Manuel des Notes de Frais Crealead

PERSONNES REFERENTES

&

Notes de Frais (NdF)

MODALITES DE FONCTIONNEMENT

CHARGES

Frais Professionnels

-> Le paiement de vos NdF ne se fait pas automatiquement.

-> Effectuer mensuellement sa NdF

Pour celles et ceux qui sont déjà aguéris

• NdF 100% dématérialisée
• pour déclencher la validation, prévenir :
• paiement@crealead.com +
• malika.vegnant@crealead.com

Pour celles et ceux qui ne savent pas comment effectuer cette demande de remboursement de NdF, ce tuto est fait pour vous !

-> Nous faire parvenir vos NdF avant le 20 de chaque mois pour un traitement comptable et un remboursement automatique fin de mois (si votre trésorerie le permet).

Les bonnes pratiques

Rappel

C'est parti !

CAPE

CESA

Tutos video

TVA récupérable ou non ?

Cas où votre client prend en charge vos frais professionnels

Se faire rembourser ses frais

Les bonnes pratiques

Autres frais professionnels

Frais de déplacement

SOMMAIRE

Abonnement, train, avion, blablacar, télépéage, parking

Vous louez un véhicule

+ Info

+ Info

+ Info

Comment justifier vos déplacements ?

Vous utilisez votre véhicule personnel

Intro

Frais de déplacement

NON ADMIS

FRAIS DE TELEPHONIE

FRAIS DE RESTAURATION

PRESTATIONS DE SERVICES

LES ACHATS A L’ETRANGER

CADEAUX CLIENTS

POUR LES FORMATEURS

VETEMENTS DE TRAVAIL ET FRAIS DE REPRESENTATION

LES ACHATS /VENDEURS NON PROFESSIONNELS

NOM DE DOMAINE, HEBERGEMENT

REDEVANCES, LICENCES, BREVETS

LES ACHATS COURANTS

L’HOTEL ET HEBERGEMENT

-> Toute facture en NdF doit comporter :> Un numéro qui lui est propre> Le nom de l’entreprise /fournisseur> N° de SIRET / Agrément ou Immatriculation-> Pour récupérer la TVA, il faut en plus :> Le nom et l’adresse de CREALEAD + éventuellement le nom de l’activité de l'entrepreneur> Un N°de TVA FR ou EU

AUTRES FRAIS PROFESSIONNELS

TVA récupérable ou non ?

>> Le doc dans son intégralité

TVA liée aux télécoms et aux repas

TVA liée au véhicule et aux déplacements

TVA liée aux autres frais

Les tips "Bonnes pratiques"

Conseil

Sur Louty => https://appli.louty.net/AchatsFrais >> Faire une NdF par mois. Plusieurs lignes possibles sur une NdF. Dater la NdF du dernier jour du mois concernés par les frais. ATTENTION : Pour les achats de + 500 € HT Il s’agit d’une immobilisation, Il faut contacter son référent pour établir un avenant. > Il faudra verser la somme TTC du bien en compte courant de CREALEAD. > Crealead se charge de faire l’achat ensuite. > Cette facture ne doit pas être dans votre NdF (Voir référent pour avoir le process de la gestion d’une immobilisation) >>> Lien Nextcloud sur le process de l’immobilisation à Crealead

Les Bonnes pratiques à respecter

Situation au xx/xx/20xx : https://appli.louty.net -> Rapports de Gestion (Tel qu’affiché sur le rapport de gestion Trésorerie et tableaux de bord, vous ne pouvez pas vous tromper ☺):

Attention ! Pour les demandes de rémunération : si votre demande est envoyée après le 23, elle sera décalée au 15 du mois suivant.

