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2024

Introducción a Bancos

Maria Teresa Quintero Cundumi

Empezar

Anderson Darlyn Urrea Uribe

Introducción a Bancos

El equipo de Bancos se encarga de corregir, responder, contactar y conciliar requerimientos que vienen directamente de nuestras entidades bancarias y clientes internos. Esto con el fin de conciliar y balancear ambas partes mediante la revisión diaria de movimientos en las GLs y cuentas AR. Además, apoyan a los diferentes equipos en la conciliación de pagos.

Entidades bancarias

UNPROCEssed logged receipts

La cuenta "Unprocessed" es una cuenta de carácter especial donde se reciben todos los pagos que el equipo de Cash App no logró identificar.

Se maneja una cuenta para Estados Unidos y otra para Canadá, cada una con su respectivo analista de bancos y se ingresa usando la transacción FBL5N:

US89122

CA86430

LOGGED RECEIPTS LHUS LNA & AIUS

LOGGED RECEIPTS CANADA

Las cuentas de Vendor, son las empresas proveedoras de bienes y/o servicios a Holcim. Cuando se realiza una compra y ocurre algún "error", se emite un reembolso (refund) a nuestra empresa, lo que genera un crédito. Este tipo de pago también se registra en las cuentas de unprocessed, por lo que el responsable de la cuenta debe moverlo a la cuenta correspondiente de refunds:

US5024142

CA5024141

LOGGED RECEIPTS REFUNDS CANADA

LOGGED RECEIPTS LHUS LNA & AIUS

Tipos de pagos

LOCKBOX

credit card payments

eft (Electronic fund transfer)

tipos de pagos

rdc (remote deposit capture)

UNPROCEssed logged receipts

PAGO (HBE)

PAGO (Non intended for us)

PAGO AR

PAGO NON AR

REFUND AP

PAGO (Payroll)

Tipos de Cuentas

Para llevar a cabo la investigación y clasificación de los pagos, los agentes bancarios dividen las cuentas de origen en dos grupos.

Cuentas COD (Cash and Delivery)

Cuentas AR (Accounts Recivable)

Refieren a dinero enviado por clientes no registrados, para pagar productos y servicios de Holcim.

Refieren a dinero enviado por los clientes con objetivo a pagar servicios y productos de Holcim.

Las cuentas AR se clasifican en 3 grupos:

NON/AR

AR/NO AR

AR

Actividades Bancarias

RETURNED ITEMS

1.

Son cheques que se reciben y que el banco deposita en las cuentas bancarias de Holcim, por lo tanto son procesados por el equipo de cash application. Sin embargo, después de ciertas validaciones por parte del banco o por instrucción del cliente, estos fondos se deben retornar.

• Stop payment
• Account Closed

• NSF (non-sufficient funds)
• Stale/Posted Dated
• Funds Frozen

NOTIFICATIONS RETURNED ITEMS (USA)

NOTIFICATIONS RETURNED ITEMS (CAN)

canadá

Bambora/DirectA/Worldline:

worldline

Worldline es una plataforma de pagos en línea que ofrece soluciones de pago para empresas en Canadá. Proporciona una variedad de funciones para facilitar transacciones en línea seguras y eficientes. Es utilizado por el equipo de Bancos Canadá como un método de consulta de pagos, documentos y movimientos en nuestras cuentas.

Actividades Bancarias

REJECTED CHECKS

2.

Cuando los cheques enviados por el cliente NO cumplen con las especificaciones requeridas por el banco, por ende son rechazados. (Los cheques no son procesados ni depositaos por el banco). Casos comunes:

• Cheques sin firma
• Cheques que presentan algún daño
• Errores en el monto
• Cheques alterados

NOTIFICATIONS REJECTED CHECKS (CAN)

NOTIFICATIONS REJECTED CHECKS (USA)

Actividades Bancarias

BANK ADJUSMENTS

3.

Son ajustes monetarios que realiza el banco debido a ERRORES presentados al momento de procesar los cheques. Son más comunes en US, es cuando el banco nos deposita un dinero con algún tipo de error. Puede ocurrir por muchas razones, entre las mas comunes son:

• Cheques duplicados: cuando el banco procesa dos veces el mismo cheque.
• Monto depositado por error: Cuando el banco envía un pago a holcim perteneciente a otra empresa, o en el caso contrario cuando el banco envía un pago de Holcim a otra empresa.
• Deposit Corrections: Cuando el banco procesa un cheque por un valor diferente ya sea inferior o mayor.

