Curso Leyes y Regulaciones

semana 4

principios de administración de procesos

MAESTRO: FRANCISCO JOSÉ BAEZ SALDAÑA. ALUMNO: NALLELY ALEJANDRINA COLADO DURAN MATRICULA: 010658841

"Procesos y Valor Agregado de la Empresa y Mapa de Procesos"

Implica la comprensión de cómo los mapas de procesos benefician la organización al facilitar el análisis de procesos clave mediante herramientas como el Diagrama SIPOC. Además, incluye el diseño y mejora continua de procesos para cumplir con requisitos de calidad y eficiencia empresarial..

Para profundizar en los conceptos fundamentales del tema: Diseño de procesos y el Mejoramiento de procesos, lleva a cabo las tareas indicadas en los puntos del 1 al 3.

• Metodología Six Sigma

• Gestión de procesos de negocios (BPM)

• Fabricación Lean

• Mejora continua, el método Kaizen

• Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA)

• El análisis de los 5 “por qué”

Investiga y analiza:

01

El diseño de los procesos, mediante el estudio de las diferentes metodologías y su aplicación, con la finalidad de conocer los diversos enfoques del diseño de procesos y cómo se lleva a cabo en las empresas.

El diseño de procesos es una etapa de la gestión de procesos que consiste en seleccionar los insumos, operaciones, flujos de trabajo y métodos para la producción de bienes y servicios. Para realizarlo, se estudian diferentes metodologías y se aplican para conocer los enfoques del diseño de procesos y cómo se llevan a cabo en las empresas:

• Gestión de calidad total (TQM)

https://asana.com/es/resources/lean-project-management

Investiga:

El mejoramiento de procesos es el estudio sistemático de las actividades y los flujos de cada proceso a fin de eficientarlos. Su propósito es entender los procesos y desentrañar los detalles. Una vez que se ha entendido realmente un proceso, es posible mejorarlo.

02

https://blog.hubspot.es/sales/mejora-procesos#que-es

" La mejora de procesos es la acción de tomar medidas para aumentar la efectividad de un proceso especifico y garantizar que sea eficiente y se mantenga en evolución."H. James Harrington

La mejora de procesos se puede implementar de diversas formas y metodologías, como Lean, Six Sigma o BPM (Business Process Management), y es fundamental para que las empresas se adapten rápidamente a los cambios y mantengan una ventaja competitiva. Normalmente los objetivos se basan en disminuir los costes y maximizar el rendimiento, pero también pueden apuntar a hacer más eficiente la cadena de valor de las ventas, las relaciones con los clientes o la producción interna, como los inventarios. La mejora de procesos debe ejecutarse después de un amplio análisis, pues pretende crear estrategias para alcanzar los objetivos de la empresa. Debido a ello debes conocer a profundidad tu empresa, su estructura, flujo de trabajo y siempre tener presentes las metas a las que quieren llegar.

Por qué es relevante la mejora de procesos en la organización

La mejora de procesos en tu empresa es relevante porque permite aumentar la eficiencia, reducir costos, mejorar la calidad de tus productos o servicios, aumentar la satisfacción del cliente y los empleados, identificar y eliminar errores, optimizar la gestión de recursos y adaptarse más rápido a los cambios del mercado. Esto, por ende, te conduce hacia un aumento de tu competitivas y rentabilidad. Es importante recordar que en un proceso de negocio intervienen distintos factores como los materiales, el tiempo, la tecnología, la infraestructura, los recursos humanos, entre otros. Su mala utilización impacta en el grado de satisfacción de los clientes y daña la rentabilidad de tu organización casi de manera inmediata. Por ello, es vital contar con sistema de mejora de procesos que evite estos inconvenientes.

https://blog.hubspot.es/sales/mejora-procesos#que-es

"3 tipos de procesos que pueden mejorarse en las empresas"

"Dentro de la mejora de procesos existen diferentes tipos de aspectos que pueden optimizarse. Estos te ayudan a identificar en dónde hay áreas de oportunidad dentro de tu empresa y así abordarlas de manera más concreta y estratégica. Los más relevantes son los siguientes:"