Rappel : Vous devez garder un minimum de trésorerie de 350€. Merci de procéder au paiement:

Nom de l’entrepreneur : Date de paiement souhaitée (effacer la mention inutile, ne pas en inventer svp) : □ Le 15 du mois en cours (envoyez votre demande avant le 14) □ Fin du mois en cours (envoyez votre demande avant le 23 du mois pour les rémunérations)

A envoyer à paiement@crealead.com (copie au référent obligatoire)

Se faire rembourser ses frais

ATTENTION ! Le choix de l’une ou l’autre des 2 solutions doit être négocié avec le client au moment du devis. Il ne peut pas y avoir de « mélange des genres » comme : « je lui facture des frais accessoires et je lui donne les justificatifs originaux ! »

➢ Votre client vous rembourse directement les frais : • Vous lui donnez les originaux des justificatifs qui passeront dans son cycle comptable. • Du coup, ces frais ne seront pas comptabilisés à Crealead, donc, ne les mettez pas dans votre NdF…

➢ Vous facturez les frais à votre client sur une ligne « frais accessoires » : • Le montant des frais constitue un produit assujetti à la TVA. • Vous pouvez faire une marge sur ce produit c'est-à-dire facturer plus que vos dépenses réelles. • Les charges réelles générées passeront par le même cycle que d’habitude (note de frais, justificatif…). • Mettre dans la NdF la référence de la facture client correspondante.

Il arrive qu’un client accepte de prendre en charge vos frais professionnels liés à la prestation que vous réalisez pour son compte. 2 cas de figure :

Cas où votre client prend en charge vos frais professionnels

Le memento NdF Crealead

NdF et TVA

Retrouvez les documents orginaux ici

Quelques documents utiles (Nextcloud)

Attetation de vente d'occasion

Shéma "comment réaliser sa NdF

Demande de paiement CAPE

Demande de paiement CESA

Fiche de déplacement NdF

Vous devez être connecté à Nextcloud avec vos identifiants pour pouvoir visionner les vidéos.

Quelques tutos videos pour vos NdF - Tuto 1

+ Info

Règles et process de la NdF chez Crealead

Chez Crealead, vous êtes plus de 300 CoEs utilisant le même n° de Siret, ce qui nous impose de respecter un cadre de référence et des règles communes pour le bien du collectif et de chacun.

Quelques tutos videos pour vos NdF - Tuto 2

Vous devez être connecté à Nextcloud avec vos identifiants pour pouvoir visionner les vidéos.

Prise en main rapide de la NdF sur Louty

Pour réaliser vos NdF, vous utiliserez notamment l'application Louty. Un atelier obligatoire vous permettra de la prendre en main. Vous pourrez effectuer cet atelier autant de fois que vous le jugerez nécessaire durant votre vie de CoE chez Crealead.

+ Info

Quelques tutos videos pour vos NdF - Tuto 3

Vous devez être connecté à Nextcloud avec vos identifiants pour pouvoir visionner les vidéos.

Déclaration des KM dans une NdF

Parce que les déplacements représentent la majorité de vos NdF, un focus spécifique a été réalisé sur cet aspect de la NdF.

+ Info

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Quelques tutos videos pour vos NdF - Tuto 4

CAPE

Se faire rembourser sa NdF : le process

CESA

Une fois votre NdF effectuée, vous devrez respecter un cadre et un process pour valider son remboursement.

Bon courage

Pour toute question technique ou complément d'information

Contactez : malika.vegnant@crealead.com

En CESA, vous ne pouvez pas déclarer de frais pendant les congés (hors téléphone, internet, abonnement…)

>> Abonnement deezer ou spotify, >> Yoga, pilates, abonnement sport, massages, >> Réparations exceptionnelles de voiture, pneu, pneus neige… (compris dans les frais km), >> Capsules Nespresso (sauf si local recevant clients), >> Le ticket CB n’est pas une facture, >> Les contraventions pour stationnement ou excès de vitesse (dépenses non déductible), >> Une immobilisation achetée en pièce détachée et le tout faisant plus de 500e HT…

NON ADMIS en Note de FRAIS (quelques exemples…) :

Bien indiquer l’objet du déplacement, avec nom du client (Facture / devis Louty)

-> Télépéage, parking, péage

-> Blablacar

-> L'avion

-> Le train

-> Les abonnements transport

Pour un achat à un particulier (qui ne peut donc pas émettre de facture) : Il faut une attestation de vente datée et signée par le vendeur indiquant ses coordonnées, la nature de l'objet cédé, son état lors de la vente, son prix de vente, la date de la transaction, l'identification de l'acheteur (Crealead), le mode et la date de règlement. >> Si le vendeur peut vous fournir la copie de sa facture d'achat, alors cela apporterait une preuve supplémentaire que le particulier était bien propriétaire de cet objet avant de vous l'avoir cédé.

