Les Frais Professionnels

Les frais professionnels

Les frais professionnels correspondent à des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. Ces frais sont ensuite remboursés par l’employeur. Le dédommagement de ces frais peut prendre la forme :

• d’un remboursement des dépenses réelles sur justificatifs

• d’un versement d’allocations forfaitaires

• de l’application d’une déduction forfaitaire spécifique sur le salaire soumis à cotisations ; cette possibilité n’étant ouverte qu’à certaines professions

Les frais professionnels sont exclus de la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale. Ils sont aussi exclus de la base CSG-CRDS.

Les frais professionnels peuvent toujours être remboursés sur la base de leur valeur réelle. Ces sommes sont exonérées de cotisations et de contributions sociales dès lors que l'employeur est en mesure de justifier que le salarié a été contraint d'engager ces dépenses supplémentaires dans l'intérêt de l'entreprise et de produire les justificatifs de ces frais. Il n'y a pas de plafond d'exonération, les frais ne devant toutefois pas être d'un niveau exagéré (BOSS-FP-70).

Les frais professionnels

Les conditions de remboursement de la note de frais

Lorsque les frais professionnels suivent le régime du remboursement au réel, l’employeur doit rembourser le salarié pour les frais avancés. Ces frais étant exempts pour la plupart de cotisations sociales, les conditions de remboursement sont strictement encadrées par la loi.

• Une dépense ayant un caractère professionnel

La dépense doit avoir un caractère professionnel. Les frais engagés le sont pour le compte et dans l’intérêt de l’entreprise. La dépense doit être nécessaire pour le bon déroulement de l’activité du salarié qui travaille pour l’entreprise.

• Une dépense proportionnée

Le montant de la dépense doit être proportionné, c’est-à-dire raisonnable. Des frais de repas lors d’un déplacement, excédant un certain montant pour un salarié et un repas ne seront pas considérés comme proportionnés par l’URSSAF et risquent de ne pas être considérés comme des frais professionnels non soumis à cotisations.

• Une dépense justifiée d’un point de vue comptable

Enfin, la dépense doit être justifiée au niveau de la comptabilité. Elle doit donc avoir été intégrée à la comptabilité, dans les bons livres, et doit pouvoir être prouvée. Pour prouver la dépense, le salarié doit fournir une facture avec certaines mentions obligatoires.

À ce titre, le remboursement de la note de frais doit donc être mentionné sur le bulletin de salaire, dans une catégorie différente de la rémunération.

Avantages en nature et frais professionnels : quelles différences ?

Vérifié le 01 janvier 2024 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre) Les frais professionnels sont des dépenses faites par le salarié qui lui sont ensuite remboursées par l'employeur. Par exemple : frais de restauration, déplacement, vestimentaires. Les avantages en nature sont des prestations fournies par l'employeur au salarié. Frais professionnels et avantages en nature ne sont pas pris en compte de la même manière en termes de rémunération et en matière de prélèvements sociaux. Exemples : voiture de fonction, ordinateur portable, logement de fonction, titres-restaurants.

Avantages en nature et frais professionnels : quelles différences ?

Vérifié le 01 janvier 2024 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre) Les frais professionnels sont des dépenses faites par le salarié qui lui sont ensuite remboursées par l'employeur. Par exemple : frais de restauration, déplacement, vestimentaires. Les avantages en nature sont des prestations fournies par l'employeur au salarié. Frais professionnels et avantages en nature ne sont pas pris en compte de la même manière en termes de rémunération et en matière de prélèvements sociaux. Exemples : voiture de fonction, ordinateur portable, logement de fonction, titres-restaurants.

REMBOURSEMENT FORFAITAIRE

Vérifié le 01 janvier 2024 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre) Les frais professionnels sont des dépenses faites par le salarié qui lui sont ensuite remboursées par l'employeur. Par exemple : frais de restauration, déplacement, vestimentaires. Les avantes en nature sont des prestations fournies par l'employeur au salarié. Frais professionnels et avantages en nature ne sont pas pris en compte de la même manière en termes de rémunération et en matière de prélèvements sociaux. Exemples : voiture de fonction, ordinateur portable, logement de fonction, titres-restaurants.

UTILISATION DE SON VEHICULE PERSO

Lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule perso pour un déplacement pro, l’employeur doit lui rembourser, en exonération de cotisations les frais qu’il engage réellement sur la base de justificatifs. Il faut que le salarié soit propriétaire ou copropriétaire ou un membre de son foyer fiscal. Pour plus de simplicité l’employeur peut aussi rembourser au salarié ses frais de déplacement sous forme d’indemnités forfaitaires exonérées de cotisations dès lors que leur montant ne dépasse pas les limites fixées par les barèmes kms publiées chaque année.

DSN

Article 81Version en vigueur depuis le 02 juin 2024 Modifié par Décret n°2024-496 du 30 mai 2024 - art. 1 Sont affranchis de l'impôt : 1° Les allocations spéciales destinées à couvrir les frais inhérents à la fonction ou à l'emploi et effectivement utilisées conformément à leur objet. Les rémunérations des journalistes, rédacteurs, photographes, directeurs de journaux et critiques dramatiques et musicaux perçues ès qualités constituent de telles allocations à concurrence de 7 650 €. Il en est de même des indemnités de fonction mentionnées au I de l'article 80 undecies B, à concurrence d'un montant égal à 17 % du montant du traitement correspondant à l'indice brut terminal de l'échelle indiciaire de la fonction publique en cas de mandat unique ou, en cas de cumul de mandats, à une fois et demie ce même montant, et, pour les élus locaux de communes de moins de 3 500 habitants, à concurrence d'un montant égal à 38,75 % du montant du traitement correspondant à l'indice brut terminal de l'échelle indiciaire de la fonction publique, quel que soit le nombre de mandats. Ces dispositions ne s'appliquent qu'aux journalistes, rédacteurs, photographes, directeurs de journaux et critiques dramatiques et musicaux dont le revenu brut annuel n'excède pas 93 510 €. Toutefois, lorsque leur montant est fixé par voie législative, ces allocations sont toujours réputées utilisées conformément à leur objet et ne peuvent donner lieu à aucune vérification de la part de l'administration. Il en est de même des frais de mandat pris en charge dans les conditions prévues à l'article 4 sexies de l'ordonnance n° 58-1100 du 17 novembre 1958 relative au fonctionnement des assemblées parlementaires ; 1° bis a et c (Abrogés) ;