"1. Esenciales": Los procesos esenciales son los más importantes y requieren de un contacto directo con el cliente, pues su objetivo es entregarle valor para satisfacer sus necesidades y demandas. Dentro de esta categoría existe una gran variedad de procesos que pueden mejorarse, por ejemplo: producción o fabricación de productos, gestión de compras y abastecimiento de materiales, inventarios, soporte técnico, recursos humanos, gestión de presupuestos, entre otros." "2. De soporteEstos procesos están formalmente establecidos dentro de la empresa y su propósito es apoyar los procesos esenciales para cumplir con el mismo objetivo. Su diferencia es que no se tiene un contacto directo con los clientes. Dentro de los procesos que pueden mejorarse bajo este enfoque se encuentran la compra y adquisición de bienes y servicios, nómina de empleados, tecnología y sistemas de información, seguridad, salud y medio ambiente, procesos de mejora continua, riesgos y cumplimiento normativo, por mencionar algunos." "3. De gestión La principal función de los procesos de gestión es administrar las actividades que deben cumplir los encargados de los procesos esenciales y de apoyo. Ellos deben asegurarse de que haya eficacia en los procesos, por lo que dan constante seguimiento y control sobre estos con el fin de que el valor que se le otorgue al cliente no contenga complicaciones."

https://safetyculture.com/es/temas/ciclo-pdca/

El ciclo PDCA es uno de los métodos más utilizados para controlar los sistemas de gestión de la calidad y es aplicable a normas internacionales como la ISO 9001, la ISO 45001 y la ISO 27001. Permite a las organizaciones recopilar información relevante y utilizarla como base bien fundamentada antes de decidir si seguir adelante con el plan o mejorarlo. Mediante este método basado en datos, las organizaciones pueden trabajar para mejorar continuamente sus procesos, productos y servicios. El enfoque continuo del PDCA también ofrece oportunidades de ahorro de tiempo al detectar los errores en una fase temprana del proyecto. Esto ayuda a reforzar la eficacia del ciclo y a eliminar los elementos inefectivos hasta que se identifique una solución ideal. Además, el ciclo PDCA es versátil: puede utilizarse en todos los sectores, en las grandes empresas e incluso en equipos o departamentos específicos de una compañía.

Importancia

Actuar:

Consultar:

Hacer:

Planificar:

Investiga y analiza:

03

El ciclo PDCA, por sus siglas en inglés: Plan, Do, Check, Acto Círculo de Deming, es una metodología que describe los cuatro pasos esenciales que deben llevarse a cabo de forma sistemática para lograr la mejora continua, es decir, transmite la naturaleza secuencial y continua del proceso.

Hacer

Consultar

Actuar

Plan

Ejemplo según las etapas del ciclo PDCA

Una empresa de suministros para automóviles está experimentando problemas de servicio al cliente causados por retrasos en el envío de productos. El responsable de la cadena de suministro eligió el método PDCA calidad para identificar soluciones y evitar que se produzca el mismo contratiempo en el futuro.

Basándose en el uso del ciclo PDCA realizado para resolver el problema existente, la solución identificada e implementada fue efectiva. La empresa de suministro de automóviles dispone ahora de un recurso en caso de que se observe un retraso en la producción. También podrían evitar que casos como este afecten a sus propios clientes, que es el principal objetivo del plan. Controlar el ciclo PDCA con SafetyCulture (antes iAuditor) El ciclo PDCA implica mucha información, cambios y actualizaciones por uso. Debe ser racionalizado para facilitar el seguimiento y servir a su propósito de documentación mediante el almacenamiento de todos los datos relevantes en un espacio accesible. SafetyCulture de SafetyCulture es una herramienta digital que los responsables de la industria pueden utilizar para supervisar los ciclos PDCA en diversos sectores. Con SafetyCulture (iAuditor), puedes hacer un seguimiento regular de tu progreso y también hacer lo siguiente: Cree su propio ciclo de resolución de problemas utilizando plantillas PDCA de calidad preexistentes, o personalice su propia plantilla de acuerdo con las necesidades de su negocio e industria. Almacene toda su información en un espacio seguro y controle visualmente las tendencias de cada ciclo mediante el panel de control de Analytics. Programe revisiones periódicas del ciclo y reciba una notificación automática. Mejore aún más sus procesos creando acciones o informando de los problemas reconocidos. Genere informes PDCA y compártalos con su equipo mediante PDF o correos electrónicos.