>> Votre prestataire doit impérativement être déclaré auprès de l'Urssaf. >> Vérifiez que son n° Siret est indiqué sur sa facture. >>> S’il n’a pas de statut juridique, vous ne pouvez pas travailler avec lui.

(disponible dans l'espace documentaire de Nextcloud)

=> Lien vers demande paiement CAPE

Effectuer votre demande de remboursement de NdF via le formulaire de paiement CAPE que vous devrez envoyer à :

• paiement@crealead.com

• copie obligatoire à votre référent.

Nous sommes au réel, sur facture, c’est plus avantageux pour les co.entrepreneurs. Il n’y a pas de forfaits URSSAF qui s’appliquent. > Il n’y a aucune récupération de TVA sur les frais d’hôtel et d’hébergement, ni sur les petits- déjeuners. > Justificatifs Airbnb : Il doit comporter le nom du vendeur, le détail du montant HT et du TTC payé. Pas de récupération de TVA possible. Ajoutez à la main sur le justificatif imprimé la raison de votre déplacement (nom client, du marché etc…)

En cas de cadeaux clients/fournisseurs, il faudra alors IMPERATIVEMENT indiquer au verso de la facture l’identité du bénéficiaire, ainsi que le nom de sa société, sa qualité et son numéro de téléphone (ex : Mr DURAND société X, apporteur d’affaire, N°06…), car l’URSSAF se réserve le droit de contacter le bénéficiaire pour vérifier la véracité.

• Nous serons vigilants à la cohérence du montant du cadeau client/fournisseur par rapport au CA apporté par ce client ou aux dépenses faites chez ce fournisseur.

• Les cadeaux clients acceptés sont de type vin, chocolat, cadeau personnalisé avec le logo…

• Pour les cadeaux d’autre type, merci de vous assurer auprès de la comptabilité que cela sera bien possible.

• La TVA ne se récupère pas sur les cadeaux clients / fournisseurs. Vous inscrivez le TTC !!!

En CESA, vous ne pouvez pas déclarer de frais pendant les congés (hors téléphone, internet, abonnement…)

>> Abonnement deezer ou spotify, >> Yoga, pilates, abonnement sport, massages, >> Réparations exceptionnelles de voiture, pneu, pneus neige… (compris dans les frais km), >> Capsules Nespresso (sauf si local recevant clients), >> Le ticket CB n’est pas une facture, >> Les contraventions pour stationnement ou excès de vitesse (dépenses non déductible), >> Une immobilisation achetée en pièce détachée et le tout faisant plus de 500e HT…

NON ADMIS en Note de FRAIS (quelques exemples…) :

➢ Frais de Telecom mixte : - Les frais de téléphone et d’internet sont, le plus souvent à utilisation mixte (utilisés à titre professionnel et à titre privé) et sont donc imputés à 50% du forfait de base sans récupération de la TVA (Hors options et hors forfait qui, lui, devra être justifié par vos soins en amont via le mémo de votre NdF). - Les Achats de téléphone et accessoires liés à cette ligne téléphonique sont également pris à hauteur de 50% sans récupération de la TVA tout comme les frais de Telecom. => C’est bien à vous de mettre uniquement 50% de votre facture sur Louty. ➢ Frais de Telecom 100% Pro : - Ils peuvent être pris à 100% avec récupération de la TVA sur justification d’une 2eme ligne de téléphone (Hors options et hors forfait qui lui devra être justifié par vos soins en amont via le mémo de votre NdF) ou location d’un local (pour abonnement internet). Une fois par an, nous vous demanderons de nous prouver l’existence de cette 2de ligne de téléphone afin de pouvoir continuer à utiliser la ligne 100% pro même si le nom et l’adresse complète de CREALEAD n’apparaissent pas. - Les Achats de téléphone et accessoires liés à cette ligne téléphonique "pro" sont également pris à hauteur de 100% avec récupération de la TVA tout comme les frais de Telecom. Pour cela, il faut que la facture soit impérativement au nom et à l’adresse complète de CREALEAD avec éventuellement le nom de votre activité. Merci de bien déposer la facture détaillée sur Louty en PJ en recto/verso. (En cas de contrôle, nous devons pouvoir justifier que les montants correspondent bien au forfait + location)

➢ Achat en devise : Il faut enregistrer la facture sur Louty en allant sur le site OANDA.CONVERTER par exemple pour avoir la conversion à date de facture. ➢ Achat hors Europe : Pas de récupération de la Tva même si inscrite sur la facture. ➢ Achat en Europe : Vous devez donner à votre fournisseur notre numéro de tva intracommunautaire (FR56 438 076 200) afin qu’il établisse une facture sans TVA. Si vous ne lui précisez pas, il établira une facture avec la Tva de son pays, que vous ne pourrez pas récupérer.

