Tipificación HubSpot

HubSpot

Encuentra aquí el resumen de todo lo que necesitas para el manejo correcto de HubSpot. 😎

Empezar

Contenido

Ingresa de acuerdo a la gestión que quieres reforzar.

1er Contacto

Cómo se crea este ticket.

Revisar Tickets

Donde consultar los Tickets creados.

2do Contacto

Cuándo aplica este tipo de Ticket.

Tener en Cuenta

Recomendaciones y aclaraciones.

Rematrícula

Qué gestión debo realizar ¿?

Cerrar un Ticket

¿Cuándo, cómo y porqué?

Caso creado en CRM

Sin respuesta

Inconformidad General

Programado

Problemas Tecnológicos

Matriculado | Confirmado en sistema

Códigos de conclusión

Pago de Matrícula PDT

Matriculado en otra U

Motivos académicos

No gestionable

Motivos Personales

Motivos Económicos

Número incorrecto

Cerrar Ticket

Recuerda que el cierre de los tickets es gestión de nuestros BO o de las personas de la U; sin embargo, en caso de que el estudiante te solicite el cierre de un caso, ya que obtuvo respuesta, puedes repasar el proceso aquí. 😉

Inicio de Sesión

Te dejo este pequeño resumen de cómo debes iniciar sesión en HubSpot.

Ticket 1er contacto

Revisa la gestión que debes realizar para crear un Ticket en primer contacto. Recuerda que se tipifica por el primer motivo de consulta. En caso de que tengas que crear Ticket de Derivación pesa siempre más el caso. 😊

Revisar Ticket

Repasa como revisar un Ticket creado y cómo dejar notas en el mismo. Es importante tener en cuenta que cuándo el estudiante solo consulta por el estado de su Ticket dejamos la nota. Si llama por el Ticket y adicional realiza otras consultas, dejamos Nota y Ticket de 1er contacto para las demás consultas. 🤗

Ticket Derivación

Revisa el proceso que debes realizar para escalar o derivar las solicitudes de los estudiantes cuando presentan alguna dificultad o novedad que debe ser revisada por otra área. 📣 Verifica la Matriz de tipificación.

Gestión Rematrícula

Revisa la gestión que debes realizar cuando estás en rematrícula. Consulta los códigos de conclusión. 🤗

Códigos

Aclaraciones

• El correo que debemos colocar al momento de crear los Tickets es el que registre en HubSpot, independiente si sale el personal o el institucional.

• Aprendamos la diferencia entre "Queja" y "Reclamo"

Queja: Cuando el estudiante se encuentra inconforme ante la atención de una persona. Reclamo: Cuando el estudiante se encuentra inconforme frente a la dificultad o novedad con un proceso de la universidad.

• Tanto para Ticket de primer contacto como Ticket de Derivación debemos utilizar motivo: "Solicitud"

• Se pueden desactivar las notifiaciones, para que no se sature nuestra bandejas. Ya que al crear Tickets siempre llega un correo.

Ver más

• Si el estudiante no cuenta con Registro Académico, ingresamos en la parte central Actividades | Notas | Crear Nota. Para dejar la información relacionada a la consulta. Y notificamos por correo a las super, con copia a calidad con los datos del estudiante.