Guía Buenas Prácticas

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DOCUMENTO de buenas prácticas en los procesos Precontractual, contractual y poscontractual de los proyectos de Extensión - unal

DOCUMENTO de buenas prácticas en los procesos Precontractual, contractual y poscontractual de los proyectos de Extensión - unal

Inicio

Gestión de Convenios y Contratos

Marco Normativo de la Extensión

Curso de extensión

Preguntas ORIENTADORAS

eSTRUCTURA ORGANIZACIONAL

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Gestión de la Extensión como función administrativa

Gestión Normativa del proceso

Gestión contractual asociada a la Extensión

Normatividad Aplicable a la Extensión

Compromiso Ético y Principios Orientadores de la Extensión

TRAMITES PREVIOS

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Gestión de Convenios y Contratos

EJECUCIÓN

Se proporcionan pautas generales para facilitar la asesoría en la suscripción, ejecución y liquidación de Acuerdos de Voluntades, con el objetivo de garantizar el aseguramiento jurídico de la Universidad y sus intereses.

CIERRE Y LIQUIDACIÓN

Trámites Previos y Requisitos

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Están orientados a asegurar el cumplimiento de las normas y las mejores condiciones para ejecutar y satisfacer el objeto para el cual se realizan.

INVITACIÓN Y/O BÚSQUEDA DE OPORTUNIDADES

LEGALIZACIÓN DEL ACUERDO DE VOLUNTADES

ELABORACIÓN DE PROPUESTA

FORMULACIÓN Y REGISTRO

AVALES

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Concurso público

Director de Propuesta

Páginas Web de Extensión

Convenios

Formato Propuesta

Invitación Directa

DOFA

Contratos

Gestión Propia

Ver. Registro de proyecto en Hermes

Gestión para la Suscripción de Convenios

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Suscripción de acuerdo de voluntades

Clausulas Aplicables

Definir tipo de convenio a suscribir

Consultar si no hay un convenio vigente con la entidad externa

Avales

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Aprobación Consejo de Sede / Comité Académico Administrativo

Recomendación comité Investigación y Extensión

Aval de UAB

Gestión para la Suscripción de Convenios

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CARTAS DE ENTENDIMIENTOS

cONVENIOS MARCO

TIPO DE CONVENIO

MEMORANDOS

Una vez se ha establecido que la relación entre las partes corresponderá a un convenio, es necesario definir el alcance que se le dará al mismo.

ACUERDOS

CONVENIOS ESPECÍFICOS

ACTAS

Gestión para la Suscripción de Contratos

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Los contratos surgen principalmente por medio de una licitación o concurso publico. Sin embargo, en el caso de los contratos interadministrativos, pueden darse por invitación directa.

01

NEGOCIACIÓN

02

TIPOS DE CONTRATO

03

SUSCRIPCIÓN DEL ACUERDO

Gestión para la Suscripción de Contratos

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Contrato de Obra

Contrato de Suministro

TIPOS DE CONTRATO

Prestación de Servicios

Fiducia Pública

Encargo Fiduciarios

Etapa de Ejecución del Acuerdo de Voluntades

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SUSCRIBIR OTROSÍ

SOLICITUD DE AVAL

SI

DIR. INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN

DIE Y ASESOR JURÍDICO

REGISTRAR OTROSÍ EN HERMES EXTENSIÓN

EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES

MODIFICACIONES

DIR. INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN

DIRECTOR Y EQUIPO DE PROYECTO

NO

ELABORAR Y ENTREGAR INFORMES

DIRECTOR Y EQUIPO DE PROYECTO

Tipos de Modificaciones

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El director del proyecto debe hacer la solicitud de manera formal según sea el caso ante Consejo de Sede, Centro, Instituto, Comité Académico Administrativo o quien haga sus veces, con el fin evaluar el caso y proceder con los trámites pertinentes ante el Comité de Investigación y Extensión y el ordenador del gasto.

