REUNION du 26 octobre 2024
ORDRE DU JOUR
1. Rappel des rôles du bureau 2. Signalement & réclamation bénéficiaires 3. Implication & Livret d’accueil bénéficiaire 4. Point partage & respect : Salle de pause 5. Congés payés de fin d’année 6. Nouvelle organisation des plannings7. Temps de coordination8. Fiches missions 9. Véhicules10. Livret d’accueil salarié 11. PSC 1 12. Prime Partage de Valeur (dernière session)13. Soirée du Vendredi 13 décembre 2024
1. Rappel des rôles du bureau
Victorine est votre responsable de secteur qui gère les plannings, votre contrat de travail, vous manage en rapport aux bénéficiaires et assure votre suivi RH au sein de la société. Adélaïde est mon assistante de direction, elle s’occupe de la comptabilité interne de la société, gestion des factures, gestion des règlements, suivi client concernant les devis, factures & règlements, met en place le crédit d’impôts instantanée que ce soit sur le SAP ou le Jardin & même le transport. Elle est suppléante sur les tâches RH & planning de Victorine uniquement quand Victorine n’est pas disponible, de ce fait, tout ce qui est relaté à Adélaïde sur les plannings, bénéficiaires & les soucis entre les bénéficiaires & vous sera informel et pas décisionnel. Elle gère la partie secrétariat quand personne n’est disponible et aide Victorine en cas de besoin en plus de ses tâches principales. Dans tous les cas, pour toutes demandes liées aux prestations, au planning & à votre contrat de travail il vous faut voir avec Victorine directement, Adélaïde ne gère que les changements de planning de dernière minute & de façon urgente. Et bien évidement je suis là en cas de besoin si vous avez des questionnements sur la société (gestion & organisation) ou juste boire un café, ça marche aussi :D
2. SiGnALEMENT & RECLAMATIONS BENEFICIAIRES
Concernant les signalements, si vous avez des soucis avec des bénéficiaires, il vous faudra nous remonter l’information (même si vous en avez parlé en amont) par mail & SMS, parce que nous avons besoin de traces écrites et signées.
En effet la majeure partie de nos bénéficiaires sous couverts par l’APA ou la PCH, de ce fait, nous devons à chaque fois avoir des traces écrites des évènements car le Conseil Départemental peut nous demander des justificatifs. Il sert à nous couvrir en cas de soucis & leur faire remonter les infos également. Sans réclamation écrite et dans le cadre du suivi qualité de la société, on ne pourra pas le prendre en compte. Dans tous les cas il nous faut des écrits.
3. ImPLICATION & LIVRET ACCUEIL BENEFICIAIRE
Si vous avez des nouvelles idées, vous pouvez toujours venir ou prendre rendez vous pour nous en parler. Certaines idées qui avaient été évoqué en début d’année 2024 comme les sorties ont pu être mis en place. Du coup, si vos idées ont du sens et son pertinente pour la société & les bénéficiaires, nous pourrons vous écouter et voir pour les mettre en place.
Également, nous sommes en train de mettre à jour le livret d’accueil des bénéficiaires, de ce fait, si vous avez des idées, vous pouvez nous en faire part avec plaisir.
4. pOINT PARTAGE & salle de pause
La salle de pause est espace de vie commune, de ce fait je voudrais faire un petit rappel sur les denrées qui sont ramenées (ou non) par chacun & chacune.
La plupart des choses sont achetés par vos collègue & APM 31, du coup ce serait bien de faire un certain roulement ou de demander quand vous souhaitez vous servir de quelque chose qui ne vous appartient pas. Notamment sur la vaisselle, la mise à jour de la machine à café, les boissons, les gâteaux ou encore d’autres denrées que j’aurais oublié.
A chaque fois c’est acheté avec plaisir, mais ce serait bien que ce ne soit pas toujours les mêmes. Également, je voudrais vous rappeler que vous êtes là pour vous respecter entre vous, que même si vous travaillez de façon différée, vous faites partie de la même société.
Si effectivement, vous avez un souci avec une de vos collègues, vous pouvez demander un créneau pour emprunter une des salles auprès de Victorine afin de régler vos soucis et de façon calme et avec bienveillance. Si besoin, Victorine peut aussi vous écouter & organiser une rencontre afin de calmer les tensions et régler les problèmes, il ne faut vraiment pas hésiter. Ce serait fâcheux, que dans certaines conditions, nous soyons obligés de vous convoquer afin de régler le problème nous-même.
5. conGES PAYES DE FIN D'ANNEE
Les personnes qui ont pris les congés payés à Noël & au jour de l’an l’année dernière, ne seront pas prioritaire cette année, notamment sur la même semaine.
En gros, ceux qui ont pris Noel ne pourront pas le reprendre l’année suivante (et même chose pour le jour de l’an). Par contre, si en fonction des besoins, et si l'activité nous l'impose, nous redispatcherons les heures sur les personnes en activité. L'idée est de faire au mieux pour tout le monde et selon les besoins de la société aussi.
6. nouvelle organisation des plannings
Depuis plusieurs mois, les plannings se sont éclatés suite aux différents changements de ces derniers temps, de ce fait, nous allons devoir comme chaque année remanier & optimiser les plannings. En général, on le fait une fois par an, et ça n’a pas trop d’impact sur vos plannings, mais là, à partir du 1er janvier 2025, il va falloir qu’on tape dans la fourmilière et faire une grosse refonte car l’optimisation ne va plus.
Du coup, des changements vont être opéré à partir de l’année prochaine, et vous aurez les nouveaux plannings à partir de mi-décembre 2024. De plus, les cycles de plannings ne seront générés que deux mois à l’avance afin d’optimiser l’organisation interne et cela permettra de combler les trous qui sont de plus en plus récurrent, optimiser les lieux d’intervention afin de réduire les temps de trajet et optimiser votre contrat de travail. L’objectif pour nous, serait de pouvoir vous proposer d’ici l’année prochaine des semaines de 4 jours et demi afin de vous permettre d’avoir une demi-journée de libre pour vos rendez-vous personnels ou autres.
7. TEMPS DE COORDINATION
Prochainement, nous allons mettre en place des temps de coordinations pour se poser ensemble et parler des bénéficiaires pour connaitre les situations et vos ressentis et également proposer des axes d’amélioration des prestations.
Les groupes seront effectués en fonction des bénéficiaires et je participerais à ces réunions avec Victorine et vous. Pour le moment, nous n’avons pas bloqué de temps sur les plannings, mais cela risque d’arriver rapidement. Environ 1h30 de temps seront bloqués sur vos plannings. Pour le moment on démarre comme ça et après ce sera ajusté en fonction des besoins et de l’efficacité de ses temps de coordinations (soit plus ou moins de monde ou soit plus ou moins de temps), on verra en fonction.
8. FICHES MISSIONS
Nous avons demandé de prendre un temps pour mettre à jour toutes les fiches missions des bénéficiaires afin de se mettre en conformité avec la réforme AVS de 2022 et préparer les fameux DIPEC qui remplaceront les contrats clients et seront en conformité avec l’ARS
Il se trouve que ça stagne un peu, du coup, nous allons vous bloquer des temps dédiés par intervenants pour vous permettre de finaliser cette tâche. Les temps seront du travail effectif et compter dans vos heures mensuelles.
Cela permettra également à ceux qui remplace ou passe après vous d’avoir toutes les informations nécessaires sur la prestation et les missions à effectuer chez les bénéficiaires.
9. VEHICULES
Bonne nouvelle ! Nous avons reçu les 10 nouvelles clios 5, elles nous attendent chaudement à la concession Renault.
Cela dit, il nous faut vendre les véhicules actuels, du coup, la concession va passer voir les véhicules ce mardi 29 octobre 2024 à 15h, du coup il faut que les véhicules soient nettoyés intérieur & extérieur à ce moment-là. Logiquement, elle devrait tout le temps être en bon état vu que vous en prenez soin. On espère pouvoir faire les changements entre les anciens & les nouveaux véhicules courant novembre 2024 voir maximum début décembre 2024.Elles sont neuves du coup, et niveau sécurité elles ont les radars arrière de recul. Il est évident que nous seront encore plus vigilent sur l’entretien des véhicules et votre conduite de tous les jours. Cela nous tenait à cœur que vous ayez des véhicules neufs, donc la moindre des choses c’est de respecter le matériel mis à votre disposition.
Rendez vous Véhicule
Mardi 29 octobre 2024 à 15h
10. LIVRET ACCUEIL SALARIE
11. PREVENTION SECOURS CIVIQUE NIVEAU 1
Après le 6 novembre 2024, tout le monde aura passé la formation PSC 1 (Prévention & secours civiques de niveau 1), nous allons vous envoyer le référentiel par mail afin que vous ayez une trace par écrite de toutes les recommandations. Marie vous a fait une plaquette sur les numéros d’urgence & les sujets des messages à dire aux secours. L’information primordiale c’est que grâce à l’obtention du PSC 1 vous êtes couvert si vous devez effectuer un soin dans l’urgence. En gros, si le bénéficiaire se blesse pendant la prestation ou si quand vous arrivez vous, le bénéficiaire s’est blessé, vous êtes couvert et vous vous devez de porter assistance à la personne en danger. Dans tous les cas, si le problème est vital, l’appel du 15 est prioritaire.
12. prime partage de valeur
Comme vous le savez on en avait parlé, la dernière session de la Prime Partage de Valeur sera réglée sur le bulletin de paie de décembre 2024.
APM 31 a décidé de réitérer l’attribution de la prime de partage de valeur (anciennement appelée Prime Macron) sur l’année 2024 selon les critères ci-après : Cette prime sera attribuée à : - Tous les salariés sous contrat au 30 Juin 2024 - Hors salariés en ALD (arrêt maladie de plus de 6 mois) - Tous les salariés qui ne sont plus en période d’essai. Le montant de la prime attribué sera sur un montant proportionnel aux heures payées et effectuées par salarié sur le temps total payé des salariés concernés. Elle est répartie sur la période travaillée du 1er Juillet 2024 au 31 Décembre 2024 de 300 euros également. Nous avons décidé de vous attribuer cette prime dans le but de vous motiver, fidéliser et vous remercier pour votre qualité de travail et assiduité au sein d’APM 31. Je vous rappelle que cette prime sera exonérée de charges salariales, patronales et défiscalisée. Elle apparaîtra sur le bulletin de salaire de salaire de décembre 2024 pour cette dernière session.
13. soiree : vendredi 13 decembre 2024
Chaque année, nous organisons une soirée de fin d’année dans la salle de réunion comme l’année dernière. Cette année, le thème est soumis au vote de l’assemblée :1. Superstition2. Haut chic, bas choc (ou variante Haut chic, bas crocs) 3. Années 804. Personnage de film culte ou dessin animé Suite au vote, la soirée aura lieu le vendredi 13 décembre 2024 à 19h, les conjoints ne sont pas conviés pour des raisons évidentes de places. Nous attendons votre confirmation avant le 30 novembre 2024.Le principe sera le même que l’année dernière, ce sera en mode « auberge espagnol » chacun ramène un plat ou une quiche ou gâteaux ou autres Nous nous occuperons des boissons. Et en fonction du thème, nous ferons une petite déco assortie, et bien évidement, un karaoké sera prévu comme l’année dernière.
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REUNION du 26 octobre 2024
ORDRE DU JOUR
1. Rappel des rôles du bureau 2. Signalement & réclamation bénéficiaires 3. Implication & Livret d’accueil bénéficiaire 4. Point partage & respect : Salle de pause 5. Congés payés de fin d’année 6. Nouvelle organisation des plannings7. Temps de coordination8. Fiches missions 9. Véhicules10. Livret d’accueil salarié 11. PSC 1 12. Prime Partage de Valeur (dernière session)13. Soirée du Vendredi 13 décembre 2024
1. Rappel des rôles du bureau
Victorine est votre responsable de secteur qui gère les plannings, votre contrat de travail, vous manage en rapport aux bénéficiaires et assure votre suivi RH au sein de la société. Adélaïde est mon assistante de direction, elle s’occupe de la comptabilité interne de la société, gestion des factures, gestion des règlements, suivi client concernant les devis, factures & règlements, met en place le crédit d’impôts instantanée que ce soit sur le SAP ou le Jardin & même le transport. Elle est suppléante sur les tâches RH & planning de Victorine uniquement quand Victorine n’est pas disponible, de ce fait, tout ce qui est relaté à Adélaïde sur les plannings, bénéficiaires & les soucis entre les bénéficiaires & vous sera informel et pas décisionnel. Elle gère la partie secrétariat quand personne n’est disponible et aide Victorine en cas de besoin en plus de ses tâches principales. Dans tous les cas, pour toutes demandes liées aux prestations, au planning & à votre contrat de travail il vous faut voir avec Victorine directement, Adélaïde ne gère que les changements de planning de dernière minute & de façon urgente. Et bien évidement je suis là en cas de besoin si vous avez des questionnements sur la société (gestion & organisation) ou juste boire un café, ça marche aussi :D
2. SiGnALEMENT & RECLAMATIONS BENEFICIAIRES
Concernant les signalements, si vous avez des soucis avec des bénéficiaires, il vous faudra nous remonter l’information (même si vous en avez parlé en amont) par mail & SMS, parce que nous avons besoin de traces écrites et signées.
En effet la majeure partie de nos bénéficiaires sous couverts par l’APA ou la PCH, de ce fait, nous devons à chaque fois avoir des traces écrites des évènements car le Conseil Départemental peut nous demander des justificatifs. Il sert à nous couvrir en cas de soucis & leur faire remonter les infos également. Sans réclamation écrite et dans le cadre du suivi qualité de la société, on ne pourra pas le prendre en compte. Dans tous les cas il nous faut des écrits.
3. ImPLICATION & LIVRET ACCUEIL BENEFICIAIRE
Si vous avez des nouvelles idées, vous pouvez toujours venir ou prendre rendez vous pour nous en parler. Certaines idées qui avaient été évoqué en début d’année 2024 comme les sorties ont pu être mis en place. Du coup, si vos idées ont du sens et son pertinente pour la société & les bénéficiaires, nous pourrons vous écouter et voir pour les mettre en place.
Également, nous sommes en train de mettre à jour le livret d’accueil des bénéficiaires, de ce fait, si vous avez des idées, vous pouvez nous en faire part avec plaisir.
4. pOINT PARTAGE & salle de pause
La salle de pause est espace de vie commune, de ce fait je voudrais faire un petit rappel sur les denrées qui sont ramenées (ou non) par chacun & chacune.
La plupart des choses sont achetés par vos collègue & APM 31, du coup ce serait bien de faire un certain roulement ou de demander quand vous souhaitez vous servir de quelque chose qui ne vous appartient pas. Notamment sur la vaisselle, la mise à jour de la machine à café, les boissons, les gâteaux ou encore d’autres denrées que j’aurais oublié.
A chaque fois c’est acheté avec plaisir, mais ce serait bien que ce ne soit pas toujours les mêmes. Également, je voudrais vous rappeler que vous êtes là pour vous respecter entre vous, que même si vous travaillez de façon différée, vous faites partie de la même société.
Si effectivement, vous avez un souci avec une de vos collègues, vous pouvez demander un créneau pour emprunter une des salles auprès de Victorine afin de régler vos soucis et de façon calme et avec bienveillance. Si besoin, Victorine peut aussi vous écouter & organiser une rencontre afin de calmer les tensions et régler les problèmes, il ne faut vraiment pas hésiter. Ce serait fâcheux, que dans certaines conditions, nous soyons obligés de vous convoquer afin de régler le problème nous-même.
5. conGES PAYES DE FIN D'ANNEE
Les personnes qui ont pris les congés payés à Noël & au jour de l’an l’année dernière, ne seront pas prioritaire cette année, notamment sur la même semaine.
