Aplicaciones en la gestion
Proceso de selección de proveedores
Seguridad
aplicaciones informáticas
Contenidos
Espacios para celebración de eventos
seguridad en organización
Proceso de selección de rpoveedores
Recursos y proveedores
coordinación de recursos
Espacios
Configuración de los espacios para la celebración de eventos
Base de datos de roveedores
MAPA conceptual
Plan de relaciones con proveedores
Normativa y privacidad
Características
Evaluación de ofertas de proveedores
Tipología de proveedores de servicios
Medios tecnológicos
Función básica
Seguridd y control de accesos
montajes de stands
Evaluación
Personal de mantenimiento, animación y actividades
Traducción e interpretación
Hostelería y restauración
tipología
Diseño, edición e impresión
Hostelería y restauración
Los proveedores de hostelería y restauración, conocidos como empresas de catering, se encargan de ofrecer alimentos, bebidas y apoyo logístico en eventos. Es fundamental que el servicio sea eficiente y discreto, ajustándose al tiempo limitado de la agenda. La comida generalmente se prepara en las instalaciones del proveedor y se transporta al evento para su finalización y servicio. Es necesario contar con un espacio adecuado y cercano para la cocina del catering. El catering también suministra elementos decorativos como mesas y mantelería, y su servicio debe adaptarse al tipo de evento. Es importante considerar detalles como la presentación de los alimentos, la atención de los camareros y el tipo de menú, que debe ser adecuado a la temporada y las necesidades dietéticas de los asistentes. Además, el número de servicios debe ser flexible, ya que el número de asistentes puede variar hasta el último momento. Los catering deben contar con certificados de higiene y calidad, y el lugar debe estar preparado para la instalación de la cocina, con las medidas de seguridad necesarias. Si el espacio no está acondicionado, el catering solo podrá usar hornos de calor para finalizar la comida.
Reproducción y proyección
En cualquier evento es esencial contar con profesionales en imagen, sonido e iluminación para crear experiencias sensoriales inolvidables. Estos expertos gestionan los equipos tecnológicos necesarios y, dependiendo del lugar, puede ser necesario contratar proveedores externos o utilizar los equipos y personal técnico del propio recinto. Además, pueden asesorar sobre las últimas tecnologías para hacer el evento más creativo. Si el lugar no tiene la potencia eléctrica adecuada, será necesario obtener permisos y licencias para instalar generadores eléctricos.
configuración de los accesos a la sede y gestión de transportes
Es importante considerar los siguientes aspectos para la organización del evento: La entrada debe estar despejada y ser fácil de localizar; si es posible, se puede colocar un cartel con la imagen del evento o la empresa. En el vestíbulo, se recomienda un hospitality desk con una azafata para recibir a los invitados y guiarlos al lugar del evento. A lo largo del recorrido, deben colocarse carteles señalizando el camino para evitar confusión y estrés en los asistentes. En la recepción, los asistentes deben acreditarse, y en eventos con gran afluencia, usar catenarias para organizar el acceso por categorías. La llegada y acreditación deben ser rápidas y ordenadas para evitar aglomeraciones. Además de las consideraciones previas, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: El acceso debe ser accesible para personas con movilidad reducida. Se debe diferenciar el acceso para invitados y para mercancías para evitar accidentes y mejorar la imagen. Las escaleras y ascensores deben estar claramente señalizados, especialmente para personas mayores. En cuanto al transporte: Se debe proporcionar información sobre cómo llegar al evento, incluyendo opciones de transporte público y privado, y ofrecer mapas. Se pueden vender billetes a precios especiales y facilitar un número de taxi. Si se dispone de aparcamiento, se debe comunicar a los asistentes. Respecto al transporte interno: El aparcamiento debe estar bien organizado, con rutas claras para vehículos sin afectar al transporte público ni a los residentes. Se deben definir zonas de prohibición de aparcamiento y restricciones de acceso. Finalmente, se deben establecer rutas específicas para servicios de emergencia, vehículos especiales y personalidades. Una llegada ordenada y eficiente de los asistentes garantizará el éxito del evento.
Medios tecnológicos para la celebración de eventos
-Elementos materiales: todos aquellos que configuran la infraestructura física del espacio donde se va a celebrar el evento (espacio físico, iluminación, número de tomas de corrientes en la sala, ventilación adecuada, sistemas de seguridad, disponibilidad de cables, materiales complementarios, calefactores poprtátiles. -Aparatos tecnológicos: Todos aquellos necesarios para la comunicación. (Ordenadores, teléfonos, conexión a internet, monitores, reproyectores, equipo de megafonía, traducción simultánea. -Soportes tecnológicos: son aquellos que contienen la información que se transmite.
La elección del lugar donde se va a celebrar el acto puede que sea el aspecto más importante
del evento, pues es donde se desarrollarán todas las actividades, que llevamos tiempo
preparando. El espacio para un evento depende de su tamaño, número de participantes, actividades y servicios adicionales como catering o exposiciones. Es importante considerar la ubicación y calidad del lugar, ya que influirán en las características del evento. Se recomienda explorar varias opciones, evaluar su idoneidad según necesidades, servicios, ambiente y precio antes de tomar una decisión. Aunque la originalidad de un lugar puede tener gran impacto mediático, a veces lo sencillo es más efectivo. También se debe considerar el acceso para vehículos y logística. Los eventos pueden celebrarse en diversos lugares como oficinas, auditorios, hoteles, museos, parques, teatros, entre otros.
coordinación de recursos y eventos
En la organización de eventos, la actitud y predisposición de los colaboradores son fundamentales, acompañadas de comportamiento adecuado, modales correctos y cumplimiento del protocolo, definido como el conjunto de normas y costumbres para eventos. Puntos clave: Puntualidad: Es esencial para respetar los compromisos y evitar retrasos que alteren la planificación. Convocar con antelación a proveedores y profesionales ayuda a prevenir imprevistos. Condiciones técnicas: Verificar que el recinto cuente con suministro eléctrico, comunicaciones, soportes informáticos, y cumpla normativas de emergencia. Seguridad: Garantizar la seguridad de los participantes con apoyo técnico especializado. Gestión de quejas: Escuchar con humildad y respeto las reclamaciones. Verlas como una oportunidad de mejora. Analizar, disculparse y resolver los problemas de manera rápida y discreta para no afectar el evento.
