Recursos Materiales en los Archivos

Administración de los Recursos en los Archivos

Actividad 4 - Recursos Materiales en los Archivos

Alumna: Cabrera Gutiérrez Mayra Yesenia -20240D0008

Profesor: L.C. Pineda Aguirre Ángel Luis

EMPEZAR

06 de noviembre de 2024

ÍNDICE

• Recursos materiales
• Importancia de los recursos materiales
• Clasificación de los recursos materiales
• Características de los recursos materiales: especificaciones de los bienes muebles e inmuebles
• Infraestructura en las unidades de archivo
• Cotizaciones
• Licitaciones
• Normatividad en materia de recursos materiales
• Conclusiones sobre los recursos materiales en los archivos

Recursos materiales

Los recursos materiales en los archivos se refieren a todos aquellos bienes físicos y herramientas que apoyan la organización, preservación y gestión de la información archivística. Son esenciales para el funcionamiento óptimo de un archivo y abarcan desde mobiliario hasta equipos de seguridad.

Importancia de los recursos materiales

Los recursos materiales en los archivos son fundamentales para el desarrollo de una gestión documental eficiente y para garantizar la preservación de la información a lo largo del tiempo. Su adecuada clasificación y gestión permite que los archivos cumplan con su propósito de conservar la memoria histórica y facilitar el acceso a la información.

Importancia de los recursos materiales

• Conservación y Acceso: Los recursos materiales garantizan que la información almacenada en los archivos sea accesible y esté bien conservada. Un archivo sin los recursos adecuados podría enfrentar problemas como el deterioro de documentos, pérdida de información y dificultades de acceso.
• Eficiencia Operativa: Los recursos materiales permiten que el personal del archivo trabaje de forma organizada y eficiente, mejorando los procesos de búsqueda, clasificación y conservación de documentos.
• Protección de la Información: Recursos como estanterías especializadas, sistemas de control de temperatura y humedad, así como dispositivos de seguridad, son esenciales para la preservación a largo plazo de la documentación.

Clasificación de los recursos materiales

Los recursos materiales en los archivos pueden clasificarse en varias categorías:

• Mobiliario: Incluye estanterías, archivadores, mesas y sillas, todos diseñados para almacenar y facilitar el acceso a los documentos.
• Equipos Tecnológicos: Comprende computadoras, escáneres, impresoras y otros dispositivos necesarios para la digitalización, consulta y manejo de los documentos en formato digital.

Clasificación de los recursos materiales

• Equipos de Conservación: Estos recursos ayudan a controlar las condiciones ambientales del archivo, tales como sistemas de aire acondicionado, deshumidificadores y purificadores de aire. También incluyen materiales como cajas de archivo, carpetas, sobres y etiquetas especiales para proteger los documentos.
• Materiales de Oficina: Son los insumos básicos necesarios para el manejo diario de la información, como bolígrafos, grapas, clips y papelería en general.
• Sistemas de Seguridad: Dispositivos que aseguran la protección de la información, tales como cámaras de vigilancia, alarmas, sistemas de control de acceso y sistemas de protección contra incendios.

Características de los recursos materiales

Los recursos materiales en los archivos se dividen entre bienes muebles e inmuebles, cada uno con características particulares según sus funciones y necesidades de conservación de la documentación.Bienes Muebles Los bienes muebles son todos aquellos elementos que pueden ser movidos dentro del espacio del archivo y que facilitan la organización y acceso a la información.

• Estanterías y archivadores: Deben ser resistentes, de preferencia de metal para evitar la corrosión y con sistemas ajustables para acomodar diferentes tipos de documentos. Los archivadores móviles pueden incluir sistemas de seguridad para prevenir el acceso no autorizado.

Características de los recursos materiales

• Mesas y sillas de consulta: Son necesarias en espacios de trabajo para el personal o para los usuarios. Deben ser ergonómicas y, en algunos casos, contar con mecanismos para ajustar la altura, especialmente en áreas de consulta pública.
• Equipos tecnológicos: Computadoras, escáneres de alta resolución, impresoras y fotocopiadoras, que permiten digitalizar, reproducir y consultar documentos. Su ubicación debe planificarse para evitar el contacto directo con la documentación a conservar.
• Material de Conservación: Carpetas, cajas de archivo, sobres, etiquetas y fundas de protección, generalmente de materiales especiales (sin ácido) que eviten el deterioro de los documentos, así como equipos como deshumidificadores o extractores de aire.

Características de los recursos materiales

Bienes InmueblesLos bienes inmuebles son aquellos que forman parte de la estructura física del archivo. Estos aseguran la seguridad, accesibilidad y adecuación del espacio donde se conservan los documentos.

