GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
GUÍA PARA PAS Y SECRETARÍA
Repuestas rápidas
Preguntas frecuentes
Configuraciones previas
Creación de tipos de documentos Gestión de permisos empleados
Subida de documentos
Alumnado Empleados
Visualización en app/Portal
Configuración previa Cómo se visualiza en app/ Portal
Gestión de archivos
Configuración previa Cómo se visualiza en app/ Portal
Preguntas frecuentes
¿Puedo elegir quién sube los documentos asociados a un empleado?
¿Cuál es la capacidad máxima del archivo que puedo subir?
Los familiares me comentan que no ven los documentos en la app.
¿Puedo subir masivamente documentos a los alumnos/as?
¿Es necesario volver a otorgar los permisos de gestión de documentos a los empleados al inicio de cada curso académico?
¿Qué permisos de gestión de la documentación tiene un tutor/a, profesor/a, secretario/a por defecto?
He creado una categoría nueva en tipo de documentos pero no me aparece.
1. Configuraciones previas
Con esta funcionalidad podemos subir cualquier tipo de documento (word, pdf...) asociado a un empleado y/o a un alumno/a. Además, los documentos se pueden categorizar en diferentes apartados y en el caso del alumnado, elegir quiénes de los empleados del centro pueden visualizarlos, editarlos o incluso publicarlos a los familiares para que puedan consultarlo a través de la app o el Portal de Comunicaciones.
1.1 Creación de tipos de documentos
Los documentos que vamos a asociar a un empleado o a un alumno se pueden categorizar en diferentes apartados. Desde META, pestaña Catálogos > Tipo de documentos >
Ejemplo práctico: los alumnos del centro se presentan a pruebas de inglés en centros externos y queremos tener los resultados en su ficha. Haremos una categoría en tipo de documentos titulada "Resultados cambridge"
1. Configuraciones previas
1.2 Gestión de permisos
Desde META, pestaña Empleados > Gestión de documentos, podemos determinar qué empleados van a tener acceso a los documentos de los alumnos/as. Podemos o bien seleccionar todos, u otorgar los accesos empleado por empleado clicando sobre su nombre.
Tipo de accesos:
- Ver: el empleado podrá ver los documentos de los alumnos de aquellas clases en las que es calificador. Secretaría, administración y dirección de todas las clases.
- Subir/ modificar: el empleado podrá además de ver, subir y modificar los documentos de los alumnos de aquellas clases en las que es calificador. Secretaría, administración y dirección de todas las clases
Una vez elegido el tipo de acceso, no olvides
- Subir/ modificar masivo: se activa en PSP, a nivel de centro la pestaña documentos donde podrán subirse documentos de manera masiva a todos los alumnos.
- Subir/ modificar y publicar: además de las opciones anteriores podrá elegir si el documento es visible por los familiares en la app o Portal de Comunicaciones.
- Subir/ modificar masivo y publicar: además de poder subir documentos de manera masiva, se podrán publicar en Portal/ app.
Con el duplicado de estructura se copian todos los permisos otorgados en el curso académico pasado.
2. Subida de documentos
2.1 Alumnado
De forma individual: para subir documentos del alumnado de manera individual hay que dirigirse a PSP, a nivel alumno > ficha > documentos, . Si lo deseamos podemos añadir una fecha de entrega, de caducidad del documento o indicar hasta cuando va a estar publicado a los familiares.
De forma masiva: para subir documentos de alumnado de forma masiva hay que dirigirse a PSP, a nivel de centro > pestaña documentos.
Recuerda que para poder subir documentos al alumnado tienes que tener los permisos adecuados otorgados.
¡Puedes subir documentos de hasta 10 megas!
2. Subida de documentos
2.2 Empleados
Para subir un documento a un empleado hay que dirigirse a META > empleados, seleccionar el empleado, pestaña documentos,
El documento puede asociarse al histórico del empleado y vincularlo a una titulación o función desempeñada.
Podrán subir documentos asociados a empleados las personas que tengan acceso a META.
3. Visualización en app/Portal
3.1 Configuración previa
Los documentos del alumno/a pueden hacerse visibles para los familiares y/o alumnos/as en Portal de Comunicaciones/ app.
A la hora de subir el documento del alumno en su ficha, tenemos que marcar que el documento sea visible en Portal de Comunicaciones/app.
Familiares
Alumnado
Ir a Portal de Comunicaciones > configuración > menús > activar el menú archivos a familiares.
Ir a Portal de Comunicaciones > configuración > menús > activar el menú archivos a alumnado.
Después en Portal de Comunicaciones > configuración > archivos > marcar SI en Familiar con acceso a documentos del alumno.
Después en Portal de Comunicaciones > configuración > archivos > marcar SI en
3. Visualización en app/Portal
3.2 Visualización en app/ Portal de Comunicaciones
El familiar y/o alumno/a podrá consultar los documentos en el Portal de Comunicaciones y/o la app Familias Globaleduca.
Portal de Comunicaciones
App
4. Gestión de archivos
En el menú archivos, además de encontrar los documentos del alumno/a también podemos crear un sistema de ficheros compartidos con profesores, alumnos y familiares.
4.1 Configuración previa
Activar el menú al publico destinatario que deseemos: profesores, alumnos y/o familiares. Portal de Comunicaciones > configuración > menús > activar el menú archivos a familiares, alumnos y/o familiares.
Activar a familiares y/o alumnos el acceso a documentos generales.(En el caso de los empleados, profesores del centro sirve con tener el menú archivos activo) Portal de Comunicaciones > configuración > archivos > marcar SI.
Elegir qué empleados pueden crear carpetas y subir archivos.Portal de Comunicaciones > configuración > archivos > marcar SI a los empleados usuarios administradores de archivos.
4. Gestión de archivos
4.2 Visualización en app/ Portal de Comunicaciones
El profesor/a, familiar y/o alumno/a podrá consultar los documentos en el Portal de Comunicaciones y/o la app Familias Globaleduca.
Portal de Comunicaciones
App
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91 743 25 43
soporte@lciberica.es
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He creado una categoría nueva en tipo de documentos pero no me aparece.
Por defecto, cuando se crea una "categoría nueva" en tipo de documentos, ningún empleado tiene permiso para ver o gestionar dicha categoría, ni siquiera desde secretaría.
Deberíamos ir a META > empleados > gestión de documentos y otorgar a los empleados que deseemos o a nosotros mismos el permiso en la categoría nueva.
Ejemplo práctico:
" Quiero que el orientador pueda subir informes psicopedagógicos en formato PDF y renovar el fichero cuando sea necesario".
Daríamos al orientador el permiso subir/modificar en la categoría que consideremos acertada.
Los familiares me comentan que no ven los documentos en la app.
1. Comprueba en PSP > a nivel de alumno > ficha > apartado documentos que el documento está marcado como visible en Portal 2. Verifica además que los familiares tengan activo el menú archivos desde Portal de Comunicaciones > Configuraciones > menús > apartado familias menú archivos SI.
¿Cuál es la capacidad máxima del archivo que puedo subir?
Se pueden subir archivos de hasta 10 megas.
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¿Puedo elegir quién sube los documentos asociados a un empleado?
Las personas que pueden subir los documentos a empleados son aquellas que tiene acceso a META (normalmente secretaría, administración).
Para dar acceso a META, hay que ir a META > empleados > seleccionar el empleado y en su perfil elegir el nivel de acceso a Meta. Guardar los cambios.
Ejemplo práctico:
"Quiero que los profesores puedan ver la tarjeta sanitaria de sus alumnos/as pero que no puedan eliminar o sobreescribir el archivo"
Daríamos a cada empleado/profesor, el permiso ver en la categoría seguridad social y/o seguro de salud.
¿Es necesario volver a otorgar los permisos de gestión de documentos a los empleados al inicio de cada curso académico?
Con el duplicado de estructura se mantienen los permisos de gestión de documentación otorgados el curso anterior a cada empleado.
Deberás hacer una revisión de aquellos empleados que han cambiado de funciones o son nuevos.En META > empleados > gestión de documentos.
¿Puedo subir masivamente documentos a los alumnos/as?
Sí, siempre que tengas los permisos.
1. Comprueba en META > empleados > gestión de documentos> que el empleado que va a subir los documentos tenga el permiso subir/ modificar masivo en el tipo de documento que consideréis acertado. 2. Dirígete a PSP > nivel centro > pestaña documentos.
Ejemplo práctico:
" Por el volumen de trabajo que tenemos en el centro, han contratado a una persona para ayudar en tareas administrativas. Se decide que entre otras cosas, se va a encargar de subir todas las autorizaciones firmadas de protección de datos por los padres a la ficha del alumno".
Daríamos al empleado el permiso subir/modificar masivo en la categoría que consideremos acertada.Recuerda que puedes añadir categorías en META/catálogos, tipo de documentos.
¿Qué permisos de gestión de la documentación tiene un tutor/a, profesor/a, secretario/a por defecto?
Por defecto, ningún empleado tiene permiso para ver, modificar, subir o publicar documentación de los alumnos de ninguna categoría establecida.
