Administración del tiempo

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INFO

Habilidades directivas

Administración del tiempo

La administración del tiempo es el arte de gestionar los recursos y actividades de manera efectiva para maximizar el beneficio personal y social, ya que implica administrar la vida misma.

Administración del tiempo

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Presentación al cliente

> Cosas triviales.> Ocio. > Relajamiento excesivo

> Planeación.> Relajación necesaria. > Previsión.

> Reuniones.> Llamadas. > Interrupciones innecesarias

No importante - No urgente

Importante - No urgente

No importante - Urgente

El tiempo es clave para encontrar un equilibrio entre el trabajo, los estudios y la familia. Para organizarlo mejor, podemos pensar en cuatro tipos de actividades según su importancia y urgencia.

> Crisis.> Problemas. > Proyectos contra reloj.

Importante - Urgente

Manejo del tiempo

Evaluar

Ejercer la integridad en el momento de la elección

Crear un marco de toma de decisiones

Seleccionar metas

Identificar roles y papeles

Lo principal para la administración del tiempo

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Este enfoque considera que muchos problemas de gestión del tiempo surgen del desorden y el caos. Propone sistemas organizativos que abarcan cuatro áreas clave:

Contexto

Enfoque "Organícese" (orden)

Tiempos y movimientos

Organización de las personas

Organización de las tareas

Organización de las cosas

Enfoques sobre administración del tiempo

Organización y priorización

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Este enfoque se centra en la idea de que la administración del tiempo es una habilidad que puede aprenderse y desarrollarse, como el uso de herramientas tecnológicas o habilidades matemáticas. Propone que el dominio de ciertas competencias es esencial para ser efectivo en la vida personal y profesional.

Contexto

Enfoque 101 (habilidades)

Delegación

Fijación de metas

Listas de pendientes

Uso de planificadores

Enfoques sobre administración del tiempo

Internos

Externos

5 poderosas razones:

El Tiempo es fundamental para el directivo y el ejecutivo

Los Enemigos del Tiempo

Razones

• Tensión y preocupaciones.
• Inconstancia, hábito de dejar tareas inconclusas.

• No saber decir no.
• Aplazar, dejar las cosas para después.
• Confusión y desorden en la propia oficina.

• Falta de información adecuada.
• Exceso de reuniones.
• Ruidos y distracciones visuales.

• Interrupciones del teléfono.

• Interrupciones por visitas inesperadas.
• Mobiliario Incómodo.

+ CONSECUENCIA

+ CONSECUENCIA

+ CONSECUENCIA

+ CONSECUENCIA

Realidad:La disponibilidad constante expone al directivo a interrupciones, limitando su capacidad de concentrarse.

Creencia: "El directivo debe estar siempre disponible para todos."

El mito de la puerta abierta

Realidad: Considerar al tiempo como un enemigo provoca estrés y manejo ineficaz. El tiempo es un recurso, no un adversario.

Creencia: "El tiempo es un obstáculo constante que presiona al ejecutivo."

El mito del tiempo enemigo

Realidad: Abordar problemas complejos de manera superficial condena a repetir los errores.

Creencia: "Se pueden resolver problemas ahorrando tiempo con soluciones simples y rápidas."

El mito de la simplificación

Realidad: La clave no está en el esfuerzo desmedido, sino en la calidad del trabajo. Trabajar más horas no equivale a ser más efectivo.

Creencia: "Trabajar más asegura mejores resultados."

El mito de la energía en el desempeño laboral

MITOS DEL TIEMPO

Postergue a asuntos varios los temas que surjan en la reunión.

Si usted es el directivo que coordina la reunión

• Fecha
• Hora
• Lugar
• Participantes

Consejos para organizar reuniones

Consejos

Presentación

Cómo se cubrirá cada tema

Tiempo para cada tema

Los temas que se cubrirán

+1

Una reunión de trabajo mal planeada es uno de los principales motivos de la pérdida de tiempo. Las reuniones son una parte importante del trabajo en equipo para revisar avances, atender problemas, decidir medidas futuras.

