Normatividad en la gestion documental electrónica.

"La Normatividad en la Gestion Documental Electronica".

Nombre: Fatima Guillen Martinez. Grupo: 6CM1.

"Indice".

La normatividad Norma ISO-15489-2 en la gestión documental electrónica.

Sistema de gestión documental electrónica.

Norma ISO 15489-2

Ley General de Archivos.

Conclusion Sistema de Gestion.

Norma ISO 30300.

Norma ISO 30301.

Conclusion Final.

Conclusion Normatividad.

¿Que es la nomartividad en la gestion documental electronica ?

La normatividad en la gestión documental electrónica hace referencia al conjunto de leyes, reglamentos, estándares y directrices que regulan el manejo, conservación, acceso, y transmisión de documentos en formato electrónico. Esta normatividad busca garantizar que los documentos electrónicos sean tratados de manera adecuada y eficiente, asegurando su integridad, autenticidad, confidencialidad y accesibilidad a largo plazo, cumpliendo con los requisitos legales y técnicos.

"Objetivo de la normatividad en la gestión documental electrónica".

El objetivo principal de la normatividad en la gestión documental electrónica es regular y establecer las condiciones necesarias para la correcta administración de los documentos en formato digital, asegurando que sean gestionados de manera eficiente, segura, legal y sostenible a lo largo del tiempo. Esto incluye garantizar que los documentos electrónicos sean válidos, accesibles y protegidos, cumpliendo con las normativas legales y estándares técnicos establecidos.

"Ley General de Archivo".

Articulo 42 : Los sujetos obligados estableceran en su programa anual los procedimientos para la generacion, administracion, uso , control y migracion de formatos electronicos, asi como planes de preservacion y conservacion de largo plazo que contemplen la migracion, la emulacion o cualquier otro metodo de preservacion y conservacion de los documentos de archivos electronicos, apoyandose en las disposiciones enmandas del Consejo Nacional.

Articulo 44: Los sujetos obligados adoptaran las medidas de organizacion, tecnicas y tecnologicas para garantizar la recuperacion y preservacion de los documentos de archivo electronicos producidos y recibidos que se encuentren en un sistema automatizado para la gestion documental y administracion de archivos, base de datos y correos electronicos a largo de su ciclo vital .

"Ley General de Archivo".

Articulo 46: El Consejo Nacional emitira los lineamientos que establezcan las bases para la creacion y uso de sistemas automatizados para la gestion documental y administracion de archivos, asi como de repositorios electronicos, los cuales deberan, como minimo: I. Asegurar la accesibilidad e inteligibilidad de los documentos de archivo electronico en el largo plazo. II. Aplicar a los documentos de archivo electronico los instrumentos tecnicos que correspondan a los soportes documentales. VI. Permitir adecuaciones y actualizaciones a los sistemas a que se refiere este articulo.

Articulo 48: Los sujetos obligados que, por sus atribuciones, utilicen la firma electronica avanzada para realizar tramites o proporcionar servicios que impliquen la certificacion de identidad del solicitante, generaran documentos de archivo electronico con validez juridica de acuerdo con la normativa aplicable y las disposiciones que para el efecto se emitan.

"Norma ISO 30300".

¿Que es la Norma ISO 30300? R. La Norma ISO 30300, también conocida como (Sistemas de gestión para documentos y archivos), proporciona los requisitos y lineamientos para el desarrollo, implementación, mantenimiento y mejora continua de un sistema de gestión documental eficaz. Esta norma está diseñada para ayudar a las organizaciones a gestionar sus documentos y archivos de manera efectiva, asegurando su disponibilidad, integridad, autenticidad y confidencialidad a lo largo del tiempo.

Objetivo de la Norma ISO 30300. R. El objetivo de la Norma ISO 30300 es proporcionar los requisitos y lineamientos para el desarrollo, implementación, mantenimiento y mejora continua de un sistema de gestión documental eficaz en las organizaciones.

