Restitution Audit A5904

RESTITUTION AUDIT PAIE AGENCE A5904 Date : 20/11/2024

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SOMMAIRE

01 Présentation de l'agence

02 Analyse par thématiques

03 Synthèse

ETAPES

20/11/2024

20/11/2024

20/11/2024

Prévu MARS 2025

Réalisation de l'audit

Débriefing et restitution avec l'équipe sur le plan d'actions

Mise en place du plan d'actions et accompagnement du coordinateur paie

Constatation des améliorations

LEGENDE

Rouge : Points critique nécessitant une action prioritaire et immédiate Orange : Points sensible nécessitant une action sur le court terme Jaune : PPistes de progrès, poiunts soulevant des axes d’amélioration ou nécessitant une action sur le moyen terme Vert :Points satisfaisants ne soulevant pas de problématique Noir : RAS

CADRE

CONSTAT

Prescripteur

Débriefing

Direction Régionale NHDF

Le directeur n'étant pas disponible celui ci n'a pas eu lieu

Motivation de la mission

Plan d'actions

L'agence a quelques difficultés en fin de mois car certaines informations ne remontent pas dans les délais impartis et cela à des impacts sur le travail réalisé en paie

Onet Valenciennes sollicite régulierement la DR et à changé de directeur l'an dernier

Présentation de l'agence

PRESENTATION DE L'AGENCE

24 CDD 274 CDI 7 GEIQ

244 Temps partiel60 Temps plein

Données agences

Organigramme

• Effectifs :

• Répartition CCN / Accord GTA :

161 Chantiers

302 Clés agence 2 Clés unique

01 ANALYSE PAR THéMATIQUES

PAIE

Note globale :

4.5/6

Notes : Controle des EVI : 3/3Vérification des heures: 0.5/1Traitement de la paie : 0.5/1 Post paie : 0.5/1

Controle des EVI :

• Heure saisie en EVI
• Contrôle des natures et montant des primes saisies en EVI
• Utilisation des rubriques de type 'remboursement de frais' (paniers, petit déplacements, …)S'assurer de l'utilistation des bons codes rubriques, de la méthode de valorisation des quantités
• indemnité de départ
• Identification des rubriques "à risque" Controler la bonne complétion du fichier RH
• Rbt transport avec un montant supérieur au seuil mensuel > identifier le risque URSSAF

Vérification des heures:

• dépassement du contingent annuel > Alerter sur le surcoût de ces heures qui déclenchent du COR

Quelques erreur de saisie de RCHTraitement de la paie :

• saisies des embauches et des sorties en retard > Améliorer l'organisation agence et identifier le risque social (non paiement des STC au fil de l'eau) Trop de contrats saisies en retard (remontée exploitation)
• Salariés sans ou avec abattement
• Taux Horaire < au minima de la grille
• Salariés payés par chèque
• Traitement de la requête R71 cohérence entre mensualisation et canevas

Post paie :

• Traitement de la requête R71 cohérence entre mensualisation et canevas Attention comparatif canevas /contrat

• Traitement des trops perçus > S'assurer que le trop perçu est bien justifié, sinon, faire les régularisations de paie / S'assurer que la procédure d'envoi des courriers aux salariés est appliquée Quelques trop perçu à régulariser

• Rappels sur salaire > Mesurer le nombre de rappel chaque mois dans une agence > Identifier les rubriques majoritairement concernées et identifier les raisons de ces rappels (majoritairement du au carence de l'exploitation,...) Mettre en place les fiches de rappels avec validation DA, trop de remontée tardive de l'exploitation ( impact sur les acomptes, etc.)

Note globale :

1.5/1.5

Notes : Accord de modulation: 0.5/0.5 Gestion du temps de travail : 1/1

GTA

Cibler les accords de modulation :

• faire un contrôle de cohérence sur l'utilisation de l'accord, vérifier les cibles, vérifier les déclenchements des heures sup.

Gestion du temps de travail:

• s'assurer qu'il n' y a pas un suivi des heures sup de facon manuelle (lissage d'une semaine à une autre, report sur mois suivant,….)