Inicie a tiempo la reunión.

Agende los temas controvertidos al final.

Aborde primero temas rutinarios y directos que supongan decisiones fáciles.

Invite únicamente a los que pueden tomar decisión sobre el tema.

Agenda de la reunión

Resultado esperado

propósito de la reunión

Reuniones de trabajo

¡Recuerda administrar bien tu tiempo!

¡MuchasGracias!

Organización de las tareas:

• Priorizar y estructurar actividades pendientes de manera lógica y eficiente.

Organización de las personas

• Delegar tareas, definir roles y crear mecanismos de seguimiento para monitorear avances.

"El tiempo es un obstáculo constante que presiona al ejecutivo."

CONSECUENCIA DE

Pérdida de control y actitud reactiva ante los retos

VENTAJAS

• Eficiencia: Ahorra tiempo y esfuerzo al simplificar procesos.
• Claritad mental: Reduce el estrés al estructurar las prioridades.
• Aplicación universal: Es útil para personas y empresas en diversos contextos.

"Trabajar más asegura mejores resultados."

CONSECUENCIA DE

Agotamiento sin mejora significativa en los resultados.

DESVENTAJAS

• Exceso de enfoque en el orden: El acto de organizar puede convertirse en un fin en sí mismo, retrasando tareas importantes.
• Rigidez: Una organización excesiva puede limitar la flexibilidad y creatividad, haciéndonos mecánicos o demasiado detallistas.
• Costo de oportunidad: El tiempo invertido en organizar podría aprovecharse mejor en otras actividades productivas.

"Se pueden resolver problemas ahorrando tiempo con soluciones simples y rápidas."

CONSECUENCIA DE

Soluciones temporales que no resuelven los desafíos de fondo.

Organización de las cosas

• Ordenar espacios físicos como oficinas, hogares o cualquier lugar de trabajo.

xx- xx - xx - xx

xx xx xx xx

Autor

Según Mauro Rodríguez (1999), se trata de la capacidad de dirigir conscientemente nuestras acciones y decisiones, reconociendo que el manejo adecuado del tiempo refleja nuestra habilidad para gestionar nuestros propios recursos y prioridades, evitando así el desperdicio de vida.

"El directivo debe estar siempre disponible para todos."

CONSECUENCIA DE

Falta de enfoque y pérdida de tiempo en interacciones improductivas

Naturaleza - Off Road - Música - Familia

Victor Hugo Ramírez Rangel276110 LATI vramirez05@alumnos.uaq.mx

Autor

DESVENTAJAS

• Calidad de la formación: No siempre se enseñan principios sólidos que respalden las habilidades. Esto puede generar inconsistencias o suposiciones inexactas sobre cómo alcanzar la efectividad.
• Limitación del enfoque: Dominar habilidades técnicas no es suficiente. La verdadera efectividad requiere alinear las acciones con principios correctos, lo que este enfoque no siempre aborda.
• Enseñanza superficial: A menudo se enfatizan técnicas de ahorro de tiempo sin profundizar en su aplicación estratégica o adaptativa.

VENTAJAS

• Mejoras concretas: Facilita la adquisición de competencias valoradas por las empresas y aplicables en el día a día.
• Practicidad: Proporciona herramientas y técnicas directamente utilizables.

Familia- Música - Videojuegos - F1

Carlos Manuel García Pérez 270166 SOF cgarcia76@alumnos.uaq,mx

Autor

Razones...

1. Tiene que alcanzar la eficiencia y obtener resultados.
2. Es responsable no sólo de su propio tiempo, sino también del tiempo de otros.
3. Tiene mayor compromiso y responsabilidad que todo su equipo.
4. Es la guía o líder a seguir.
5. Tiene que saber las 24 horas del día todo lo que sucede en su empresa.

Tiempos y movimientos

• Analizar los procesos y determinar el orden ideal de las acciones a realizar.