• Edificio o espacio físico: Debe ser adecuado para almacenar documentos, con zonas específicas para consulta, conservación, procesamiento y archivo, además de una correcta señalización.
• Sistemas de seguridad estructural: Construcción resistente a incendios, sismos e inundaciones, especialmente si contiene documentos históricos o de valor permanente. Incluye puertas de seguridad y sistemas de acceso controlado.

Características de los recursos materiales

• Instalaciones de control climático: Necesarias para el control de la temperatura (idealmente entre 18-20°C) y la humedad relativa (40-60%), especialmente para documentos en papel o fotografía. Esto incluye sistemas de aire acondicionado, ventilación y purificación de aire.

• Sistema eléctrico seguro: Debe estar debidamente aislado y diseñado para soportar los equipos eléctricos y tecnológicos necesarios sin generar riesgos para la documentación.

Infraestructura en las unidades de archivo

La infraestructura es esencial para el correcto funcionamiento de cualquier unidad de archivo. A continuación, se detallan los principales aspectos de la infraestructura en un archivo:Espacios de Trabajo Debe contar con áreas bien definidas y separadas según las funciones, incluyendo:

• Área de almacenamiento: Zona para estanterías o unidades de almacenamiento de documentos.
• Área de consulta: Espacio para que los usuarios puedan revisar documentos de manera cómoda y segura.
• Área de procesamiento: Espacio donde el personal realiza labores de clasificación, restauración o digitalización de documentos.

Infraestructura en las unidades de archivo

Seguridad y ProtecciónLos archivos deben contar con sistemas de vigilancia (cámaras, alarmas), control de acceso y dispositivos contra incendios (detectores de humo, rociadores). Además, es recomendable tener acceso restringido y un sistema de control que registre las entradas y salidas.

Infraestructura en las unidades de archivo

Sistemas de Conservación AmbientalLa infraestructura debe contemplar sistemas de control de temperatura y humedad para evitar daños en documentos delicados. Esto incluye ventilación constante y la instalación de humidificadores o deshumidificadores según las condiciones ambientales.

Infraestructura en las unidades de archivo

Señalización y AccesibilidadEs importante contar con señalización clara para orientar a los usuarios y al personal, y asegurar que el acceso sea adecuado, tanto para personas con discapacidad como para el uso y manejo eficiente del espacio.

Cotizaciones

Las cotizaciones son propuestas de precios y condiciones de venta proporcionadas por proveedores de productos o servicios.En la administración de archivos, este proceso permite obtener información sobre el costo y características de los recursos materiales necesarios.

Cotizaciones

Proceso de Cotización

• Identificación de necesidades: Primero, se debe identificar los recursos materiales que el archivo necesita, como estanterías, equipos de digitalización o sistemas de climatización.
• Búsqueda de proveedores: Se buscan proveedores que ofrezcan los bienes o servicios requeridos.
• Solicitud de cotizaciones: Se contacta a los proveedores para solicitar cotizaciones, detallando las especificaciones técnicas y cantidades de los bienes o servicios.
• Evaluación de cotizaciones: Una vez recibidas, se comparan las cotizaciones para seleccionar la oferta que mejor cumple con los requisitos en términos de costo y calidad.

Cotizaciones

Importancia de las Cotizaciones:

• Transparencia: Permiten tomar decisiones informadas y transparentes sobre el uso de los recursos.
• Ahorro de costos: Comparar precios entre proveedores ayuda a optimizar el presupuesto del archivo.
• Calidad: Facilitan la selección de proveedores que cumplan con los estándares de calidad y requisitos técnicos.

Licitaciones

Las licitaciones son un proceso formal en el que se invita a distintos proveedores a presentar propuestas para la provisión de bienes o servicios. Es común en el sector público y en organizaciones de gran envergadura, y se utiliza para proyectos de mayor magnitud o de alta relevancia para el archivo.

Licitaciones

Tipos de Licitaciones

• Licitación pública: Está abierta a cualquier proveedor que cumpla con los requisitos especificados. Se publica en medios oficiales y suele aplicarse para grandes proyectos o compras.
• Licitación restringida: Se limita a un grupo específico de proveedores, generalmente aquellos que han sido previamente evaluados y cumplen con ciertos criterios.
• Licitación privada: Dirigida a un número reducido de proveedores invitados directamente por la organización.

Licitaciones

Proceso de Licitación

• Publicación del pliego de condiciones: Este documento detalla los requisitos del bien o servicio, condiciones de entrega, criterios de selección y demás especificaciones técnicas.
• Recepción de propuestas: Los proveedores interesados envían sus propuestas dentro del plazo especificado.
• Evaluación de propuestas: Un comité revisa cada propuesta en términos de precio, calidad, tiempo de entrega y condiciones generales.
• Adjudicación: Se elige la propuesta que mejor se ajuste a las necesidades del archivo. Se formaliza mediante un contrato.