SUSPENSIÓN

ADICIÓN PRESUPUESTAL

PRÓRROGA

Etapa de Ejecución de Proyectos al Interior de la Universidad

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Solicitudes

Avances

Pagos

Tramites Contractuales

Pagos

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A continuación se proporciona el paso a paso que debe surtirse para realizar pagos a contratistas de la Universidad Nacional de Colombia

PagoTesorería

Aprobación del Supervisor

Revisión de Documentos Cargados

Cargue de Documentos para Pagos

Creación en plataforma Central de Pagos

Liquidación de Acuerdo de Voluntades

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Inicio Página 4

Existen 4 formas para líquidación de Acuerdos de Voluntades. El Acta de Liquidación es el documento que legaliza o formaliza la terminación del Acuerdo de Voluntades.

Liquidación por acuerdo parcial

Liquidación de mutua acuerdo

Liquidación unilateral

Liquidación ante Juez

Cierre y Liquidación de Proyecto

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Se realiza el balance técnico y financiero del proyecto. Además, se define el estado de cumplimiento de las obligaciones pactadas,, y si al térmmino de la ejecución pueden declararse a paz y salvo.

Cargue de informe final y productos comprometidos en el Sistema Hermes

Liquidación de Proyecto

Revisión de informes y productos y aprobación por parte del CIE

Resolución de Liquidación y Cierre en Plataforma Hermes

Evaluación de la satisfacción del usuario

Trámite de Aceptación y Cierre

Liquidación de Proyecto

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Liquidadión con Entidad Contratante

Verificación de ejecución presupustal

Verificación de reservas presupuestales

Cierre de cuenta bancaria

Liquidación financiera en el Sistema QUIPU

Estado Liquidado del proyecto en QUIPU

Preguntas y/o sugerencias

Elaborada por:Equipo de Plan Integral de Manejo de Riesgos de Extensión de las Sedes de Presencia Nacional (Orinoquía, Amazonía, Tumaco y Caribe) y Sede de La Paz de la Universidad Nacional de Colombia.

Inicio

Se surte esta liquidación en el tiempo que fijaron las partes en el acuerdo de voluntades, computado a partir de la terminación. Si no se estableció este plazo, la normativa indica que no debe superar los 4 meses.

Liquidación de mutua acuerdo

Permiten aumentar el valor del contrato original sin cambiar su objeto principal. Deben llevarse a cabo de acuerdo con las regulaciones legales y financieras aplicables, y se deben evaluar cuidadosamente los impactos financieros antes de realizarlas. Para el caso de los interadministrativos ese valor no debe superar el 50% del valor del contrato.

ADICIÓN PRESUPUESTAL

Verificación de ejecución presupustal

El director del proyecto verifica la ejecución presupuestal del proyecto y establece el valor de las transferencias o la devolución de recursos a la entidad externa.

cONVENIOS MARCO

Son aquellos mediante los cuales las partes establecen compromisos e intenciones generales de cooperación. Se ejecutan a partir de convenios específicos.

Compromisos:Generales Sin efectos Jurídicos No recursos presupuestales

En el caso en que haya un acuerdo parcial y la entidad contratante haga uso de la unilateralidad su acto se limitará a aquellos aspectos que sigan en desacuerdo. Se recomienda acompañamiento de Asesoría Jurídica.

Liquidación por acuerdo parcial

Constitución Política: Art. 2, 69, 209 (Fines de la Universidad y principios de la función administrativa)

Ley 1150 de 2007 (Eficiencia, transparencia y principios de la función administrativa).

Ley 489 de 1998 (Organización y funcionamiento de las entidades de orden nacional)

Gestión de la Extensión como función administrativa

Ley 1437 de 2011 (Código de procedimiento administrativo y contencioso adminidtrativo)

El contratista (persona natural o jurídica) se debe crear dentro de la plataforma CENTRAL DE PAGOS, para que a través de ésta realice las solicitudes de pago.

Creación en plataforma Central de Pagos

Avances

Anticipo en dinero para cubrir gastos por concepto de viáticos y gastos de viaje, gastos de transporte y estadía, auxilio o gasto de marcha, auxilio de viaje, apoyos económicos y en casos excepcionales, para la adquisición de bienes y/o servicios.

