones a cumplir con los requisitos legales y reglamentarios relacionados con la gestión de documentos. Mejora de la toma de decisiones: La disponibilidad de información confiable y actualizada facilita la toma de decisiones informadas y basadas en datos.
Beneficios de implementar la norma ISO 30301
Algunos de los principales requisitos de la norma ISO 30301 incluyen establecer una política de gestión documental, definir roles y responsabilidades, identificar y evaluar riesgos, y garantizar la seguridad y confidencialidad de los documentos.
principales requisitos de la norma ISO 30301
Benficios
Establecer un programa de capacitación para el personal involucrado en la gestión documental
Garantizar la seguridad y confidencialidad de los documentos.
Establecer procedimientos para la creación, revisión, aprobación y distribución de documentos.
Identificar y evaluar los riesgos asociados con la gestión de documentos.
Definir roles y responsabilidades para la gestión documental
Establecer una política de gestión documental.
Requisitos de la norma ISO 30301
Un sistema de gestión documental electrónica es una solución informática que almacena, gestiona y facilita el acceso y uso de documentos en formato digital. Estos sistemas son importantes para la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos -Es una solución tecnológica diseñada para almacenar, organizar y gestionar documentos en formato digital. Este sistema centraliza la gestión de documentos, reemplazando el uso de archivos físicos y promoviendo la digitalización
Sistema de gestión documental electrónica
La información es un activo importante para toda organización facilita la toma de decisiones asegura la transparencia de la gestión y constituye su memoria institucional. Por su parte, la gestión documental comprende una serie de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, gestión y organización de la documentación producida y recibida por las entidades y por ende de la información contenida en ella, desde su origen hasta su destino final, con el fin de facilitar su utilización y conservación. El SGDEA como sistema de información reúne características o funcionalidades destinadas a gestionar documentos electrónicos de archivo e incluso en soporte papel y otros análogos, para los cuales se deben establecer requisitos puntuales que garanticen la integridad, autenticidad, fiabilidad, disponibilidad y preservación de los documentos a lo largo del tiempo.
Importancia, beneficios en SGDEA
¡gracias!
- NormasISO.org (2024) Recuperado de NormasISO.org: "Norma ISO 30301" en la categoría Gestión y servicios. - Secretaría de Cultura. (n.d.). Norma UNE-ISO 30300. Recuperado de cultura.gob.es -Archivo General del Estado de México. (n.d.). La gestión documental electrónica. Recuperado de https://agemex.edomex.gob.mx/Documento/Visualizar/profesionalizacion-webinars/gestion_documental_elect -Miranda Ortiz, H. (2022). Gestión documental que ayuda al cumplimiento normativo de una organización. Recuperado de https://smartgs.com.mx/gestion-documental-que-ayuda-al-cumplimiento-normativo-de-una-organizacion/ -Archivo General de la Nación. (2022). Normas archivísticas. Recuperado de https://www.gob.mx/agn/documentos/normas-archivisticas
Objetivos:
Asegurar que los documentos sean auténticos, fiables y estén disponibles cuando se necesiten.
Almacenamiento y Acceso: Permite almacenar documentos de forma electrónica, facilitando su acceso rápido y eficiente.Colaboración y Flujo de Trabajo: Facilita la colaboración entre equipos, permitiendo compartir documentos de manera segura y realizar comentarios, revisiones y aprobaciones en línea. Automatización: Automatiza flujos de trabajo, ahorrando tiempo y mejorando la eficiencia en la gestión documental Control de Versiones: Mantiene un historial completo de versiones de un documento, facilitando el rastreo y control de cambios. Seguridad: Ofrece funcionalidades para la gestión de permisos de acceso y la protección de la información confidencial.
- Uso de Tecnologías de la Información: Fomentar el uso de tecnologías para la administración eficiente de archivos. - Sistema Integral de Gestión: Desarrollar e implementar un sistema que facilite la gestión de documentos electrónicos, promoviendo gobiernos digitales y abiertos - Accesibilidad y Transparencia: Asegurar que los documentos electrónicos sean accesibles y transpa - Conservación y Preservación: Establecer medidas para la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos, garantizando su integridad y disponibilidad.
sirve para:
asegurar que los documentos digitales se manejen de manera eficiente, segura y conforme a las leyes.
Sistema Institucional de Archivos: Define la estructura y funcionamiento de las unidades de archivo, incluyendo las de documentos electrónicos. Plan Anual de Desarrollo Archivístico: Instrumento que contempla acciones para la actualización y mejora continua de los servicios documentales y archivísticos, incluyendo los electrónicos. Declaratoria de Prevaloración: Documento oficial que describe la naturaleza de la documentación y determina su destino final, aplicable también a los documentos electrónicos. Conservación y Preservación: Establece medidas para la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos, asegurando su integridad y disponibilida
Ayuda a las organizaciones a cumplir con regulaciones y mejorar la eficiencia operativa.
Cumplimiento Normativo:
Esta norma proporciona los requisitos y lineamientos para el desarrollo, implementación, mantenimiento y mejora continua de un sistema de gestión documental eficaz
Creación y Captura: Digitalización de documentos físicos y creación de documentos electrónicos.Clasificación y Organización: Asignación de metadatos y categorización para facilitar la búsqueda y recuperación. Almacenamiento: Uso de sistemas seguros para guardar documentos electrónicos, asegurando su integridad y accesibilidad. Acceso y Distribución: Control de permisos para garantizar que solo las personas autorizadas puedan acceder a los documentos. Mantenimiento y Conservación: Aplicación de medidas para preservar los documentos a largo plazo, protegiéndolos de daños y asegurando su disponibilidad futura. Disposición Final: Eliminación segura de documentos que ya no son necesarios, cumpliendo con las normativas legales y organizacionales.