T4 - Sistema de Registro Contable

Sistemas de registros contables

Contabilidad Financiera II

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Concepto, características e importancia.

Concepto Sistema de Registro Contable:

Los registros contables, también denominados como libros del comercio o libro de contabilidad, son los documentos físicos de todas las operaciones dentro de una empresa. En estos registros se refleja todo movimiento contable del ente económico (empresa) con el objetivo de proporcionar información financiera del mismo. Allí intervienen dos cuentas, por un lado, el egreso que cuando aumenta se registra por el ‘Debe’, y por otro lado el activo que cuando disminuye se registra por el ‘Haber’.

Caracteristicas del Sistema de Registro Contable:

Gestión de informes

Flexibilidad

Practicidad

Seguridad

Portabilidad

Integración

Importancia del Sistema de Registro Contable:

Como hemos visto, los sistemas de información contable tienen la labor de recoger, registrar y generalizar los datos financieros de una empresa, por ello, su importancia radica en la utilidad que tienen para la toma de decisiones.Gracias a que permiten crear registros contables más fiables, se puede llevar una contabilidad más precisa. Esto hace posible prevenir los resultados negativos de la actividad económica y ejercer mejor control del mismo. De esta forma, se pueden organizar y usar los diferentes recursos financieros eficientemente y crecer con mayor rapidez.

Catalogo de Cuentas

Facilita el trabajo, dado que matiene el orden y permite identificar de forma numerica cada cuenta. Es indispensable en los paquetes y programas electronicos, dado que permite procesar los movimientos contables programados. Es un documento que reúne todas las cuentas que maneja una empresa, incluyendo las operaciones financieras. Aquí se hacen especificaciones sobre los gastos, cobros o deudas, incluyendo descripciones que ayuden a entender estos movimientos. En este catálogo se tiene acceso a la lista completa de los proyectos en los que está trabajando la empresa con el desglose de cada uno, así se sabe cuánto cuesta realizarlos y cuáles son las ganancias que se obtienen al hacerlos. Uno de los beneficios que ofrece el catálogo de cuentas es que la contabilidad empresarial se concentra en un solo lugar, permitiendo tener toda la información ordenada en caso de necesitar hacer alguna aclaración o fundamentar algún movimiento monetario.

Elaboracion de un Catalogo de Cuentas

El diseño y estructuración del Catálogo de Cuentas reviste tal importancia que para su elaboración debe hacerse un análisis profundo y sistemático de las operaciones presentes y futuras que en un momento determinado pudiera tener una empresa o negocio. Un adecuado diseño permite además de un claro entendimiento contable de las operaciones por parte de los usuarios (contadores, auxiliares, directivos, etcétera) una fácil y eficaz incorporación de nuevas cuentas sin tener que hacer modificaciones de último momento en el catálogo ya que esto podría representar entre otras cosas:• Confusión de los criterios contables a seguir.• Reprocesos contables.• Modificaciones a los programas de computación por parte del áreade sistemas.• Pérdida de información.• Equivocación en la preparación de los estados financieros• Errores diversos y retrasos derivados de los puntos anteriores.

Sistema de pólizas

Las pólizas contables son documentos utilizados en contabilidad para registrar y respaldar las transacciones financieras de una empresa. Son una parte fundamental del proceso de registro contable y forman parte del sistema de control interno de operación de una organización.Una póliza contable es un registro escrito que detalla los elementos clave de una transacción financiera, como la fecha, la descripción de la transacción, las cuentas contables afectadas, los montos debitados y acreditados, y cualquier otra información relevante.Estas pólizas se utilizan para documentar y respaldar todas las operaciones contables, como la compra y venta de bienes, pago con cheque, el pago de salarios, el cobro de cuentas por cobrar, entre otras.

Sistema de pólizas

Una póliza contable es un documento fundamental en la contabilidad de una empresa, ya que registra de manera detallada y ordenada las transacciones financieras realizadas. Debe incluir la fecha en que se realiza la transacción, permitiendo un seguimiento cronológico de las operaciones contables. Además, debe especificar la cuenta o cuentas afectadas por la transacción, indicando el número y nombre de las cuentas contables involucradas.Asimismo, es fundamental incluir una descripción clara y concisa de la transacción realizada, detallando los conceptos y montos involucrados. Por último, se debe registrar el importe del cargo o del abono en cada cuenta, garantizando así el equilibrio contable y la correcta aplicación del principio contable de partida doble.Además de los elementos mencionados anteriormente, una póliza contable completa también debe incluir información adicional relevante. Esto puede incluir referencias cruzadas con otros documentos contables, como facturas o recibos, que respalden la transacción registrada.

