Guide de l'émargement en structure
Faire émarger vos apprenants
19/11/2024
Emargement numérique
A partir de septembre 2024, le CREPS se dote d’une solution d’émargement numérique. En tant qu’apprenant ou tuteur, vous êtes donc désormais amené à signer depuis la plateforme SOWESIGN. - L'apprenant déclare en saisissant son nombre d'heures effectué en structure, par mois ; puis signe.- Le tuteur valide le nombre d'heures déclarées par mois et signe.- Le CREPS valide et clôture les périodes de mise en situation professionnelle découpées par mois. Aucun logiciel n'a besoin d'être téléchargé, la connexion se fait avec un lien communiqué par e-mail. La procédure est détaillée dans ce guide.
Faire émarger vos apprenants
En tant qu'apprenant
Un ensemble d'informations doit être renseigné dans votre espace stagiaire sur le site web du CREPS : Les données qui concernent la ou les structures d'alternance doivent être obligatoirement saisies pour : - établir la convention de mise en situation professionnelle si vous n'êtes pas salarié(e) dans la structure (données administratives) ; - vérifier que votre tuteur dispose des prérogatives d'exercice de la fonction (carte professionnelle excepté secteur animation) ; - faire le lien avec SOWESIGN (coordonnées du responsable de la structure ET du tuteur)
Faire émarger vos apprenants
Nous vous remercions de bien vouloir vérifier que ces données sont exactes.
Si vous n'avez plus la main pour effectuer des corrections, merci de contacter l'assistant administratif de votre formation.
En tant qu'apprenant
Une fois que ces données sont saisies et vérifiées, vous recevez un mail de paramétrage trois jours avant la période de mise en situation professionnelle. Chaque mois vous serez destinataire de deux mails (un en début et un en fin de mois) de l'expéditeur suivant : noreply@sowesign.net (exemple de mail ci-dessous).
Faire émarger vos apprenants
Merci de bien vouloir vérifier vos SPAMS régulièrement pour ne pas omettre les messages
En tant qu'apprenant
Vous devez saisir vos heures de présence ou d'absence au fur et à mesure du mois. La signature doit être réalisée en fin de mois, car elle clôture cette période de mise en situation. Cliquez sur le lien que vous recevez le 1er jour du stage. Une fenêtre SOWESIGN s'ouvre, puis sélectionnez "modifier les heures". Merci de séparer la journée en deux si vous faites une journée entière.
Faire émarger vos apprenants
Vous pouvez remplir vos heures par demi-journée : cliquez sur le bouton bleu "ajouter une journée". Ou, vous avez un planning régulier et vous pouvez saisir en "masse" par demi-journée également.
En tant qu'apprenant
En saisie par demi-journée :Choisissez une date, puis saisissez dans l'espace dédié les heures de debut et de fin par demi-journée.SI l'icône est verte : vous déclarez des heures de présence (en vert).Si l'icône est rouge : vous déclarez des heures d'absence, que vous devez justifier.
Faire émarger vos apprenants
En saisie de masse :Séléctionnez les jours travaillés dans le mois. Saisissez vos heures, puis validez.
Vous pouvez saisir d'abord un jour de la semaine et indiquer vos horaires. Validez ensuite. Faites la même manipulation pour un autre jour de la semaine si les horaires diffèrent et validez.
En tant qu'apprenant
Saisie des heuresIl est possible de saisir une partie des heures avec l'option "ajouter une journée" et/ou l'option en "masse'. Une fois que l'ensemble des heures et des justificatifs en cas d'absence sont saisis, vérifiez, validez puis signez, en fin de mois, dans l'espace prévu à cet effet.
Faire émarger vos apprenants
Votre émargement en centre et en structure est imposé par le Code du travail (article R6332-26). Pour que votre signature ait une valeur probante, merci de la réaliser de façon conforme au plus proche de votre signature manuscrite.