base de datos de los proveedores y servicios contratados para un evento
Una base de datos permite almacenar y recuperar información necesaria para gestionar actividades o contrataciones, organizada según criterios definidos. Crear una base de datos con proveedores y servicios ofrece varias ventajas: Acceso centralizado y clasificado: Facilita la evaluación de opciones en función de calidad, precio y plazos, permitiendo añadir información relevante tras trabajar con cada proveedor. Clasificación eficiente: Los servicios pueden organizarse por actividades (costos por unidad/tiempo) y proveedores (servicios ofrecidos y costos), combinando ambos para obtener una visión clara de opciones y precios. Contenidos clave de la base de datos: Productos/Servicios: Características, usos, precios, y destino. Proveedores: Datos de contacto, sistemas de cobro y evaluación de desempeño. Origen: Si los productos/servicios son propios o subcontratados. Cada elemento almacenado, denominado Entidad, incluye datos relevantes sobre personas, cosas o servicios útiles para la organización del evento.
Proceso de selección
Es clave involucrar a los proveedores desde el inicio del proceso de organización del evento. Además de especificar el servicio requerido, es importante compartir detalles sobre el tipo, tema, programa y objetivos del evento. Los proveedores, como expertos, pueden ofrecer ideas, consejos y advertencias sobre posibles riesgos. Fomenta la comunicación entre ellos, ya que el personal del lugar, decoradores, y los encargados de montaje, iluminación y sonido deben coordinarse. Organiza reuniones y visitas al lugar para definir responsabilidades y prevenir riesgos.
1-Búsqueda de proveedores 2-Solicitud de información 3-Petición de ofertas 4-Evaluación de ofertas recibidas 5-Elección de los proveedores 6-Formalización 7-Evaluación del servicio
espacios donde se realizan eventos
-Palacios y centros de congresos: espacios equipados con los requerimientos necesarios. -Recintos feriales: Proporcionar condiciones ideales con el fin de dinamizar el negocio y general visibilidad. -Hoteles: La ventaja de estos lugares es que cuentan con profesionales expertos en servicios, quienes apoyan al organizador y aseguran que el evento sea cómodo para los asistentes. -Recintos singulares: la adecuación es importante, por lo que tenemos que tener en cuenta : la facilidad de acceso/comunicación. Las características técnicas del sitio. El sistema de comunicación. Las posibilidades de colocar el mobiliario que necesitemos. Necesidad de instalar aparatos de climatización. Gestionar la colocación de aseos provisionales. Contratación de un servicio médico.
montaje de exposiciones
montaje de stand
Las exposiciones se dividen en dos categorías según su objetivo: Exposiciones didácticas: Su fin es pedagógico, destacando el diseño de paneles explicativos, vídeos demostrativos y actividades interactivas para facilitar el aprendizaje y la participación del público. Exposiciones de promoción: Están enfocadas en presentar productos nuevos, por lo que el montaje debe ser innovador e impactante, buscando generar repercusión y aceptación del producto. Es fundamental contratar un seguro de responsabilidad civil para ambas categorías.
El montaje y desmontaje de un stand en recintos feriales requiere personal cualificado y recursos adecuados, dependiendo del tamaño del stand. Los tres factores clave para el éxito son: El piso: Un suelo propio, incluso a un nivel distinto, da independencia al stand. Iluminación propia: Mejora la visibilidad y destaca los productos. Tecnología: Pantallas, ordenadores y sistemas de sonido agilizan el proceso y mejoran la presentación. Existen diversos tipos de stands: Portátil: Prefabricado, fácil de montar, pero limitado en comunicación. Modular: Formado por estructuras flexibles de cartón, plástico o aluminio, permite configuraciones diversas. De diseño libre: Requiere proyecto y especialistas para su montaje, son estructuras fijas y de mayor coste. La complejidad de algunos stands puede requerir un seguro de responsabilidad civil.
decoración de espacios
La decoración de un evento debe crear la atmósfera adecuada según el objetivo: formal y sobria para transmitir seriedad, o colorida y llamativa para un ambiente festivo. En eventos formales, la decoración debe ser discreta para no distraer, mientras que en ferias, debe resaltar productos. Además, la decoración debe incluir señalética clara para orientar a los asistentes, adaptada a los idiomas necesarios, especialmente en eventos internacionales.
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Con las plantillas de Genially podrás incluir recursos visuales para dejar a tu audiencia con la boca abierta. También destacar alguna frase o dato concreto que se quede grabado a fuego en la memoria de tu público e incluso embeber contenido externo que sorprenda: vídeos, fotos, audios... ¡Lo que tú quieras! ¿Necesitas más motivos para crear contenidos dinámicos? Bien: el 90% de la información que asimilamos nos llega a través de la vista y, además, retenemos un 42% más de información cuando el contenido se mueve.
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Anima tu contenido y llévalo al siguiente nivel
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¿Sabías que Genially te permite compartir tu creación directamente, sin necesidad de descargas? Listo para que tu público pueda visualizarlo en cualquier dispositivo y darle difusión en cualquier lugar.
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¡Recuerda añadirle animación! Capta la atención de tu público con tus contenidos y elige el efecto ideal seleccionando el elemento y haciendo clic en el icono de Animación, que aparece justo encima. La interactividad y la animación pueden ser tus mejores aliadas a la hora de crear tablas, infografías o gráficos que ayuden a dar contexto a la información y simplificar los datos para traducirlos ante tu público. Somos seres visuales y nos resulta más sencillo 'leer' imágenes, que leer un texto escrito.
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normativa de protección de datos y privacidad de la organización
Los organizadores de eventos manejan datos personales de proveedores y asistentes, lo que conlleva responsabilidades bajo la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal. Esto implica establecer una Política de Privacidad, comunicada a los colaboradores, y cumplir con las siguientes obligaciones: -Registro y seguridad: Inscribir los ficheros con datos personales en el Registro de Protección de Datos y garantizar su confidencialidad y seguridad. -Calidad de datos: Asegurar que los datos sean adecuados, veraces y obtenidos de manera legal. -Información y consentimiento: Informar a los titulares sobre la recolección de datos y obtener su consentimiento para su tratamiento. -Relación con terceros: Garantizar que terceros que accedan a los datos también cumplan con la Ley. La comunicación de datos a terceros solo está permitida con fines legítimos y previa autorización del interesado.
evaluación de ofertas
La contratación de servicios para un evento dependerá de su tamaño, considerando: -Calidad: Se mide por la funcionalidad de la actividad y la experiencia que ofrece. Es esencial que el proveedor tenga experiencia en proyectos similares para garantizar un buen resultado. -Precio: Dado el alto costo de organizar un evento, es importante evaluar si el gasto justifica el objetivo. Debemos exigir presupuestos claros, detallados, y cláusulas sobre modificaciones o ampliaciones de servicios. -Plazos de entrega: Es crucial que el proveedor cumpla los tiempos establecidos, ya que los retrasos pueden arruinar la producción y generar pérdidas. Se recomienda elegir proveedores que ofrezcan servicios integrales para evitar subcontrataciones innecesarias.
configuración de un espacio
Consiste en personalizarlo en función de la imagen de la empresa y a la finalidad del evento, integrando todos los aspectos en el entorno, de tal manera que se le confiera un carácter único.
cARACTERÍSTICAS
Respecto a la disponibilidad y limitaciones:
Tres tipos: -Espacios de trabajo -Espacios para la relajación y relaciones personales -Espacios festivos
-Posibilidad de colocar carteles informativos -Disponibilidad de conserjes y puntos de información -Capacidad y tamaños para la sala -Flexibilidad para modificación de distribución -Plantas diáfanas -Pisos horizontales -Iluminación: natural o artificial -Aislamiento adecuado de ruidos -Acceso próximo a aseos -Disponibilidad de equipos audiovisuales
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Tipología de proveedores
Es crucial seleccionar adecuadamente a los proveedores y delegar funciones específicas, dando directrices claras para obtener buenos resultados. Los proveedores pueden ofrecer material, personal especializado o servicios diversos. Algunas categorías de proveedores son: Imprentas y producción gráfica: Para imprimir carteles, folletos, menús, etc. Producción audiovisual: Técnicos de imagen, sonido, iluminación y grabación. Personal de mantenimiento: Encargado de electricidad, climatización y reparaciones. Catering: Provee comida, mesas, cubiertos y personal de servicio. Azafatas, fotógrafos, intérpretes y traductores. Transportes: Automóviles, autobuses y conductores. Mensajería: Envío y recogida de materiales. Seguridad: Vigilancia y protección del evento. Mobiliario: Mesas, sillas, escenarios, carpas, etc. Animadores artísticos: Magos, músicos, bailarines, etc. Limpieza: Empresa encargada de la higiene. Decoradores y arquitectos: Diseño de espacios. Equipo médico: Ambulancias y atención sanitaria. Agencias de viajes: Gestión de viajes y alojamiento.
diseño, edición e impresión de materiales gráficos
Los proveedores especializados en producción gráfica suministran materiales gráficos, audiovisuales y digitales necesarios para el desarrollo de eventos. Estos soportes son clave en la comunicación de eventos, por lo que un buen diseño gráfico es esencial. El diseño gráfico se define como la acción de crear y producir comunicaciones visuales destinadas a transmitir mensajes a audiencias específicas. Dentro del ámbito de los eventos de marketing, el diseño se divide en varias áreas: Diseño publicitario: Incluye campañas de publicidad en diferentes medios, como televisión, radio y carteles. Diseño editorial: Se refiere a la creación de soportes gráficos como carteles, señalización, revistas, folletos, invitaciones, entre otros. Diseño de identidad corporativa: Involucra la creación de logotipos, símbolos, colores, tipografía y elementos distintivos de la empresa o evento. Diseño web: El diseño de la página web es crucial para transmitir información relevante sobre el evento o la empresa. Diseño multimedia: Utiliza imágenes en movimiento y sonido para transmitir mensajes de forma impactante, mejorar la comprensión, resumir información y crear una experiencia más amena. Ponencias: Presentaciones o imágenes digitales que apoyan y sintetizan la información de un ponente. Videos ilustrativos: Piezas creadas para explicar un tema específico, que pueden complementar o incluso sustituir al orador. Videos motivacionales: Producciones persuasivas diseñadas para generar o reforzar una actitud o acción, con un enfoque similar al de la publicidad. Reportajes: Videos documentales que describen una realidad, generalmente acompañados de una voz en off explicativa. Diseño de obsequios: Materiales personalizados (bolígrafos, regalos, carpetas, etc.) entregados a los asistentes, que sirven como publicidad a largo plazo a través de su uso. No es necesario un alto presupuesto; un regalo sencillo con un buen embalaje puede causar una buena impresión. El avance tecnológico ofrece más herramientas para crear mensajes visuales impactantes, como imágenes en movimiento, efectos de sonido y música. Sin embargo, es importante usar estos recursos con moderación para no distraer la atención del propósito principal del evento.
empresas, servicios y funciones de las azafatas de eventos
traducción e interpretación
Los colaboradores en un evento son esenciales, pero la figura de la azafata/o es clave, ya que es la primera cara visible para los asistentes. Su trabajo se centra en la atención al público, por lo que su imagen, modales y forma de trabajo son cruciales para el éxito del evento. Las empresas clasifican a las azafatas/os según el tipo de evento, con distintas funciones: Azafata/o de imagen: Se les exige ciertas cualidades físicas. Azafata/o de protocolo: Conocimiento de protocolo y ceremonial de eventos. Azafata/o de ferias: Atención al público y presentación de productos. Azafata/o de congresos: Recepción de ponentes, acreditación de asistentes, y control de la sala. Azafata/o relaciones públicas: Acoge y orienta al público. Azafata/o promotora: Captación de clientes en promociones y lanzamientos. Azafata/o guía: Asistencia a personas. Azafata/o transfer: Recepción de clientes en estaciones, aeropuertos, etc. Azafata/o animadora: Fomenta un ambiente festivo. Aparcacoches. Independientemente del tipo de evento, su misión general es asegurar la correcta atención y comodidad del público. Deben tener buenas habilidades de comunicación, conocimientos básicos de protocolo, y una actitud servicial. En algunos casos, se les puede pedir habilidades adicionales como hablar idiomas o tener conocimientos específicos. Además, deben ir uniformados para facilitar su identificación por parte de los asistentes.
Existen diferentes tipos de interpretación: Interpretación simultánea: Se usa en eventos grandes como conferencias internacionales, donde se traducen varios idiomas al mismo tiempo. Los intérpretes trabajan en parejas para garantizar la continuidad de la traducción. Están en cabinas insonorizadas y los asistentes escuchan la traducción a través de receptores. Interpretación consecutiva: Común en conferencias de prensa y discursos. El intérprete se sienta junto al orador y repite el mensaje en el idioma del público, sin necesidad de equipo técnico. Interpretación de enlace: Similar a la consecutiva, pero utilizada en reuniones o negociaciones más pequeñas. El intérprete puede traducir el mensaje al mismo tiempo o después, sin necesidad de equipo especializado. En todos los casos, el intérprete debe estar familiarizado con el tema y los términos técnicos del evento, y adaptar las expresiones al idioma correspondiente.
personal de mantenimiento y servicio de limpieza
actividades lúdicas
La mayoría de los espacios que vayamos a contratar para celebrar un evento dispondrán de su propio equipo de mantenimiento y personal de limpieza. Estos dos servicios son fundamentales en el desarrollo del acto.
Las actividades lúdicas para empleados y clientes están ganando popularidad como herramienta para mejorar las relaciones interpersonales. Estos juegos, que promueven la diversión y la evasión, son efectivos para fomentar la integración, la comunicación y la creatividad, estimulando la colaboración en equipo. Existen opciones tanto para espacios exteriores como interiores, como batallas de paintball, yinkanas, juegos de integración (resolver un misterio) o actividades creativas como grabar un vídeo musical en playback con coreografía, entre otras.
animación cultural y producción de espectáculos
La animación cultural y la producción de espectáculos son recursos utilizados para dinamizar eventos, estimulando los sentidos y creando una experiencia memorable para los asistentes. Estas actividades buscan mantener el interés del público y generar emociones. Las opciones para implementar estas actividades incluyen: Efectos humorísticos: Para generar risas y distensión. Acciones de entretenimiento y distracción: Útiles en eventos largos, ofreciendo descansos entre actos. Efectos sorprendentes y notorios: Atraen la atención de manera impactante, aunque son más costosos, como efectos especiales, decoraciones llamativas o la presencia de celebridades.
asistencia turítica y guías
seguridad y control de acceso en eventos
Los estudios indican que muchos asistentes combinan su participación en eventos con actividades turísticas, y suelen viajar con acompañantes que no asisten a las reuniones. Por ello, es recomendable ofrecer planes de entretenimiento para ellos o programar actividades turísticas al final del evento para compartirlas. Se pueden contratar guías por hora, los cuales se clasifican según el servicio: Guía acompañante: Responsable de un viaje turístico, ofreciendo información general sobre los lugares visitados. Guía local: Especializado en mostrar recursos turísticos de una localidad, región o monumento, con subcategorías: Guía provincial. Guía de monumento: Experto en un único monumento o museo. Guía de turismo verde: Especializado en recursos naturales y actividades en la naturaleza.
En eventos grandes, es esencial contratar personal de seguridad para garantizar la protección de personas e instalaciones, adaptando las estrategias de seguridad a las necesidades del evento. Al contratar una empresa de seguridad, se debe proporcionar toda la información relevante para que realicen un estudio detallado y elaboren un plan de actuación para el control de accesos y la gestión de la seguridad durante el evento. Los profesionales de seguridad deben ser serios, eficaces, tener buen juicio, autocontrol, capacidad de liderazgo, buenas habilidades comunicativas y saber cómo actuar en situaciones críticas. Además, deben vestir adecuadamente, ser discretos y mantener la confidencialidad de la información que manejan. El personal de seguridad debe estar titulado conforme al Real Decreto 348/2004. En eventos multitudinarios o en espacios públicos, también es necesario coordinarse con las fuerzas de seguridad del estado, como la policía.
otros servicios
Los eventos pueden gestionarse con servicios adicionales a través de proveedores especializados: Seguros: Además del seguro obligatorio de Responsabilidad Civil, es útil considerar otros seguros como: Suspensión o contingencia (por cancelaciones debido a clima, incomparecencia, etc.). Pérdida de beneficios (si no se alcanzan las expectativas económicas). Impago (si el promotor no cubre los gastos). Privacidad y seguros de viaje. Gabinete de prensa y comunicación: Si la empresa no tiene uno propio, se puede contratar un gabinete externo para gestionar la comunicación del evento.
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La seguridad en la oganización de eventos
estrategias de seguridad
La seguridad en los eventos abarca tanto la prevención de emergencias (incendios, alarmas) como la protección frente a conductas antisociales (violencia, robos, sabotajes). Es fundamental identificar amenazas, evaluar riesgos y garantizar que el recinto cumpla con las normativas de seguridad. Aspectos clave: Medidas preventivas: Salidas de emergencia adecuadas y accesibles. Extintores suficientes y en buen estado. Detectores de incendios y avisos luminosos operativos. Áreas libres de obstáculos (escaleras y descansillos). Planes de acción: Diseñar planes de seguridad, emergencia y evacuación, ajustados al perfil de los asistentes, el recinto y las actividades. Respetar siempre el aforo permitido. Eventos de gran magnitud: Informar a las autoridades competentes y solicitar su apoyo. Contratar un equipo de seguridad propio, coordinado con el encargado de protocolo, para gestionar el evento de forma integral.