Licitaciones

Importancia de las Licitaciones

• Equidad y Competencia: Al ser un proceso abierto, permite que distintos proveedores participen, fomentando la competencia y, por ende, la mejora de precios y servicios.
• Legalidad y Transparencia: Especialmente en el sector público, asegura que el proceso de adquisición de recursos sea legal y transparente.
• Calidad en proyectos grandes: Facilita el acceso a proveedores con la capacidad técnica y financiera para cumplir con proyectos de gran escala.

Normatividad en materia de recursos materiales

La normatividad en materia de recursos materiales establece las reglas y lineamientos para la gestión, adquisición, y uso de los recursos materiales en las instituciones, incluyendo los archivos. Su objetivo es garantizar la eficiencia, transparencia y cumplimiento legal en todos los procesos relacionados con estos recursos.

Normatividad en materia de recursos materiales

Las leyes y normativas que aplican varían según el país, pero en general están diseñadas para asegurar:

• Uso óptimo de los recursos: Normas que orientan hacia el uso eficiente y sostenible de los bienes materiales.
• Transparencia y rendición de cuentas: Lineamientos que buscan evitar conflictos de interés, asegurar la competencia entre proveedores y garantizar el correcto uso de los fondos públicos.
• Conservación de documentos: Disposiciones que especifican los requisitos técnicos para la preservación adecuada de los documentos en archivos.

Normatividad en materia de recursos materiales

Ejemplos de Normatividad Aplicable

• Ley General de Archivos (en muchos países): Esta ley suele regular el funcionamiento de los archivos y especifica los requisitos mínimos de infraestructura, mobiliario y tecnología necesarios.
• Leyes de Adquisiciones y Contrataciones Públicas: Regulan los procesos de compra de recursos materiales, especialmente en el sector público, asegurando la transparencia en licitaciones y adquisiciones.
• Normas ISO: Específicamente, las normas ISO 15489 (gestión de documentos) e ISO 30300 (sistemas de gestión para archivos) son estándares internacionales que definen mejores prácticas para la gestión documental y de recursos en archivos.

Normatividad en materia de recursos materiales

Adquisición de Recursos MaterialesLas normas de adquisición se centran en los procesos de compra y en el uso adecuado del presupuesto. En el contexto de archivos, incluyen:

• Procedimientos de Cotización y Licitación: Las normas de adquisiciones generalmente establecen umbrales de gasto a partir de los cuales se requiere realizar un proceso de licitación pública. Esto asegura la competencia entre proveedores y la obtención de la mejor relación costo-beneficio.
• Evaluación de Proveedores: Se deben cumplir requisitos de calidad y confiabilidad. Los proveedores deben demostrar que sus productos cumplen con las normas de conservación necesarias para archivos.

Normatividad en materia de recursos materiales

Normas de Conservación y Preservación de DocumentosEl archivo debe cumplir con normativas específicas que aseguren que los documentos estén protegidos y bien conservados. Algunas de estas normativas incluyen:

• Requisitos de infraestructura: Normas que establecen condiciones mínimas de temperatura, humedad, y luz para la preservación de documentos, especialmente aquellos de valor histórico o permanente.
• Materiales y Equipos Especializados: En muchos casos, las normativas especifican qué tipo de materiales (libres de ácido, plásticos especiales, cajas de archivo) son adecuados para conservar documentos a largo plazo.
• Acceso y Control de Documentos: Normas que regulan la seguridad y acceso a los documentos para proteger la información.

Normatividad en materia de recursos materiales

Normas de Inventario y Control de ActivosLas normas de inventario y control son esenciales para asegurar el seguimiento y buen uso de los recursos materiales:

• Inventario de Recursos: Todo recurso debe ser registrado y actualizado periódicamente. Las normas de control de inventario ayudan a evitar pérdidas y asegurar el buen uso de los bienes en el archivo.
• Auditorías y Rendición de Cuentas: Las normas requieren auditorías periódicas para verificar que los recursos materiales están en buen estado y se utilizan de manera adecuada. Esto permite la transparencia y el correcto manejo de los recursos públicos.

Normatividad en materia de recursos materiales

Normas de Seguridad y Protección de los ArchivosEstas normas están enfocadas en la infraestructura y seguridad física de los archivos, protegiendo tanto los documentos como los recursos materiales.

