Airtable

AIRTABLE

Base de données relationnelle

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Sommaire

Partie 4

Partie 3

Partie 1

Partie 2

• Définition
• Premiers pas
• Groupes, tris, filtres
• Vues
• Collaboration

• Introduction aux relations
• Diagrammes relationnels
• Fonctionnalités avancées

• Les formules
• Bases
• Opérateurs
• Fonctions
• Formats

• Les automatisations
• Formulaires "prefill"
• Interfaces
• L'import de données

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Sommaire

⚠ Quelques points importants ⚠

• Si vous ne comprenez pas certains termes techniques, n’hésitez pas à le signaler.
• Vous avez une question ? Posez-la, dans ¾ des cas elle vous apportera 50% de la réponse.
• Une contrainte, autres ? Prévenez-nous.

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Partie 1

Définition Premiers pas Groupes, tris, filtres Vues Collaboration

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A quoi sert Airtable ?

• Airtable Interfaces / View :
• Créer des applis métiers interconnectés
• Créer des vues personnalisées en fonction de vos besoins.

• Airtable Automations / Extensions :
• Améliorer votre collaboration
• Étendre le champ des possibles avec des actions plus complexes.

• Airtable Data / Automations :
• Traiter des données avec une source de vérité fiable en temps réel
• Réduire votre charge mentale en automatisant vos processus

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Airtable, qu’est-ce que c’est ?

Selon Airtable, vous pouvez créer des bases de données et des applications puissantes et personnalisées pour prendre en charge les flux de travail (workflow) les plus importants de votre équipe. Pour faire simple Airtable permet :

• De structurer la donnée.
• Faire des calculs complexes sur la donnée.
• Organiser plus intuitivement cette donnée.
• Créer des applications depuis cette donnée.
• Automatiser des processus de données.

🚨 Attention Airtable n’est pas un tableur ! C’est un outil de base de données relationnelle.

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Différence entre un tableur & airtable

Un tableur est fait pour traiter des données statiques de façon indépendante.

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Différence entre un tableur & airtable

Une base de données pour gérer des données dynamiques de façon structurée.

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Des possibilités infinies de gestions de données

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Création du compte sur Airtable

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Petit récap’

Airtable, c’est de la gestion de base de données moderne et simple, avec des champs riches et typés. Différent d’un tableur, qui sert à faire des calculs.

📙 Le lexique important :

• une “Airtable base” (base de données) = un document (data)
• une “table” = un onglet
• un “champs” (“fields”) = une colonne
• un “enregistrement” (“record”) = une ligne
• une “view” = une vue
• une “automation” = une automatisation
• une “interface” = une application web Airtable

Meilleure alternative de Airtable :

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Les différents types de champs

• Les champs comportent des informations pertinentes personnalisées en lien avec votre base de données.
• Utiles pour classer les données afin d’en simplifier le tri, la gestion et l’analyse.
• Les champs correspondent aux colonnes du tableau

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Première base de données

CAS PRATIQUE

Création de votre première base de données

Bibliothèque personnelle

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Première base de données - correction

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Organiser ses données - Grouper

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Organiser ses données - Trier

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Organiser ses données - Filtrer

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Les vues Airtable

Jusqu'à présent, nous avons exploré la vue Grille (“Tableur”), mais vous pouvez afficher vos informations dans 8 types de vues différents, en fonction de vos besoins.

Les différentes vues sont les suivantes

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Les vues Airtable

Une table : plusieurs facettes 🎲

Les vues sont pratiques pour :

• consulter les infos plus aisément, de manière segmentée…

… et sans avoir à appliquer à nouveau les filtres, groupements ou tris à chaque fois ! 💪

• partager ces vues via un simple lien à n’importe qui

Les vues permettent donc d’afficher les données d’une table en fonction des informations qu’on veut consulter.

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Les formulaires Airtable

A quoi ça sert ?