Para otorgar los permisos hay que ir a META > empleados > gestión de empleados.
Ejemplo práctico:
Daríamos a todos los empleados que son tutores el permiso subir/ modificar y publicar en la categoría otros o en aquella que queramos crear para tal fin.
"En el centro tenemos un boletín interno sobre el comportamiento de los alumnos/as y queremos que el tutor/a de cada clase los gestione y además publique en el Portal/ app a las familias.
Para subir los documentos de manera masiva, el empleado deberá crear una carpeta en su ordenador en la que introducirá los documentos a subir. Dichos documentos tienen que ir con una identificación a elegir entre: ID del alumno, número de matrícula o NIF
Ejemplo práctico: "Quiero subir el documento de identidad de todos los alumnos"
Creo una carpeta en el ordenador con todos los documentos de identidad escaneados. A cada archivo lo nombro con el ID del alumno. Comprimo la carpeta en formato ZIP.
Manual gestión de documentos
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Created on November 14, 2024
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Preguntas frecuentes
Configuraciones previas
Creación de tipos de documentos Gestión de permisos empleados
Subida de documentos
Alumnado Empleados
Visualización en app/Portal
Configuración previa Cómo se visualiza en app/ Portal
Gestión de archivos
Configuración previa Cómo se visualiza en app/ Portal
Preguntas frecuentes
¿Puedo elegir quién sube los documentos asociados a un empleado?
¿Cuál es la capacidad máxima del archivo que puedo subir?
Los familiares me comentan que no ven los documentos en la app.
¿Puedo subir masivamente documentos a los alumnos/as?
¿Es necesario volver a otorgar los permisos de gestión de documentos a los empleados al inicio de cada curso académico?
¿Qué permisos de gestión de la documentación tiene un tutor/a, profesor/a, secretario/a por defecto?
He creado una categoría nueva en tipo de documentos pero no me aparece.
1. Configuraciones previas
Con esta funcionalidad podemos subir cualquier tipo de documento (word, pdf...) asociado a un empleado y/o a un alumno/a. Además, los documentos se pueden categorizar en diferentes apartados y en el caso del alumnado, elegir quiénes de los empleados del centro pueden visualizarlos, editarlos o incluso publicarlos a los familiares para que puedan consultarlo a través de la app o el Portal de Comunicaciones.
1.1 Creación de tipos de documentos
Los documentos que vamos a asociar a un empleado o a un alumno se pueden categorizar en diferentes apartados. Desde META, pestaña Catálogos > Tipo de documentos >
Ejemplo práctico: los alumnos del centro se presentan a pruebas de inglés en centros externos y queremos tener los resultados en su ficha. Haremos una categoría en tipo de documentos titulada "Resultados cambridge"
1. Configuraciones previas
1.2 Gestión de permisos
Desde META, pestaña Empleados > Gestión de documentos, podemos determinar qué empleados van a tener acceso a los documentos de los alumnos/as. Podemos o bien seleccionar todos, u otorgar los accesos empleado por empleado clicando sobre su nombre.
Tipo de accesos:
Una vez elegido el tipo de acceso, no olvides
Con el duplicado de estructura se copian todos los permisos otorgados en el curso académico pasado.
2. Subida de documentos
2.1 Alumnado
De forma individual: para subir documentos del alumnado de manera individual hay que dirigirse a PSP, a nivel alumno > ficha > documentos, . Si lo deseamos podemos añadir una fecha de entrega, de caducidad del documento o indicar hasta cuando va a estar publicado a los familiares.
De forma masiva: para subir documentos de alumnado de forma masiva hay que dirigirse a PSP, a nivel de centro > pestaña documentos.
Recuerda que para poder subir documentos al alumnado tienes que tener los permisos adecuados otorgados.
¡Puedes subir documentos de hasta 10 megas!
2. Subida de documentos
2.2 Empleados
Para subir un documento a un empleado hay que dirigirse a META > empleados, seleccionar el empleado, pestaña documentos,
El documento puede asociarse al histórico del empleado y vincularlo a una titulación o función desempeñada.
Podrán subir documentos asociados a empleados las personas que tengan acceso a META.
3. Visualización en app/Portal
3.1 Configuración previa
Los documentos del alumno/a pueden hacerse visibles para los familiares y/o alumnos/as en Portal de Comunicaciones/ app.
A la hora de subir el documento del alumno en su ficha, tenemos que marcar que el documento sea visible en Portal de Comunicaciones/app.
Familiares
Alumnado
Ir a Portal de Comunicaciones > configuración > menús > activar el menú archivos a familiares.
