Organização de Eventos

Raquel Gonçalves @Kuadrifoglio Events,2024

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De seguida apresentaremos de forma detalhada os 8 passos para poder organizar um evento de forma correcta e sistematizada, e asssegurar de que o resultado final era o expectavel. Isto é, de que o evento foi um sucesso!

Organizar um evento: os 8 passos a seguir.

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• Local: o Para eventos íntimos, a sua casa pode ser uma opção acolhedora e económica. Salões de festas, Quintas, ou restaurantes são ideais para grupos maiores, pois oferecem infraestrutura e serviços como catering e limpeza.Já espaços ao ar livre, como jardins ou parques, criam um ambiente descontraído, mas é importante ter um plano B em caso de mau tempo. • Hora: Defina o horário com base no público-alvo: Caso se trate de um almoço ou lanche da tarde: Perfeito para eventos com crianças ou idosos, ou eventos corporativos. No caso de um jantar ou festa noturna: Ideal para celebrações formais ou com jovens/adultos, seja no âmbito pessoal ou corporativo. Ajuste o tempo de duração considerando a programação e as necessidades dos convidados.

I• Data: Considere a disponibilidade dos principais convidados, como familiares e amigos mais próximos. Evite datas próximas a feriados importantes ou eventos locais que possam dificultar a presença.

01. Decidir data, local e hora

Contratar ajuda.

IItems decorativos

Decidir um tema

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Veja os tres pontos a considerar:

3. Escolher o tema da festa/decoração

I• Lista de convidados: Faça uma lista inicial, dando prioridade a familiares e amigos mais próximos e que façam sentido para o evento em questão. Depois, ajuste conforme o espaço disponível e o orçamento. Pense também em criar categorias como "confirmados" e "talvez".

2. Decidir quem convidar e como convidar

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Mas antes de o fazer, vamos ver um pequeno video sobre este tema.

O objectivo desta apresentaçao é dar-vos o essencial dos 8 passos necessarios para organizar um evento.

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Decidir lembranças para os convidados

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Compra de presente de aniversário/lembrança especial

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5.

Bolo de aniversário/comemoração.

4.

Fazer a lista do catering doce/salgado

• Definir serviços necessários:

• Decoração: pode incluir painéis, arranjos florais e locação de móveis.
• Catering: buffet, e todos os funcionários necessários para que o evento se realize.
• Animação: recreadores infantis, DJs ou bandas ao vivo.
• Fotografia/vídeo: registe os melhores momentos com profissionais qualificados. Assegure-se da qualidade do trabalho de quem vai contratar.

• Pesquisar e contratar:

• Solicite orçamentos de pelo menos três fornecedores para cada serviço.
• Verifique avaliações, portfólios e experiência anterior.
• Formalize contratos com todos os detalhes para evitar mal-entendidos.

8. Escolha da empresa prestadora de serviços

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Crie momentos memoraveis!

E chegamos ao final deste resumo do aprendizado desta formaçao. Espero que tenham gostado e que as informaçoes providenciadas vos sejam uteis nos vossos projectos futuros. Mas antes de terminar vejam este video com informaçoes adicionais muito importantes.

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Obrigada por estarem nesta formaçao! Continuem porque vai valer a pena !

• Decidir um tema: O tema pode ser inspirado nos gostos do aniversariante ou da pessoa que esta a ser homenageada, como: o Personagens favoritos, hobbies ou desporto. o Estilos de decoração (vintage, boho, minimalista, rústico). o Palete de cores específicas para um evento mais discreto ou elegante. • Itens decorativos: o Balões, faixas temáticas e arranjos florais. Para um toque especial, considere Coroas de flores alusivas ao evento ou luzes. o Personalize os detalhes com o nome ou a idade do aniversariante/homenageado, em topos de bolo, painéis ou brindes. • Contratar ajuda: Se preferir algo mais elaborado, procure serviços de decoração profissional, que podem ajudar com a montagem e a harmonização de elementos.

• Seleção de pratos:

• Inclua opções equilibradas de doces e salgados. Exemplos: Salgados: mini-sanduíches, quiches, coxinhas ou finger foods. Doces: brigadeiros, cupcakes, macarons ou sobremesas em potinhos.
• o Para almoços ou jantares, considere sempre pratos principais, acompanhamentos e saladas.

