UNIDAD 2 | AUDITORÍA
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Instituto Politécnico NacionalEscuela Nacional de Biblioteconomía y ArchivonomíaLicenciatura en Archivonomía Quinto Semestre / Grupo 5EX01 Alumno: Jefté Aarón Cruz Salas Asignatura: Diagnóstico y Auditoría Archivística Fecha de entrega: 24 de octubre de 2024 Profesora: Mtra. en GD y AA Evelin Adriana Zea Elizalde
UNIDAD 2 | AUDITORÍA
Bibliografía
Normatividad archivística
Inspección física
Plan Anual de Desarrollo Archivístico
Entrevista en sitio
Guía para la auditoría archivística
Nivel normativo
Nivel Documental
Nivel Estructural
Objetivos e indicadores de la gestión en la auditoria Metodología para la auditoria archivística
Auditoría documental
ÍNDICE
Fundamentos de la auditoria
tema 2.1 Fundamentos de la auditoria
2.1 Fundamentos de la auditoria | Introducción
La auditoría archivística es una práctica enmarcada en la normatividad vigente general y estatal, la cual brinda certeza de la correcta gestión documental dentro de las dependencias, por ello es preciso señalar lo que dicta la LGA referente a este tema, las responsabilidades y obligaciones de las Entidades Públicas y la metodología que sigue esta actividad para asegurarnos que estamos dando cumplimiento a lo señalado por la Ley.
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La importancia de ésta radica en la consolidación de los Sistemas Institucionales de Archivos, garantes del cumplimiento de sus obligaciones y/o funciones, en los distintos niveles de aplicación
2.1 Fundamentos de la auditoria | Marco Normativo
• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos • Ley General de Archivos • Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública • Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados • Ley General de Responsabilidades Administrativas.
LGA (2018):• Artículo 12. “Los órganos internos de control y sus homólogos en la federación y las entidades federativas vigilarán el estricto cumplimiento de la presente Ley, de acuerdo con sus competencias e integrarán auditorías archivísticas en sus programas anuales de trabajo.” • Artículo 60. “Implementar controles que incluyan políticas de seguridad que abarquen la estructura organizacional, clasificación y control de activos, recursos humanos, seguridad física y ambiental, comunicaciones y administración de operaciones, control de acceso, desarrollo y mantenimiento de sistemas, continuidad de las actividades de la organización, gestión de riesgos, requerimientos legales y auditoría”
2.1 Fundamentos de la auditoria | Generalidades
SU IMPORTANCIA RADICA EN:
Ayuda a tener calidad en el desarrollo de los procesos institucionales en materia de archivos. Se ordenan y mejoran los procesos y controles provocando mejores prácticas archivísticas. Permite a las dependencias y organismos auxiliares contar con información verídica y fiable para la toma de decisiones y el crecimiento institucional en materia archivística. Se constata si se está cumpliendo o no el marco normativo archivístico. Asegura constatar si se está haciendo lo que se debe hacer; que es lo que se hace de manera correcta y que no, además de ayudar a la entidad pública a implementar buenas prácticas archivísticas
2.1 Fundamentos de la auditoria | CONCLUSIONES
La auditoría archivística está debidamente constituida y sustentada por un marco legal, en este caso la propia Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, la Ley General de Archivos y leyes locales de cada federación. La auditoría archivística garantiza el correcto funcionamiento de los Sistemas Institucionales de Archivo de cada una de las dependencias, con el fin de asegurar el óptimo funcionamiento y cumplimiento de la ley por parte de los sujetos obligados.
tema 2.2 auditorÍa
2.2 Auditoría documental
En el campo de la gestión documental se puede definir la auditoría como un examen sistemático, planeado, organizado que determina si las actividades y los resultados relacionados con la gestión de documentos cumple con las disposiciones establecidas y si éstas se aplican en forma efectiva para alcanzar los objetivos planeados, no sólo por la unidad responsable de la gestión, sino por la organización.
2.2 Auditoría documental | Objetivos e indicadores
- Verificar y evaluar los procesos de gestión documental que incluyen la producción, organización, acceso, consulta, valoración documental, disposición documental y conservación de los documentos de archivo producidos o recibidos por una entidad pública.
- Evaluar el cumplimiento normativo y los procesos técnicos al interior de la entidad pública, para garantizar la integridad, accesibilidad y conservación de los documentos de archivo.
