ORG-TPS - 1J - Prévenir et mieux gérer son temps

Formation Mieux s'organiser et gérer son temps

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L'agence

AGILITE

HUMANISME

EXPERTISE

À bonne École

Créée à Nantes (44)

Organisme de formation professionnelle & CPF

3 domaines d’expertise en accompagnement et formation

Une équipe ayant plus de 20 ans d’expérience en Formation Professionnelle et services aux entreprises, l’agence À Bonne École a construit ses fondements sur la qualité des services qu’elle délivre. ‍ L'agence A Bonne Ecole est certifiée Qualiopi dans la catégorie des actions de formation.

Déroulé de la journée

Faire le point sur sa gestion du temps

Utiliser des outils de gestion du temps adaptés à ses besoins

Détecter ses voleurs de temps

Gérer les sollicitations: savoir dire non

Présentation

13H30

15H30

17H00

12H30

9H00

10H30

Pause de 15min

Pause de 15min

Pause déjeuner

présentation

LA valeur du temps

5 minutes par jour = 30 heures à la fin de l’année !

15 minutes par jour = 4 jours à la fin de l’année !

Une personne âgée de 75 ans correspond à:

900 mois3900 semaines 27375 jours

1 heure par jour = 15 jours à la fin de l’année !

1 année représente 8760 heures

Et vous, quelle est votre rapport personnel au temps?

Quel est votre rapport au temps?

Test

Vous avez une majorité de ...

Quels sont vos voleurs de temps ?

En solo, listez les actions, les outils, les méthodes, ... qui vous font perdre du temps.

La loi des interruptions

La loi des interruptions est valable aussi bien dans votre quotidien que dans votre vie professionnelle (téléphone, proches, collègues, mails...)#loidecarlson

Les lois de la nature humaine

La loi du moindre effort

La loi du moindre effort est la pierre angulaire de l’efficacité. C’est un principe d’économie d’énergie qui consiste à produire les meilleurs résultats tout en dépensant le moins d’énergie possible. #loidepareto

La loi de mettre en retard

La loi de mettre en retard impacte vous et les autres. Vous trouvez toujours quelque chose à faire à la dernière minute.On distingue 2 types de retard : les retards imprévisibles et les retards prévisibles.

Rapport personnel au temps

Système monochrone

Système polychrone

Au contraire, consiste à faire plusieurs choses à la fois.

Consiste à faire une seule chose à la fois

LES LOIS RELATIVES À LA GESTION DU TEMPS

Loi d'Illich

Loi de Parkinson

Loi de Pareto

Plus on a le temps pour réaliser une tâche, plus cette tâche prend du temps.

« Au delà d'un certain seuil de travail l’efficacité décroît »

20 % de nos activités produisent 80% de nos résultats.

Loi de Murphy

Loi de Fraisse

Loi de Carlson

Toute chose prend plus de temps que l'on avait prévu.

Faire un travail de façon continue prend moins de temps que de le faire en plusieurs fois.

« Une heure n’est pas toujours égale à une heure »

Ne pas remettre à plus tard les décisions ou les actions à entreprendre

Subir ou Choisir

Optimiser l'utilisation de vos capacités cérébrales

Affecter un ordre de priorité aux tâches à accomplir

Réfléchir avant d'agir

Privilégier le travail programmé afin de respecter les délais

Alterner les tâches de nature différente, en évitant la dispersion

• Penser à soi et à ses objectifs
• Ne pas jouer au pompier
• Laisser aux autres la responsabilité de leurs actes et de leurs choix
• Ne pas se laisser submerger

Vous êtes responsable!!!

Exercice Partie 1

Listez les taches que vous avez a realiser

Mais SAVEZ-VOUS REELLEMENT quelles sont vos taches attitrees ?

Exercice

Responsabilité n°1

Responsabilité n°2

Tâches 1 Tâches 2 Etc...

Tâches 1 Tâches 2 Etc...

zoom sur la fiche de poste

Intitulé de votre poste

Responsabilité n°3

Responsabilité n°4

Tâches 1 Tâches 2 Etc...