• Atenção às dietas: o Consulte os convidados sobre restrições alimentares (vegetarianos, veganos, alérgicos, etc.). • Serviço: o O ideal será sempre contratar o buffet, mas consoante o tipo de evento, pode sempre encomendar numa padaria ou fazer tudo em casa. Depende sempre do orçamento disponível. • Bebidas: Inclua sumos, naturais ou gaseificados, água aromatizada e opções alcoólicas, como vinho, cerveja ou bebidas temáticas.

• Escolha do bolo:

• Defina o tamanho com base no número de convidados (cerca de 100g por pessoa). o Escolha sabores populares, como chocolate, baunilha ou red velvet, ou opte por algo mais criativo, como recheios de frutas tropicais.

• Personalize o design com o tema da festa, utilizando topos de bolo, flores ou decorações de pasta americana.

• Onde comprar:

• Pesquise pastelarias locais ou lojas especializadas, e peça provas de sabores antes de decidir.
• Para algo menos dispendioso, peça a ajuda de um amigo ou familiar habilidoso na cozinha.

• Escolher a lembrança:

• Simples: saquinhos de doces, chaveiros ou velas aromáticas.
• Personalizadas: canecas, mini-álbuns de fotos, plantinhas suculentas, mini-arranjos florais.

• Orçamento:

• Estabeleça um valor por unidade e multiplique pelo número de convidados.
• Pesquise fornecedores ou faça você mesmo para reduzir custos.

• Apresentação: Embale as lembranças de forma elegante, com etiquetas personalizadas ou laços que combinem com o tema.

• Escolha um presente que seja significativo: Para adultos, pense em experiências (um jantar especial, bilhetes para espectaculos) ou itens de uso diário, como acessórios ou livros. Se o aniversariante/homenageado tem hobbies específicos, opte por algo relacionado, como materiais de pintura, artigos desportivos, equipamentos de cozinha. Por exemplo. Em caso de um evento corporativo, sempre algo alusivo a empresa. • Envolva o presente numa embalagem criativa, como caixas decoradas ou papéis que combinem com o tema da festa.

A Importância de um Organizador de Eventos Um organizador de eventos é essencial para transformar ideias em experiências inesquecíveis. Ele planeia, gere recursos, soluciona problemas e personaliza cada detalhe para que tudo fique finalmente impecável. Por que contratar? Planeamento eficiente e estratégico. Melhor custo-benefício com alta qualidade. Resolução de imprevistos com profissionalismo. Eventos únicos que refletem os desejos do cliente. Porque um evento bem organizado vai-se tornar numa memória inesquecível para tanto convidados, como anfitrioes!

Este video contem informaçoes muito relevantes. Anotem tudo o que puderem porque vos vai ser muito util no vosso trabalho!

Mais do que apenas um executor, o organizador de eventos é um criador de experiências. Ele traz criatividade, sensibilidade e um olhar técnico para a decoração, o cronograma e a logística, assegura que cada momento seja especial e que a identidade do evento esteja alinhada à visão dos anfitriões. Ao contratar um profissional da área, os anfitriões podem-se focar em aproveitar o momento da celebração com seus convidados, sem se preocupar com detalhes práticos ou contratempos. Assim, o organizador não apenas facilita todo o processo, mas também eleva a qualidade e o impacto emocional do evento, garantindo que seja inesquecível para todos os presentes.

1. Lista de convidados:

• Faça uma lista inicial, dando prioridade a familiares e amigos mais próximos e que façam sentido para o evento em questão. Depois, ajuste conforme o espaço disponível e o orçamento. Pense também em criar categorias como "confirmados" e "talvez".

2. Convite: Escolha o meio de comunicação:

• Convite digital: Rápido e sustentável, pode ser enviado via WhatsApp, e-mail ou redes sociais. Inclua imagens ou elementos visuais para torná-lo mais atrativo.
• Convite físico: Mais formal e sofisticado. Ideal para temas clássicos ou eventos importantes, como aniversários de 50 anos ou um evento corporativo importante. Também muito usado em casamentos e batizados.
• Telefonema: Torna o convite mais pessoal, especialmente para parentes mais velhos ou amigos mais próximos.
• Ideia extra: Envie os convites com antecedência (mínimo 3 a 4 semanas) e solicite confirmação de presença.