La Universidad presenta una propuesta u oferta y compite con otras entidades en un procesos de selección para la satisfacción de una necesidad concreta de otra entidad.

Es importante revisar los términos de referencia y solicitar adendas dentro de los tiempos establecidos en la convocatoria. Además, para participar en convocatorias públicas, es necesario que el docente de la UNAL que se postule debe ingresar al Sistema de Información HERMES, modulo Extensión utilizando su usuario y contraseña. Luego, dirigirse al módulo "SOLICITAR AUTORIZACION/ASIGNACION"

Concurso Público

Se deben analizar con el área jurídica las clausulas que pueden aplicar al convenio, teniendo en cuenta que las excepcionales no aplican a convenios interadministrativos

Clausulas Aplicables

Una vez creado el contratista en Central de Pagos, éste deberá realizar la solicitud de pago a través de la plataforma.En la platafroma deberá cargar los documentos pertinentes para la legalización del pago.

Cargue de Documentos para Pagos

El docente (director de la propuesta) formula el proyecto en el sistema de información HERMES y envía al director de la UAB a través del sistema HERMES para su aval. En la formulación, cuenta con el apoyo del equipo de Riesgos y del gestor de Extensión, ambos de sede, quienes orientarán en el proceso.

Director de la Propuesta

Si en los 4 meses no se llega a ningún acuerdo, la entidad contratante cuenta con 2 meses para realizar la liquidación unilateral del acuerdo de voluntades. (No procede para el caso de contratos interadministrativos).

Liquidación unilateral

La negociación busca acordar aspectos financieros, gestionar riesgos, eliminar ambigüedades, proteger intereses, adaptar el contrato a circunstancias específicas y garantizar el cumplimiento de requisitos legales, todo con el objetivo de crear un documento ejecutable que refleje un acuerdo justo y satisfactorio para todas las partes.

01

NEGOCIACIÓN

Se deben analizar con el área Jurídica las clausulas que pueden aplicar al contrato.

Los encargos fiduciarios son acuerdos en los que una persona o entidad (el fiduciario) es designada para administrar y gestionar ciertos activos, propiedades o recursos en beneficio de otra persona o entidad (el beneficiario). El fiduciario tiene la responsabilidad de actuar en el mejor interés del beneficiario y de acuerdo con las instrucciones especificadas.

Encargo Fiduciarios

Es un tipo de contrato fiduciario que involucra a una entidad financiera o fiduciaria que administra un patrimonio separado (fondo fiduciario) con el propósito de invertir o gestionar los activos en beneficio de un grupo de beneficiarios o para un propósito específico, como una institución de caridad o una fundación pública.

Fiducia Pública

Es un acuerdo entre dos partes en el que una de ellas (el proveedor) se compromete a proporcionar bienes o productos específicos a la otra parte (el comprador) a cambio de un pago acordado. Este tipo de contrato es común en la adquisición de bienes o materiales para la operación de una empresa.

Contrato de Suministro

La universidad organiza espacios de acercamiento con diferentes actores y entidades nacionales e internacionales, donde socializa el portafolio de servicios y su capacidad técnica y operativa

Gestión Propia

Trámites Contractuales

Estudiantes Mediante acto administrativo (Resolución) expedido por la unidad ejecutora del proyecto. Profesionales OSE: Orden contratual de servicios Proveedores ODO: Orden contractual de obra ODC: Orden contractual de compra OSU: Orden contractual de suministros OCO: Orden contractual de consultoria OCA: Orden contractual de arriendamiento CDC: Contrato de compra venta CSE: Contrato de servicios CSU: Contrato de Suministro CCO: Contrato de consultoria CDA: Contrato de arrendamiento

El compromiso ético en la Universidad Nacional de Colombia es un acuerdo voluntario basado en siete valores (dialogo, pertinencia, solidaridad, respeto, equidad y honestidad). Su objetivo es guiar el comportamiento de todos los miembros de la institución y promover conductas positivas. Se aplica en la gestión de convenios y contratos para beneficiar a la universidad. Además, hay unos principios que orientan la gestión de la Extensión, los cuales son:

Compromiso Ético y Principios Orientadores de la Extensión

Se realiza liquidación con la Universidad siguiendo el procedimiento de liquidación financiera de proyectos U.PR.12.001.039. Se verifican las ATI, para tramitar transferencias establecidas en la normatividad vigente.

