Manual administrativo

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Manual organizacional

¿QUÉ ES UN MANUAL?

Estructura

estructura básica

clasificación

metodología

introducción

TIPOS

ELABORACIÓN

objetivo

Los manuales administrativos, en general, son documentos que contienen información ordenada y sistematizada de la empresa

INTRODUCCIÓN

Contiene datos agrupados para crear sistemas de información:

• De organización
• De procedimientos
• De áreas funcionales
• Operación

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Objetivo

1. Sistematizar la información
2. Informar sobre diferentes aspectos de la empresa
3. Auxiliar en la inducción y capacitación del personal
4. Estandarizar los procesos, funciones y actividades
5. Cubrir un requisito de certificaión ISO

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Estructura

Planeación

Presentación

Aplicación

Análisis

Estructuración

Validación

Autorización

Presentación

Distrubución

Revisión

Son diseñados bajo una metodología específica; el manual de organización, que contempla:

Metodología

CLASIFICACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

• Por su naturaleza
• Por su área de aplicación
• Por su contenido
• Por su ámbito

Microadministrativos

Contiene información de una sola empresa o de una de sus áreas.

Macroadministrativos

Utilizados en los corporativos donde se incluye información de más de una empresa.

Mesoadministrativos

Incluye información de una o más organizaciones de un solo sector

Por su naturaleza:

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Por su área de aplicación:

El origen de este tipo de manuales radica en las pequeñas y medianas empresas, debido a que la estructura organizacional es pequeña, no tiene gran cantidad de niveles jerárquicps, ni de áreas.Por esta razón se elaborán manuales por áreas.

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Por su contenido:

La magnitud de las empresas, naturaleza de sus funciones y la complejidad sirven para determinar la especialidad y cantidad de manuales

Manuales generales

• Organización
• Bienvenida
• Organigramas
• Puestos
• Procesos
• Calidad

Manuales sofisticados

• Bienvenidas
• Formas
• Diagrama
• Puestos
• Llaves

Inicio

• Organización
• Procedimientos

Por su ámbito:

• Manuales generales: contiene información global
• manuales específicos: contiene información detallada de toda la empresa o de una de sus áreas

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Documento de apoyo administrativo que contiene, en forma ordenada y sistemática

Manual de organización (estructura básica)

Indice o contenido

Es la relación de los contenidos del manual, indicando la página.

Portada e indentificación

• Nombre y logotipo de la organización.
• En el caso de ser específico, qué área abarca.
• Lugar y fecha de elaboración.
• Numero de revisión.
• Unidad responsable de su elaboración, revisión y autorización.
• Clave.

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Objetivo del manual

Se debe expresar el propósito que se pretende alcanzar con la aplicación del manual

Introducción

Incluye la presentación del manual por parte de las autoridades de la empresa, así como una semblanza del contenido

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Legislación o base legal

Se hace un listado de las leyes, tratados, acuerdos y reglamentos que normen las funciones de la empresa

Antecedentes historicos

Incluye la presentación del manual por parte de las autoridades de la empresa, así como una semblanza del contenido

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Estructura orgánica

Se incluye el listado de áreas, puestos y niveles jerárquicos de una empresa.

Atribuciones

En el caso de las dependencias de la Administración Pública, las funciones que tienen que llevar a cabo cada una de ellas se llaman atribuciones; por ejemplo, si se trata de las Secretarías de Estado, sus atribuciones se encuentran plasmadas en la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal

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Funciones

Se incluyen la función general, global, de cada área o puesto que integra el manual

Orgamigramas

Se graficará el o los organigramas que correspondan, ya sea el de toda la empresa o del área

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Directorio

Se realiza un listado con los siguientes elementos: nombre del área, puestos que la integran, nombre de las personas que ocupan estos puestos, ubicación dentro de la empresa, teléfono y correo electrónico.