Tâches 1 Tâches 2 Etc...

Matrice d'Eisenhower

La matrice d'Eisenhower est un outil d'analyse et de gestion du temps qui permet de classer les tâches à faire en fonction de leur urgence ainsi que de leur importance.

Matrice d'Eisenhower

+ important

- urgent

- important

+ urgent

Urgences médicales Crises, incident critique Problèmes "graves" Demande de dernière minute

Anticipation Planification Organisation Veille et Formation Congés

Appels (certains) Emails (la plupart) Problèmes des autres ou mineurs Urgences dites importantes

Discussions hors travail Divertissements Passivité devant l'écran Appels importuns

20%

50%

20%

10%

DELEGUER

FAIRE

PLANIFIER

ELIMINER

Gestion des mails

10 astuces pour mieux gérer

2 – Définissez plusieurs signatures, et automatisez vos réponses des plus courantes.

1 – Désactivez la notification automatique des messages

3 – Mettez en place des règles pour classer vos emails

4 – Lisez rapidement vos emails et décidez immédiatement de ce que vous devez en faire

5 – Consultez votre boîte de réception uniquement toutes les heures ou les deux heures…

Suite des astuces pour mieux gérer les mails

7 – Utilisez les couleurs pour associer des urgences

6 – Ne relisez pas plusieurs fois un email

8 – Synchronisez votre Outlook et votre Smartphone

10 – Désabonnez-vous d’un maximum de newsletters non indispensables

9 – Accordez vous 1h toutes les deux semaines pour faire le tour de votre boîte de réception

Mails

Exercice

Le secret c'est l'objet

Ainsi avec l’objet du courriel on peut décider de l’ouvrir ou non en fonction du temps dont on dispose pour le traiter. Annotez le, sur la liste des tâches à effectuer.

Pourquoi je n’arrive pas à dire non ?

Pourquoi je n’arrive pas à dire non ?

Je ne veux pas être perçu(e) comme une personne de mauvaise volonté.

J’ai peur de freiner mes perspectives d’évolution professionnelle.

Mon éducation m’a appris à toujours donner aux autres.

Et vous? Testez-vous...

Je n’aime ni contrarier ni offenser les autres.

Je ne réalise pas la pression qui m’attend en acceptant toutes ces tâches.

Pourquoi je n’arrive pas à dire non ?

Le "NON" refoulé

Le "NON" permanent

Le "NON" extérieur

Le "NON" mais ...

Questions à se poser avant d’accepter

1. Cette demande relève-t-elle de mes compétences ?2. Mon refus affectera-t-il mon plan de carrière ? 3. Quelles tâches suis-je prêt(e) à abandonner ou à reporter pour pouvoir m’occuper de celle-ci ? 4. Quel en sera l’effet sur d’autres aspects de mon poste ? 5. Si j’accepte cela me génèrera-t-il une dose supplémentaire de stress, moins de temps libre ? 6. Si je refuse, vais-je laisser passer une occasion de développer de nouvelles compétences ? 7. Mes valeurs sont elles en accord?

Comment résister à la pression de l'urgent non-important venant d'autrui

Déléguer pour gagner du temps

Ne pas confondre DELEGUER avec :

• Je me débarrasse
• Je sous-traite
• Je distribue
• Je refile

La délégation est ponctuelle et limitée dans le temps…

« Celui qui veut tout faire lui-même, finit par subir »

LA MÉTHODE POMODORO

Source: Actualisation TV

DIAGRAMME DE GANTT

Gestion de Projet Diagramme de Gantt et la représentation graphique des tâches

NOM DU PROJET

LISTER LES TACHES

DEADLINE

LE TEMPS

DIAGRAMME DE GANTT

Gestion de Projet Diagramme de Gantt et la représentation graphique des tâches

NOM DU PROJET

LISTER LES TACHES

DEADLINE

LE TEMPS

Exercice

DIAGRAMME DE GANTT

NOM DU PROJET

6 ÉTAPES

Improves communication on any topic.

Is a suitable color for the topic.

UNE FOIS POUR TOUTES

PLANIFIER VOTRE JOURNEE

Connects with your audience...