- Valorar las actividades que se desarrollan al interior del Sistema Institucional de Archivos de la Entidad Pública, para el mejoramiento de los servicios archivísticos y establecer nuevas estrategias encaminadas a mejorarla gestión documental
2.2 Auditoría documental | CONCLUSIONES
La auditoría documental es todo un proceso planeado y sistematizado. Se utilizan métodos técnicos para llevar a cabo.El objetivo de la auditoría es determinar que los procesos que se están llevando a cabo en un archivo estén cumpliendo con la normatividad. Adicional a los procesos también se audita el perfil del personal encargado, así como el inmueble y sus instalaciones.
tema 2.3 NIVELES DE APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA
Con la intención de que la verificación y evaluación del quehacer archivístico se realice de manera integral, la Auditoría Archivística debe contemplar los siguientes niveles
2.3 Niveles de aplicación
Verificar que el Sistema Institucional de Archivos esté formalmente establecido en las entidades públicas y que cuente con los recursos humanos, materiales y financieros que permitan su adecuado funcionamiento. Asimismo, regular los procesos técnicos con los que operan los diferentes tipos de archivo de la institución, el perfil de cada responsable y las condiciones físicas en las que se conservan los documentos de archivo.
2.3 Niveles de aplicación | Nivel ESTRUCTURAL
2.3 Niveles de aplicación | Nivel ESTRUCTURAL
2.3 Niveles de aplicación | Nivel ESTRUCTURAL
2.3 Niveles de aplicación | Nivel ESTRUCTURAL
2.3 Niveles de aplicación | Nivel ESTRUCTURAL
2.3 Niveles de aplicación | Nivel ESTRUCTURAL
Se puede decir que en este Nivel se comprueba en general, que el SIA esté establecido y funcionando correctamente. Por ejemplo se verifica que esté instalada el Área Coordinadora de Archivo y todas sus unidades correspondientes, además de revisar que existan en documento el nombramiento de los sujetos como tal. Aquí también es donde se revisa el estado físico del archivo, así como del perfil que labora en el Archivo.
2.3 Niveles de aplicación | CONCLUSIONES
Comprobar la elaboración, actualización y disponibilidad de los instrumentos de planeación, control y consulta archivísticos, señalados en la Ley de Archivos,para propiciar la organización, la administración, la conservación y la localización expedita de los archivos.
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2.3.1:Nivel Documental
Hacemos sabotaje al aburrimiento
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2.3.1:Nivel Documental
Hacemos sabotaje al aburrimiento
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2.3.1:Nivel Documental
Hacemos sabotaje al aburrimiento
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2.3.1:Nivel Documental
Hacemos sabotaje al aburrimiento
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2.3.1:Nivel Documental
Hacemos sabotaje al aburrimiento
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2.3.1:Nivel Documental
Hacemos sabotaje al aburrimiento
Como su nombre de este nivel lo indica, aquí lo que se auditará serán los documentos oficiales que guiarán las actividades del archivo como sistema, por ejemplo: el PADA, los CGCA, el CADIDO, la GAD, y demás Instrumentos de Consulta, tales como inventarios. En cada uno de ellos lo que se revisa es que tengan la estructura oficial que se requiere, y que se cumplan los procesos técnicos en su elaboración.
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2.3.1:Nivel Documental | CONCLUSIONES
Hacemos sabotaje al aburrimiento
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2.3.2 Nivel Normativo
Revisar el cumplimiento de las disposiciones tendientes a regular la producción, uso y control de la documentación oficial, de conformidad con las atribuciones y funciones establecidas en la normatividad interna de cada dependencia, las cuales estarán vinculadas con la transparencia, acceso a la información, clasificación de la información y protección de datos personales. .
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2.3.2 Nivel Normativo
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2.3.2 Nivel Normativo
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2.3.2 Nivel Normativo
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2.3.2 Nivel Normativo
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2.3.2 Nivel Normativo
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2.3.2 Nivel Normativo
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2.3.2 Nivel Normativo
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2.3.2 Nivel Normativo
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2.3.2 Nivel Normativo
Es en este nivel donde diría yo, se analizan con detalle aspectos minuciosos, es decir está examinando si los procesos del nivel estructural y documental, están cumpliendo con la normatividad, por ejemplo, en el temas de las bajas documentales, las transferencias primarias y secundarias, en la misma unidad de correspondencia, etc.