En tant que tuteur
Si les coordonnées de votre structure et les vôtres sont correctement saisies par l'apprenant dans son espace du stagiaire, vous recevez un mail avant le début du stage, ainsi que le dernier jour de chaque mois de sa mise en situation professionnelle.Attention, nous vous informons que si l'apprenant n'est pas salarié au sein de votre structure, une convention de mise en situation professionnelle doit être signée entre les parties (apprenant, structure, CREPS) avant toute première heure effectuée.
Faire émarger vos apprenants
Merci de bien vouloir vérifier vos SPAMS régulièrement pour ne pas omettre les messages
En tant que tuteur
Pour vérifier et valider les heures saisies par l'apprenant en mise en situation professionnelle dans votre structure chaque fin de mois, cliquez sur le lien, reçu par mail, pour accéder au portail. Si celui-ci ne fonctionne pas, copiez l'URL dans un navigateur. Aucun code est nécessaire pour accéder à la page.
Une fois les heures vérifiées, ou modifiées si besoin, validez et signez en cliquant sur le bouton vert. Assurez-vous avant que l'apprenant a bien fini de saisir ses heures. La signature de l'apprenant atteste la fin de saisie. Vous disposez d'un espace "commentaire" que vous pouvez utiliser pour communiquer toute information que vous jugez utile à destination de la coordination pédagogique et/ou administrative.
En tant que gestionnaire
Une fois que vous avez validé les heures déclarées par l'apprenant, le CREPS valide et clôture cette période de mise en situation professionnelle. Soyons vigilants, dès lors, les modifications ne sont plus possibles
L'assistant administratif contrôle la déclaration des heures et la conformité des signatures. Le responsable pédagogique s'assure auprès de la structure de la nature et du volume d'heures réalisés en fonction du PIF (plan individuel de formation) et d'une éventuelle convention de mise en situation professionnelle (si l'apprenant n'est pas salarié dans votre structure).
Si vous rencontrez des difficultés pour émarger, merci de bien vouloir vous rapprocher de l'assistant administratif de la formation afin qu'il vérifie vos coordonnées et/ou qu'il vous renvoie le mail/lien de connexion.
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A partir de septembre 2024, le CREPS se dote d’une solution d’émargement numérique. En tant qu’apprenant ou tuteur, vous êtes donc désormais amené à signer depuis la plateforme SOWESIGN. - L'apprenant déclare en saisissant son nombre d'heures effectué en structure, par mois ; puis signe.- Le tuteur valide le nombre d'heures déclarées par mois et signe.- Le CREPS valide et clôture les périodes de mise en situation professionnelle découpées par mois. Aucun logiciel n'a besoin d'être téléchargé, la connexion se fait avec un lien communiqué par e-mail. La procédure est détaillée dans ce guide.
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En tant qu'apprenant
Un ensemble d'informations doit être renseigné dans votre espace stagiaire sur le site web du CREPS : Les données qui concernent la ou les structures d'alternance doivent être obligatoirement saisies pour : - établir la convention de mise en situation professionnelle si vous n'êtes pas salarié(e) dans la structure (données administratives) ; - vérifier que votre tuteur dispose des prérogatives d'exercice de la fonction (carte professionnelle excepté secteur animation) ; - faire le lien avec SOWESIGN (coordonnées du responsable de la structure ET du tuteur)
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Nous vous remercions de bien vouloir vérifier que ces données sont exactes.
Si vous n'avez plus la main pour effectuer des corrections, merci de contacter l'assistant administratif de votre formation.
En tant qu'apprenant
Une fois que ces données sont saisies et vérifiées, vous recevez un mail de paramétrage trois jours avant la période de mise en situation professionnelle. Chaque mois vous serez destinataire de deux mails (un en début et un en fin de mois) de l'expéditeur suivant : noreply@sowesign.net (exemple de mail ci-dessous).
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Merci de bien vouloir vérifier vos SPAMS régulièrement pour ne pas omettre les messages
En tant qu'apprenant
Vous devez saisir vos heures de présence ou d'absence au fur et à mesure du mois. La signature doit être réalisée en fin de mois, car elle clôture cette période de mise en situation. Cliquez sur le lien que vous recevez le 1er jour du stage. Une fenêtre SOWESIGN s'ouvre, puis sélectionnez "modifier les heures". Merci de séparer la journée en deux si vous faites une journée entière.
Faire émarger vos apprenants
Vous pouvez remplir vos heures par demi-journée : cliquez sur le bouton bleu "ajouter une journée". Ou, vous avez un planning régulier et vous pouvez saisir en "masse" par demi-journée également.
En tant qu'apprenant
En saisie par demi-journée :Choisissez une date, puis saisissez dans l'espace dédié les heures de debut et de fin par demi-journée.SI l'icône est verte : vous déclarez des heures de présence (en vert).Si l'icône est rouge : vous déclarez des heures d'absence, que vous devez justifier.
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En saisie de masse :Séléctionnez les jours travaillés dans le mois. Saisissez vos heures, puis validez.
Vous pouvez saisir d'abord un jour de la semaine et indiquer vos horaires. Validez ensuite. Faites la même manipulation pour un autre jour de la semaine si les horaires diffèrent et validez.
En tant qu'apprenant
Saisie des heuresIl est possible de saisir une partie des heures avec l'option "ajouter une journée" et/ou l'option en "masse'. Une fois que l'ensemble des heures et des justificatifs en cas d'absence sont saisis, vérifiez, validez puis signez, en fin de mois, dans l'espace prévu à cet effet.
Faire émarger vos apprenants
Votre émargement en centre et en structure est imposé par le Code du travail (article R6332-26). Pour que votre signature ait une valeur probante, merci de la réaliser de façon conforme au plus proche de votre signature manuscrite.
En tant que tuteur
Si les coordonnées de votre structure et les vôtres sont correctement saisies par l'apprenant dans son espace du stagiaire, vous recevez un mail avant le début du stage, ainsi que le dernier jour de chaque mois de sa mise en situation professionnelle.Attention, nous vous informons que si l'apprenant n'est pas salarié au sein de votre structure, une convention de mise en situation professionnelle doit être signée entre les parties (apprenant, structure, CREPS) avant toute première heure effectuée.
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Merci de bien vouloir vérifier vos SPAMS régulièrement pour ne pas omettre les messages
En tant que tuteur
Pour vérifier et valider les heures saisies par l'apprenant en mise en situation professionnelle dans votre structure chaque fin de mois, cliquez sur le lien, reçu par mail, pour accéder au portail. Si celui-ci ne fonctionne pas, copiez l'URL dans un navigateur. Aucun code est nécessaire pour accéder à la page.
Une fois les heures vérifiées, ou modifiées si besoin, validez et signez en cliquant sur le bouton vert. Assurez-vous avant que l'apprenant a bien fini de saisir ses heures. La signature de l'apprenant atteste la fin de saisie. Vous disposez d'un espace "commentaire" que vous pouvez utiliser pour communiquer toute information que vous jugez utile à destination de la coordination pédagogique et/ou administrative.
En tant que gestionnaire
Une fois que vous avez validé les heures déclarées par l'apprenant, le CREPS valide et clôture cette période de mise en situation professionnelle. Soyons vigilants, dès lors, les modifications ne sont plus possibles
L'assistant administratif contrôle la déclaration des heures et la conformité des signatures. Le responsable pédagogique s'assure auprès de la structure de la nature et du volume d'heures réalisés en fonction du PIF (plan individuel de formation) et d'une éventuelle convention de mise en situation professionnelle (si l'apprenant n'est pas salarié dans votre structure).
Si vous rencontrez des difficultés pour émarger, merci de bien vouloir vous rapprocher de l'assistant administratif de la formation afin qu'il vérifie vos coordonnées et/ou qu'il vous renvoie le mail/lien de connexion.