UNIDAD 2 | AUDITORÍA

Instituto Politécnico NacionalEscuela Nacional de Biblioteconomía y ArchivonomíaLicenciatura en Archivonomía Quinto Semestre / Grupo 5EX01 Alumno: Jefté Aarón Cruz Salas Asignatura: Diagnóstico y Auditoría Archivística Fecha de entrega: 24 de octubre de 2024 Profesora: Mtra. en GD y AA Evelin Adriana Zea Elizalde

Bibliografía

Normatividad archivística

Inspección física

Plan Anual de Desarrollo Archivístico

Entrevista en sitio

Guía para la auditoría archivística

Nivel normativo

Nivel Documental

Nivel Estructural

Objetivos e indicadores de la gestión en la auditoria Metodología para la auditoria archivística

Auditoría documental

ÍNDICE

Fundamentos de la auditoria

tema 2.1 Fundamentos de la auditoria

2.1 Fundamentos de la auditoria | Introducción

La auditoría archivística es una práctica enmarcada en la normatividad vigente general y estatal, la cual brinda certeza de la correcta gestión documental dentro de las dependencias, por ello es preciso señalar lo que dicta la LGA referente a este tema, las responsabilidades y obligaciones de las Entidades Públicas y la metodología que sigue esta actividad para asegurarnos que estamos dando cumplimiento a lo señalado por la Ley.

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La importancia de ésta radica en la consolidación de los Sistemas Institucionales de Archivos, garantes del cumplimiento de sus obligaciones y/o funciones, en los distintos niveles de aplicación

2.1 Fundamentos de la auditoria | Marco Normativo

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos • Ley General de Archivos • Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública • Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados • Ley General de Responsabilidades Administrativas.

LGA (2018):• Artículo 12. “Los órganos internos de control y sus homólogos en la federación y las entidades federativas vigilarán el estricto cumplimiento de la presente Ley, de acuerdo con sus competencias e integrarán auditorías archivísticas en sus programas anuales de trabajo.” • Artículo 60. “Implementar controles que incluyan políticas de seguridad que abarquen la estructura organizacional, clasificación y control de activos, recursos humanos, seguridad física y ambiental, comunicaciones y administración de operaciones, control de acceso, desarrollo y mantenimiento de sistemas, continuidad de las actividades de la organización, gestión de riesgos, requerimientos legales y auditoría”

2.1 Fundamentos de la auditoria | Generalidades

SU IMPORTANCIA RADICA EN:

Ayuda a tener calidad en el desarrollo de los procesos institucionales en materia de archivos. Se ordenan y mejoran los procesos y controles provocando mejores prácticas archivísticas. Permite a las dependencias y organismos auxiliares contar con información verídica y fiable para la toma de decisiones y el crecimiento institucional en materia archivística. Se constata si se está cumpliendo o no el marco normativo archivístico. Asegura constatar si se está haciendo lo que se debe hacer; que es lo que se hace de manera correcta y que no, además de ayudar a la entidad pública a implementar buenas prácticas archivísticas

2.1 Fundamentos de la auditoria | CONCLUSIONES

La auditoría archivística está debidamente constituida y sustentada por un marco legal, en este caso la propia Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, la Ley General de Archivos y leyes locales de cada federación. La auditoría archivística garantiza el correcto funcionamiento de los Sistemas Institucionales de Archivo de cada una de las dependencias, con el fin de asegurar el óptimo funcionamiento y cumplimiento de la ley por parte de los sujetos obligados.

tema 2.2 auditorÍa

2.2 Auditoría documental

En el campo de la gestión documental se puede definir la auditoría como un examen sistemático, planeado, organizado que determina si las actividades y los resultados relacionados con la gestión de documentos cumple con las disposiciones establecidas y si éstas se aplican en forma efectiva para alcanzar los objetivos planeados, no sólo por la unidad responsable de la gestión, sino por la organización.

2.2 Auditoría documental | Objetivos e indicadores

Verificar y evaluar los procesos de gestión documental que incluyen la producción, organización, acceso, consulta, valoración documental, disposición documental y conservación de los documentos de archivo producidos o recibidos por una entidad pública.
Evaluar el cumplimiento normativo y los procesos técnicos al interior de la entidad pública, para garantizar la integridad, accesibilidad y conservación de los documentos de archivo.
Valorar las actividades que se desarrollan al interior del Sistema Institucional de Archivos de la Entidad Pública, para el mejoramiento de los servicios archivísticos y establecer nuevas estrategias encaminadas a mejorarla gestión documental

2.2 Auditoría documental | CONCLUSIONES

La auditoría documental es todo un proceso planeado y sistematizado. Se utilizan métodos técnicos para llevar a cabo.El objetivo de la auditoría es determinar que los procesos que se están llevando a cabo en un archivo estén cumpliendo con la normatividad. Adicional a los procesos también se audita el perfil del personal encargado, así como el inmueble y sus instalaciones.

tema 2.3 NIVELES DE APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA

Con la intención de que la verificación y evaluación del quehacer archivístico se realice de manera integral, la Auditoría Archivística debe contemplar los siguientes niveles

2.3 Niveles de aplicación

Verificar que el Sistema Institucional de Archivos esté formalmente establecido en las entidades públicas y que cuente con los recursos humanos, materiales y financieros que permitan su adecuado funcionamiento. Asimismo, regular los procesos técnicos con los que operan los diferentes tipos de archivo de la institución, el perfil de cada responsable y las condiciones físicas en las que se conservan los documentos de archivo.

2.3 Niveles de aplicación | Nivel ESTRUCTURAL

Se puede decir que en este Nivel se comprueba en general, que el SIA esté establecido y funcionando correctamente. Por ejemplo se verifica que esté instalada el Área Coordinadora de Archivo y todas sus unidades correspondientes, además de revisar que existan en documento el nombramiento de los sujetos como tal. Aquí también es donde se revisa el estado físico del archivo, así como del perfil que labora en el Archivo.

2.3 Niveles de aplicación | CONCLUSIONES

Comprobar la elaboración, actualización y disponibilidad de los instrumentos de planeación, control y consulta archivísticos, señalados en la Ley de Archivos,para propiciar la organización, la administración, la conservación y la localización expedita de los archivos.

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2.3.1:Nivel Documental