Registros electrónicos

En términos generales, la contabilidad genera información acerca de la posición financiera de una organización o del negocio de un contribuyente, como puede ser la rentabilidad, las ventas, utilidades o pérdidas que se producen.Establecer mejores controles administrativos y financieros que proporcionen una proyección de crecimiento, en un mercado cada vez más competitivo, se tradujo al uso de registros contables en forma electrónica.Por lo que la contabilidad electrónica nace de las propias necesidades del contribuyente como solución para hacer eficiente la generación de información en su negocio, crecer y tomar decisiones financieras acertadas y oportunas. Con el paso del tiempo, las autoridades fiscales han reconocido el uso de los sistemas electrónicos como medios que facilitan el registro de la información contable del contribuyente.

¿Cómo hacer un catálogo de cuentas de una empresa?

• De inicio renue toda la información relacionada con las finanzas de la empresa. Aquí el apoyo de tus empleados será primordial para entender todos los gastos y cobros que se realizan.
• Asegura que este documento sea flexible para hacer modificaciones en caso de obtener nuevas cuentas, gastos, cobros o deudas.
• Incluye todos los proyectos en los que esté involucrada la empresa y ordénalos a partir del nivel de importancia de acuerdo con los ingresos que generan.
• Agrega todas las obligaciones tributarias con las que debe cumplir la empresa para contemplarlas en los gastos.
• Haz que toda la información que esté en el catálogo sea precisa y clara para evitar confusiones o malentendidos. Es recomendable agrupar las cuentas y usar símbolos sencillos para recordarlos fácilmente.

¿Cuáles son las ventajas de llevar una póliza contable?

Registro ordenado: Una póliza contable permite mantener un registro organizado de todas las transacciones financieras de la empresa. Esto facilita el seguimiento y la comprensión de las actividades contables, así como la localización de información específica cuando sea necesario.Cumplimiento normativo: La llevanza de una póliza contable adecuada ayuda a cumplir con los requisitos legales y normativos establecidos por las autoridades fiscales y reguladoras.Control financiero: Las pólizas contables permiten un mayor control sobre los movimientos financieros de la empresa lo que ayuda a prevenir pérdidas económicas y a detectar oportunidades de mejora.Toma de decisiones: La información registrada en las pólizas contables proporciona datos precisos y actualizados sobre la situación financiera de la empresa. Esto permite tomar decisiones fundamentadas y evaluar el desempeño de la organización.Auditoría y revisión: En caso de que se requiera una auditoría interna o externa, la existencia de una póliza contable adecuada simplifica enormemente el proceso.

¿Cuáles son los tipos de pólizas contables que existen?

Póliza de diario: Es la póliza contable más básica y se utiliza para registrar todas las transacciones diarias de una empresa.Póliza de ingresos: Se utiliza para registrar los ingresos generados por la venta de bienes o servicios. En esta póliza se detallan las cuentas afectadas, el concepto de los ingresos y los importes correspondientes.Póliza de egresos: Sirve para registrar los egresos o gastos en los que incurre una empresa. En esta póliza se especifican las cuentas afectadas, la descripción de los gastos y los montos correspondientes.Póliza de depreciación: Se utiliza para registrar la depreciación de los activos fijos de una empresa.Póliza de ajuste: Se utiliza para realizar ajustes contables al finalizar un periodo contable, con el objetivo de reflejar adecuadamente los ingresos y gastos del periodo. Los ajustes pueden incluir la amortización de gastos prepagados, provisiones para cuentas incobrables, entre otros.

De manera que la contabilidad electrónica se integra por:

• Los libros, sistemas, registros y asientos contables.
• Estados de cuenta.
• Libros y registros sociales.
• Control de inventarios.
• Método de valuación.
• Control de adquisiciones de activos.
• Comprobante fiscal de ingresos y egresos.
• Papeles de trabajo, pólizas contables
• Equipos de almacenamiento de datos o sistemas electrónicos

Además de la documentación que respalde los asientos y operaciones respectivas, así como los documentos e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales.