ne pas modifier l'originale au cas ou ca beug

Résumer des observations et plan d'action de l'audit

secretariat d'imagerie

Gestion des rendez vous

Ex 1.

Frappe des comptes-rendus

Accueil physique et téléphonique

ex.

Stockage et archivage

ex.

Observtions transversales

Ex 2.

ex.

• Préparer les pochettes d'examens :
• plier les pochettes sans :
• espace dédié
• sans temps dédié
• stocker les différentes pochettes à chaque poste d'accueil
• Polyvalence des tâches :
• gérer les bons CD et ordonnances
• alimenter le tableau Excel quantitatifs du type d'examens réalisés
• rappeller les patients pour les RDV
• Pression temporelle, contraintes de rythme et de conflits de valeurs
• adapter au fonctionnement de chaque professionnel pour proposer des RDV
• ne pas pouvoir répondre aux demandes de RDV urgent

• Mettre en place une zone de pliage sur l'ancienne paillasse de frappe
• Étudier la possibilité d'imprimer directement les comptes-rendus en format livret pour supprimer les pochettes
• Pour les ordonnances privilégier l'utilisation du logiciel
• Ne pas aller chercher les CD
• Revoir l'intérêt du tableau Excel

• Étudier la mise en place d'une plateforme internet de gestion de prise des RDV
• Mettre en place un rappel automatique des RDV
• Réflexion sur la mise en place de créneaux d'urgences

• Supprimer la paillasse de frappe et localiser la frappe des comptes-rendus dans le bureau
• Mettre en place deux postes de travail dans le bureau de frappe :
• 1 pour la frappe
• 1 pour l’accueil téléphonique + frappe
• Affiche à l’entrée interdisant l’accès au public
• Remise des comptes-rendus :
• définir des plages horaires pour récupérer les comptes-rendus
• étudier la possibilité de dématérialisation des comptes-rendus
• Permuter le fauteuil à accoudoir de la borne d'accueil avec celui sans accoudoirs du bureau
• Retirer l'imprimante HS et y mettre le destructeur de papier
• Solutionner les fuites d'eau
• Mettre en place un espace convivial
• Pas d'obligation de délai pour la frappe des comptes-rendus du soir et du week-end
• Décloisonner l'activité

• Paillasse de frappe :
• plan de travail rehaussé
• environnement de travail bruyant
• une zone de passage
• sollicitations des agents
• frappe des comptes-rendus et accueil physique des usagers pour remettre les comptes-rendus
• Bureau de frappe :
• absence d'accoudoirs à l'un des fauteuils
• odeurs de fuites d'eau
• une imprimante HS sur le bureau et le destructeur de papier au sol loin du bureau
• en retrait mais accessible au public
• Pression temporelle pour rattraper les comptes-rendus du soir et du week-end

• port de charges lourdes :
• ramettes de pochettes posées au sol
• ramettes de papier posées au sol
• stockage des archives
• multiples : local a archives, vestiaire, borne d'accueil
• peu adapté : le caisson de l'accueil trop haut générateur de postures contraignantes
• peu sécuritaire : déplacer le brancard devant la porte .
• risque d'enfermement dans la pièce d'archive si le brancard est déplacé
• stockage tampon multiples :
• sur les bureaux d'accueil, dans l'armoire à coté de l'imprimante
• dans l'armoire électrique
• dans le bureau de frappe (pour la papeterie)
• plus de vestiaires que d'agents

• éviter de déconditionner les ramettes en amont du besoin pour limiter le nombre de manipulations.
• archivage des CR :
• voir pour aménager un autre stockage des CR au niveau de la paillasse de frappe qui a été libérée.
• ne plus stocker au sol et dans les vestiaires les CR
• étudier la dématérialisation des CR
• revoir l'emplacement du brancard
• stockage des fournitures :
• un stock de papeterie dans le bureau de frappe
• un stock de pochettes au niveau de la borne d'accueil
• réflexion sur les vestiaires et leur emplacement

• Environnement de travail mal adapté :
• secrétaire assise / patient debout
• comptoir haut et loin
• des surfaces de travails étroites
• Interruptions de tâches :
• accueil physique et téléphonique
• sonnette
• circulation des professionnels
• Polyvalence des tâches :
• accueil physique et téléphonique

• frappe des comptes-rendus
• Éxigences émotionnelles :
• file d'attente mal identifiée
• 3 accès differents
• un agent masqué par le poteau
• gestion des émotions des usagers
• présence de patients et/ou d'appels dès l'ouverture du secretariat

• Réflexion pour le nouvel hôpital sur l'ergonomie pour les postes d'accueil
• Identifier différents postes d’accueil :
• 1 accueil des RDV programmés et à programmer
• 1 accueil des personnes orientées pour les urgences + gérer l'accueil téléphonique
• 1 poste de remise des examens
• Ne plus utiliser la sonnette
• Fermer la porte entre l'accueil et la zone d'examen
• Réflexion sur la gestion de la ligne téléphonique
• Délocaliser la frappe des comptes-rendus
• Identifier le circuit des usagers :
• ligne de confidentialité
• système de hiérarchisation des arrivées
• Décloisonner l’activité = une seule entité
• Adapter les horaires de prises de postes et d'ouvertures de lignes téléphoniques et des convocations aux 1er RDV.

• Sécurité Incendie
• Risque d'être piégé