NOTA: Esos casos no llegan a Zendesk directamente por parte banco, la persona a cargo del proceso debe hacer una continua revisión de la cash worksheet y SAP (FBL3N) para revisar los ítems pendientes por investigar.

Actividades Bancarias

Deposit Corrections

4.

Esta actividad hace referencia a la corrección por parte del banco por un monto a favor o pendiente que ellos hayan procesado por error. El banco suele proceder con cheques por valores diferentes al original por lo cual crea una discrepancia que es corregida por el banco en forma de créditos o débitos por el valor original del documento.

Actividades Bancarias

ChargeBacks

5.

Los Chargebacks hace referencia a aquellos pagos subidos desde la plataforma de que por diversas razones deben retornar al emisor, La plataforma ofrece un vistazo rápido de todos los pagos involucrados y que deben volver a su fuente original.

Estos pagos deben de retornar por razones diversas, el Agente de bancos tiene en cuenta lo siguiente.

Conciliación del movimiento.

Revision.

Contacto con el Negocio.

Proceder con los movimientos propuestos por el banco y conciliar internamente la cuenta

Notificar a las personas involucradas en el movimiento para dejar constancia de este.

Consultar la Plataforma Paymentech en busca de más información sobre el ChargeBack.

NOTA: Esos casos no llegan a Zendesk directamente por parte del banco, la persona a cargo del proceso debe hacer una continua revisión de la plataforma paymentech. Ticket 4439882

Actividades Bancarias

INVESTIGACIONES BANCARIAS

6.

Son las investigaciones que hacemos con el banco, relacionadas a las disputas que se crean por pagos perdidos y ajustes bancarios que son detectados por el equipo. Como también, consultas por cheques pertenecientes al equipo de refund.

NOTA: La Persona a cargo de la cuenta del cliente de donde surge la disputa debe hacer la respectiva búsqueda del pago, en caso de no encontrarlo, tiene que solicitar la copia del cheque o el comprobante de la transacción. Para luego, enviarla al analista de bancos para que inicie la respectiva investigación.

Cuentas Bancarias y GLS en us

A continuación podrás ver todos los números de cuentas y GLs donde ingresan los pagos enviados por los clientes de US:

1. Pagos que ingresan a través de LOCKBOX

CEM

ACM

Cuenta:

Cuenta:

8698

NOTA

9052

10103101 10103102

10103102

GL:

GL:

Cuentas Bancarias y GLS en us

A continuación podrás ver todos los números de cuentas y GLs donde ingresan los pagos enviados por los clientes de US:

2. Pagos que ingresan a través de RDC/WIRETRANSFER/ACH

CEM

ACM

Cuenta:

Cuenta:

8656

NOTA

9011

10103109

10103109

GL:

GL:

US51 - US96

US11

Cuentas Bancarias y GLS en US

A continuación podrás ver todos los números de cuentas y GLs donde ingresan los pagos enviados por los clientes de US:

3. Pagos que ingresan a través de cuentas COD

ACM

Cuenta:

9489

NOTA

10103800

GL:

US51 - US96

GLS en CAN

Da click en el archivo para conocer todas las GLs en las cuales ingresa el dinero que los clientes de CAN envían a Holcim:

BÚSQUEDA DE PAGOS

Confirmar si un pago realmente ingresó a las cuentas, además de hacer el seguimiento de dónde fue aplicado y hacer las correcciones en caso de ser necesarias. .

Ventana Principal

Para empezar el proceso de búsqueda es necesario contar con la GL a consultar, en estas se encuentran los pagos que entran a la compañía.

G/L Account

Company code

Fiscal Year

Nota: Para la consulta de documentos se necesita la transacción FS10N y una lista de GL separadas por regiones.

Búsqueda de documentos

Una vez ejecutado, visualizarás esta página de inicio.

Información sobre la GL seleccionada

Balance

Credit Amount

Debit Amount

Monto correspondiente a el mes

Meses transcurridos

Ver más

Búsqueda de documentos

Una vez seleccionado el campo entrarás a ver todos los documentos registrados en el tiempo y company code seleccionados

En este punto el agente puede buscar un documento a través del monto con que ingresó a nuestras cuentas o un número de referencia.

Monto

Referencia

Nota: Como sugerencia pueden utilizar el LAYOUT: /ANDERSON.