La implementación de la metodología PDCA en el área de Admisión Hospitalaria permite abordar problemas críticos de manera estructurada y efectiva. La Mejora Continua no solo se trata de resolver problemas, sino de crear una cultura organizacional que valore la eficiencia y la calidad en la atención al paciente. Este enfoque puede llevar a mejoras significativas en la satisfacción del paciente y en la efectividad del proceso de admisión, contribuyendo así a una mejor experiencia general en el hospital.

El Diagrama de Espina de Pescado se puede utilizar para visualizar las causas del problema en el proceso de admisión hospitalaria. En este diagrama, se pueden categorizar las causas en diferentes ramas, lo que facilita la identificación de áreas específicas que requieren atención.

Herramienta Gráfica:Diagrama de Espina de Pescado

2. Do (Hacer)

4. Act (Actuar)

3. Check (Verificar)

1.- Plan (Planificar)

El ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PDCA) es una metodología que se puede aplicar para mejorar la calidad y los procesos en un hospital. Este ciclo permite identificar problemas, implementar cambios y resolverlos, lo que contribuye a mejorar la eficiencia operativa y la calidad de los servicios.

Realiza un análisis de Mejora Continua, con la utilización de la Herramienta Gráfica y Metodología PDCA

¡Gracias!

Plan de Acción:

Análisis del Proceso:

Análisis del Fenómeno:

Identificación del Problema:

Objetivo: Identificar el problema y establecer metas claras.

Actuar

Una vez que haya reconocido la eficacia de las soluciones, “Actuar” es la etapa en la que las implementará completamente como parte de su proceso empresarial. Para lograr continuamente resultados mayores y más estandarizados, será útil abordar también las siguientes cuestiones: ¿Qué recursos se necesitan para aplicar con éxito las soluciones? ¿Sería necesaria la formación para aplicar las soluciones desarrolladas? ¿Qué otras oportunidades se pueden aprovechar al máximo? ¿Existe la posibilidad de medir los resultados con mayor precisión? El método PDCA es una herramienta sencilla pero poderosa que le da la opción de repetir el ciclo si cree que las soluciones aún pueden mejorarse. En algunos casos, puede ser necesario volver a pasar por las cuatro etapas si hay factores o cambios que puedan afectar al funcionamiento de las soluciones aplicadas.

Plan de acción:

Analizar:

Identificar el problema:

Observar:

1.- “¿Por qué sucede esto?” Porque el embalaje no es lo suficientemente resistente como para proteger a los productos. 2.- “¿Por qué el embalaje no es lo suficientemente resistente como para proteger a los productos?” Porque el equipo responsable de probar el embalaje no hizo las pruebas de resistencia suficientes. 3.- “¿Por qué el equipo responsable de probar el embalaje no hizo las pruebas de resistencia suficientes?” Porque el proceso estándar vigente indica que la prueba llevada a cabo es la correcta. 4.- “¿Por qué el proceso estándar vigente indica que la prueba llevada a cabo es la correcta?” Porque el proceso se creó para un producto anterior, que no es el actual que vuelve dañado. 5.- “¿Por qué el proceso se creó para un producto anterior, que no es el actual que vuelve dañado?” Porque la plantilla de proyecto para el lanzamiento de productos nuevos no incluye las pruebas de resistencia para los embalajes nuevos.

El análisis de los 5 “por qué”

El análisis de los 5 “por qué” es una técnica de mejora de procesos que se usa para identificar la causa de origen de un problema. En teoría es un proceso realmente muy simple: reúnes a un grupo de personas relacionadas con una falla y una de ellas pregunta: “¿Por qué salió mal?” Repite esta misma pregunta cerca de 5 veces, hasta que llegues a la causa de origen del problema. Con el análisis de los 5 “por qué” se pretende identificar los problemas de un proceso, pero no el error humano. A continuación, compartimos un ejemplo: El problema: Aumentaron las quejas de los clientes con respecto a productos dañados.

Consultar

• Todavía no hemos podido encontrar un proveedor terciario, pero hemos identificado un proveedor secundario para la segunda semana de marzo, y antes del plazo previsto.
• El proveedor secundario también es de Michigan, por lo que el transporte de los productos no será demasiado difícil en caso de emergencia.

