AD. 05.01.01 Sistema de software contable.pptx

Nomenclatura de la actividad: AD.05.01.01 Sistema de información contable

Tema: Sistemas de información contable

Nombre de la asignatura: Contabilidad básica

INTRODUCCIÓN

En el contexto empresarial moderno, la gestión eficiente y precisa de las finanzas es fundamental para el éxito y la sostenibilidad de cualquier organización. Los sistemas contables han evolucionado de herramientas rudimentarias a sofisticados programas que automatizan y optimizan las operaciones financieras. Entender las generalidades de un software contable es clave para aprovechar al máximo su potencial en la eficiencia y control financiero de la empresa.

¿QUÉ ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE?

¿Qué componentes integran un sistema de información contable?

¿Cuáles son las funciones del sistema de información contable?

Continuación...

¿Cuáles son las funciones del sistema de información contable?

¿Qué características tiene un sistema de información contable ?

¿Cuáles son los beneficios de utilizar un sistema de información contable ?

Fuente obtenida de: (Freepik.com, 2024)

¿QUÉ ES UN SOFTWARE CONTABLE?

PRINCIPALES FUNCIONALIDADES DE UN SOFTWARE CONTABLE

• Registro de transacciones: El software contable permite la entrada de datos financieros de manera estructurada y sistemática. Las operaciones de ventas, compras, pagos y cobros se registran automáticamente en el sistema, reduciendo la posibilidad de errores humanos y asegurando que todas las transacciones sean contabilizadas.

• Contabilidad general: Estos sistemas generan automáticamente los libros de contabilidad, como diarios, mayores y balanzas de comprobación.

Esto permite a las empresas llevar un registro exacto y actualizado de todas sus operaciones, facilitando la elaboración de reportes contables.

• Gestión de cuentas por cobrar y por pagar. Un software contable ofrece mecanismos para el seguimiento eficaz de las deudas y créditos de la empresa. Esto incluye la gestión de facturas pendientes, recordatorios automáticos y el cálculo de intereses.

• Conciliación bancaria: La automatización de la conciliación bancaria es una de las funcionalidades clave de estos sistemas.

El software compara los registros bancarios con los contables, identificando discrepancias y facilitando su resolución.

• Cumplimiento fiscal. El software contable incluye funciones que ayudan a las empresas a cumplir con sus obligaciones tributarias, calculando impuestos automáticamente y generando los reportes necesarios para la presentación ante las autoridades fiscales.

Fuente obtenida de: (Freepik.com, 2024)

• Generación de reportes. Los sistemas contables permiten la creación de informes financieros estándar como balance general, estado de resultados y flujo de caja, entre otros. Estos reportes son esenciales para evaluar el desempeño financiero y tomar decisiones estratégicas.

Gracias al registro sistemático de las transacciones financieras, se pueden elaborar estados financieros trimestrales y anuales, incluidos balances, cuentas de resultados, estados de flujos de efectivo y estados de patrimonio neto. El software de contabilidad supone un componente clave del sistema de planificación de recursos empresariales (ERP).

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CONSIDERACIONES PARA ELEGIR UN SOFTWARE CONTABLE

CONSIDERACIONES PARA ELEGIR UN SOFTWARE CONTABLE

Fuente obtenida de: (Freepik.com, 2024)

En México, existen varios software contables utilizados por empresas de todos los tamaños para gestionar sus operaciones financieras y cumplir con las regulaciones fiscales. Algunos de los más destacados son:CONTPAQi. Muy popular en pequeñas y medianas empresas, este software ofrece módulos para contabilidad, facturación electrónica, nóminas e inventarios, y está adaptado a los requisitos fiscales del SAT.Aspel COI. Ofrece herramientas para llevar la contabilidad electrónica, realizar conciliaciones bancarias y generar informes financieros. Es ampliamente utilizado por contadores y despachos.SICOIN. Este sistema contable es conocido por ser económico y permitir una gestión eficiente de la contabilidad general, facturación y administración fiscal. Es ideal para negocios pequeños y medianos.