"Norma ISO 30300".

Implementacion de la Norma ISO 30300. R. La Norma ISO 30300 propociona un marco de referencia solido para la gestion eficaz de documentos y archivos en las organizaciones. Su implementacion permite mejorar la eficiencia , facilitar las tomas de decisiones, reducir los riesgos y cumplir con las normativas aplicables. Es fundamental contar un sistema de gestion documental eficaz para garantizar la disponibilidad, integridad, autenticidad y confidencialidad de la información a lo largo del tiempo.

"Norma ISO 30300".

Principios de la Norma ISO 30300. R. Los principios fundamentales de la Norma ISO 30300 son ; enfoque basado en procesos, liderazgo, participacion del personal, enfoque basado en el riesgo, mejora continua y toma de decisiones basadas en evidencias.

"Norma ISO 30300".

Beneficios de la Norma ISO 30300. *Mejora la eficiencia: La implementacion de la norma ISO 30300 permite optimizar los procesos de gestion documental, lo que se traduce en una mayor eficiencia y productividad en la organizacion. *Facilita la toma de decisiones: Al contar con un sistema de gestion documental eficaz, se facilita el acceso a la informacion relevante y actualizada, lo que contribuye a una toma de decisiones mas informada y acertada.

"Norma ISO 30300".

Beneficios de la Norma ISO 30300. *Reduce los riesgos: La norma ISO 30300 establece medidas para garantizar la seguridad y confidencialidad de los documentos y archivos, minimizando asi los riesgos asociados a su manipulacion y uso indebido. *Facilita el cumplimiento normativo: Al cumplir con los requisitos de la norma ISO 30300, las organizaciones pueden demostrar compromiso con las mejores practicas en gestion documental, lo que facilita el cumplimiento de normativas y regulaciones aplicables.

"Norma ISO 30301".

¿Que es la norma ISO 30301? R. La norma ISO 303001 es parte de la familia de normas ISO 30300, que se enfoca en la gestion de documentos y la informacion dentro de las organizaciones. Esta norma proporciona las directrices necesarias para establecer un sistema de gestion documental eficaz, promoviendo la organizacion, control y acceso adecuado a los documentos. La norma ISO 30301 es un estándar internacional que establece los requisitos y directrices para la gestión de documentos en las organizaciones.

"Norma ISO 30301".

Objetivo de la norma ISO 30301. R. El objetivo de la norma ISO 30301 es establecer los requisitos y directrices para la gestión de documentos en las organizaciones, asegurando su disponibilidad, integridad y confidencialidad.

"Norma ISO 30301".

Requisitos de la norma ISO 30301. R. La norma ISO 30301 establece una serie de requisitos que las organizaciones deben cumplir para cumplir para lograr una gestion documental eficaz. Algunos requisitos claves incluyen: *Establecer una politica de gestion documental. *Definir roles y responsabilidades para la gestion documental. *Identificar y evaluar los riesgos asociados con la gestion de documentos. *Establecer procedimientos para la creacion , revision, aprobacion y distribucion de documentos. *Garantizar la seguridad y confencialidad de los documentos. *Establecer un programa de capacitacion para el personal involucrado en la gestion documental.

"Norma ISO 30301".

Organizaciones que pueden implentar la norma ISO 30301. R. Todas las organizaciones, independientemente de su tamaño o sector pueden implementar la norma ISO 30301 desean mejorar su gestion documental y garantizar la eficiencia en el manejo de la informacion.

"Norma ISO 30301".

Beneficios de la norma ISO 30301. *Mejora de la eficiencia: La implentacion de la norma ISO 30301 permite a las organizaciones optimizar sus procesos de gestion documental, lo que conduce a una mayor eficiencia operativa. *Reduccion de riesgos: Al establecer un sistema de gestion documental, se minimiza el riesgo de perdida, mal uso o acceso no autorizado a la informacion critica de la organizacion. *Cumplimiento normativo: La norma ISO 30301 ayuda a las organizaciones a cumplir con los requisitios legales y reglamentarios relacionados con la gestion de documentos. *Mejora de la toma de decisiones: La disponibilidad de informacion confiable y actualizada facilita la toma de decisiones informadas y basadas en datos.