Ir a Portal de Comunicaciones > configuración > menús > activar el menú archivos a alumnado.
Después en Portal de Comunicaciones > configuración > archivos > marcar SI en Familiar con acceso a documentos del alumno.
Después en Portal de Comunicaciones > configuración > archivos > marcar SI en
3. Visualización en app/Portal
3.2 Visualización en app/ Portal de Comunicaciones
El familiar y/o alumno/a podrá consultar los documentos en el Portal de Comunicaciones y/o la app Familias Globaleduca.
Portal de Comunicaciones
App
4. Gestión de archivos
En el menú archivos, además de encontrar los documentos del alumno/a también podemos crear un sistema de ficheros compartidos con profesores, alumnos y familiares.
4.1 Configuración previa
Activar el menú al publico destinatario que deseemos: profesores, alumnos y/o familiares. Portal de Comunicaciones > configuración > menús > activar el menú archivos a familiares, alumnos y/o familiares.
Activar a familiares y/o alumnos el acceso a documentos generales.(En el caso de los empleados, profesores del centro sirve con tener el menú archivos activo) Portal de Comunicaciones > configuración > archivos > marcar SI.
Elegir qué empleados pueden crear carpetas y subir archivos.Portal de Comunicaciones > configuración > archivos > marcar SI a los empleados usuarios administradores de archivos.
4. Gestión de archivos
4.2 Visualización en app/ Portal de Comunicaciones
El profesor/a, familiar y/o alumno/a podrá consultar los documentos en el Portal de Comunicaciones y/o la app Familias Globaleduca.
Portal de Comunicaciones
App
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91 743 25 43
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globaleduca.es
He creado una categoría nueva en tipo de documentos pero no me aparece.
Por defecto, cuando se crea una "categoría nueva" en tipo de documentos, ningún empleado tiene permiso para ver o gestionar dicha categoría, ni siquiera desde secretaría.
Deberíamos ir a META > empleados > gestión de documentos y otorgar a los empleados que deseemos o a nosotros mismos el permiso en la categoría nueva.
Ejemplo práctico:
" Quiero que el orientador pueda subir informes psicopedagógicos en formato PDF y renovar el fichero cuando sea necesario".
Daríamos al orientador el permiso subir/modificar en la categoría que consideremos acertada.
Los familiares me comentan que no ven los documentos en la app.
1. Comprueba en PSP > a nivel de alumno > ficha > apartado documentos que el documento está marcado como visible en Portal 2. Verifica además que los familiares tengan activo el menú archivos desde Portal de Comunicaciones > Configuraciones > menús > apartado familias menú archivos SI.
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Se pueden subir archivos de hasta 10 megas.
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Para dar acceso a META, hay que ir a META > empleados > seleccionar el empleado y en su perfil elegir el nivel de acceso a Meta. Guardar los cambios.
Ejemplo práctico:
"Quiero que los profesores puedan ver la tarjeta sanitaria de sus alumnos/as pero que no puedan eliminar o sobreescribir el archivo"
Daríamos a cada empleado/profesor, el permiso ver en la categoría seguridad social y/o seguro de salud.
¿Es necesario volver a otorgar los permisos de gestión de documentos a los empleados al inicio de cada curso académico?
Con el duplicado de estructura se mantienen los permisos de gestión de documentación otorgados el curso anterior a cada empleado.
Deberás hacer una revisión de aquellos empleados que han cambiado de funciones o son nuevos.En META > empleados > gestión de documentos.
¿Puedo subir masivamente documentos a los alumnos/as?
Sí, siempre que tengas los permisos.
1. Comprueba en META > empleados > gestión de documentos> que el empleado que va a subir los documentos tenga el permiso subir/ modificar masivo en el tipo de documento que consideréis acertado. 2. Dirígete a PSP > nivel centro > pestaña documentos.
Ejemplo práctico:
" Por el volumen de trabajo que tenemos en el centro, han contratado a una persona para ayudar en tareas administrativas. Se decide que entre otras cosas, se va a encargar de subir todas las autorizaciones firmadas de protección de datos por los padres a la ficha del alumno".
Daríamos al empleado el permiso subir/modificar masivo en la categoría que consideremos acertada.Recuerda que puedes añadir categorías en META/catálogos, tipo de documentos.
¿Qué permisos de gestión de la documentación tiene un tutor/a, profesor/a, secretario/a por defecto?
Por defecto, ningún empleado tiene permiso para ver, modificar, subir o publicar documentación de los alumnos de ninguna categoría establecida.
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Ejemplo práctico: "Quiero subir el documento de identidad de todos los alumnos"
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