Shows data in graphs.

ETABLIR LES PRIORITES

DRESSER DES LISTES

EVALUER LE TEMPS A CONSACRER A CHAQUE TACHE

And makes them a part of the message.

Uses timelines to tell stories.

JETER OU PAS

Si vous appliquez ces 6 étapes de gestion du temps tous les jours, vous constaterez tous les bénéfices des changements sur vous et votre entreprise.

PRIVILEGIER LE QUALITE PLUTOT QUE LA QUANTITE

Nos astuces

qui

où

comment

combien

quand

quoi

pourquoi

DISTINGUER L'URGENT DE L'IMPORTANT

PREVOIR DU TEMPS POUR LES IMPREVUS

OSER DEMANDER DE l'AIDE

DRESSER VOTRE TO DO LIST ET SURTOUT LA FAIRE VIVRE

FAIRE DES BILANS D'ACTIVITE CHAQUE JOUR

Gérer son temps

1-Anticiper

Il est essentiel pour vous de...

2-Planifier

3-Contrôler

Conclusion

3 points essentiels à retenir

Donnez-vous toujours des axes de priorités

Bien gérer son temps requiert de l’anticipation, de la détermination et de la volonté . Il est capital de ne pas se laisser aller au hasard…

Définissez votre plan d’action

Conclusion

3 R pour y parvenir

RIGUEUR

REGULARITE

RECURRENCE

À Bonne École vous remercie pour votre attention!

Vos proches peuvent tout vous demander, vous répondez toujours présent. Même si c’est à votre détriment, même si cet altruisme vous empêche systématiquement d’écouter vos propres envies. Votre temps de vous appartient plus, vous en avez délibérément fait don à autrui. Vous êtes intimement convaincue que votre bonheur passe par celui des autres. Et peu importe si votre agenda ne prévoit pas la plus petite minute rien que pour vous et vos désirs. Du moment que vos collègues, votre conjoint, vos enfants, votre famille, vos voisins sont satisfaits, vous n’en demandez pas plus. Les conséquences sur votre vie : l’humain n’ayant pas a priori le goût du sacrifice gratuit, demandez-vous quels bénéfices vous tirez à être ainsi sans arrêt débordée du fait des demandes incessantes et pressantes des autres… Trouvez-vous dans ce mode de fonctionnement le sentiment d’être une personne importante pour votre entourage, ou même indispensable ? Est-ce une façon de vous rassurer sur l’amour qu’ils vous portent ? Il est possible que l’on vous aime tout autant, si ce n’est mieux d’ailleurs, si vous écoutiez vos souhaits profonds, si vous osiez vous donner du temps à vous sans culpabiliser. Il n’y a rien de mal à poser des limites à son entourage pour sauvegarder un peu d’espace libre pour soi. Cette démarche est même nécessaire à un bon équilibre de vie. À offrir tout son temps aux autres, le plus souvent sans contrepartie, on court le risque de se perdre et de nourrir une certaine rancœur contre ceux qui vous empêchent de vivre à votre rythme

Amélioration de la planification et de la productivité

Amélioration de la communication et de la collaboration

Gestion du stress et des délais

Développement professionnel

Optimisation des ressources

Dès que vous ouvrez un dossier, allez au bout de votre geste une fois pour toutes, sans y revenir une autre fois. N'ouvrez pas vos courriers ou vos e-mails tant que vous ne disposez pas de temps pour y répondre. Plus vous êtes organisé(e) dans votre traitement du travail en cours plus vous êtes productif.

Dès que vous ouvrez un dossier, allez au bout de votre geste une fois pour toutes, sans y revenir une autre fois. N'ouvrez pas vos courriers ou vos e-mails tant que vous ne disposez pas de temps pour y répondre. Plus vous êtes organisé(e) dans votre traitement du travail en cours plus vous êtes productif.

1. Planifier avec le collaborateur la mise en œuvre du projet de façon à respecter votre engagement.
2. Estimer ensemble le temps à prévoir
3. Suivre et contrôler
4. Gérer les éventuelles erreurs

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Que ou quoi déléguer?Toutes les tâches qui peuvent être partagées. A qui? A ceux qui ont les compétences. Celui qui a déjà effectué un travail similaire = compétent Celui qui se propose = nouvelle opportunité de progresser

Maintenant que vous avez évalué le nombre d'heures à consacrer à chaque tâche de votre journée, rédigez un emploi du temps général. Inscrivez avec précision quand vous allez réaliser telle ou telle tâche ainsi que les moments où vous comptez lire vos mails par exemple. Appliquez la première règle et décidez de vous occuper de ces activités en une seule fois et une fois pour toutes, pensez également à dédier un laps de temps défini chaque jour aux impondérables. Prévoir deux moments de la journée qui seront dédiés aux discussions au pied levé: moments de rencontres indispensables, imprévus qui ne manque jamais d’arriver... Cela risquerait de faire voler en éclats votre programme bien établi. Laissez bien deux plages horaires dans votre journée pour ce genre d'événements. Le plus important c'est de revenir à l’emploi du temps que vous vous serez fixé.

Rien à dire : vous gérez votre temps de manière parfaite ! Vous entretenez avec lui une relation particulièrement équilibrée. Réaliste, vous ne chargez pas inutilement la barque en prévoyant plus que vous ne pourrez effectuer. Libre, vous ne vous laissez pas enfermer dans des contraintes horaires et restez toujours ouverte à la surprise et à l’imprévu. Organisée, vous savez hiérarchiser les tâches et vous fixer des priorités. Ferme, vous savez vous protéger des autres quand ils vous envahissent. Bonne vivante, vous savez vous accorder des moments de break et de récupération. En un mot, bravo ! Les conséquences sur votre vie : si l’on n’avait pas peur des gros mots, on pourrait presque dire que vous flirtez avec le bonheur ! Cette sereine maîtrise du temps vous permet en effet d’accéder à un bien-être certain. Vous êtes bien avec vous-même, mais aussi avec les autres auxquels vous avez le plaisir d’être attentive. Le temps n’étant pas vécu comme une contrainte, vous envisagez l’avenir avec optimisme et gourmandise, convaincue que de belles choses peuvent vous arriver à tout moment. Surtout ne changez rien et tâchez de contaminer votre entourage, de lui transmettre le mode d’emploi !

Vous ne faites pas excellent ménage avec le temps, c’est le moins qu’on puisse dire ! Votre phrase favorite pourrait être : « on verra bien demain ». Votre philosophie de vie consiste à toujours tout remettre au lendemain, vous êtes le roi des procrastinateurs ! Planifier, organiser vos activités ne fait pas partie de vos réflexes, cela relèverait même de l’aberration dans votre mode de pensée. Avec ce fonctionnement plutôt à l’opportunité et à l’improvisation, vous préférez vivre dans l’instant, selon aussi votre bon plaisir que vous ne semblez pas du tout prête à sacrifier. Les conséquences sur votre vie : bien que le temps soit en apparence le cadet de vos soucis, il ne vous en cause pas moins certains problèmes… Vous vous retrouvez régulièrement avec des échéances que vous n’arrivez pas à honorer. Vous arrivez sans cesse en retard à vos rendez-vous ce qui exaspère votre entourage. Persuadée que le temps est extensible à l’infini, vous avez tendance à enchaîner projet sur projet, en les menant d’ailleurs rarement à leur terme. Et à force de tout faire à la dernière minute, vous êtes perpétuellement pressée et n’avez même plus une minute pour penser à vous et aux autres. Est-ce que tout cela en vaut la peine ? Vous aimez à vous persuader que cela s’arrangera plus tard. Pas si sûr… Vous avez certainement une problématique d’engagement ou de manque d’intérêt. Mieux vaudrait peut-être mettre un coup d’arrêt à cette fuite en avant, ou tout du moins d’avoir le loisir d’y réfléchir. La peur de l’échec, la crainte d’aller au bout de ses projets et d’être confrontée à une éventuelle déconvenue peuvent parfois expliquer ce type d’emballement.

