1 Animer une réunion efficace

Animer une réunion efficace

Bachelor MGE

Audrey DILIBERTO 2024/2025

Objectifs

=> Planifier une réunion à bon escient => Préparer et animer une réunion pour atteindre les objectifs visés => Evaluer une réunion dans une démarche d'amélioration continue

Partie 4 : Evaluer la qualité d'une réunion

Au programme

Partie 1 : Programmer une réunion

Partie 2 : Préparer une réunion

Partie 3 : Animer une réunion

Qu'en pensez-vous? Comment rater sa réunion?

Quels sont les bénéfices attendus d'une (bonne) réunion?

Partie 1 : Programmer une réunion 1. Objets et enjeux d'une réunion 2. Types de réunion 3. Programmation efficace

Quelle est la dernière réunion à laquelle vous avez participé ?Quel était l'objet ? Quel était l’objectif ? Y-avait-il une autre solution que d'organiser cette réunion ?

1. Objets et enjeux d'une réunion

Les bonnes questions à se poser sur l'objet et les enjeux:

• Pourquoi faire cette réunion ?
• Quel(s) sujet(s) aborder concrètement?
• Quel(s) objectif(s) à atteindre?
• Une réunion est-elle vraiment le moyen approprié par rapport au sujet ?
• Par rapport au délai à respecter?

1. Objets et enjeux d'une réunion

Les bonnes questions à se poser sur le type de réunion:

• Quel type de réunion ?
• Quelle est la durée appopriée ?
• Quel est le format adapté ?
• Quel type d’animation ?
• Quels outils sont judicieux pour animer ?

2. Les différents types de réunion

Quel types de réunion connaissez-vous?

Quels avantages et inconvénients pour chaque type?

2. Les différents types de réunion

• Réunion d'information : messages à faire passer
• Réunion de revue : rencontre formelle pour travailler
• Réunion d'échange : participation active de tous
• Réunion de résolution de problème
• Réunion de prise de décision
• Brief d’équipe
• ...

2. Les différents types de réunion

Choix du format

Durée? Fréquence? Modalité? ...

Choix de l'animation

Présentation Animation Facilitation ...

Choix des outils

Supports papiers Supports numériques Techniques ...

Les bonnes questions à se poser pour programmer :

• Qui convier ?
• Qui anime ?
• A quel moment de la journée ? De la semaine ?
• Quelle fréquence ?
• Où ?
• Quel matériel ?
• Quel budget ?
• Quelles modalités d'envoi des invitations ?

3. Programmation efficace

Préparez votre check list concernant la programmation d'une réunion

Partie 2 : Préparer une réunion 1. Définir le TOP 2. Choisir un style d'animation 3. Structurer l'intervention 4. Utiliser des techniques d'animation 5. Effectuer les dernières vérifications

1. Définir le TOP

Thème

Sujet Problématique

Objectif(s)

Résultat attendu

Plan

Structure Séquences Timing Méthodes

2. Choisir le style d'animation

Présentateur

Directivité Donne les infos

Animateur

Coordination

Facilitateur

Appui Accompagnement

• Collecter les informations
• Sélectionner les informations utiles
• Etablir une progression, articuler les parties (timing)
• Accompagner les autres intervenants si besoin
• Assurer la cohérence de l'ensemble de la réunion
• Prévoir plan B et plan C
• Majorer l'estimation du temps de 20%

3. Structurer la réunion

4. Utiliser des techniques d'animation

Icebreaker

6 chapeaux de Bono

Stand Up meeting

Pecha Kucha

Diagramme d'Ishikawa

Brainstorming

• Fonctionnement du matériel
• Accès internet
• Disposition des tables et chaises
• Préparation des paper board, tableaux...
• Livraisons boissons, repas...
• Entraînement vocal
• Relaxation
• ...

5. Effectuer les dernières vérifications

Merci pour votre attention!

Bonnes réunions!

Thème

• En principe 1 thème = 1 réunion

• Utile, actuel, prioritaire

Facilitateur

• Facilite la résolution des problèmes en posant des questions
• Veille au maintien du cadre ou du processus
• Valorise les participants
• Positionné en appui

Objectif(s)

• 1, 2 ou 3 maximum

• SMART

Plan

• Etapes logiques vers l'objectif
• Timing pour chaque étape
• Pauses
• Méthodes utilisées

Présentateur

• Garde la main
• Délivre les informations
• Veille au respect du cadre

• Peut demander une participation

Animateur

• Organise

• Régule
• S'assure de la production
• Exceptionnellent intervient

Bénéfices réunion

• L’adhésion aux objectifs communs• La compréhension de la stratégie d’entreprise• Les connaissances actualisées• L’intégration des contraintes des autres et le respect des règles• Prise de décision• Le partage des bonnes idées et le plaisir de travailler ensemble• La qualité du climat et la cohésion humaine• La solidarité et la co responsabilité• Le désir d’engagement et de dépassement• L’attractivité de l’équipe et la fierté d’y appartenir• Le sentiment de puissance collective et la confiance en la réussite• …