La gestión de la seguridad en eventos incluye tres pasos clave: -Valoración de la amenaza: Analizar posibles riesgos internos y externos, como ataques, huelgas, manifestaciones cercanas o condiciones climáticas, además de revisar antecedentes de disturbios en eventos similares. -Análisis de información: Clasificar las amenazas según su gravedad y probabilidad de ocurrencia, priorizando los riesgos más críticos. -Planes de contingencia: Diseñar planes preventivos con medidas estratégicas y operativas para gestionar emergencias y reducir sus impactos. Esto incluye definir roles y coordinar acciones entre los agentes de seguridad y el responsable de protocolo.
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aplicaciones informáticas en la gestión de eventos
Los recursos tecnológicos son clave para promocionar eventos, permitiendo segmentar al público objetivo y hacer las convocatorias más atractivas y efectivas. Estos medios facilitan que los asistentes potenciales reciban información relevante y, si les interesa, la compartan con sus contactos. Herramientas principales: Redes sociales: -Facebook Events: Permite que los clientes más fieles conozcan primero el evento y difundan la información a sus contactos si participan. -Twitter: Útil para promocionar marcas y eventos en tiempo real. -Blog del evento: Difunde información relevante y puede ser localizado a través de buscadores. -Website específica: Proporciona información completa y actualizada, además de permitir confirmar asistencia e imprimir invitaciones. -Posicionamiento en buscadores: Optimizar el blog o web del evento con palabras clave relacionadas para que aparezcan en los primeros resultados de búsqueda. Una base de datos actualizada y una estrategia atractiva son esenciales para captar la atención del público y lograr que abran la convocatoria.
Mapa conceptual circular
laura perez
Created on November 22, 2024
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Aplicaciones en la gestion
Proceso de selección de proveedores
Seguridad
aplicaciones informáticas
Contenidos
Espacios para celebración de eventos
seguridad en organización
Proceso de selección de rpoveedores
Recursos y proveedores
coordinación de recursos
Espacios
Configuración de los espacios para la celebración de eventos
Base de datos de roveedores
MAPA conceptual
Plan de relaciones con proveedores
Normativa y privacidad
Características
Evaluación de ofertas de proveedores
Tipología de proveedores de servicios
Medios tecnológicos
Función básica
Seguridd y control de accesos
montajes de stands
Evaluación
Personal de mantenimiento, animación y actividades
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Hostelería y restauración
tipología
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Hostelería y restauración
Los proveedores de hostelería y restauración, conocidos como empresas de catering, se encargan de ofrecer alimentos, bebidas y apoyo logístico en eventos. Es fundamental que el servicio sea eficiente y discreto, ajustándose al tiempo limitado de la agenda. La comida generalmente se prepara en las instalaciones del proveedor y se transporta al evento para su finalización y servicio. Es necesario contar con un espacio adecuado y cercano para la cocina del catering. El catering también suministra elementos decorativos como mesas y mantelería, y su servicio debe adaptarse al tipo de evento. Es importante considerar detalles como la presentación de los alimentos, la atención de los camareros y el tipo de menú, que debe ser adecuado a la temporada y las necesidades dietéticas de los asistentes. Además, el número de servicios debe ser flexible, ya que el número de asistentes puede variar hasta el último momento. Los catering deben contar con certificados de higiene y calidad, y el lugar debe estar preparado para la instalación de la cocina, con las medidas de seguridad necesarias. Si el espacio no está acondicionado, el catering solo podrá usar hornos de calor para finalizar la comida.
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coordinación de recursos y eventos
En la organización de eventos, la actitud y predisposición de los colaboradores son fundamentales, acompañadas de comportamiento adecuado, modales correctos y cumplimiento del protocolo, definido como el conjunto de normas y costumbres para eventos. Puntos clave: Puntualidad: Es esencial para respetar los compromisos y evitar retrasos que alteren la planificación. Convocar con antelación a proveedores y profesionales ayuda a prevenir imprevistos. Condiciones técnicas: Verificar que el recinto cuente con suministro eléctrico, comunicaciones, soportes informáticos, y cumpla normativas de emergencia. Seguridad: Garantizar la seguridad de los participantes con apoyo técnico especializado. Gestión de quejas: Escuchar con humildad y respeto las reclamaciones. Verlas como una oportunidad de mejora. Analizar, disculparse y resolver los problemas de manera rápida y discreta para no afectar el evento.
base de datos de los proveedores y servicios contratados para un evento
Una base de datos permite almacenar y recuperar información necesaria para gestionar actividades o contrataciones, organizada según criterios definidos. Crear una base de datos con proveedores y servicios ofrece varias ventajas: Acceso centralizado y clasificado: Facilita la evaluación de opciones en función de calidad, precio y plazos, permitiendo añadir información relevante tras trabajar con cada proveedor. Clasificación eficiente: Los servicios pueden organizarse por actividades (costos por unidad/tiempo) y proveedores (servicios ofrecidos y costos), combinando ambos para obtener una visión clara de opciones y precios. Contenidos clave de la base de datos: Productos/Servicios: Características, usos, precios, y destino. Proveedores: Datos de contacto, sistemas de cobro y evaluación de desempeño. Origen: Si los productos/servicios son propios o subcontratados. Cada elemento almacenado, denominado Entidad, incluye datos relevantes sobre personas, cosas o servicios útiles para la organización del evento.
Proceso de selección
Es clave involucrar a los proveedores desde el inicio del proceso de organización del evento. Además de especificar el servicio requerido, es importante compartir detalles sobre el tipo, tema, programa y objetivos del evento. Los proveedores, como expertos, pueden ofrecer ideas, consejos y advertencias sobre posibles riesgos. Fomenta la comunicación entre ellos, ya que el personal del lugar, decoradores, y los encargados de montaje, iluminación y sonido deben coordinarse. Organiza reuniones y visitas al lugar para definir responsabilidades y prevenir riesgos.
