LibreOffice-Calc validación y ordenación

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Validación y ordenación de datos

Validación de datos

Validar contenido de celdas

La validación de datos nos permite verificar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden introducir en una celda. Por ejemplo, podemos limitar el contenido sólo para valores numéricos, limitar el número máximo de caracteres de texto, limitar a una lista de valores, etc.

Dependiendo de cómo se configure la validación, también se puede ofrecer mensajes de ayuda explicando las reglas de contenido para la celda y qué se debe hacer tras ingresar un dato no válido. También se puede configurar la celda para rechazar datos inválidos, aceptarlos con una advertencia o ejecutar una macro cuando el dato introducido no sea válido.

Validar contenido de celdas

Abrir el archivo de la presentación anterior "matriculados.ods"

Para establecer una regla de validación para un nuevo dato ingresado en una celda, debemos seleccionar la celda, o rango de celdas, en las que queremos que se realice la validación, e ir a Datos > Validez en la barra de menú. La regla de validez se activa cuando se ingresa un nuevo valor. (Si ya se ha insertado un valor no válido en la celda o si se inserta un valor en la celda con arrastrar y soltar o copiando y pegando, la regla de validez no tendrá efecto).

Se abrirá una ventana de diálogo donde podremos definir el tipo de datos que se pueden ingresar en la celda, utilizando las pestañas Criterios, Ayuda de entrada y Aviso de error.

Validar contenido de celdas

En la pestaña Criterios se especifican las condiciones de los valores nuevos que se insertan en las celdas. Hay tres campos: Permitir: establece la condición de entrada de datos, es decir, qué información está permitida para la celda o conjunto de celdas. Por ejemplo: números enteros, decimales, fecha, hora, etc. Datos y Valores. Permite restringir la entrada para una lista de valores determinados. Si los datos no están dentro de los valores posibles, no se permite introducir el valor en la celda.

Para texto, una opción muy útil es Permitir = Lista, que nos permite introducir como Entradas los valores exactos que admite la columna. Cada vez que nos posicionemos en una celda con esta validación, se mostrará una flecha con un desplegable que incluye las opciones que pusimos como Entrada, impidiendo así muchos errores.

En la opción de Permitir = Todos los valores, no se aplica ninguna regla. Sirve para eliminar un criterio que previamente se haya definido.

Validar contenido de celdas

En la pestaña Ayuda de entrada, se crea una ventana de mensaje de ayuda al usuario. Al seleccionar la celda, se mostrará el Título y el texto de la Ayuda de entrada, que hayamos establecido.

Ejemplo

En la pestaña Aviso de error se puede crear una ventana emergente de mensaje error al usuario y aplicar la acción correspondiente en caso de error. Con la acción Detener, no se aceptarán las entradas incorrectas y se conservará el contenido anterior de las celdas. Con las acciones Aviso o Información, se permite ver en pantalla un diálogo en el que se puede aceptar o cancelar la entrada del valor. Si aceptamos dará por válido el valor y lo mantendrá, si cancelamos borrará el valor introducido. La opción Macro activa el botón Examinar que abre el diálogo Selector de macros donde se puede seleccionar una macro que se ejecutará cuando se ingrese un valor no válido en una celda y justo después de mostrará el mensaje de error.

Ejemplo

Validar contenido de celdas

Ejercicio

En nuestro archivo "matriculados" vamos a completar los datos de la tabla, incluyendo información correspondiente al resto de los grupos. Debemos asegurarnos de que los datos que se introducen mantienen una serie de criterios para evitar algunos errores. Para ello haremos las siguientes validaciones: - El nombre del ciclo debe estar compuesto por tres o cuatro caracteres. - El valor del Curso solo puede ser "Primero" o "Segundo". - El turno solo puede tomar valor "Diurno", "Vespertino" o "Nocturno". - El número de alumnos matriculados no puede ser negativo ni mayor de 34. - Añadir Avisos de error en todas las celdas que tengan validación (el texto que queráis). - Añadir Ayuda de entrada en el número de alumnos matriculados (el texto que queráis).

Vamos a añadir ocho filas más, por tanto tenerlo en cuenta a la hora de seleccionar las celdas a validar. Incluiremos los datos una vez establecidas las validaciones, no antes, para poder comprobar que están bien hechas.

Solución

ordenación

Ordenación de datos

La ordenación de datos en una hoja de cálculo nos permite organizar el contenido de un rango de celdas en función del contenido de las mismas.

Puede resultar muy útil a la hora de realizar clasificaciones. Si por ejemplo se está buscando un ítem, la ordenación puede resultar muy práctica, incluso más aún después de haber realizado un filtro, ya que la ordenación se hará en base a los datos obtenidos en el filtro.

Ordenar también es útil cuando se agrega nueva información en la hoja de cálculo. Cuando una hoja es muy grande, suele ser más fácil agregar nueva información al final de la hoja, en vez de buscar y agregar filas en el lugar correcto. Una vez añadida la información al final de la hoja, se pueden ordenar los registros para actualizar la hoja de cálculo.

Ordenación de datos

Para continuar utilizaremos el archivo "ventas-alimentacion.ods".

Disponemos de dos tipos de ordenación: ordenación rápida y ordenación por varios criterios.

Ordenación rápida.

En la ordenación rápida no hay que seleccionar celdas, ni columnas, ni la tabla; sólo hay que hacer clic sobre una de las celdas en la columna que queremos ordenar y a continuación, seleccionar la opción del menú Datos > Orden ascendente o Datos > Orden descendente, o bien hacer clic sobre uno de estos botones en la barra de herramientas:

oren descendente

oren ascendente

Ordenación de datos

Veamos un ejemplo de ordenación rápida en la tabla de ventas-alimentación.