Vous louez un véhicule ?

En préambule, il faudra indiquer l’objet du déplacement, avec le nom du client (Facture/devis Louty)

Véhicule de Tourisme : Véhicule le plus souvent utilisé par les particuliers. On peut le définir par un véhicule destiné au transport des personnes (jusqu'à 9 personnes). Prise en charge :▪ Des frais de location sans récupération de la TVA même si la facture et au nom et à l’adresse de CREALEAD.▪ Du carburant sur location de véhicule de tourisme avec récupération de la TVA à hauteur de 80% même si la facture n’est pas au nom et à l’adresse complète de CREALEAD (calcul à intégrer dans la note de frais).

Véhicules Utilitaires : Prise en charge :▪ Des frais de location avec récupération de la TVA. Pour cela il faut que la facture soit au nom et à l’adresse complète de CREALEAD.▪ Du carburant avec récupération de la TVA à hauteur de 100% même si la facture n’est pas au nom et à l’adresse complète de CREALEAD. Ce cas de figure n’est pas compatible avec les indemnités kilométriques.

Un rappel sera effectué par annonce Louty avant chaque fin de trimestre. Au-delà de ces dates, les frais non déclarés sur la période concernée ne seront pas pris en compte et donc non remboursés.

(il ne sera pas possible de déclarer plus d’un trimestre de frais car la saisie des frais est bloquée chaque trimestre civil )

=> Réaliser vos NdF mensuellement

Conseil

Pour traiter plus efficacement votre NdF :

=> Indiquer la date de facture dans votre NdF et non pas la date de périodicité ou de prélèvement. Ex : Une facture de téléphone datée du 28 juin, prélevée le 4 juillet qui concerne la période de juillet, doit être enregistrée sur la NdF de juin en date du 28 juin. => Toute précision et/ou justification écrite peut être apporté sur le mémo de la NdF

Les frais du 1er trimestre (Janvier à Mars) >>> à déclarer au plus tard le 30 Avril Les frais du 2d trimestre (Avril à Juin) >>> à déclarer au plus tard le 31 Juillet Les frais du 3ème trimestre (Juillet à Septembre) >>> à déclarer au plus tard le 31 Octobre Les frais du 4ème trimestre (Octobre à Décembre) >>> à déclarer au plus tard le 20 Janvier

➢ Tout déplacement supérieur à 150km (A/R) doit être justifié soit par un ticket de péage, une facture d’hôtel, de restaurant, un ticket d’essence, un mail de rdv ou autre, justifiant que vous étiez bien sur place. ➢ Pour justifier d'une visite "prospect" (pas forcément de pièce comptable), veiller à nous donner précisément son nom, l'adresse de sa société, sa qualité et son numéro de téléphone, ainsi que le justificatif du RDV (mail, capture écran…) ➢ Vous pouvez joindre le fichier Excel des déplacements (ou copie de votre agenda professionnel) précisant les lieux, les interlocuteurs rencontrés (prospects en particulier) et leurs coordonnées téléphoniques. Ces données restent confidentielles et ne nous servent qu'à vérifeir vérifier les déplacements. Pour info : depuis le covid, les RDV en visio se sont développés et nous devons pouvoir justifier auprès de l’URSSAF que chaque déplacement a réellement eu lieu.

Comment les justifier ?

➢ Tout déplacement doit être justifié par une facture client ou tout autre document prouvant un déplacement professionnel (nom d’un salon, congrès, facture fournisseur, N° facture client, copie de mail de convocation, …) ➢ Veiller à rester cohérent entre le client que vous déclarez en objet de votre NdF et celui facturé sur LOUTY. Le Pole Gestion doit pouvoir faire le lien facilement.Ex : Client de Mission « AAAA », Client facturé « BBBB ». Bien indiqué sur la note de frais que le client est « BBBB », avec son numéro de facture/devis.

➢ Frais de réception : Sont pris en charge les frais de réception liés à des déplacements professionnels justifiés. En cas d’invitation de tiers au restaurant, il faudra alors IMPERATIVEMENT indiquer au verso de la facture l’identité du bénéficiaire, ainsi que le nom de sa société, sa qualité et son numéro de téléphone (ex : Mr DURAND société X, apporteur d’affaire, N°06…), car l’URSSAF se réserve le droit de contacter la personne invitée pour vérifier la véracité. La TVA est récupérable sur les repas « réception » même si les factures ne sont pas au nom et à l’adresse complète de CREALEAD. Ces frais de réception prennent aussi en charge les repas de groupe lors d’une formation ou de réunion de travail, ou les invitations clients pour les entrepreneurs salariés bénéficiant de carte déjeuner. ➢ Lors de grands déplacements professionnels à l’étranger : Les cas exceptionnels de séjour à l’étranger seront traités au cas par cas par le référent et le comptable. Une avance de frais peut être possible par exemple au cas par cas.

Ces frais sont pris en charge au réel, sur présentation de la facture originale lisible. La TVA ne se récupère pas sur les frais de restauration. Vous inscrivez le TTC. Merci d’enregistrer chaque facture sur une ligne différente.

➢ Frais de repas : Sont pris en charge les repas liés à des déplacements professionnels justifiés. Les repas pris en télétravail à votre domicile sans déplacement professionnel ne sont pas acceptés. ➢ Les cafés, boissons, et autres encas pris en cours de journée ne sont pas des frais remboursables. La seule exception qui est autorisée par l’URSSAF est le Petit Déjeuner si vous résidez en hôtel et que le petit déjeuner n’est pas compris ou si vous résidez dans un logement type AIRBNB. ➢ Si achat de repas dans la grande distribution, il faut acheter du consommables de suite. (Attention aux repas préparés en logements AIRBNB, aux repas pris sur Chantier et aux repas pris dehors sur le pouce !) ➢ Il n’est pas autorisé de « faire ses courses », la notion de repas pris "aussitôt" n’étant pas respectée. Il est possible de prétendre à la carte ticket restaurant SWILE pour les entrepreneurs salariés qui ont un équivalent temps plein SMIC, cela permet de bénéficier de tickets restaurant chaque jour travaillé. Avec la carte tickets restaurant, il ne sera plus possible de comptabiliser des frais de repas en notes de frais (sauf frais de réception)

Chez Crealead, nous sommes au réel, sur facture, c’est plus avantageux pour les co.entrepreneurs. Il n’y a PAS de forfaits URSSAF qui s’appliquent. Préciser l’objet de déplacement et le mode de déplacement pour chacun d’eux (vélo, tram, trottinette, moto, voiture…)

Si vous ne facturez pas de TVA à vos clients vous ne pouvez pas bénéficier de la déduction de TVA. > Si vous êtes formateur occasionnel, un prorata sera fait entre votre CA formation et votre CA total annuel, et vous aurez alors une réintégration de TVA en conséquence. Cette écriture comptable se fait au trimestre actuellement dans vos comptes et devient donc une charge.

On entend par déplacements, les trajets professionnels liés au chiffre d’affaires, en prospection, lors de la réalisation de la prestation de service ou de la vente chez le client, ou lors d'un déplacement chez un fournisseur. Cela comprend également les déplacements en soirée réseau, en formation y compris à Crealead pour les réunions des collectifs métiers (pôle d'activités). >>> Ne sont pas pris en comptes les RDV individuels avec le référent ou avec les comptables. > Pour rappel, les déplacements concernant le sociétariat de Crealead (séminaires associés, AG, etc.) sont du registre des déplacements personnels ! >>> Le calcul du nombre de kilomètres de vos trajets doit être effectué avec comme point de départ votre domicile, sur la base du réel. Nous nous basons sur le site internet MAPPY.

Frais Professionnels - Notes de Frais

Les frais professionnels couvrent tous les frais liés à l’activité et doivent être justifiés afin de prouver qu’ils ont bien été engagés à des fins strictement professionnelles. Leur gestion demande rigueur et organisation. Les services du fisc et de l’URSSAF contrôlent en priorité les frais professionnels comptabilisés car leur utilisation diminue l’impôt et les charges sociales. Nous devons donc être en mesure de fournir les justificatifs de ces frais, et ce même longtemps après le départ des entrepreneurs. Crealead effectue des contrôles systématiques de ces frais et se réserve le droit de ne pas passer en comptabilité les frais non justifiés par la nature de l’activité. En cas de récidive systématique, la rupture contractuelle peut être envisagée..