1-Búsqueda de proveedores 2-Solicitud de información 3-Petición de ofertas 4-Evaluación de ofertas recibidas 5-Elección de los proveedores 6-Formalización 7-Evaluación del servicio
espacios donde se realizan eventos
-Palacios y centros de congresos: espacios equipados con los requerimientos necesarios. -Recintos feriales: Proporcionar condiciones ideales con el fin de dinamizar el negocio y general visibilidad. -Hoteles: La ventaja de estos lugares es que cuentan con profesionales expertos en servicios, quienes apoyan al organizador y aseguran que el evento sea cómodo para los asistentes. -Recintos singulares: la adecuación es importante, por lo que tenemos que tener en cuenta : la facilidad de acceso/comunicación. Las características técnicas del sitio. El sistema de comunicación. Las posibilidades de colocar el mobiliario que necesitemos. Necesidad de instalar aparatos de climatización. Gestionar la colocación de aseos provisionales. Contratación de un servicio médico.
montaje de exposiciones
montaje de stand
Las exposiciones se dividen en dos categorías según su objetivo: Exposiciones didácticas: Su fin es pedagógico, destacando el diseño de paneles explicativos, vídeos demostrativos y actividades interactivas para facilitar el aprendizaje y la participación del público. Exposiciones de promoción: Están enfocadas en presentar productos nuevos, por lo que el montaje debe ser innovador e impactante, buscando generar repercusión y aceptación del producto. Es fundamental contratar un seguro de responsabilidad civil para ambas categorías.
El montaje y desmontaje de un stand en recintos feriales requiere personal cualificado y recursos adecuados, dependiendo del tamaño del stand. Los tres factores clave para el éxito son: El piso: Un suelo propio, incluso a un nivel distinto, da independencia al stand. Iluminación propia: Mejora la visibilidad y destaca los productos. Tecnología: Pantallas, ordenadores y sistemas de sonido agilizan el proceso y mejoran la presentación. Existen diversos tipos de stands: Portátil: Prefabricado, fácil de montar, pero limitado en comunicación. Modular: Formado por estructuras flexibles de cartón, plástico o aluminio, permite configuraciones diversas. De diseño libre: Requiere proyecto y especialistas para su montaje, son estructuras fijas y de mayor coste. La complejidad de algunos stands puede requerir un seguro de responsabilidad civil.
decoración de espacios
La decoración de un evento debe crear la atmósfera adecuada según el objetivo: formal y sobria para transmitir seriedad, o colorida y llamativa para un ambiente festivo. En eventos formales, la decoración debe ser discreta para no distraer, mientras que en ferias, debe resaltar productos. Además, la decoración debe incluir señalética clara para orientar a los asistentes, adaptada a los idiomas necesarios, especialmente en eventos internacionales.
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Con las plantillas de Genially podrás incluir recursos visuales para dejar a tu audiencia con la boca abierta. También destacar alguna frase o dato concreto que se quede grabado a fuego en la memoria de tu público e incluso embeber contenido externo que sorprenda: vídeos, fotos, audios... ¡Lo que tú quieras! ¿Necesitas más motivos para crear contenidos dinámicos? Bien: el 90% de la información que asimilamos nos llega a través de la vista y, además, retenemos un 42% más de información cuando el contenido se mueve.
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¡Recuerda añadirle animación! Capta la atención de tu público con tus contenidos y elige el efecto ideal seleccionando el elemento y haciendo clic en el icono de Animación, que aparece justo encima. La interactividad y la animación pueden ser tus mejores aliadas a la hora de crear tablas, infografías o gráficos que ayuden a dar contexto a la información y simplificar los datos para traducirlos ante tu público. Somos seres visuales y nos resulta más sencillo 'leer' imágenes, que leer un texto escrito.
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normativa de protección de datos y privacidad de la organización
Los organizadores de eventos manejan datos personales de proveedores y asistentes, lo que conlleva responsabilidades bajo la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal. Esto implica establecer una Política de Privacidad, comunicada a los colaboradores, y cumplir con las siguientes obligaciones: -Registro y seguridad: Inscribir los ficheros con datos personales en el Registro de Protección de Datos y garantizar su confidencialidad y seguridad. -Calidad de datos: Asegurar que los datos sean adecuados, veraces y obtenidos de manera legal. -Información y consentimiento: Informar a los titulares sobre la recolección de datos y obtener su consentimiento para su tratamiento. -Relación con terceros: Garantizar que terceros que accedan a los datos también cumplan con la Ley. La comunicación de datos a terceros solo está permitida con fines legítimos y previa autorización del interesado.
evaluación de ofertas
La contratación de servicios para un evento dependerá de su tamaño, considerando: -Calidad: Se mide por la funcionalidad de la actividad y la experiencia que ofrece. Es esencial que el proveedor tenga experiencia en proyectos similares para garantizar un buen resultado. -Precio: Dado el alto costo de organizar un evento, es importante evaluar si el gasto justifica el objetivo. Debemos exigir presupuestos claros, detallados, y cláusulas sobre modificaciones o ampliaciones de servicios. -Plazos de entrega: Es crucial que el proveedor cumpla los tiempos establecidos, ya que los retrasos pueden arruinar la producción y generar pérdidas. Se recomienda elegir proveedores que ofrezcan servicios integrales para evitar subcontrataciones innecesarias.
configuración de un espacio
Consiste en personalizarlo en función de la imagen de la empresa y a la finalidad del evento, integrando todos los aspectos en el entorno, de tal manera que se le confiera un carácter único.
cARACTERÍSTICAS
Respecto a la disponibilidad y limitaciones:
Tres tipos: -Espacios de trabajo -Espacios para la relajación y relaciones personales -Espacios festivos
-Posibilidad de colocar carteles informativos -Disponibilidad de conserjes y puntos de información -Capacidad y tamaños para la sala -Flexibilidad para modificación de distribución -Plantas diáfanas -Pisos horizontales -Iluminación: natural o artificial -Aislamiento adecuado de ruidos -Acceso próximo a aseos -Disponibilidad de equipos audiovisuales
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Tipología de proveedores
Es crucial seleccionar adecuadamente a los proveedores y delegar funciones específicas, dando directrices claras para obtener buenos resultados. Los proveedores pueden ofrecer material, personal especializado o servicios diversos. Algunas categorías de proveedores son: Imprentas y producción gráfica: Para imprimir carteles, folletos, menús, etc. Producción audiovisual: Técnicos de imagen, sonido, iluminación y grabación. Personal de mantenimiento: Encargado de electricidad, climatización y reparaciones. Catering: Provee comida, mesas, cubiertos y personal de servicio. Azafatas, fotógrafos, intérpretes y traductores. Transportes: Automóviles, autobuses y conductores. Mensajería: Envío y recogida de materiales. Seguridad: Vigilancia y protección del evento. Mobiliario: Mesas, sillas, escenarios, carpas, etc. Animadores artísticos: Magos, músicos, bailarines, etc. Limpieza: Empresa encargada de la higiene. Decoradores y arquitectos: Diseño de espacios. Equipo médico: Ambulancias y atención sanitaria. Agencias de viajes: Gestión de viajes y alojamiento.
diseño, edición e impresión de materiales gráficos
Los proveedores especializados en producción gráfica suministran materiales gráficos, audiovisuales y digitales necesarios para el desarrollo de eventos. Estos soportes son clave en la comunicación de eventos, por lo que un buen diseño gráfico es esencial. El diseño gráfico se define como la acción de crear y producir comunicaciones visuales destinadas a transmitir mensajes a audiencias específicas. Dentro del ámbito de los eventos de marketing, el diseño se divide en varias áreas: Diseño publicitario: Incluye campañas de publicidad en diferentes medios, como televisión, radio y carteles. Diseño editorial: Se refiere a la creación de soportes gráficos como carteles, señalización, revistas, folletos, invitaciones, entre otros. Diseño de identidad corporativa: Involucra la creación de logotipos, símbolos, colores, tipografía y elementos distintivos de la empresa o evento. Diseño web: El diseño de la página web es crucial para transmitir información relevante sobre el evento o la empresa. Diseño multimedia: Utiliza imágenes en movimiento y sonido para transmitir mensajes de forma impactante, mejorar la comprensión, resumir información y crear una experiencia más amena. Ponencias: Presentaciones o imágenes digitales que apoyan y sintetizan la información de un ponente. Videos ilustrativos: Piezas creadas para explicar un tema específico, que pueden complementar o incluso sustituir al orador. Videos motivacionales: Producciones persuasivas diseñadas para generar o reforzar una actitud o acción, con un enfoque similar al de la publicidad. Reportajes: Videos documentales que describen una realidad, generalmente acompañados de una voz en off explicativa. Diseño de obsequios: Materiales personalizados (bolígrafos, regalos, carpetas, etc.) entregados a los asistentes, que sirven como publicidad a largo plazo a través de su uso. No es necesario un alto presupuesto; un regalo sencillo con un buen embalaje puede causar una buena impresión. El avance tecnológico ofrece más herramientas para crear mensajes visuales impactantes, como imágenes en movimiento, efectos de sonido y música. Sin embargo, es importante usar estos recursos con moderación para no distraer la atención del propósito principal del evento.
empresas, servicios y funciones de las azafatas de eventos
traducción e interpretación
Los colaboradores en un evento son esenciales, pero la figura de la azafata/o es clave, ya que es la primera cara visible para los asistentes. Su trabajo se centra en la atención al público, por lo que su imagen, modales y forma de trabajo son cruciales para el éxito del evento. Las empresas clasifican a las azafatas/os según el tipo de evento, con distintas funciones: Azafata/o de imagen: Se les exige ciertas cualidades físicas. Azafata/o de protocolo: Conocimiento de protocolo y ceremonial de eventos. Azafata/o de ferias: Atención al público y presentación de productos. Azafata/o de congresos: Recepción de ponentes, acreditación de asistentes, y control de la sala. Azafata/o relaciones públicas: Acoge y orienta al público. Azafata/o promotora: Captación de clientes en promociones y lanzamientos. Azafata/o guía: Asistencia a personas. Azafata/o transfer: Recepción de clientes en estaciones, aeropuertos, etc. Azafata/o animadora: Fomenta un ambiente festivo. Aparcacoches. Independientemente del tipo de evento, su misión general es asegurar la correcta atención y comodidad del público. Deben tener buenas habilidades de comunicación, conocimientos básicos de protocolo, y una actitud servicial. En algunos casos, se les puede pedir habilidades adicionales como hablar idiomas o tener conocimientos específicos. Además, deben ir uniformados para facilitar su identificación por parte de los asistentes.
Existen diferentes tipos de interpretación: Interpretación simultánea: Se usa en eventos grandes como conferencias internacionales, donde se traducen varios idiomas al mismo tiempo. Los intérpretes trabajan en parejas para garantizar la continuidad de la traducción. Están en cabinas insonorizadas y los asistentes escuchan la traducción a través de receptores. Interpretación consecutiva: Común en conferencias de prensa y discursos. El intérprete se sienta junto al orador y repite el mensaje en el idioma del público, sin necesidad de equipo técnico. Interpretación de enlace: Similar a la consecutiva, pero utilizada en reuniones o negociaciones más pequeñas. El intérprete puede traducir el mensaje al mismo tiempo o después, sin necesidad de equipo especializado. En todos los casos, el intérprete debe estar familiarizado con el tema y los términos técnicos del evento, y adaptar las expresiones al idioma correspondiente.
personal de mantenimiento y servicio de limpieza
actividades lúdicas
La mayoría de los espacios que vayamos a contratar para celebrar un evento dispondrán de su propio equipo de mantenimiento y personal de limpieza. Estos dos servicios son fundamentales en el desarrollo del acto.