Chantiers

Note globale :

2/2

Notes : Arbres des affaires: 1.5/1.5 Coche réallocation : 0.5/0.5

vérifier la cohérence de l'arbre des affaires:

• S'assurer que les chantiers soient positionnés au bon endroit dans l'arbre pour éviter une mauvaise réallocation des NIOPE. Action sur les chantiers "Resp" en fonctionnelle repositionné sur exploitation, a priori sans impact

Vérifier la case à cocher "réallocation" sur les chantiers opérationnels

Note globale :

1.25/1.5

Notes : Vérification des nets à payer :0.5/0.5Traitement des requêtes de contrôles: 0.25/0.5Traitement des contôles A40 : 0.5/0.5

Comptabilité

Vérification des nets à payer réalisé tous les mois :

• S'assurer de la justesse de la paie AVANT la clôture pour la partie "acompte" ; s'assurer que tous les salariés soient effectivement bien payé

Traitement des requêtes de contrôles envoyées lors des clôtures :

• S'assurer de la bonne organisation des agences tout au long du mois Attention aux requetes reçues par le siege

Traitement des contôles A40 selon les niveaux, notamment le contrôle PASCDD:

• S'assurer de la bonne organisation des agences en période de clôture

Gestion des contrats

Note globale :

2/2.5

Notes : Méthodes de suivi des CDD : 0.5/0.5Traitements des MC: 0.5/0.5Traitement contrats successifs : 0.5/1 Dispense mutuelle : 0.5/0.5

Méthode de suivi des fin de CDD

• S'assurer que les échéances CDD sont bien suivies, que les STC sont fait dans les temps

Comment sont traités les multi-contrats (vérification des CDD Mono qui ont un changt TL dans le mois) :

• Identifier les agences qui n'utilisent pas la fonctionnalité Multi-contrat
• Accompagner l'agence sur la gestion en multi-contrat

Comment sont traités les contrats successifs pour un même motif (sortie du salarié ou non):

• Identifier le risque social pour les CDD qui ne sortent pas à chaque fin de contrat Ok 2 nevoullements Max, mais attention aux modifications de mensu en cours de CDD (oubli du RS)

Dispense mutuelle

• S'assurer que les dispenses saisies sont conformes au document administratif

Note globale :

4.25/5,5

Organisation

Présence d'un calendrier de paie pour chaque mois:

• S'assurer de la bonne organisation de l'agence ok mais certains RS donnent leurs pointages en fin de mois et non à la quinzaine

Contrôles des heures avec le G26:

• S'assurer que le contrôle des heures est bien fait chaque mois avant la clôture des paies

Méthodologie de collecte des pointages et fiabilité des informations communiquées:

• S'assurer de la bonne organisation de l'agence idem certains RS donnent leurs pointages en fin de mois et non à la quinzaine

Fréquence des STC:

• S'assurer du paiement au fil de l'eau

Respect du calendrier des différentes étapes du contrôle de paieidem certains RS donnent leurs pointages en fin de mois et non à la quinzaineSauvegarde des documents:

• S'assurer que les agences enregistrent sur le serveur de l'agence : AED / A09 / G35 / A25 / P50 / P53 / A20 / P30 / P27 / P29 / P52

Notes : Présence d'un calendrier de paie 0.75/1 Contrôles des heures avec le G26 / G40 0/0.5 Méthodologie de collecte des pointages 0.75/1 Fréquence des STC 1/1 Respect du calendrier des des paies 0.75/1 Sauvegarde des documents 1/1

Complément ressources

Note globale :

2.75/3

Contrôle des montants de référence (IMM/ISV/IMS) avec l'attestation maladie ? :

• S'assurer de la justesse du complément ressource/Accompagner la gestionnaire en cas de difficultés Attention à utiliser le bon fichier et à découper par mois les CR

Vérification du salaire rétabli de l'attestation et utilisation du fichier Xls ?

• S'assurer de la justesse des éléments transmis à la CPAM pour ensuite partir sur des bases correctes pour le compl ressource

Vérification du NET GARANTI

• S'assurer de la justesse du complément ressource/Accompagner la gestionnaire en cas de difficultés

Nombre de saisie via les EVI

• Identifier les agences qui n'utilisent pas encore le comp ressource en automatique

Vérification de la bonne saisie des absences Sécurité Sociale et du découpage

• S'assurer de la justesse du complément ressource/Accompagner la gestionnaire en cas de difficultés

Vérification des valeurs journalières

• S'assurer de la justesse du complément ressource/Accompagner la gestionnaire en cas de difficultés

Notes : Controle des montants de références : 0.25/0.5 Vérification : -Salaire rétabli 0.5/0.5 -Net garanti 0.5/0.5 -Saisies absences SS 0.5/0.5 -Valeurs journalières 0.5/0.5 -Saisies en EVI 0.5/0.5

CONGES PAYES

Note globale :

4.25/5

Contrôle du P53 tous les lundi Eviter des réclamations salariés / Eliminer le risque social Envoi du P50 à chaque STC - traitement du fichier de rejet Eviter des réclamations salariés / Eliminer le risque social A faire a minima à la 15aine Méthode de suivi des soldes de CP Eviter des reports de CP trop nombreux/ Eliminer le risque social Utilisation du portail caisse CP Paris Améliorer la communication entre gestionnaire paie et salarié sur ses questions CP Caisse de Paris Attention à bien répondre aux questions de la caisse Méthode de recueil des demandes de CP / process de validation / mention sur congés de fractionnement S'assurer de la bonne organisation de l'agence Demander comment sont gérées les demandes de modification d'absence congés payés (date de début ou fin) Eviter des réclamations salariés / Eliminer le risque social Demander de nouvelles dates en cochant P53 Avez-vous eu des changts de maladie en maladie pro ou inversement S'assurer que l'agence prévient bien sa DR en cas de modification (information à faire par le siège à la caisse CP , impact sur les compléments ressources)

Notes : Contrôle P53 : 0.5/0.5 Envoi P50 : 0.75/1 Suivi des CP : 1/1 Utilisation Portail CICPRP 0.75/1 Méthode recueil des demandes de CP 0.5/0.5 Modification d'absences ?0.25/0.5 Changement Maladie/Maladie pro 0.5/0.5

Autres controle

Note globale :

2.75/3

Salariés en absence injustifié très longue durée:

• S'assure de la mise en place de la procedure de sortie dans le cas des Absneces longues durées injustifiés

Congès payés par la caisse puis supprimer

• S'assure que les salariés prennent bien leur congés au lieu de cumulé travail + Paiement CP

Saisies des heures de délégations

• S'assurer de la saisies des bonnes rubriques pour les bons motifs afin de maitrisés les heures majorés et les COR

Statut travailleurs de nuit

• Consulter trimestriellement l’état HRA21 pour identifier les salariés ne travaillant plus :
• - au moins deux fois par semaine, selon son horaire habituel, au moins 3 heures de son temps de travail quotidien inscrit au contrat durant la période comprise entre21 heures et 6 heures.
• - plus de 270 heures de nuit (entre 21 heures et 6 heures) par an.

Contrôle pénibilité

• S'assurer en plus des Editions Obligatoire ( P50, Etc…) de la bonne tenue de celui ci

Organisation du SDAG Admin

• S'assurer de la bonne compréhension de la fonctionnalité, Eviter des A/R ou du non envoi des annexes A ranger

Notes : Absences longue durée : 0.5/0.5 Dévoiement utilisation CP : 0.5/0.5 Saisies heures de délégations : 0.5/0.5 Statut travailleur de nuit : 0.5/0.5 Contrôle Pénibilité : 0.5/0.5 Organisation SDAG : 0.25/0.5

SYNTHèSE

Synthèse RH

Les diligences menées sur le volet Paie mettent en avant des dysfonctionnements :-Surcharge administrative en fin de mois, réorganiser les remontées d'informations exploit. -Trop perçu à traiter Les diligences menées sur le volet CP mettent en avant des dysfonctionnements: -Envoi P50 à la quinzaine à minima -Réponse aux questions de la caisse Les diligences menées sur le volet Comptabilité mettent en avant des dysfonctionnements: -Traitement requêtes du sieges Les diligences menées sur le volet Gestion des contrats mettent en avant des dysfonctionnements -Ne pas modifier les mensu en cours de contrat Les diligences menées sur le volet Organisation mettent en avant des dysfonctionnements: -Surcharge administrative en fin de mois, réorganiser les remontées d'informations exploit.

Coeff. 3

Coeff. 2

16.85

RECOMMANDATIONS

Merci

Diffusion du rapport

Auteur de l'Audit

Sekrani Arnaud

Destinataire Marecat Loic Wadoux Aurélie Morival Manon En copie Tribouillard Christian Vieuxbled Julien Daime Aurélie Breux Vincent