Pour vos factures de Nom de domaine et d’hébergement : Apple, Chat GPT, OVH, Scaleway, WIX… Merci de les enregistrer avec le code Louty : 1. Nom de domaine, hébergement.

Ex : les fournitures de bureau, fournitures autres que bureau, petit matériel et équipement, frais postaux, les achats pour revente, documentation.... > La TVA est récupérable si elle est indiquée par le fournisseur et si la facture est établie au nom de Crealead. > Il faut également que les factures portent le n° SIRET du vendeur..

➢ Pour les Co-Entrepreneurs du Bâtiment : Il faut acheter ses vêtements pros chez un professionnel vestimentaire de la profession pour pouvoir les passer en note de frais. (Pas de décathlon par exemple). La TVA est récupérable si elle est indiquée par le fournisseur et si la facture est établie au nom de Crealead. ➢ Pour tous les autres Co-Entrepreneurs : Les frais de Coiffure, esthétique, d’institut de beauté et les frais vestimentaires non professionnels (type costume, robe de soirée…) ne sont pas admis en NdF.

➢ Vous utilisez votre véhicule personnel : >> Vous référer aux barèmes kilométriques de l'administration fiscale (en lien avec la puissance fiscale du véhicule). > Les barèmes tiennent comptes des dépenses courantes de réparation et d'entretien des véhicules, les dépenses de pneumatiques, les frais de carburant et les primes d'assurances (quelle que soit la nature du contrat). Pour déclarer vos déplacements en NdF, vous devrez fournir une copie de la carte grise à votre nom ainsi que l’attestation d’assurance indiquant la prise en charge des déplacements professionnels occasionnels > Les kilomètres parcourus avec le véhicule d’un tiers ne peuvent pas être pris en compte dans la NdF > Si vous utilisez un véhicule de prêt il faut fournir une attestation de mise à disposition ➢ Comment saisir vos déplacements : deux choix possibles > Directement dans Louty dans la rubrique déplacement, en inscrivant comme libellé votre ville de départ et la ville d’arrivée > Tableau Excel de déplacement (modèle disponible sur votre espace NEXTCLOUD - espace documentaire Crealead / Gestion comptabilité de l’activité / comptabilité / Notes de Frais / frais de déplacements Notes de Frais) Saisir date par date chaque déplacement et son motif (ex : client Dupont facture N°X ou fournisseur Y, prospect...), saisir le total des kms dans la rubrique déplacement et joindre le tableau dans l’onglet fichier.

Pour vos factures de licences Zoom, Microsoft, Google, Klaxoon, Adobe, Dropbox, Remarkable, Github… =>>> Merci de les enregistrer avec le code Louty : 1. Licences, redevances, brevet.

(disponible dans l'espace documentaire de Nextcloud)

=> Lien vers demande paiement CESA

Effectuez votre demande de remboursement de NdF via le formulaire de paiement CESA que vous devrez envoyer à :

• paiement@crealead.com

• copie obligatoire à votre référent.

MODALITES DE FONCTIONNEMENT

Toutes les charges nécessaires à votre activité sont déclarées sous forme de notes de frais.Les remboursements de frais se font sur présentation des justificatifs originaux.Tous les justificatifs de frais doivent être au nom et à l’adresse complète de CREALEAD (le nom de votre activité peut apparaitre en plus de celui de Crealead mais ne doit pas remplacer celui-ci).Toutes les notes de frais d’activités sont réalisées sur la plateforme de gestion Louty.Les notes de frais, imprimées et signées, accompagnées de tous les justificatifs correspondants, sont à envoyer à : CREALEAD, Hôtel de la Coopération 55 rue St Cléophas 34070 Montpellier.Les factures reçues en format dématérialisée (en .pdf) sont à déposer directement dans l’onglet « Fichier » de vos notes de frais (pas besoin de les imprimer). Crealead valide les notes de frais si et seulement si toutes les factures originales sont arrivées en notre possession, sinon c’est en attente de votre part.