Primero ordenaremos por fecha. Queremos que las fechas más recientes aparezcan las primeras. Por tanto nos situamos en cualquier celda de la columna "Fecha" y pulsamos el botón de orden descendente. Esto ordenará toda la tabla en función de la columna "Fecha"

Porbar con las siguientes ordenaciones: Producto (descendente), Ventas (ascendente) Ventas (descendente)

Ordenación de datos

Ordenación por varios criterios.

La ordenación por varios criterios ordena por varias columnas. A diferencia de la ordenación rápida, donde debemos situarnos en alguna celda de la columna a ordenar, en la ordenación por varios criterios se hace clic sobre una celda cualquiera de la tabla a ordenar y a continuación se selecciona en el menú Datos > Ordenar , lo que nos mostrará el diálogo Ordenar... , o bien se pulsa sobre el botón Ordenar...

Tras activar el comando ordenar, toda la tabla sobre la que se efectuará la ordenación se selecciona automáticamente, y aparece el siguiente diálogo, desde el que podremos definir los criterios de ordenación:

Ordenación de datos

En la pestaña "Criterios de ordenamiento" podemos seleccionar las columnas que participarán en el ordenamiento y en orden descendente de prioridad (tiene más prioridad la primera clave de ordenamiento configurada, seguida de la segunda y de la tercera). Para cada una de las Claves de ordenación seleccionadas podemos indicar de forma independiente que el ordenamiento siga un criterio Ascendente o Descendente

La opción "El intervalo contiene etiquetas de columnas", que está activado por defecto, indica que los datos a ordenar tienen encabezado, es decir títulos de columna, por lo que éstos no serán incluidos en la ordenación. Esta opción tendrá en cuenta qué opción se ha marcado en la entrada Dirección situada más abajo. Si seleccionamos ordenar De izquierda a derecha, entenderá que la primera columna contiene los encabezados de la tabla.

Ordenación de datos

En la pestaña Opciones disponemos de más criterios de ordenación, como distinguir entre mayúsculas y minúsculas, incluir formatos (activada por defecto, al ordenar se moverán de posición los datos y los formatos de las celdas conjuntamente. Si se desactiva, se moverán los datos pero no los formatos.).

Ejercicio:

- Ordenar por Vendedor ascendente y Fecha ascendente.

- Ordenar por Vendedor ascendente y Región ascendente.

- Ordenar por Vendedor ascendente, Producto ascendente y Ventas descendente.

- Ordenar por Producto ascendente y Ventas descendente.

- Obtener las Ventas del año 2009 superiores a 10.000 € ordenadas por Vendedor, utilizando filtros y ordenación.

¡¡¡ HASTA PRONTO !!!

Una macro es un automatismos que puedes configurar para repetir tareas complejas todas las veces que quieras sin tener que repetirlas a mano una y otra vez. Puede ahorrar bastante tiempo en el caso de tener que realizar las mismas tareas o procesos de forma recurrente.

La ordenación ascendente supone que si los datos son texto, los ordenará alfabéticamente en sentido A-Z; si se trata de números o monedas, de menor a mayor, al igual que ocurre en el caso de horas y/o fechas, entendiendo que la menor fecha u hora es la más antigua, y la mayor, la más reciente. La ordenación descendente ordenará los textos en sentido Z-A, y los números, monedas, horas y fechas de mayor a menor.

Valores fijos Curso

Número alumnos

Longitud texto en Ciclo

Misma validación en turno, pero cambiando las Entradas por Diurno, Vespertino y Nocturno

Mensaje error

Seleccionamos los datos de la columna de Matriculados (sin la cabecera) y vamos a Datos > Validez.

Vamos a la pestaña Ayuda de entrada y realizamos las siguientes acciones: Activar la casilla de "Mostrar ayuda de entrada al seleccionar una celda" . Título = "Nº de matriculados" Ayuda de entrada = "Introducir solo números enteros"

Ahora, cuando nos situemos en cualquiera de las celdas donde hemos añadido la ayuda, aparecerá un mensaje con las indicaciones que establecimos.

Seleccionamos de nuevo los datos de la columna de Matriculados (recordar no seleccionar la cabecera) y vamos a Datos > Validez.

Antes de incluir cualquier aviso de error, debemos añadir una condición, si no hay nada que validar no habrá error que mostrar. Por tanto vamos a la pestaña Criterios y seleccionamos: Permitir = "Entero" ; Datos= "mayor que o igual a"; Valor= 0. Esta condición hará que en estas celdas solo se muestren números enteros positivos.

En Aviso de error, seleccionaremos como Acción = "detener", como Título = "Error de datos" y como Mensaje de error = "Introduzca un número entero"

Si ahora intentamos introducir texto, números negativos, decimales o cualquier cosa que no se corresponda con un número entero positivo, se mostrará el mensaje de error. Al pulsar Aceptar, se cerrará la ventana, y la celda recuperará el valor que tenía antes de introducir el dato que dio error.

Hay que tener cuidado de no seleccionar más de una celda antes de pulsar los botones de ordenación, ya que si se hace la ordenación se efectuaría exclusivamente dentro de la selección, con lo cual se cruzarían los datos con los de las columnas contiguas.

Nos situamos en cualquier celda de la columna Vendedor y pulsamos el botón de "Orden ascendente", para que quede ordenado alfabéticamente.

Antes de guardar el archivo y continuar, debéis eliminar las filas de los cursos tercero y cuarto , y reducir el número de alumnos de DAW - 1º - vespertino a 32.