Planificar

En primer lugar, tenga en cuenta que esta etapa es la columna vertebral de todo el ciclo, por lo que debe ser lo más completa y detallada posible. Describa específicamente el problema a resolver y exponga por qué es importante abordarlo. Discuta los objetivos y cree metas inteligentes, medibles, alcanzables, relevantes y de duración determinada(SMART) con las que estén de acuerdo los miembros de su equipo y las partes interesadas. Aparte de eso, el final de esta etapa debe materializarse en un plan integral que responda a preguntas de construcción de información como: ¿Cuál es la causa del problema? ¿Cuáles son las normas y procedimientos actuales relativos al proceso específico? ¿Qué recursos se necesitan para aplicar los cambios propuestos? ¿Cuáles son los posibles obstáculos para alcanzar los objetivos del proyecto? ¿Qué medidas deben adoptarse para resolver el problema? ¿Cuál es el calendario/plazo ideal para completar la implantación? ¿Cuáles son los criterios para que el proyecto se considere un éxito? Esencialmente, todos los elementos que intervienen en el proyecto deben ser declarados y planificados en esta fase antes de pasar a la siguiente.

3. Check (Verificar)

Objetivo: Evaluar los resultados de la implementación.

Revisión de Resultados: Comparar los resultados obtenidos con los objetivos establecidos. Por ejemplo, si el objetivo era reducir el tiempo de espera promedio de 30 minutos a 15 minutos, se debe medir el nuevo tiempo de espera. Análisis de Desviaciones: Si los resultados no cumplen con las expectativas, se debe analizar por qué no se lograron los objetivos. Esto puede implicar revisar el Diagrama de Espina de Pescado nuevamente para identificar causas no consideradas.

Hacer

Ya que ha identificado las posibles soluciones al problema en la primera etapa, “Hacer” es la parte en la que las ejecutará. Aplicar los cambios pero sólo a pequeña escala o en un entorno controlado como un departamento específico, un proyecto o sólo con un grupo demográfico concreto. Esto es para asegurar que si alguna vez los cambios fueron inefectivos o si resultaron en un impacto negativo para su proceso o negocio, no habrá mucho daño que tratar y se usaron recursos mínimos. Después de las pruebas iniciales, reúna todos los datos pertinentes para demostrar si las posibles soluciones reconocidas han funcionado o no.

Hacer

Ejecutar: Hemos enviado una solicitud de propuesta (RFP) a posibles proveedores alternativos y hemos filtrado las opciones en función de nuestros requisitos establecidos.

Estandarizar: Ahora que hemos podido resolver este problema con esta solución, vamos a aplicarla completamente en nuestros otros productos. Busque alternativas y tenga en cuenta los factores especificados en este ciclo.

Actuar

¿Qué es un proceso DMAIC? DMAIC es una opción de Six Sigma que se utiliza para optimizar procesos. DMAIC significa: Definir (Define) la oportunidad de mejora. Medir (Measure) el rendimiento de los procesos actuales. Analizar (Analyze) los procesos para descubrir defectos o las causas de origen de esos defectos. Mejorar (Improve) los procesos abordando las causas de origen. Controlar (Control) los procesos mejorados y evaluar el rendimiento de los procesos posteriores para corregir desviaciones. Gran parte del proceso de mejora DMAIC tiene lugar durante la etapa de análisis. Durante dicha etapa del proceso DMAIC, los equipos usan un diagrama de cola de pescado o Ishikawa, para visibilizar las causas posibles del defecto de un producto. La cabeza del diagrama de cola de pescado representa al problema inicial. Después, a medida que avanzas por la columna del pez, en cada una de las costillas se enumeran los distintos tipos de categorías de problemas que pueden llevar al conflicto inicial. Este tipo de análisis visual es muy bueno para identificar y diferenciar los inconvenientes que puede generar una misma causa de origen.