Glorasio de términos

Se utiliza un vocabulario técnico, por lo que en el glosario se incluyen los tecnicismos o palabras de difícil comprensión y su significado.

d) Programa de trabajo

c) Determinar el universo de estudio

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b) Determinar al responsable y al equipo de trabajo.

a)Investigación preliminar

Diseño del manual de organización (metodología)

1. Diseño del proyecto

3. Recolección y clasificación de la informaciónSirve para obtener información preliminar al análisis y la infromacion para elaborar el manual

4.Análisis de la información

2.Presentación del proyecto a las autoridades competentes

5.

Elaboración del manual

7.

Implantación del manual

8.

Revisión y atualizaciones Los manuales no deben permanecer estáticos .

6.

Presentación del manual para su aprobación.Se debe realizar una junta para presentarlo a las autoridades, para realizar la autorización de dar a conocer e implantar.

Siguiente

https://www.bancomext.com/wp-content/uploads/2016/02/Manual_de_Organizacion.pdf

TIPOS DE MANUALES

https://espaciohr.com/manual-de-bienvenida-caracteristicas-ejemplos/

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https://blog.hubspot.es/sales/manual-de-procedimientos-empresa

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https://blog.hubspot.es/service/manual-calidad-empresas#estructura

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TrabajoSe realizarán dos manuales en inicio:

• Bienvenida
• Procedimientos

Los días de revisón serán los jueves a las 14:00, se atenderán todas las dudas del proceso hasta ese día.Fecha: 02/12/24-31/01/25

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EquiposManual de bienvenida

• Emma
• Violeta
• Armando

Manual de procediemientos

• Isabel
• José
• Arlett

¿Que es la cerificación ISO?

¿Que es ISO?

La Organización Internacional de Normalización (ISO) es la encargada de crear estas normas, que tienen alcance internacional y se pueden aplicar a cualquier tipo de empresa u organización.

Es un sello que acredita que una empresa cumple con normas internacionales de calidad, seguridad y eficiencia

Ayuda en la asignación de recursos. Permite a los interesados ver las necesidades de recursos del proyecto, ayudándoles a asignar personal, presupuesto y otros recursos en consecuencia.

Presentación del proyecto

Las técnicas de recolección de datos son un conjunto de diferentes herramientas que permiten recopilar información de forma hábil y eficaz con fines de investigación y análisis.

Aplicación de técnicas

de investigación o recolección y clasificación

La utilidad de los Manuales Administrativos radica en la veracidad de la información que contiene, por lo que se recomienda mantenerlos permanentemente actualizados por medio de revisiones periódicas con el propósito de que sean apegados a la realidad.

Revisión y actualización

La estructura de un manual puede variar según su contenido y función, pero en general, debe incluir los siguientes elementos:

• Carátula o portada
• Índice o contenido
• Introducción
• Objetivo del manual
• Relación de procedimientos
• Glosario de términos
• Personal que intervino
• Directorio

Estructuración

del manual

Es el proceso de comprobar que los datos cumplen los requisitos comparándolos con un conjunto de reglas que ya se han establecido o definido.

Validación de la

información

Obtenida la autorización se procede a la distribución en las áreas correspondientes, con la finalidad de que el personal conozca y haga uso de esta herramienta administrativa.

Distribución y

difusión

Darle la formalidad al documento solicitando la autorización del titular de la Dependencia o Entidad, o bien del área a la que corresponda el documento, con el propósito de poder iniciar la reproducción del mismo y posteriormente su distribución.

Autorización del

manual

¿Qué son los manuales administrativos?

Los manuales presentan una visión de conjunto del organismo social, así como la ejecución correcta de las actividades a realizar por los integrantes del mismo, con el fin de propiciar la uniformidad del trabajo.

Proceso de identificar, priorizar y asignar el coste, el alcance y el cronograma necesarios para terminar un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.

Planeación del trabajo

O diseño del proyecto

Es el método organizado de examinar, transformar y dar forma a la información para obtener percepciones útiles y tomar decisiones.

Análisis de la información