Ils sont utiles pour :

• Récupérer de la donnée sans donner accès à la base
• Structurer la façon dont on veut récupérer les données
• Envoyer simplement un lien aux gens de l’extérieur pour qu’ils enrichissent la base
• Envoyer des formulaires différents en fonction de qui remplit (cacher des champs, champs conditionnels, etc…)

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Démo : Création d’un formulaire

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Démo : Création d’un formulaire

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Organiser ses données

CAS PRATIQUE

Votre première base passe au niveau 2

Bibliothèque personnelle

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Collaborer dans Airtable

Il existe quatre niveaux d’administration de collaboration :

• Createur : Un créateur dispose d'un accès et d'un contrôle complets en matière de modification : il peut apporter des modifications à la structure de la base, en plus d'ajouter, de supprimer et de modifier des enregistrements.
• Editeur : il peut ajouter ou modifier des enregistrements et des vues, mais ne peut pas modifier la structure de base (comme l'ajout de champs ou de tables).
• Commentateur : Le commentateur a une visibilité complète, mais peut uniquement laisser des commentaires sur les enregistrements et créer des vues personnelles.
• Lecture seule : L'accès en lecture seule permet uniquement de visualiser les données d'une base.

⭐️ Si vous avez besoin rapidement d'informations spécifiques à transmettre à une personne, essayez un lien de vue partagée au lieu de l'ajouter en tant que collaborateur.

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Ajouter un collaborateur

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Partager une vue

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Collaborer

CAS PRATIQUE

Mise en place d'une base de données partagée

Collaborer en équipe

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Protéger ses données

Une partie du processus de collaboration consiste à déterminer qui peut voir et qui peut modifier les différentes parties d'une base. Toutes les personnes n'ont pas besoin de tous les niveaux d'accès, et vous pouvez exécuter un flux de travail plus efficacement en limitant où et quand les personnes peuvent apporter des modifications. Il existe trois manières différentes d'empêcher les modifications indésirables :

1. Les vues verrouillées (“locked view”)
2. Autorisations de modification de “tableau”
3. Autorisations de modification de “champ”

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Avez-vous des questions ?

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Partie 2

Introduction aux relations Digrammes relationnels Fonctionnalités avancées

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Introduction aux relations : une table, une entité

Une entité est un groupe de données, qui désigne le même objet de la vie réelle et avec différents attributs qui lui sont propres.

• Un livre est une entité qui a différents attributs : un type, un résumé, un prix etc.
• Son auteur est une autre entité qui a d’autres attributs : un prénom, un nom, une date de naissance, biographie etc.

Reprenons l’exemple de notre bibliothèque :

✅ Et la bonne façon de faire le design de sa base de donnée c’est de créer une table par entité puis de les lier entre elles.

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Démonstration d’un “Lier à une autre entrée”

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Établir une relation

CAS PRATIQUE

Votre base bibliothèque passe au niveau 3

Établir une relation entre les livres et leurs auteurs

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Quelques points importants

• La liaison récupère le nom de la table d’origine pour le champ qui apparaîtra dans la liaison
• La liaison récupère le premier champ de la table d’origine (raison pour laquelle il n’est pas à déplacer), il faut donc bien structurer ses champs dans sa table
• Si vous remaniez vos champs, les informations de la liaison changeront
• La liaison fonctionne souvent avec un autre composant assez puissant (cumul)
• Les liaisons facilitent le ressaisie de certaines informations

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L’ERD ou Entity Relationship Diagram

Pour définir des relations entre les entités il faut utiliser un ERD ou Diagramme de Relation entre Entités en français, qui est un outil pour désigner des workflow / des processus. Parmis les plus connu on retrouve :

• Miro
• Whimsical
• Figjam de Figma

Le diagramme suivant à été réalisé sur Whimsical

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Les types de relations entre les tables

Il existe 3 types de relations :

Relation “one to one”

Relation “one to many”

Relation “many to many”

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Comment définir le type de relation ?

🤔 Quelle est la relation d’une table avec une autre dans votre système ? Ca dépend de vos réalités terrain : Par exemple : une classe est-elle liée à un seul enseignant ou plusieurs ? ↪ la réponse ne sera pas la même en école maternelle / élémentaire ou au collège / lycée.

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Définir les attributs d’une entité

Un attribut est un champ dans Airtable, ça c’est assez simple 😉 On peut voir se dessiner notre base de données de cette façon en ajoutant les attributs à nos entités :

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ERD

CAS PRATIQUE

Créer ses premiers diagrammes relationnels

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ERD - correction

Agence de location de voiture de mariage

Association de jardinage

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ERD - correction

Agence de location d’instruments de musique

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Les relations : en résumé

Principe simple de développement DRY : Don’t Repeat Yourself (“Ne faites pas plusieurs fois la même chose”)

Les relations sont utiles pour :

• ne pas saisir plusieurs fois la même chose

• éviter les erreurs de saisie
• consulter tous les records liés à un autre record
• faire certaines opérations (“lookups” et “rollups”/”count”)
• faire bien d’autres choses utiles
• et surtout parce que c’est la bonne manière de faire : voilà tout

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Système de gestion scolaire

CAS PRATIQUE

Les relations dans une école

École élémentaire Tim Berners-Lee

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Les fonctionnalités avancées - Cumul

Le Cumul (Rollup) pour faire des calculs spécifiques

Un Cumul (Rollup) effectue des opérations ou applique des formules sur des cellules spécifiques à partir d'enregistrements présents dans une autre table

Il s'utilise en combinaison d’une relation "Lier à une autre entrée" (“Link to another record“)

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Système de gestion scolaire - Cumul

CAS PRATIQUE

Mise en pratique du Cumul

École élémentaire Tim Berners-Lee

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Les fonctionnalités avancées - Quantité

Le Quantité (Count) pour compter les enregistrements liés

Le Count permet de compter le nombre de records liés à chacun des records de votre table.

Il s'utilise en combinaison d’une relation "Lier à une autre entrée" (“Link to another record“)

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Système de gestion scolaire - Quantité

CAS PRATIQUE

Mise en pratique du Quantité

École élémentaire Tim Berners-Lee

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Les fonctionnalités avancées - Recherche

Le Recherche (Lookup) pour afficher une donnée d’une table vers une autre

Un Recherche vous permet d'extraire le contenu d'un enregistrement lié vers un autre enregistrement lié. Il permet d'afficher la valeur du (ou des) enregistrements liés.

Il s'utilise en combinaison d’une relation "Lier à une autre entrée" (“Link to another record“)

Il est possible de définir des conditions dans le champ Lookup, pour n'afficher que les records remplissant certaines conditions

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Système de gestion scolaire - Recherche

CAS PRATIQUE

Mise en pratique du Recherche

École élémentaire Tim Berners-Lee

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Partie 3

Les formules Bases Opérateurs Fonctions Formats

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La base des formules Airtable

Les formules vous permettent de référencer d'autres champs dans une table et de créer différentes fonctions basées sur le contenu de ces champs.

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Comprendre les formules dans Airtable

Airtable n’est pas un tableur, donc les formules Airtable font référence à des champs entiers (la colonne), pas à des cellules spécifiques.Les formules Airtable permettent de faire des opérations à partir de champs existant dans la table où j’effectue la formule, pas sur l’ensemble de la base.

Une formule peut être composée de :

• d'opérateurs (par exemple, +, -, *, /, &).
• de fonctions (par exemple, SUM, CONCATENATE).
• et d'autres champs de la même table (variables)

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Démo formule de base

Calcul du prix total des ventes de livres

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Les formats (mise en forme) de formule

Formats pour un nombre

Format devise

Format pour une date

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Un doute ? Cherchez dans la documentation

Un des réflexe à avoir si vous ne savez pas comment procéder ou si vous cherchez comment fonctionne une formule :https://support.airtable.com/docs/formula-field-reference

Vous avez un accès rapide dans votre base de donnée :

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Exemples : opérateur & fonctions de texte

Opérateur de texte

Fonctions de texte

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Système de gestion scolaire - formules de texte

CAS PRATIQUE

Créer le nom complet des élèves

École élémentaire Tim Berners-Lee

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Formules de texte - correction

Nom complet

Nom en majuscule

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Exemples : opérateur & fonctions numériques

Opérateurs numériques

Fonctions numériques

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Système de gestion scolaire - formules numériques

CAS PRATIQUE

Calculer la moyenne de la classe

École élémentaire Tim Berners-Lee

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Formules numérique - correction

Moyenne arrondie

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Exemples : opérateur & fonctions logiques

Opérateurs logiques

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Exemples : opérateur & fonctions logiques

Fonctions logiques

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Système de gestion scolaire - formules logiques

CAS PRATIQUE

Ajouter un marqueur visuel “✅” ou “❌”

École élémentaire Tim Berners-Lee

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Formules numériques - correction

Moyenne satisfaisante

Moyenne satisfaisante + bonus

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Exemples : fonctions de date et d’heure

Fonctions de date et d’heure

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Système de gestion scolaire - formules de date

CAS PRATIQUE

Calculer l’âge des élèves

École élémentaire Tim Berners-Lee

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Formules de date - correction

Âge de l'élève + bonus

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Partie 4

Les automatisations Formulaires "prefill" Les Interfaces L'import de données

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Les automatisations (automations)

Le lexique de base :

• Automatisation (automation) : une fonctionnalité utile pour réduire les tâches répétitives

• Déclencheur (trigger) : un événement prédéfini qui déclenche l’automation en fonction de l’action choisie.

• Action : une action effectue une opération pouvant mettre à jour une base ou encore un service externe.

• Run : le système compte une exécution à chaque fois qu’un déclencheur est invoqué (que les actions s’exécutent correctement ou non)

Le mécanisme :

• Définir un déclencheur dans la liste suggérée par Airtable et le paramétrer

• Tester le déclencheur
• “Utiliser la suggestion suivante : record”
• “Choisir record”

• Ajouter une action simple ou une logique avancée
• Logique conditionnelle ou groupe de répétitions
• Tester l’action

• Mettre l’automatisation en route (Activer)

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Les automatisations (pas à pas)

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Prefill : Ajouter des paramètres dans l’URL !

Lors de la création d'un formulaire Airtable , vous pouvez utiliser prefill_ pour ajouter des paramètres dans l'URL du formulaire et pré-remplir des champs spécifiques.

Notez que cette fonctionnalité ne peut pas être utilisée pour modifier des informations qui existent déjà dans votre base

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Prefill : Copier l’URL de votre formulaire

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Prefill : Les tout premiers paramètres

Récupérer le lien de votre form : https://airtable.com/appyz3YZc4cWP5uTI/shrJW7Shu6R82HFLd Puis ajouter tout d’abord “?” à la fin de l’URL : https://airtable.com/appyz3YZc4cWP5uTI/shrJW7Shu6R82HFLd? Ensuite vous pouvez ajouter par exemple :

• Pour le champ “Titre” : prefill_Titre=Livre
• Pour la champ “Date” : prefill_Date=24/12/2024

Voilà le résultat de l’url complète :

• https://airtable.com/appyz3YZc4cWP5uTI/shrJW7Shu6R82HFLd?prefill_Titre=Livre
• https://airtable.com/appyz3YZc4cWP5uTI/shrJW7Shu6R82HFLd?prefill_Date=25/12/2024

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Prefill : Les tout premiers paramètres

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Prefill : Les tout premiers paramètres combinés

Récupérer le lien de votre form : https://airtable.com/appyz3YZc4cWP5uTI/shrJW7Shu6R82HFLd Toujours ajouter “?” à la fin de l’URL : https://airtable.com/appyz3YZc4cWP5uTI/shrJW7Shu6R82HFLd? Ensuite vous pouvez ajouter par exemple :

• Pour le champ “Titre” : prefill_Titre=Livre
• Puis il faut ajouter le “&” entre le premier et le deuxième paramètre
• Pour la champ “Date” : prefill_Date=24/12/2024

Voilà le résultat de l’url complète :

• https://airtable.com/appyz3YZc4cWP5uTI/shrJW7Shu6R82HFLd?prefill_Titre=Livre&prefill_Date=25/12/2024

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Prefill : Les tout premiers paramètres combinés

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Prefill & hidden : Masquer un champ prefilled

Récupérer le lien de votre form : https://airtable.com/appyz3YZc4cWP5uTI/shrEiNEDjRMJ6XGSu Toujours ajouter “?” à la fin de l’URL : https://airtable.com/appyz3YZc4cWP5uTI/shrEiNEDjRMJ6XGSu? Ensuite vous pouvez ajouter par exemple :

• Pour le champ “Nom de l'auteur” : prefill_Nom+de+l'auteur=Laurena+GuietRichol ou prefill_Nom+de+l'auteur=Laurena%20GuietRichol
• Puis ajouter “&hide_” devant le paramètre que vous voulez cacher et “true” en valeur :

• Donc pour “Nom de l'auteur” : &hide_Nom+de+l'auteur=true

Et voilà le résultat de l’url complète :

• https://airtable.com/appyz3YZc4cWP5uTI/shrEiNEDjRMJ6XGSu?prefill_Nom+de+l'auteur=Laurena+GuietRichol&hide_Nom+de+l'auteur=true

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Prefill & hidden : Masquer un champ prefilled

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Prefill formulaire & bouton : utiliser une variable

• Créer un champ "Bouton"
• Créer une action "Open URL"
• Insérer une URL entre guillemets ""

dans le cas d'un formulaire :

• "urlformulaire?prefill_record="
• Ajouter la fonction avec l'opérateur & ENCODE_URL_COMPONENT({variable record})

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Système de gestion scolaire - Prefill en form

CAS PRATIQUE

Une école avec des paramètres d’URL

École élémentaire Tim Berners-Lee

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Prefill en form - correction - 1

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Prefill en form - correction - 2

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Prefill en form - correction - 3

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L'interface : la brique "front" d'Airtable

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Créer une interface

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Créer une interface : le tableau de bord (dashboard)

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Créer une interface : le tableau de bord (dashboard)

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Créer une interface : ajouter un élément

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Créer une interface : ajouter un élément

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Créer une interface : examen des entrées

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Système de gestion scolaire - Interfaces

CAS PRATIQUE

Des interfaces pour une meilleure ergonomie

École élémentaire Tim Berners-Lee

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L'import de données

Souvent, dans la création d’application, le client peut vous demander d’y intégrer ses données Par exemple, pour une application de gestion d’une bibliothèque, le client a déjà ses 9425 livres enregistrés dans Excel.

Solution 1 On peut les saisir à la main dans l’application. Admettons que ça nous prenne 1 minute par ligne. Il nous faudrait presque 23 jours (en travaillant 7 heures par jour sans faire de pause…) pour tout saisir. Solution 2 On importe les données 😎

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L'import de données

Cas concret : le client nous donne les données au format Excel. On veut les importer dans Airtable.

Voici les étapes

1. Ouvrir le fichier Excel
2. Nettoyer les données
3. Importer les données dans Airtable depuis le fichier XLSX

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L'import de données

Remarques importantes

• La première ligne du fichier Excel correspond à l’en-tête et ne sera pas importée

• Vérifier qu’il n’y a pas de ligne vide

• Vérifier que les données sont dans les bonnes colonnes

• On ne peut pas importer des données dans des champs Airtable de type “formule”

• On ne peut pas importer via des données de type “fichier” ou “image”. Il faudrait utiliser une autre méthode

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L'import de données

CAS PRATIQUE

Créer une base de données à partir d'un fichier Excel

Une base livres de 3 tables

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L'import de données - correction

CAS PRATIQUE

Retrouvez la correction du cas pratique en vidéo !

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Quiz Time !

Quiz Airtable

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