"Conclusion (Normatividad)".

La Ley General de Archivos , la norma 30330 y la norma 30301, buscan crear proteger y salvarguardar los documentos en formato digital , con la finalidad de que estos puedan ser consultados de la misma manera que en otro soporte, ademas con estas normas estaremos asegurando, que la informacion que contengan estos documentos esten protegidos, ya que al igual que en otro soporte la informacion puede ser robada o hacer mal uso de ella.

"Sistema de gestión documental electrónica".

¿Que es un sistema de gestión documental electrónica? R. Un sistema de gestion documental electronica (SGDE) es un conjunto de herramientas y procesos organizativos que permiten la gestion, almacenamiento, acceso y control de documentos en formato digital dentro de una entidad o empresa. Tambien se puede utiizar en la gestion de documentos de archivos tradicionales.

"Sistema de gestión documental electrónica".

Finalidad de un sistema de gestión documental electrónica. R. La finalidad de un SGDEA es facilitar la organizacion de los documentos, controlarlos, mateniendo su vinculo archivistico, orden original y de procedencia y la relacion entre distintas agrupaciones documentales (fondo, seccion, subseccion, series y subseries documentales ), permitiendo asi la conformacion de expedientes electronicos integros, garantizando las transferencias documentales entre sistemas cuando sea necesario .

"Sistema de gestión documental electrónica".

Beneficios de un sistema de gestión documental electrónica. R. Con la implementacion del SGDEA, las entidades tendran los siguientes beneficios: *Control sobre la produccion documental y los accesos sobre los mismos. *Disminucion de costos asociados al almacenamiento fisico, a la impresion de copias y a los insumos que de ellas se derivan *Facilitar la administracion de los procesos de negocio, a traves de la automatizacion. *Facilitar la distribucion de documentos y a la ejecucion de acciones compartidas como (proyectar, revisar y firmar ) a traves de flujo de trabajo que permite medir tiempos de respuestas y responsables. *Definicion y aplicacion de permisos de acceso sobre los datos y documentos segun las politicas definidas en cada entidad.

"Sistema de gestión documental electrónica".

Retos para la implementacion de un sistema de gestión documental electrónica. R. Uno de los grandes retos para alcanzar los objetivos en el desarrollo e implementación del SGDEA, es la descomposición jerárquica de sus fases orientándolas a la generación de productos, servicios y entregables que permitan satisfacer las expectativas de los responsables y usuarios internos y externos.

"Sistema de gestión documental electrónica".

Fases para la implementación del SGDEA. *Fase de planeación: En esta fase se debe definir la estructura de desglose de trabajo a alto nivel, el alcance de la implementación del SGDEA, establecer sus objetivos, productos o entregables esperados, los riesgos y cuantificar el tiempo y los recursos que abarcara a partir del análisis de las necesidades de una entidad. *Fase de análisis: Comprende las actividades orientadas a conocer la estructura general de la entidad y a determinar la necesidad de información desde cuatro perspectivas: organizacional, normativo, tecnológico y documental. *Fase de diseño: En esta fase se define la estrategia de implementación del SGDEA, se hace el desglose de fases y se realiza una proyección generando un análisis de alternativas y soluciones garantizando la adquisición de una solución escalable, interoperable, segura, funcional y sostenible financiera y técnicamente. *Fase de evaluación, monitoreo y control: En esta fase se definen las acciones que contribuyen a realizar seguimiento y monitoreo sobre las actividades de cada una de las fases del proyecto, y su avance según su planificación. Esta fase es de vital importancia porque permite identificar y gestionar los riesgos, enumerar y evaluar los hitos importantes del proyecto SGDEA y documentar los cambios o ajustes que hayan surtido durante su implementación.