Planification du jour:

1. D'abord les activités importantes et urgentes
2. Puis les activités importantes mais non urgentes
3. Puis les activités urgentes mais non importantes

1 activité gratifiante en début de journée. Les activités exigeantes et difficiles le matin (ou suivant votre rythme chronobiologique) Activités "brèves" regroupées par blocs similaires (ex: appels téléphoniques, mails...)

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Impossible de vous en prendre aux autres : sans retard, vous honorez toujours les délais. Pour vous, le temps c’est de l’argent et vous le gérez en cherchant avant tout l’efficacité et la rentabilité. Plus vous le remplissez, plus vous jubilez ! L’imprévu vous met particulièrement mal à l’aise : vous préférez l’écarter d’un revers de manche plutôt que de tenter de l’intégrer dans votre planning qui ne se caractérise pas vraiment par la souplesse. Les conséquences sur votre vie : certes vous avez la maîtrise. Certes vous avez la sensation que rien ne vous échappe. Mais au final n’êtes-vous pas complètement prisonnière de ce temps que vous pensez à tort dominer ? Où est votre liberté quand l’imprévu est interdit de faire partie de votre vie ? On est aussi en droit de se demander si le remplissage, si efficace soit-il, est vraiment compatible avec la qualité… Si vous y parvenez, essayez de prendre ne serait-ce que quelques minutes pour imaginer à quoi pourrait ressembler votre vie si vous acceptiez parfois de débrayer. En vous autorisant des brèches dans les emplois du temps qui vous enserrent, vous auriez éventuellement tout le loisir de rencontrer réellement les gens, de vivre des moments authentiques. Mais c’est peut-être justement cela qui vous effraye ?

Dès que vous ouvrez un dossier, allez au bout de votre geste une fois pour toutes, sans y revenir une autre fois. N'ouvrez pas vos courriers ou vos e-mails tant que vous ne disposez pas de temps pour y répondre. Plus vous êtes organisé(e) dans votre traitement du travail en cours plus vous êtes productif.

En individuel: établissez un diagramme de Gantt sur un projet vous concernant.

Organisation et clarté

Mémoire externe

Réduction du stress

Suivi des progrès

Amélioration de la productivité

En binôme, Rédigez un mail à votre collègue de retour de vacances concernant par exemple : - 2 tâches à effectuer idéalment pour le vendredi de la semaine suivante - 1 réunion imprévue le mardi matin à 9h00

Au premier abord, le temps semble avoir assez peu de prise sur vous. Tranquille, vous n’hésitez pas à traîner des journées entières sans rien entreprendre ! Seriez-vous une authentique championne de la lenteur ? Sans doute plutôt une de ses victimes… Car cette lenteur, vous la subissez : faute de savoir comment remplir le temps qui s’offre à vous, vous avez tendance à vous enfermer sur vous-même, à vivre dans une sorte de ralenti neurasthénique. Pour vous, temps libre rime avec vide, absence de sens, source d’angoisse. Impossible pour vous d’en profiter sereinement. Les conséquences sur votre vie : vous n’êtes pas menacée par le surmenage ! Votre problème n’est pas de décélérer mais davantage de donner un coup d’accélérateur : quand la lenteur commence à ressembler d’un peu trop près à de l’immobilisme, il y a péril en la demeure ! Prendriez-vous le grand risque à vous faire plaisir plus souvent ? Une partie de la solution passe en effet sans doute par-là. En vous forçant à entreprendre une activité dont vous savez qu’elle pourrait vous faire plaisir ou qu’elle vous a apporté du plaisir à un moment de votre vie, vous pourriez reprendre en mains votre emploi du temps. Et ainsi, ne plus vous contenter de le subir.

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Circulez dans la salle et interrogez les autres membres du groupe sur leurs habitudes de travail. Lorsque vous trouvez quelqu'un qui correspond à une case, cochez cette case et anotez le prénom de la personne correspondante. A chaque case case cochée, bougez, changez de partenaire de jeu L’objectif est d’obtenir une ligne complète (horizontalement, verticalement ou en diagonale) et de crier "Bingo !" pour signaler que vous avez gagné.