EJEMPLOS DE SOFTWARE CONTABLE

Nota: los softwares son marcas registradas, se mencionan en este material didáctico, únicamente para efectos ilustrativos y académicos.

QuickBooks. Aunque es de origen estadounidense, ha ganado popularidad en México gracias a su versatilidad y facilidad de uso para pequeñas y medianas empresas. Integra contabilidad, facturación y reportes financieros.AdminPAQ. También de CONTPAQi, está orientado a la administración de negocios, permitiendo el control de inventarios, cuentas por cobrar y facturación, todo en un solo sistema.ERP de Oracle y SAP. Estas plataformas son ideales para grandes empresas, ya que integran módulos avanzados de contabilidad, administración y finanzas, además de adaptarse a las regulaciones locales.Cada uno de estos sistemas ofrece soluciones adaptadas a las regulaciones fiscales mexicanas, como la generación de XML para facturas electrónicas, y facilitan el cumplimiento de las Normas de Información Financiera (NIF). La elección depende del tamaño de la empresa, sus necesidades específicas y su presupuesto.

EJEMPLOS DE SOFTWARE CONTABLE

Fuente obtenida de: (https://gespymes.es, 2024)

El software de contabilidad ha evolucionado significativamente con la llegada de la nube, convirtiéndose en una solución integral y moderna que impulsa la innovación en el sector. Estos sistemas ágiles y flexibles permiten a las empresas no solo enfrentar los desafíos competitivos que surgen en el mercado actual, sino también asegurar su fortaleza financiera en un entorno cada vez más complejo y digital.

EL FUTURO DEL SOFTWARE DE CONTABILIDAD

EL FUTURO DEL SOFTWARE DE CONTABILIDAD

• Resistencia al cambio
• Desconocimiento de la tecnología en la nube
• Percepciones de costo
• Diferencias generacionales

Barreras culturales

• Infraestructura de internet inadecuada
• Seguridad de datos y privacidad
• Compatibilidad de hardware y software
• Falta de proveedores de servicio locales

Barreras tecnológicas

10 beneficios de los softwares en la nube

Fuente: obtenida de: https://www.deloitte.com/es, 2024

Ventajas de la contabilidad y facturación en la nube

En el mercado actual, existe una amplia gama de software especializado que facilita la automatización de los procesos contables. La elección del sistema adecuado depende de las características y necesidades de cada ente económico, así como del costo de licenciamiento asociado.A continuación, presentamos algunas de las funcionalidades del sistema ASPEL COI, que se utilizará en este material didáctico con fines exclusivamente académicos. En este contexto, es importante declarar nuestro respeto a la marca registrada y a los derechos de autor asociados.Este material de Contabilidad Básica emplea, exclusivamente para propósitos educativos e ilustrativos, capturas de pantalla del software contable ASPEL COI, una marca registrada. Este uso tiene como objetivo facilitar la comprensión de las funcionalidades de un software contable, sin ninguna intención de infringir derechos de autor ni de emplear el software con fines comerciales. Reconocemos y respetamos plenamente la propiedad intelectual de ASPEL COI, así como los derechos correspondientes de sus desarrolladores y titulares.

Ejemplo de Software Contable

Descarga de sistema

Principales funciones en los software contables Ejemplo: ASPEL COI

Fuente: obtenido de: https://coiportaldeclientes.aspel.com.mx, 2024

Configuración inicial de sistema

Principales funciones en los software contablesEjemplo: ASPEL COI

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Configuración de catálogo de cuentas

Principales funciones en los software contablesEjemplo: ASPEL COI

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Registro de pólizas

Principales funciones en los software contables Ejemplo: ASPEL COI

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Registro de pólizas

Principales funciones en los software contables Ejemplo: ASPEL COI

Fuente: obtenido de: https://coiportaldeclientes.aspel.com.mx, 2024

Libro Diario

Principales funciones en los software contablesEjemplo: ASPEL COI

Fuente: obtenido de: https://coiportaldeclientes.aspel.com.mx, 2024

LibroMayor

Principales funciones en los software contablesEjemplo: ASPEL COI

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Principales funciones en los software contablesEjemplo: ASPEL COI

Reporte de Auxiliares

Fuente: obtenido de: https://coiportaldeclientes.aspel.com.mx, 2024

Principales funciones en los software contablesEjemplo: ASPEL COI

DiarioGeneral

Fuente: obtenido de: https://coiportaldeclientes.aspel.com.mx, 2024

Principales funciones en los software contablesEjemplo: ASPEL COI

Balanza de Comprobación

Fuente: obtenido de: https://coiportaldeclientes.aspel.com.mx, 2024

Principales funciones en los software contablesEjemplo: ASPEL COI

Balanza de Comprobación

Fuente: obtenido de: https://coiportaldeclientes.aspel.com.mx, 2024

Principales funciones en los software contablesEjemplo: ASPEL COI

Estado de Situación Financiera

Fuente: obtenido de: https://coiportaldeclientes.aspel.com.mx, 2024

Principales funciones en los software contablesEjemplo: ASPEL COI

Estado de Resultados

Fuente: obtenido de: https://coiportaldeclientes.aspel.com.mx, 2024

Principales funciones en los software contablesEjemplo: ASPEL COI

Indicadores Financieros

Fuente: obtenido de: https://coiportaldeclientes.aspel.com.mx, 2024

CONCLUSIONESLa adopción de software compatible es crucial para mejorar la gestión y eficiencia de las empresas. En México, hay muchas opciones disponibles, cada una con características diferentes, lo que permite a las organizaciones elegir el sistema que mejor se adapta a sus necesidades y presupuesto. Hacer esta elección de manera cuidadosa es fundamental para maximizar los beneficios y garantizar que el software se ajuste a los procesos y recursos de cada empresa.

Fuente: obtenido de: https://coiportaldeclientes.aspel.com.mx, 2024

• Bernal, F. J. (2011). Contabilidad 1. En F. J. Bernal, Contabilidad 1 (pág. 539). Monterrey: Pearson. (Material adicional)
• https://www.deloitte.com/es/es/services/consulting/services/business-digital-hub.html
• https://coiportaldeclientes.aspel.com.mx/reporte-estados-financieros/
• https://www.astera.com/es/type/blog/data-integration-tools-for-businesses/
• https://www.alegra.com/mexico/contabilidad/
• https://www.contalink.com/
• https://www.contpaqi.com/publicaciones/contabilidad/software-contable-en-la-nube
• https://www.aspel.com.mx/sistema-administrativo-en-la-nube?srsltid=AfmBOoqBEePtSIgwX3yc2QOrl__sHpyrDdk4j6kbCh6bL3zYaErynPyT
• https://coiportaldeclientes.aspel.com.mx/reportes-e-indicadores/

REFERENCIAS

Fuente: Adaptado de SNHU.com, 2024)

Todo sistema está integrado por elementos o componentes que son indispensables para su correcto funcionamiento

• Personal de contabilidad.
• Documentos de soporte.
• Normativas legales en las áreas fiscales, laborales y comerciales, entre otras.
• Aplicación de las tecnologías de la información.
• Subsistema de control interno.
• Conocimiento teórico y técnico en contabilidad.
• Informes contables.

Fuente: Adaptado de SNHU.com, 2024)

¿Qué son los sistemas de información contable?Son programas informáticos que están conformados por procedimientos y técnicas que suministran datos válidos, luego de ordenar, clasificar, resumir y registrar las operaciones económicas. Se consideran como un subsistema empresarial que incrementa la productividad operacional. Luego de registrar y procesar la información, es necesario conocer ¿qué produce un SIC? Este programa tiene el propósito básico de proveer información útil, precisa y rápida acerca de una empresa u organización, para facilitar la toma de decisiones, con base en los datos suministrados por las distintas ramas de la contabilidad que se aplican en cada empresa.

Proyección financiera. Con datos precisos y actualizados, el software contable permite a las empresas proyectar escenarios futuros, ayudando en la planificación a largo plazo. Control interno. El uso de un software contable mejora la supervisión de los procesos internos, reduciendo la posibilidad de fraudes y asegurando que todas las operaciones sean transparentes.Estrategia y planificación. Los informes generados por el software permiten a la empresa diseñar estrategias de crecimiento y optimización de recursos, basadas en datos sólidos y precisos.

CONSIDERACIONES AL ELEGIR UN SOFTWARE CONTABLESeguridad y privacidad de los datos. Dado que la información financiera es altamente sensible, es fundamental que el software ofrezca medidas robustas de protección de datos, incluyendo cifrado y control de acceso.Costos. Es importante evaluar el costo-beneficio del software, considerando tanto el precio inicial como los costos de mantenimiento y actualizaciones.Impacto del software contable en la toma de decisiones empresariales

Fuente: Adaptado de SNHU.com, 2024)

• Almacenamiento de datos. Esta es una de las principales funciones de un Sistema de Información Contable, ya que los datos almacenados pueden ser consultados, modificados o compartidos en cualquier momento.
• Generación de reportes. Los reportes que pueden generarse incluyen informes de cuentas por cobrar, de ingresos y egresos, así como el estado del inventario y cualquier otro dato financiero registrado.
• Relación entre áreas. Permite integrar las diferentes áreas de una empresa, por lo que cualquier departamento puede revisar la información suministrada por otra división o generar alguna acción específica.

Fuente: obtenida de: https://www.deloitte.com/es, 2024

Beneficios de un software contable en la nube

1. Accesibilidad. Información financiera desde cualquier lugar.
2. Seguridad. Protección ante fallos locales.
3. Actualizaciones. Siempre al día sin esfuerzo.
4. Facilidad de implantación. Instalación rápida y económica.
5. Menores gastos. Costos iniciales reducidos y mantenimiento a cargo del proveedor.
6. Visualización en tiempo real. Indicadores de rendimiento accesibles desde móviles.
7. Adaptación a normativas. Funciones para cumplir regulaciones.
8. Ahorro de tiempo. Informes automáticos y menos errores.
9. Espacio colaborativo. Interacción entre cliente y asesor.
10. Todo en una plataforma. Gestión integral de ventas, compras, contabilidad y más.

Fuente: Adaptado de SNHU.com, 2024)

Todo sistema está integrado por elementos o componentes que son indispensables para su correcto funcionamiento

• Personal de contabilidad.
• Documentos de soporte.
• Normativas legales en las áreas fiscales, laborales y comerciales, entre otras.
• Aplicación de las tecnologías de la información.
• Subsistema de control interno.
• Conocimiento teórico y técnico en contabilidad.
• Informes contables.

CONSIDERACIONES AL ELEGIR UN SOFTWARE CONTABLETamaño de la empresa. Las necesidades contables varían según el tamaño y la complejidad de la empresa. Es importante elegir un software que se adapte a la escala del negocio.Facilidad de uso y capacitación. Un software con una interfaz amigable y soporte disponible facilita la adopción por parte del personal, reduciendo la curva de aprendizaje y asegurando un uso eficaz.Compatibilidad e integración con otros sistemas. Es crucial que el software contable pueda integrarse con otras herramientas que la empresa ya utilice, como sistemas de facturación, gestión de inventarios, etc.

Fuente: Adaptado de https://www.avenuglobal.com, 2024)

Características de un sistema de información contable Todo sistema contable debe poseer seis características principales.

• Practicidad un sistema de información contable es fácil de usar, además permite cargar, acceder y trabajar con los datos rápidamente.
• Flexibilidad, estos sistemas tienen la capacidad de adaptarse a las necesidades de cada empresa para poder gestionar eficazmente las operaciones.
• Gestión de informes, un sistema contable genera diversos informes de manera automática, en función de los datos y la información que se haya ingresado.
• Integración, es posible integrar diferentes funciones, así como otros sistemas y plataformas para realizar y actualizar movimientos desde un solo lugar.
• Portabilidad, la mayoría de los sistemas de contabilidad se encuentran en la nube, lo que permite acceder a ellos desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
• Seguridad, por último, un sistema de información contable es seguro porque es necesario contar con un nombre de usuario y contraseñas para acceder a la información.

¿Qué es un software contable en la nube? En lugar de instalar y ejecutar la aplicación en servidores locales, el software contable en la nube permite a los usuarios acceder a todas las funciones y características del programa a través de una conexión a internet. Un negocio al alcance en cualquier lugar y en todo momento.

Fuente: Adaptado de SNHU.com, 2024)

Todo sistema está integrado por elementos o componentes que son indispensables para su correcto funcionamiento

• Personal de contabilidad.
• Documentos de soporte.
• Normativas legales en las áreas fiscales, laborales y comerciales, entre otras.
• Aplicación de las tecnologías de la información.
• Subsistema de control interno.
• Conocimiento teórico y técnico en contabilidad.
• Informes contables.

Fuente: Adaptado de SNHU.com, 2024)

• Generación de presupuestos. A través de un Sistema de Información Contable se pueden generar los presupuestos que solicite cualquier cliente, con la posibilidad de enviarlo de manera virtual y de poder llevar un registro virtual.
• Gestión de sueldos. Las funciones automatizadas permiten gestionar el pago del sueldo de los empleados desde cualquier lugar, solo accediendo al sistema con el usuario y contraseña.
• Facturación. El Sistema de Información Contable brinda la posibilidad de generar facturas electrónicas que pueden ser entregadas impresas, de manera física, o para ser enviadas por correo electrónico a los clientes, de manera virtual.
• Información de inventario. Tener toda la información actualizada sobre el stock de los productos disponibles y faltantes, sirve para controlar el movimiento y la capacidad del almacén, con base en datos reales.

Unsoftware contable es...

Una herramienta digital diseñada para facilitar y automatizar la gestión de las operaciones financieras de una empresa. Estas aplicaciones permiten el registro, procesamiento y análisis de todas las transacciones económicas, ofreciendo una visión clara y precisa del estado financiero de la organización. Históricamente, las empresas llevaban sus registros financieros en libros contables físicos, un proceso que era laborioso, propenso a errores y difícil de mantener actualizado en tiempo real. Con el avance de la tecnología, los sistemas contables automatizados han sustituido estos métodos tradicionales, permitiendo una gestión más eficiente, precisa y accesible.

Al integrar un sistema de información contable en sus herramientas, una empresa accede a una amplia gama de ventajas, como el ahorro de tiempo y recursos, la optimización en la gestión del negocio y la simplificación de procesos administrativos, logrando una organización más eficiente. Además, al reducir significativamente el consumo de papel y los gastos de impresión, las empresas no solo mejoran su operatividad, sino que también contribuyen a causas ecológicas, minimizando su impacto ambiental.

Adaptado de:https://www.avenuglobal.com, 2024

Precisión y reducción de errores. A diferencia de los métodos manuales, el software contable minimiza la posibilidad de errores en los registros financieros, asegurando que la información sea preci sa y confiable.Ahorro de tiempo y recursos. La automatización de tareas repetitivas, como la entrada de datos y la generación de reportes, permite a las empresas ahorrar tiempo y destinar recursos a actividades más estratégicas.

Fuente: Adaptado de SNHU.com, 2024)

Acceso en tiempo real a la información financiera. El software contable ofrece acceso instantáneo a la información financiera actualizada, lo que es crucial para la toma de decisiones rápidas y basadas en datos.Escalabilidad y adaptabilidad. Estos sistemas están diseñados para crecer junto con la empresa, adaptándose a las necesidades cambiantes sin requerir cambios significativos en la infraestructura tecnológica.