"Norma ISO 15489-2".

¿Qué es la norma ISO 15489? R. La norma ISO 15489, también conocida como "Gestión de documentos y archivos directrices", es un estándar internacional que establece los principios y requisitos para una gestión eficiente de documentos y archivos en cualquier tipo de organización. Esta norma se basa en la premisa de que una gestión adecuada de la información es esencial para el éxito y la sostenibilidad de una organización.

"Norma ISO 15489-2".

Importancia de la norma ISO 15489 R. La norma ISO 15489 es importante porque proporciona una guía clara sobre cómo gestionar los documentos y archivos de una organización de manera efectiva. Al implementar esta norma, las organizaciones pueden optimizar sus procesos de gestión de información, garantizar la integridad y autenticidad de los documentos, facilitar el acceso y recuperación de la información, y cumplir con los requisitos legales y regulatorios.

"Norma ISO 15489-2".

Objetivo de la Norma ISO 15489-2. El objetivo de la norma ISO 15489 es establecer los principios y requisitos para una gestión eficiente de documentos y archivos, asegurando su integridad, autenticidad y accesibilidad a lo largo de su ciclo de vida.

"Norma ISO 15489-2".

Implementacion de la Norma ISO 15489-2 R. La implementacion de la norma ISO 15489 requiere definir una politica de gestion documental, establecer procesos documentados, implementar controles de seguridad, proporcionar formacion y concienciación, y establecer mecanismos de monitorizacion y mejora continua.

"Norma ISO 15489-2".

Beneficios de la implementacion de la norma ISO 15489-2 *Mejora de la eficiencia : Una gestion adecuada de documentos y archivos permite optimizar los procesos de trabajo, reducir los tiempos de busqueda y acceso a la informacion y minimizar los errores y duplicidades. *Aseguramiento de la integridad y autencidad: La norma ISO 15489 establece controles para garantizar que los documentos y archivos se mantengan integros y autenticos a lo largo de su ciclo de vida, evitando modificaciones no autorizadas o perdidas de informacion. *Cumplimiento legal y regulatorio: Al implementar la norma ISO 15489, las organizaciones pueden asegurarse de cumplir con las leyes y regulaciones aplicables en materia de gestion documental y archivo, lo que reduce el riesgo de sanciones y litigios.

"Conclusion (Sistema de Gestion )".

Considero importante conococer que es un sistema de gestion documental electronica y su funcionamiento , ya que este sistema nos dara las herramientas necesarias para realizar la transicion de documentos fisicos a digitales , para ello primero tenemos que investigar ¿Cuales son sus fases?, para posteriormente llevar a cabo un sistema de gestion documental electronica. La norma ISO es una gran herrramienta para poder gestionar, aquellos documentos que se quieran digitalizar.

"Bibliografia".

Gómez, A., & Rodríguez, M. (2020). "Normatividad y gestión documental electrónica en el ámbito público: Un estudio comparado." Revista de Archivística y Gestión de Información, 12(3), 42-59. Silva, J. (2018). "Retos y avances en la gestión documental electrónica en el contexto latinoamericano." Journal of Digital Records Management, 5(1), 14-28. https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LGA.pdf (Ley General de Archivos). https://normasiso.org/norma-iso-30300/ (Norma ISO 30300). https://normasiso.org/norma-iso-30301/ (Norma ISO 30301). Martínez, F., & Sánchez, R. (2018). Tecnologías para la Gestión Documental Electrónica. Editorial McGraw-Hill. https://laboratoriodigital.archivogeneral.gov.co/wpcontent/uploads/Documentos_Tecnicos/V16_Guia_SGDEA.pdf (Sistema de Gestión Documental Electrónica ). https://normasiso.org/norma-iso-15489/ (Norma ISO 15489-2).

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