Liquidación financiera en el Sistema QUIPU

El proyecto debe ser revisado por el Director de la Unidad Académica Básica, quien decide si se recomienda o no avalar y lo presenta al Comité de Investigación y Extensión.

Aval de UAB

Cargue de informe final y productos comprometidos en el Sistema Hermes

El Director del Proyecto envía el informes de las diferentes actividades del proyecto con sus respectivos productos al Comité de Investigación y Extensión.

La entidad contratante o conviniente debe diligenciar la encuesta de satisfacción y el formato de satisfacción al usuario.

U.FT.06.005.004

Evaluación de la satisfacción del usuario

Verificación de reservas presupuestales

El director del proyecto verifica que las reservas presupuestales hayan sido pagadas en su totalidad o remite el acta de liquidación anticipada o bilateral donde solicita la anulación del saldo presupuestal.

Esto se refiere a un tipo de servicio en el que la Universidad, evalúa y verifica si un producto, proceso o sistema cumple con ciertas normas, regulaciones o estándares específicos. Este servicio es importante para garantizar la calidad y seguridad de productos y servicios.

Prestación de Servicios

Es pertinente observar las razones por las cuales se amplía el plazo de ejecución, siendo recomendable que esta opción se justifique en causas ajenas a las partes o en la necesidad acordada de extender el término de ejecución. En este caso, la Universidad deberá considerar los efectos operativos, técnicos, administrativos y financieros de la prórroga.

PRÓRROGA

Acuerdo 36 de 2009 (Política y estructura de la Extensión en la Universidad)

Gestión técnica académica y financiera

Acuerdo 11 de 2023 (regula la función misional de extensión en la Universidad)

Liquidadión con Entidad Contratante

La DIE gestiona el proceso de liquidación contractual y firma de la respectiva acta de terminación y liquidación con la entidad

Pasado los 2 meses con que cuenta la entidad contratante para liquidar el acuerdo, se cuenta con 2 años para acudir a una instancia judicial.

Liquidación ante Juez

Finalizados todos los trámites administrativos y financieros la Dirección de Investigación y Extensión emite la Resolución de Liquidación del Proyecto.

Resolución de Liquidación y Cierre en Plataforma Hermes

Una vez Tesorería revisa y confirma que los documentos cargados cumplen con los requerimientos exigidos, realiza envío de la solicitud de pago al supervisor de la Orden Contractual.

El supervisor podrá consultar las guías de Ingreso a la plataforma Central de Pagos, guía Central de Pagos para suvervisor y la Guía de creación de usuario supervisor el Central de Pagos en el botón Guías Supervisor:

Aprobación del Supervisor

Guías Supervisor

CARTAS DE ENTENDIMIENTOS

Se utiliza para expresar la intención de las partes de colaborar o trabajar juntas en un proyecto o asunto específico. No siempre es legalmente vinculante, pero puede establecer las bases de acuerdos específicos.

El director del proyecto solicita a tesorería el cierre de la cuenta bancaria correspondiente, si el proyecto tuviere alguna.

Cierre de cuenta bancaria

La Universidad debe considerar los efectos operativos, técnicos, administrativos y financieros antes de suspender un contrato. Además, es esencial que al momento de la suspensión se establezcan claramente la fecha de inicio, la duración y la fecha de reanudación de la ejecución del contrato.

SUSPENSIÓN

La Universidad es invitada directamente por una entidad, para presentar una propuesta u oferta para la satisfacción de alguna necesidad concreta. Dando como resultado, un convenio o un contrato.

Invitación Directa

Consectetur adipiscing elit

Este paso lo realiza Tesorería, la cual revisa y confirma que los documentos cargados en Central de Pagos cumplan con los requerimientos exigidos desde la Dirección Financiera y los requisitos de pago contenidos dentro de la Orden Contractual.