Metodología Six Sigma

Es una metodología de mejora de procesos que apunta a minimizar la cantidad de variaciones en el producto final. Fue desarrollada por el ingeniero estadounidense Bill Smith mientras trabajaba para Motorola en 1986. En este proceso, se usan datos estadísticos como referencia para ayudar a los líderes del negocio a entender el funcionamiento de sus procesos. Un proceso se considera optimizado si produce menos de 3.4 defectos por millón de ciclos. Six Sigma se usa mucho en fabricación, principalmente porque es útil para minimizar defectos e inconsistencias. El objetivo, en este caso, es lograr una regularidad óptima que, en definitiva, se traduce en la satisfacción de los clientes. Hay dos procesos principales que se pueden aplicar en Six Sigma: DMAIC para procesos que ya se están aplicando y DMADV para procesos nuevos. Como en este artículo nos centramos específicamente en las mejoras de los procesos en curso, ahondemos en los procesos DMAIC.

Planificar: Decide cuál es el problema que quieres abordar y crea un plan para resolverlo. Hacer: Implementa el plan y pruébalo a pequeña escala. Verificar: Revisa las acciones implementadas durante la etapa anterior (hacer). Actuar: Después de revisar los resultados de la prueba, decide si realmente quieres implementar el cambio a gran escala. La estrategia PHVA plantea un ciclo de mejoras. Es decir, los pasos se pueden repetir hasta que el equipo logre el resultado deseado.

Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA)

El ciclo PHVA es un modelo de mejora de procesos que se presenta como una opción interactiva para la resolución de problemas. Se usa para mejorar procesos e implementar cambios. Walter Shewhart creó el PHVA al aplicar el método científico al control de calidad económico. Más adelante, W. Edwards Deming desarrolló aún más la idea de Shewhart y usó el método científico para la mejora de procesos además del control de calidad. El ciclo PHVA se divide en cuatro pasos principales:

2. Do (Hacer)

Objetivo: Implementar el plan de acción. Ejecución del Plan: Llevar a cabo las acciones planificadas. Esto puede incluir: Implementar el sistema de registro electrónico y asegurarse de que esté funcionando correctamente. Realizar sesiones de capacitación para el personal sobre el nuevo sistema y procedimientos. Reorganizar el área de admisión para facilitar el movimiento de pacientes y personal. Documentación: Registrar el proceso de implementación, incluyendo cualquier ajuste que se realice durante la ejecución.

Hay tres tipos de desperdicios que se pretenden eliminar con Kaizen: Muda (despilfarro): prácticas que resten recursos pero que no añaden ningún valor. Mura (irregularidad): la sobreproducción que deja residuos, como los productos en exceso. Muri (sobrecarga): los recursos se encuentran bajo demasiada presión, como el caso de las máquinas gastadas o los empleados sobrecargados de trabajo.

Mejora continua, el método Kaizen

La filosofía japonesa Kaizen guía el modelo de mejora continua. Kaizen surgió originalmente de la idea de que la vida debería mejorar continuamente para que podamos vivir de manera plena y gratificante. Se puede aplicar el mismo concepto a los negocios, porque en la medida en que se mejore continuamente, el negocio progresará hacia el éxito. El objetivo de la mejora continua de procesos es optimizar las actividades que generan valor y deshacerse de cualquier desperdicio.

Consultar

Esta es la etapa de análisis: con los datos de la etapa anterior, evalúe la eficacia de las soluciones aplicadas. Compárelos con los criterios de éxito incluidos en la fase de planificación. Evaluar si el resultado es ya satisfactorio y las soluciones funcionan ya de acuerdo con el objetivo, o si necesitan más mejoras para alcanzar el objetivo general. Si es necesario realizar más ajustes, vuelve a la primera fase -Planificar- y prueba otras alternativas que creas que podrían funcionar para resolver el problema. Sin embargo, si se considera un éxito, ahora puede pasar a la siguiente fase, Actuar.

Análisis: Observa los procesos de negocios actuales y establece las correlaciones de principio a fin. A este proceso, por lo general, se lo conoce como mapeo. Modelo: Proyecta cómo quieres que se vea el proyecto. Lo ideal es que en el primer paso detectes cualquier ineficiencia y puedas proyectar cómo quieres resolverla en esta etapa. Implementación: Pon el modelo en práctica. Durante esta etapa, es importante definir las métricas clave de éxito para señalar si los cambios hechos fueron correctos o no. Supervisión: Decide si el proyecto ha resultado exitoso. ¿Los resultados de las métricas de éxito identificadas en el paso 3 han presentado una mejora? Optimización: A medida que el proceso evoluciona, sigue buscando para detectar cualquier ineficiencia y optimizarlo sobre la marcha.

Gestión de procesos de negocios (BPM)

La gestión de procesos de negocios o BPM es un método destinado a la mejora de procesos de negocios. Casi como lo que sucede con cualquier ser vivo, los negocios crecen y cambian con el tiempo. En tu equipo se pueden haber implementado procesos que funcionaban cuando el grupo era pequeño, pero a medida que se crece es probable que no sea posible adaptar esos procesos a escala de una forma que siga permitiendo que los integrantes alcancen su máximo nivel de eficiencia posible. En la mayoría de los casos, la gestión de procesos de negocios ayuda a identificar cuellos de botella en los equipos, formas de automatizar el trabajo manual y estrategias para revertir la ineficiencia. Hay 5 pasos principales en la gestión de procesos de negocios.

Act (Actuar)

Objetivo: Estandarizar y mejorar el proceso.

Estandarización: Si los resultados son positivos, se deben estandarizar los nuevos procedimientos y prácticas. Esto implica documentar los cambios y asegurarse de que todos los empleados estén informados y capacitados en los nuevos métodos. Reflexión y Aprendizaje: Reflexionar sobre el proceso de mejora. ¿Qué funcionó bien? ¿Qué se puede mejorar en el futuro? Esta reflexión es clave para fomentar una cultura de mejora continua. Iteración del Ciclo: El ciclo PDCA es continuo. Una vez que se ha completado un ciclo, se debe iniciar otro para seguir buscando mejoras adicionales.

5.- Mejorar continuamente

4.- Establecer un sistema “pull”

3.- Crear un flujo

2.- Generar una representación gráfica del flujo de valor

Los 5 principios Lean:

1.- Identificar el valor

Fabricación Lean

Esta forma de mejora de procesos recibe muchos nombres, pero fabricación Lean es el más común. También se la puede conocer como producción Lean o producción “justo a tiempo”. Fue definida originalmente por James P. Womack, Daniel Jones y Daniel Roos en su libro “La máquina que cambió el mundo”. Con Lean de destacan cinco principios fundamentales basados en las experiencias de los autores con la fabricación en Toyota.

Cuenta con la participación de todo el equipo: A diferencia de lo que sucede con otras metodologías de mejora de procesos, en la gestión de calidad total participan todos los integrantes del equipo, no solamente los dedicados a producción. Como resultado, probablemente termines buscando maneras de optimizar procesos más centrados en los negocios, como los de ventas o marketing, para favorecer al consumidor final. Busca la mejora continua: El proceso de mejora continua en los negocios consiste en hacer pequeños cambios con el objetivo de optimizar los procesos continuamente. Hay muchísimas variables en los negocios, con el proceso de mejora continua los equipos se pueden adaptar a medida que las circunstancias externas cambian. Las decisiones se toman basadas en los datos: A fin de implementar las mejoras continuas de los procesos, debes reunir datos todo el tiempo para analizar el desempeño de los procesos a modificar. Son estos datos los que te ayudarán a identificar ineficiencias o hacia dónde conviene orientar las iniciativas de mejora. Está orientada a los procesos: El objetivo principal de la implementación de la gestión de calidad total es mejorar los procesos. Otros métodos de mejora de procesos como Six Sigma sirven para minimizar la cantidad de defectos, mientras que con la gestión de calidad total se disminuye la ineficiencia.

Gestión de calidad total (TQM)

La gestión de calidad total (TQM) es un método de mejora de procesos centrado en la calidad que incluye la mejora continua a lo largo del tiempo. Esta técnica se utiliza con frecuencia en la gestión de la cadena de suministros y en los proyectos de satisfacción del cliente. La gestión de calidad total depende en gran medida de las decisiones basadas en datos y de las métricas de rendimiento. Durante el proceso de resolución de problemas, se utilizan las métricas de éxito para decidir cómo mejorar un proceso. A continuación, compartimos algunas de las características de la gestión de calidad total para mejora de procesos: Se centra en el cliente: El objetivo final de la gestión de calidad total siempre es beneficiar al consumidor. Si el equipo se centra en mejorar la calidad, pregúntate cómo afecta el cambio del proceso a la manera en que los consumidores finales interactúan con tu producto.