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organisation administrative et gestion des processus

La comptabilité au coeur du processus

ATTENTION AU VOCABULAIRE

1. Les flux sortant = RESSOURCE
2. Les flux entrant = EMPLOI

Les opérations entre l'entreprise et ses paretenaires se traduisent par des flux d'informations, des flux physiques de biens et services et des flux monétaires. (commande= flux d'info / achat vente = flux physique / rgt = flux monétaire. Ce sont les flux qu'on enregistre en comptabilité. C'est pour cela qu'on enregistre pas un devis ou un bl ou un bon de commande en comptabilité : ils matérialisent des flux d'information. Chaque entreprise et ses paretenaires donnent lieu à des flux de sens opposé = flux entrant / flux sortant

Les flux

On trouvera également?

Ils permettent de matérialiser les échanges entre les deux parties, à savoir le commerçant et l'acheteur. Il peut s'agir d'achat de produits, mais également de fourniture de services. Les documents commerciaux sont différents en fonction du type de structure ainsi dans une entreprise qui réalise de la vente de marchandises ou de prestation

LES DOCUMENTS COMMERCIAUX

3. Learning sessions / 03

Le bon de commande : c'est un document établi par le client pour confirmer la commande au profit de son fournisseur. Le bon de commande regroupe principalement les informations suivantes : raison sociale de l'acheteur, raison sociale du vendeur, coordonnées de l'acheteur, coordonnées du vendeur, la date d'émission, la nature de marchandise et ses références la quantité et le prix unitaire, modalités de transport. Le devis : sert à sécuriser la relation commerciale avec le client : lorsque ce dernier a donné son accord pour l'exécution de la prestation, il est engagé sur l'offre qui a été convenue. La facture « pro forma », quant à elle, est un devis provisoire qui prend la forme d'une facture. Cette expression, qui vient du latin « pour la forme », porte bien son nom ! La pro forma est un document commercial utilisé dans la majorité des cas pour les activités de vente et de prestations L'accusée réception : c'est un document adressé par le vendeur à l'acheteur pour confirmer sa commande. Le bon de livraison : c’est un document établi par le vendeur pour justifier la livraison de la marchandise. La facture : c’est un écrit obligatoire établi entre le vendeur et l’acheteur, c’est une pièce justificative dressée par le commerçant vendeur pour illustrer les conditions auxquelles il a vendu les biens et services au client

LES DOCUMENTS COMMERCIAUX

la fonction juridique : elle élabore la confirmation juridique de la réalité de la prestation validée ou du produit vendue et elle rappelle le droit de créance du vendeurla fonction commerciale : elle détaille les conditions de négociation de la vente entre le producteur et son client, par exemple le prix la fonction comptable : elle sert de document comptable, cette fonction est primordiale à l’établissement des bilans annuels la fonction fiscale : elle sert de support à l’exercice des droits sur la tva et au contrôle de l’impôt. Il faudra impérativement prévoir une facture dans certaines conditions

Les fonctions de la facture

L’article L441-3 du code de commerce relatif aux factures précise : Tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle doivent faire l'objet d'une facturation. Le vendeur est tenu de délivrer la facture dès la réalisation de la vente ou la prestation du service. L'acheteur doit la réclamer. La facture doit être rédigée en double exemplaire. Le vendeur et l'acheteur doivent en conserver chacun un exemplaire et conservée pendant 10 ans. Elle a pour objectif d’obliger le client à payer son fournisseur. Depuis le 1er janvier 2018, les entreprises qui facturent avec de la TVA doivent créer leurs factures avec un logiciel agréé anti-fraude selon la loi de facturation 2018 ! Cette nouvelle législation vient bouleverser le quotidien de nombreux entrepreneurs qui utilisaient Word et Excel pour facturer les clients.

LA FACTURE

= TOTAL TTC

+ emballage ttc

= NET FINANCIER

- escompte %

- REMISE %

= NET COM

- Acomptes

= NET TTC

+ TVA

PRIX BRUT

STRUCTURE DE LA FACTURE

LES ELEMENTS PARTICULIERS DE LA FACTURE

EDI

CGV

Solvabilité client ?

Que doit contenir une facture ?

Les mentions obligatoires de la facture sont définies par l’article R123-237 et suivants du code de commerce précise les informations à reporter : - Dénomination sociale et adresse de l’émetteur - Forme juridique et montant du capital pour les sociétés - Numéro SIREN, mention RCS - Mention relative à l’adhésion à un centre de gestion agrée - Numéro Intracommunautaire à la TVA - Nom et adresse du client - Codification de la facture - Date d’émission - Date de règlement - Quantité et nature du produit / prestation vendu - Prix unitaire HT - Taux et montant de Tva - devise euros... - Taux des pénalités de retard - Indemnité forfaitaire de 40€ - Mentions spécifiques à certaines opération (convention…)

Le contrôle de gestion du processus commercial requiert donc une très bonne compréhension des besoins des clients, des métiers de l'entreprise et des leviers de profitabilité.

Cet enchainement retrace les différentes phases logistiques de l’opération commerciale qui génèrent chacune la création de documents. Tous ces documents doivent être traités (contrôlés et conservés) en comptabilité (même s’ils ne représentent pas des pièces justificatives)

Les opérations commerciales génèrent la production et le traitement de documents à chaque étape du processus d’achat ou de vente. Ils sont interdépendants et respectent une chronologie.

Le contrôle de la transmission des documents

Permet de remplacer les echanges de documents papiers ( commandes / bl / factures / relevé de banque ... par des échanges entre pc. Les documents commerciaux sont dematerialisés ou numerisés.

efficacité

fiabilité

​Les avantages

rapidité

ECHANGES DE DONNEES INFORMATISE

EDI

Une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l'exercice de son activité pendant une durée minimale. Ce délai varie selon la nature des papiers et les obligations légales. L'entreprise peut aussi archiver les documents plus longtemps, sauf s'ils contiennent des données personnelles. Pendant ce délai, l'administration peut mener des contrôles.

Quels sont les délais de conservation des documents d'une entreprise ? Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.

Les autres documents tels que les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales (bons de commande ou bons de livraison) doivent être conservés 10 ans

SAE

GED

3. Learning sessions / 01

ARCHIVAGE

délai client moyen =(créance clients TTC / CA TTC) X 360 jours

encours client =(CA du client x delai contractuel )/ 360 jours

Le client peur faire peser sur l'entreprise des risques de différentes natures. Pour éviter et en limiter les conséquences il faut ANTICIPER et CONNAITRE les risques.

Risques de nature organisationnelle

Risques de nature commerciale

Risques de nature financiére

RISQUES CLIENTS

P 12 = 250ecritures à savoir

• la lettre de change : elle est émise par le fournisseur (on parle également de "traite") • le billet à ordre : il est émis par le client = papier

Paiement par effets de commerce

Paiement par prélèvement

Paiement par virement

Par carte bancaire

Paiement par chèque

Paiement en espèces

Aucun moyen de paiement ne peut être imposé à un client. En revanche, certains moyens de paiement peuvent être refusés par les commerçants. Les commerçants et prestataires de services sont ainsi libres d'accepter ou de refuser les paiements par chèques ou par carte bancaire, à condition d'en informer les clients de manière apparente (par voie d'affichage par exemple).

FACTOR

MOYEN DE PAIEMENT

rjf consulting

merci