• Sistemas de seguridad: Normas que establecen requisitos de seguridad, como sistemas de alarmas, cámaras de vigilancia y medidas contra incendios.
• Acceso Controlado: Reglas que establecen niveles de acceso al archivo para proteger tanto los documentos como los recursos materiales de pérdidas o daños.

Conclusiones sobre los recursos materiales en los archivos

Importancia para la Conservación de la Información Los recursos materiales garantizan la conservación adecuada de los documentos archivísticos. Contar con el mobiliario adecuado, equipos de protección y condiciones ambientales controladas es vital para preservar la información histórica, legal o administrativa contenida en los archivos. De esta manera, se asegura la integridad de los documentos y se minimiza el riesgo de deterioro, pérdida o destrucción prematura.

Conclusiones sobre los recursos materiales en los archivos

Mejora de la Eficiencia Operativa Una correcta gestión de los recursos materiales aumenta la eficiencia operativa de los archivos. Los equipos adecuados, como estanterías, sistemas de gestión documental digital y equipos tecnológicos, facilitan el acceso, organización y recuperación de la información. Esto optimiza los procesos internos, ahorra tiempo y recursos, y mejora la experiencia tanto para los empleados como para los usuarios del archivo.

Conclusiones sobre los recursos materiales en los archivos

Cumplimiento Normativo y Legal El adecuado manejo de los recursos materiales es esencial para cumplir con las normas y leyes de conservación de documentos. Las normativas legales en muchos países exigen que los archivos estén debidamente equipados para preservar documentos y garantizar su accesibilidad. Además, los procesos de adquisición y el uso de recursos deben adherirse a las regulaciones de licitación, contratación pública y control de inventarios, asegurando transparencia y rendición de cuentas.

Conclusiones sobre los recursos materiales en los archivos

Seguridad y Protección Los recursos materiales no solo incluyen el mobiliario y los equipos, sino también sistemas de seguridad que protegen tanto la infraestructura como los documentos almacenados. Los sistemas de control de acceso, protección contra incendios, cámaras de vigilancia y alarmas son necesarios para salvaguardar la información y evitar cualquier incidente que pueda comprometer su seguridad.

Conclusiones sobre los recursos materiales en los archivos

Fomento de la Sostenibilidad El uso de materiales ecológicos y prácticas sostenibles en la conservación de documentos también es cada vez más relevante. Por ejemplo, utilizar materiales libres de ácido en el almacenamiento de documentos o aprovechar la tecnología para la digitalización y conservación digital, puede reducir la necesidad de recursos físicos y contribuir a la sostenibilidad ambiental.

Conclusiones sobre los recursos materiales en los archivos

En resumen, los recursos materiales en los archivos son un conjunto esencial de herramientas e infraestructuras que permiten asegurar la preservación, accesibilidad y seguridad de los documentos. La correcta gestión y el cumplimiento de las normativas pertinentes no solo optimizan el funcionamiento del archivo, sino que también garantizan el cumplimiento de las obligaciones legales y la preservación del patrimonio documental. Invertir en recursos materiales adecuados es una inversión en el futuro de la información, asegurando que los archivos sigan siendo una fuente fiable y accesible para las generaciones venideras.

Referencias

• Ávila, M. (2014). Bienes Muebles e Inmuebles. biblat.unam. Recuperado de https://biblat.unam.mx/hevila/BibliotecasyarchivosMexicoDF/2014/vol1/no3/7.pdf
• Archivística, C., & Perfil, V. T. M. (s. f.-a). Elementos del Archivo. http://capacitacionarchivistica.blogspot.com/2011/03/elementos-del-archivo.html
• Quiroa, M. (24 noviembre 2022). Recursos materiales. Economipedia. https://economipedia.com/definiciones/recursos-materiales.html
• Secretaría de Cultura y Archivo General de la Nación. (2018). Lineamientos para la Gestión de Documentos y Archivos.
• Tschan, R. (2002). Archivos y Conservación de Documentos en el Siglo XXI: Manual de buenas prácticas.
• https://escuelaeuropeadeempresa.eu/que-tipos-de-licitaciones-existen/

Referencias

• Paredes Muñoz, R. (2014). Gestión de Recursos Materiales: Una introducción a su administración en instituciones públicas. Instituto Nacional de Administración Pública.
• Taller de Archivística: Técnicas para la organización de archivos y la conservación documental. Secretaría de Gobernación, Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI), México.
• Jiménez Jiménez, A. (2010). Gestión de Archivos en las Organizaciones.
• https://www.uma.es/media/tinyimages/file/ISO_15489.1.pdf
• Secretaria de Gobernación. (2010, 16 julio). ACUERDO por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales. Diario Oficial de la Federación. Recuperado de https://dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5152150&fecha=16/07/2010#gsc.tab=0

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