¡dUDAS O INQUIETUDES CON miGUEL!

¡GRACIAS!

¡Felicidad es!

Recuerda que las cuentas COD (Cash On Delivery) Son las cuentas hechas por las plantas, cuentas minoristas, en las cuales se da un tipo de transacción comercial en donde el comprador paga por los bienes o servicios en el momento de recibirlos, en lugar de pagar por adelantado o después de la entrega como se realiza en las demás cuentas.

Estas cuentas son manejadas por el BU, por lo cual nos debemos apoyar en los Cash Apecialist encargados de ellas.

Tanto el número de cuenta como el número de GL es usado en ACM y CEM (La diferencia se mostrará en el número de LOCKBOX usado en el pago)

Cuentas Bancarias.

Para empezar la búsqueda ten en cuenta el número de GL a consultar, estas varían según el método de pago y la región donde desees buscar.

estados unidos

canadá

Para consultar todas las GL disponibles en Estados Unidos y Canadá consulta el siguiente enlace.

LOCKBOX

Un pago que entra por lockbox es aquel que ha sido recibido por un banco en nombre de un cliente, como parte de un servicio de lockbox ofrecido por la institución financiera. Cuando una empresa utiliza un servicio de lockbox, instruye a sus clientes a enviar los pagos a una dirección específica proporcionada por el banco en lugar de enviarlos directamente a la empresa.

EJEMPLO: Los cheques

Una vez notificado y teniendo la alerta del remitente, el agente debe procesar la instrucción y conciliar todo dentro de nuestras cuentas.

La notificación se genera en la plataforma con su vista y detalles disponibles en esta, las razones se dan a saber en esta vista.

Búsqueda por referencia

Del mismo modo que con un monto específico de un documento si tienes una referencia o número de pago puedes filtrar en la columna de texto.

La notificación se genera en la plataforma con su vista y detalles disponibles en esta, las razones se dan a saber en esta vista.

CANADÁ

El agente es responsable de notificar el requerimiento del banco y además de mostrar los cambios realizados en las cuentas afectadas.

Company Code

Delimitación de la búsqueda.

Después de introducir una GL válida debes asignar el rango de búsqueda con un Company code específico o un rango determinado de regiones.

Para seleccionar varias regiones en tu búsqueda sigue el paso a paso.

rdc(remote deposit capture)

También conocido como (Remotely Deposited Check) es un sistema que permite depositar cheques en cuentas bancarias sin la necesidad de visitar físicamente una sucursal bancaria. Funciona mediante la captura de imágenes del cheque con un dispositivo móvil o un escáner, y luego enviando esas imágenes electrónicamente al banco para su procesamiento y depósito.

EJEMPLO: Los cheques

Cheque

Confirmación del envío

Estados Unidos

Zendesk

Notificación

Para continuar

Debes de seleccionar una entrada para ver los documentos registrados en el periodo de tiempo seleccionado, puedes ver la totalidad de estos dando el el total o por mes.

Si Seleccionas por Mes.

• Estarás limitando la búsqueda a solo el mes que seleccionaste.
• No podrás ver la totalidad de documentos recibidos.

Ventana Principal

Búsqueda por monto

Al conocer el monto del documento y la cuenta por la cual entró a nuestra compañía, puedes filtrar en la columna de Amount.

Una vez notificado y teniendo la alerta del remitente, el agente debe procesar la instrucción y conciliar todo dentro de nuestras cuentas.

credit card payments

Son pagos realizados mediante tarjetas de crédito. Cuando un consumidor utiliza una tarjeta de crédito para hacer una compra, está efectuando un "credit card payment". Estos pagos permiten a los usuarios adquirir bienes y servicios sin la necesidad de contar con efectivo en ese momento

EJEMPLO:

Este es caso común de investigaciones bancarias para US, estas llegan a la bandeja de Zendesk.

CANADÁ

Notificación:

Zendesk:

eft(Electronic fund transfer)

El pago EFT, o transferencia electrónica de fondos, es un método de transferencia de dinero que se realiza de manera electrónica entre cuentas bancarias, sin necesidad de utilizar cheques físicos o efectivo.

EJEMPLO: WIRE TRANSFER Y PAGOS HECHOS POR DIRECTA

El agente es responsable de notificar el requerimiento del banco y además de mostrar los cambios realizados en las cuentas afectadas.

Estados Unidos

Zendesk:

Notificación: