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AUDITORIA ADMINISTRATIVA

José Alfredo Maqueda Oseguera

Supervición del Trabajo

Evidencias

Papeles de Trabajo

Medición

Técnicas de Recopilación

Recopilación de Datos

INSTRUMENTACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

La selección de instrumentos de medición que se emplearán, el manejo de papeles de trabajo y evidencia, así como la supervisión necesaria para mantener una coordinación eficaz.

Facilitar la preparación del informe

CÉDULAS DE TRABAJO

Las cédulas de trabajo tienen varios objetivos, entre ellos:

Comprobar y explicar las conclusiones del informe

Proporcionar información para la preparación de declaraciones tributarias

Cumplir con las disposiciones legales

Servir como guía en revisiones posteriores

Las cédulas de auditoría o papeles de trabajo son documentos comprobatorios de las auditorías que realizan los servidores públicos de la SFP en donde se registran y sustentan los análisis y los resultados obtenidos de la aplicación de los procedimientos de auditoría.

ESCALAS DE MEDICIÓN

Se emplean con este fin deben cumplir con la función de garantizar la confiabilidad y validez de la información que se registra en los papeles de trabajo, particularmente en los casos en que las preguntas sean abiertas o de código múltiple que puedan propiciar una interpretación muy general o errónea.

  • CONFIABILIDAD
  • VALIDEZ

ESCALA DE MEDICIÓN

Es una caracterización de los objetos que se desean medir, a traves de una varieble cuantitativa y cualitativa, cuya construcción implica adjudicar un valor a un conjunto de expresiones o juicios, que pueden ser positivos, negativos o neutrales e interpretan la manifestación individual del entrevistado ante una variable determinada. Debe de cumplir dos propiedades basicas inherentes a un instrumento de medición: confiabilidad y validez.

SUPERVICIÓN DE LA AUDITORIA

La supervisión del trabajo de auditoría es importante para garantizar que se sigan los procedimientos adecuados y que se cumplan los objetivos de la auditoría. De esta manera a medida que se defienda en el nivel de responsabilidad, del auditor que encabece una tarea tendrá siempre la certeza del dominio del campo de trabajo y de los elementos de decisión para vigilar que las acciones obedezcan a una lógica en función de los objetivos de la auditoría.

  • Revisión del programa de trabajo
  • Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores
  • Aclaración oportuna de dudas
  • Control del tiempo invertido de acuerdo con el estimado
  • Revisión oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo
  • Revisión final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que están completos y cumplen con su propósito

La supervisión en las diferentes fases de la ejecución de la auditoría comprende:

INDICADORES DE DESEMPEÑO

Un sistema de indicadores permite hacer comparaciones, elaborar juicios, analizar tendencias y predecir cambios. Puede medir el desempeño del individuo, de un sistema y sus niveles, de una organización, el comportamiento de un contexto, el costo y calidad de los insumos, la efectividad de los procesos, la relevancia de los bienes y servicios producidos en relación con necesidades específicas.

  • Ser relevante para la toma de decisiones
  • Fácil de medir
  • Fácil de conducir información de una parte a otra
  • Altamente discriminativo
  • Verificable
  • Libre de sesgo estadístico o personal
  • Aceptado por la organización
  • Justificable en relación a su costo- beneficio
  • Fácil de interpretar
  • Utilizable con otros indicadores
  • Precisión matemática en los indicadores cuantitativos
Existen dos tipos de indicadores: los de gestión y los financieros, a continuación te mostraré algunas de las características que deben de reunir los indicadores:
  • Evaluar riesgos
  • Ejecutar procedimientos
  • Revisar y analizar evidencia
  • Documentar observaciones y asuntos
  • Redactar conclusiones y recomendaciones provisionales
  • Consultar con clientes y otros miembros del equipo

EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA

La ejecución de una auditoría administrativa es la etapa en la que se llevan a cabo las actividades de revisión y análisis de la información de una empresa para verificar que su proceso administrativo funciona correctamente:

EJECUTAR PROCEDIMIENTOS

EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA

REVISAR Y ANALIZAR EVIDENCIA

DOCUMENTAR OBSERVACIONES

REDACTAR CONCLUSIONES

EVALUAR RIEGOS

CONSULTAR CON CLIENTES

La auditoría administrativa es una técnica de evaluación que permite analizar la situación de una organización para determinar su posición actual y hacia dónde va. El auditor debe conocer y comprender la entidad auditada para definir la estrategia de la auditoría. Para ello, puede realizar entrevistas con jefes departamentales, observar las actividades y los procesos de ejecución, y revisar los registros disponibles.

ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y EVIDENCIAS

UTILIZACIÓN DE DATOS

ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN:

DEPURACIÓN

ANALISIS DE INFORMACIÓN

ADICIONES Y ACLARACIÓN

REVISIÓN INICIAL

REGISTRO

Es un sentido amplio, analizar significa descomponer un todo en las partes que lo integran. Así como el analisis representa un medio para obtener información, sintesis significa integrar en forma condensada las partes, ambas son necesarias en una auditoria para la elaboración de diagnosticos, identificación de deficiencias, confirmación de practicas de trabajo y señalamiento de recomendaciones.

ANALISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN

  • Deductivo
  • Inductivo

ANALISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Existen dos métodos que se suelen emplear en el ámbito de la lógica para la obtención de conocimiento:

Constituyen las técnicas en que se apoya el auditor para complementar sus observaciones y le posibilitan:

ANALISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Enfoque para el Análisis

Control de Fraudes

Mejor toma de decisiones

HALLAZGOS DE LA AUDITORIA

Los hallazgos de auditoria reflejan posibles debilidades del sistema, por lo que tu organización puede adoptar las acciones adecuadas para fortalecer y solidificar los procesos operacionales, financieros y comerciales. De esta forma, proporcionas mayor credibilidad y confianza a tus clientes y demás partes interesadas.

¿Como responder a un hallazgo de auditoria?

  • Responder sin rodeos al hallazgo y sus recomendaciones.
  • Suministrar la información sobre las acciones específicas que demuestran el compromiso de la dirección para corregir los hallazgos.
  • Formular una respuesta clara y concisa.
  • Eliminar toda la información que no haga parte del hallazgo o su plan de acción.
  • Asignar los responsables de la implementación.
  • Definir un cronograma específico y realista para el proceso de la implementación.

REFERENCIAS

  1. Prezi, R. G. O. (s. f.). 3.3.- Organización de la información y evidencias.
  2. Paola. (2023, 1 junio). Qué son los hallazgos de la auditoria, para qué sirven y cómo gestionarlos en tu organización. Grupo Fraga.
  3. Escuela Europea de Excelencia. (2023b, mayo 29). Cómo realizar una Evaluación del Riesgo de Auditoría.
  1. Gustavo. (s. f.). Instrumentación de la auditoria Administrativa.
  2. Prezi, B. B. O. (s. f.). AUDITORÍA ADMINISTRATIVA «MEDICIÓN: ESCALAS».
  3. Franklin, E. (2007). Auditoría administrativa gestion estrategica del cambio. Mexico: Pearson Educación.
  4. Administracionestrategicaunivia. (2015, 9 febrero). INDICADORES DENTRO DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA. AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.

Se enfoca en el registro de todo tipo de hallazgos y evidencia. Aplicar un criterio de discriminación y procedes continuamente a su revisión y evaluación.

Para recabar información requerida en forma ágil y ordenada se puede emplear alguna o combinacion de las siguientes técnicas:

  • Investigación Documental
  • Observación Directa
  • Acceso a redes de Información
  • Entrevista
  • Cuestionarios
  • Cédulas

La medición se puede visualizar desde dos perspectivas: de forma y de fondo para la primera se utilizan las escalas de medición, para la segunda los componentes del proceso administrativo, elementos específicos e indirectos.

  • Escalas de medición
  • Componentes del proceso administrativo y elementos específicos.
  • Indicadores

Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el adulto tiene que hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo, que no son otra cosa que los registros en donde se describen las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones a las que se llega.

Representa en la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoría, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentarlos juicios y conclusiones que formuló el auditorio. Por tal motivo, al reunirlas se debe prever el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto que puede traer consigo, así como el grado de confiabilidad, calidad y utilidad del real que debe tener

Para tener la seguridad de que se aplica y respeta el programa aprobado es necesario ejercer una estrecha supervisión sobre el trabajo que realizan los auditores delegando la autoridad sobre quién posee experiencia, conocimiento y capacidad.

Es la capacidad de proporcionar resultados iguales, en condiciones iguales, dos o más veces a un mismo conjunto de objetos.

Es el grado en que una escala mide efectivamente aquello que se propone medir.

Tras obtener la información, se hace el registro respectivo, este consiste en dejar inscrito en documentación propia de la auditoria, lo relevante de los temas evaluados.

Es la documentación inicial que recibe el auditor y entre la cual debera seleccionar aquella que reuna las caracteristicas aceptables, de acuerdo con los requerimientos del caso.

En ocasiones, la documentación con que se cuenta inicialmente requiere ser completada, esto debe hacerse en el momento y no esperar a que transcurra el proceso para ello.

Se capitaliza lo que se ha realizado en la evaluación, ya que se cuenta con el analisis de los diferentes registros, su revisión e interpretación.

No toda la información reunida tiene la misma relevancia en la auditoria, por ello se requerirá realizar una nueva selección, a efecto de disponer solamente de lo que en verdad tiene valor.

Con la información seleccionada, se procede al analisis de la misma, lo cual consiste en descomponer un todo en sus partes e interrelacionarlas, de acuerdo con el conocimiento del auditor.

El fraude puede ocurrir en cualquier organización sin ser detectado y causar graves consecuencias para la reputación, el cumplimiento y la rentabilidad del negocio.Con la ayuda de las auditorías puedes identificar de forma oportuna los riesgos de fraude y abordarlos mediante buenas prácticas o controles de seguridad.

A través de los hallazgos de auditoria logras conocer con exactitud los estados financieros de tu negocio. Esta información te puede ser útil para planificar, elaborar y tomar mejores decisiones.

La evaluación del riesgo de auditoría es el requisito básico para verificar qué y cuándo deben medirse los procesos y productos de calidad para obtener los máximos beneficios para la organización.

La ejecución de los procedimientos de una auditoría administrativa implica una serie de actividades.Conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas a los estados financieros sujetos a examen.

En una auditoría administrativa, la evidencia es la información y documentación que se utiliza para llegar a conclusiones y emitir una opinión. Se pueden considerar los siguientes aspectos:

  1. Originalidad
  2. Autenticidad
  3. Evidencia Física
  4. Suficiencia y Adecuación
  5. Objetividad
  6. Relevancia

Para documentar las observaciones de una auditoría administrativa, se utiliza una cédula de observaciones. En ella, el auditor registra sus observaciones y se incluye un apartado para que los responsables del área auditada registren la fecha compromiso para atender las recomendaciones.

La conclusión no debe ser un resumen de los hallazgos, sino más bien una conclusión clara en relación con el objetivo de la auditoría. La conclusión debe expresarse utilizando una forma positiva

Es un punto de referencia que permite al auditor ejercer su criterio profesional. Este conocimiento y su uso adecuado son puntos de apoyo para: Evaluar riesgos, Identificar problemas.