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2.3.2 Nivel Normativo | CONCLUSIONES
Esta guía es aplicable a todos los archivos de las dependencias y entidades de la APF para la planeación, ejecución y documentación de las revisiones de control que realicen los OIC en materia de archivos. Objetivos: • Fungir como una herramienta de trabajo que permita a los Órganos Internos de Control (OIC) verificar y evaluar los procesos encaminados a la clasificación, organización, seguimiento, localización, transferencia, resguardo, conservación, selección y destino final de los documentos de archivo que se generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier medio, emitiendo para ello las recomendaciones necesarias. • Evaluar el cumplimento normativo y los procesos técnicos archivísticos que deben cumplir las dependencias y entidades de la para garantizar la integridad, accesibilidad y conservación de los documentos a través de sistemas modernos de gestión documental. • Valorar las actividades desempeñadas dentro del sistema institucional de archivos, permitiendo el mejoramiento continuo de los servicios archivísticos y estableciendo estrategias encaminadas a mejorar la gestión documental.
2.3.3 Guía para la auditoría archivística
tema 2.4 MÉTODOS DE APLICACIÓN
2.4 Métodos de Aplicación
Se utilizarán cédulas analíticas para la verificación de los procesos archivísticos en el área coordinadora de archivos, unidades de correspondencia, archivos de trámite, concentración y, en su caso, históricos, de los sujetos obligados establecidos en la LGA.
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En las cédulas de verificación se deberá anotar “cumple”, “cum ple parcialmente” o “no cumple” con las disposiciones, según sea el caso. Asimismo, se deberán describir los hallazgos y situaciones encontrados, emitiendo las recomendaciones correspondientes. La aplicación de la presente guía se realizará de la siguiente forma:
2.4.1 Métodos de Aplicación
Entrevista en sitio.Aplicación del cuestionario de diagnóstico al coordinador de archivos y a los responsables del archivo de trámite, concentración y, en su caso, histórico
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Inspección física Realizar visitas de inspección a los archivos de trámite, concentración y, en su caso, históricos
2.4.2 Plan Anual de Desarrollo Archivístico
Corresponderá al Área Coordinadora de Archivos verificar que se lleven a cabo las acciones necesarias para la adecua da administración de los documentos de archivo, de manera conjunta con las unidades administrativas y/o áreas competentes en cada dependencia y entidad, a fin de garantizar la organización, la disponibilidad, la localización, la integridad y la conservación de los archivos.
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Entre ellas, crear y presentar al Comité de Información, o equivalente, el Plan Anual de Desarrollo Archivístico, en el que se contemplen las acciones a emprender a escala institucional para la modernización y mejoramiento continuo de los servicios documentales y archivísticos, el cual deberá ser publicado en el portal de internet de cada institución, así como sus respectivos informes anuales de cumplimiento
2.4.3 Normatividad archivística
Revisión de documentos y registros. Se verificará que se dé cumplimiento a la normatividad en materia de archivos. La información recopilada a través de estos elementos debe ser analizada y relacionada entre sí, con la finalidad de validar la congruencia y efectividad de los procesos archivísticos de la institución.
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CONCLUSIONES
La auditoría archivística es una práctica enmarcada en la normatividad vigente general y estatal, la cual brinda certeza de la correcta gestión documental dentro de nuestras dependencias, por ello es preciso señalar lo que dicta la LGA, las responsabilidades y obligaciones de las Entidades Públicas y la metodología que sigue esta actividad para asegurarnos que estamos dando cumplimiento a lo señalado por la Ley.La importancia de ésta radica en la consolidación de los Sistemas Institucionales de Archivos, garantes del cumplimiento de sus obligaciones y/o funciones, en los distintos niveles de aplicación.La Auditoría Archivística se convierte en la herramienta de control de la gestión archivística y representa una oportunidad para la mejora de este trabajo en sus dimensiones internas y externas, tanto para la labor que realizan los archivos en el desarrollo de sus propios procesos técnicos como para la gestión que requieren hacer los responsables de su administración
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BIBLIOGRAFÍA
- • Gobierno del Estado de México (2020). La auditoría archivística. ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE MÉXICO. Consultado [en línea] de La importancia de la auditoría archivística.
- • AGN 2015. Guía para la auditoría archivística. Gobierno de México. Consultado [en línea] de Portada-Contra-Guía-Auditoría.ai
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