Revisión de Documentos Cargados

El CIE evalúa la propuesta en términos académicos, técnicos, administrativos, financieros, y de riesgos que puedan estar asociados al proyecto, así como el control de los mismos, para la recomendación ante el Consejo de Sede.

Recomendación comité Investigación y Extensión

Decreto 1210 de 1993 (Régimen contractual de la Universidad)

Acuerdo CSU 002 de 2008 (Normas generales de acuerdo de voluntades)

Gestión contractual asociada a la Extensión

Resolción 1551 del 2014 (Manual de Convenios y Contratos de la Universidad)

Tramitar aceptación de Resolución de Liquidación con Presupuesto de la Dirección Administrativa y Financiera y procedercon el cierre del proyecto en la plataforma QUIPU.

Trámite de Aceptación y Cierre

El aval del Consejo de Sede / Comité Académico Administrativo es un respaldo de los compromisos adquiridos al suscribir un convenio o contrato verificando la viabilidad técnica y financiera y su correspondencia con el plan de desarrollo y/o de acción de la correspondiente Sede.

Aprobación Consejo de Sede / Comité Académico Administrativo

Para el caso de proyectos de cooperación internacional, debe emitirse concepto favorable de la ORI, la cual verificará el cumplimiento de los avales previos y remitirá toda la documentación a consideración de firma por parte del Señor(a) Rector(a).

Es importante revisar si existe un convenio con la entidad externa para optimizar tiempo y recursos, garantizar la transparencia, mejorar la calidad y reducir riesgos asociados al convenio que se desea suscribir.

Consultar si no hay un convenio vigente con la entidad externa

Revisión de informes y productos y aprobación por parte del CIE

El Comité de Investigación y Extensión revisa los informes de las actividades del proyecto y los productos asociados a estas actividades y emite el certificado de cumplimiento para proceder a la liquidación y cierre.

MEMORANDOS

Es un instrumento simplificado en el cual se incluyen intenciones, compromisos, aspiraciones, propósitos o que desarrollan instrumentos preexistentes. No se contemplan obligaciones sino más bien claúsulas programáticas que suelen contener declaraciones de intención.

Son aquellos mediante los cuales las partes establecen compromisos determinados de cooperación; estos acuerdos generalmente surgen de un convenio marco, sin perjuicio de que puedan celebrarse en ausencia de éste cuando haya la necesidad de desarrollar una actividad específica en un tiempo determinado.

Compromisos:- Financieros- Jurídicos

- Plazos - Condiciones específicas

CONVENIOS ESPECÍFICOS

El director del proyecto remite al área de Presupuesto el acta de liquidación o recibo a sitisfacción para solicitar o registrar en el SGF QUIPU el estado LIQUIDADO del proyecto, una vez finalizada la ejecución del proyecto.

Estado Liquidado del proyecto en QUIPU

Contrato de Obra

Es un acuerdo legal en el que una parte (el contratista) se compromete a realizar una obra o proyecto específico para otra parte (el contratante), generalmente a cambio de una compensación. Este tipo de contrato se utiliza comúnmente en la construcción y puede incluir la construcción de edificios, carreteras, puentes u otras estructuras.

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La firma del contrato la realiza el rector(a), vicerrector(a) o el director de Sede, Centro o Instituto, dependiendo de lo instancia que deba suscribir el contrato la entidad en representación de la Universidad.

03

SUSCRIPCIÓN DEL ACUERDO

Las partes expresan su consentimiento voluntario y mutuo para llevar a cabo una determinada acción o para cumplir con ciertas obligaciones. Pueden ser vinculantes o simplemente expresiones de intención sin fuerza legal.

ACUERDOS

PagoTesorería

Después que el supervisor realiza la APROBACIÓN CONSTANCIA DE CUMPLIMIENTO CONTRACTUAL, el siguiente paso es el PAGO, el cual lo realiza Tesorería.

La firma del convenio la realiza el rector(a), vicerrector(a) o el director del Centro o Instituto, en el caso de los convenios con entidades de ámbito nacional. Mientras que los convenios de cooperación internacional debe ser suscrito únicamente por el rector(a).

Suscripción de acuerdo de voluntades