Las actividades lúdicas para empleados y clientes están ganando popularidad como herramienta para mejorar las relaciones interpersonales. Estos juegos, que promueven la diversión y la evasión, son efectivos para fomentar la integración, la comunicación y la creatividad, estimulando la colaboración en equipo. Existen opciones tanto para espacios exteriores como interiores, como batallas de paintball, yinkanas, juegos de integración (resolver un misterio) o actividades creativas como grabar un vídeo musical en playback con coreografía, entre otras.
animación cultural y producción de espectáculos
La animación cultural y la producción de espectáculos son recursos utilizados para dinamizar eventos, estimulando los sentidos y creando una experiencia memorable para los asistentes. Estas actividades buscan mantener el interés del público y generar emociones. Las opciones para implementar estas actividades incluyen: Efectos humorísticos: Para generar risas y distensión. Acciones de entretenimiento y distracción: Útiles en eventos largos, ofreciendo descansos entre actos. Efectos sorprendentes y notorios: Atraen la atención de manera impactante, aunque son más costosos, como efectos especiales, decoraciones llamativas o la presencia de celebridades.
asistencia turítica y guías
seguridad y control de acceso en eventos
Los estudios indican que muchos asistentes combinan su participación en eventos con actividades turísticas, y suelen viajar con acompañantes que no asisten a las reuniones. Por ello, es recomendable ofrecer planes de entretenimiento para ellos o programar actividades turísticas al final del evento para compartirlas. Se pueden contratar guías por hora, los cuales se clasifican según el servicio: Guía acompañante: Responsable de un viaje turístico, ofreciendo información general sobre los lugares visitados. Guía local: Especializado en mostrar recursos turísticos de una localidad, región o monumento, con subcategorías: Guía provincial. Guía de monumento: Experto en un único monumento o museo. Guía de turismo verde: Especializado en recursos naturales y actividades en la naturaleza.
En eventos grandes, es esencial contratar personal de seguridad para garantizar la protección de personas e instalaciones, adaptando las estrategias de seguridad a las necesidades del evento. Al contratar una empresa de seguridad, se debe proporcionar toda la información relevante para que realicen un estudio detallado y elaboren un plan de actuación para el control de accesos y la gestión de la seguridad durante el evento. Los profesionales de seguridad deben ser serios, eficaces, tener buen juicio, autocontrol, capacidad de liderazgo, buenas habilidades comunicativas y saber cómo actuar en situaciones críticas. Además, deben vestir adecuadamente, ser discretos y mantener la confidencialidad de la información que manejan. El personal de seguridad debe estar titulado conforme al Real Decreto 348/2004. En eventos multitudinarios o en espacios públicos, también es necesario coordinarse con las fuerzas de seguridad del estado, como la policía.
otros servicios
Los eventos pueden gestionarse con servicios adicionales a través de proveedores especializados: Seguros: Además del seguro obligatorio de Responsabilidad Civil, es útil considerar otros seguros como: Suspensión o contingencia (por cancelaciones debido a clima, incomparecencia, etc.). Pérdida de beneficios (si no se alcanzan las expectativas económicas). Impago (si el promotor no cubre los gastos). Privacidad y seguros de viaje. Gabinete de prensa y comunicación: Si la empresa no tiene uno propio, se puede contratar un gabinete externo para gestionar la comunicación del evento.
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La seguridad en la oganización de eventos
estrategias de seguridad
La seguridad en los eventos abarca tanto la prevención de emergencias (incendios, alarmas) como la protección frente a conductas antisociales (violencia, robos, sabotajes). Es fundamental identificar amenazas, evaluar riesgos y garantizar que el recinto cumpla con las normativas de seguridad. Aspectos clave: Medidas preventivas: Salidas de emergencia adecuadas y accesibles. Extintores suficientes y en buen estado. Detectores de incendios y avisos luminosos operativos. Áreas libres de obstáculos (escaleras y descansillos). Planes de acción: Diseñar planes de seguridad, emergencia y evacuación, ajustados al perfil de los asistentes, el recinto y las actividades. Respetar siempre el aforo permitido. Eventos de gran magnitud: Informar a las autoridades competentes y solicitar su apoyo. Contratar un equipo de seguridad propio, coordinado con el encargado de protocolo, para gestionar el evento de forma integral.
La gestión de la seguridad en eventos incluye tres pasos clave: -Valoración de la amenaza: Analizar posibles riesgos internos y externos, como ataques, huelgas, manifestaciones cercanas o condiciones climáticas, además de revisar antecedentes de disturbios en eventos similares. -Análisis de información: Clasificar las amenazas según su gravedad y probabilidad de ocurrencia, priorizando los riesgos más críticos. -Planes de contingencia: Diseñar planes preventivos con medidas estratégicas y operativas para gestionar emergencias y reducir sus impactos. Esto incluye definir roles y coordinar acciones entre los agentes de seguridad y el responsable de protocolo.
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aplicaciones informáticas en la gestión de eventos
Los recursos tecnológicos son clave para promocionar eventos, permitiendo segmentar al público objetivo y hacer las convocatorias más atractivas y efectivas. Estos medios facilitan que los asistentes potenciales reciban información relevante y, si les interesa, la compartan con sus contactos. Herramientas principales: Redes sociales: -Facebook Events: Permite que los clientes más fieles conozcan primero el evento y difundan la información a sus contactos si participan. -Twitter: Útil para promocionar marcas y eventos en tiempo real. -Blog del evento: Difunde información relevante y puede ser localizado a través de buscadores. -Website específica: Proporciona información completa y actualizada, además de permitir confirmar asistencia e imprimir invitaciones. -Posicionamiento en buscadores: Optimizar el blog o web del evento con palabras clave relacionadas para que aparezcan en los primeros resultados de búsqueda. Una base de datos actualizada y una estrategia atractiva son esenciales para captar la atención del público y lograr que abran la convocatoria.