En gros, ceux qui ont pris Noel ne pourront pas le reprendre l’année suivante (et même chose pour le jour de l’an). Par contre, si en fonction des besoins, et si l'activité nous l'impose, nous redispatcherons les heures sur les personnes en activité. L'idée est de faire au mieux pour tout le monde et selon les besoins de la société aussi.
6. nouvelle organisation des plannings
Depuis plusieurs mois, les plannings se sont éclatés suite aux différents changements de ces derniers temps, de ce fait, nous allons devoir comme chaque année remanier & optimiser les plannings. En général, on le fait une fois par an, et ça n’a pas trop d’impact sur vos plannings, mais là, à partir du 1er janvier 2025, il va falloir qu’on tape dans la fourmilière et faire une grosse refonte car l’optimisation ne va plus.
Du coup, des changements vont être opéré à partir de l’année prochaine, et vous aurez les nouveaux plannings à partir de mi-décembre 2024. De plus, les cycles de plannings ne seront générés que deux mois à l’avance afin d’optimiser l’organisation interne et cela permettra de combler les trous qui sont de plus en plus récurrent, optimiser les lieux d’intervention afin de réduire les temps de trajet et optimiser votre contrat de travail. L’objectif pour nous, serait de pouvoir vous proposer d’ici l’année prochaine des semaines de 4 jours et demi afin de vous permettre d’avoir une demi-journée de libre pour vos rendez-vous personnels ou autres.
7. TEMPS DE COORDINATION
Prochainement, nous allons mettre en place des temps de coordinations pour se poser ensemble et parler des bénéficiaires pour connaitre les situations et vos ressentis et également proposer des axes d’amélioration des prestations.
Les groupes seront effectués en fonction des bénéficiaires et je participerais à ces réunions avec Victorine et vous. Pour le moment, nous n’avons pas bloqué de temps sur les plannings, mais cela risque d’arriver rapidement. Environ 1h30 de temps seront bloqués sur vos plannings. Pour le moment on démarre comme ça et après ce sera ajusté en fonction des besoins et de l’efficacité de ses temps de coordinations (soit plus ou moins de monde ou soit plus ou moins de temps), on verra en fonction.
8. FICHES MISSIONS
Nous avons demandé de prendre un temps pour mettre à jour toutes les fiches missions des bénéficiaires afin de se mettre en conformité avec la réforme AVS de 2022 et préparer les fameux DIPEC qui remplaceront les contrats clients et seront en conformité avec l’ARS
Il se trouve que ça stagne un peu, du coup, nous allons vous bloquer des temps dédiés par intervenants pour vous permettre de finaliser cette tâche. Les temps seront du travail effectif et compter dans vos heures mensuelles.
Cela permettra également à ceux qui remplace ou passe après vous d’avoir toutes les informations nécessaires sur la prestation et les missions à effectuer chez les bénéficiaires.
9. VEHICULES
Bonne nouvelle ! Nous avons reçu les 10 nouvelles clios 5, elles nous attendent chaudement à la concession Renault.
Cela dit, il nous faut vendre les véhicules actuels, du coup, la concession va passer voir les véhicules ce mardi 29 octobre 2024 à 15h, du coup il faut que les véhicules soient nettoyés intérieur & extérieur à ce moment-là. Logiquement, elle devrait tout le temps être en bon état vu que vous en prenez soin. On espère pouvoir faire les changements entre les anciens & les nouveaux véhicules courant novembre 2024 voir maximum début décembre 2024.Elles sont neuves du coup, et niveau sécurité elles ont les radars arrière de recul. Il est évident que nous seront encore plus vigilent sur l’entretien des véhicules et votre conduite de tous les jours. Cela nous tenait à cœur que vous ayez des véhicules neufs, donc la moindre des choses c’est de respecter le matériel mis à votre disposition.
Rendez vous Véhicule
Mardi 29 octobre 2024 à 15h
10. LIVRET ACCUEIL SALARIE
11. PREVENTION SECOURS CIVIQUE NIVEAU 1
Après le 6 novembre 2024, tout le monde aura passé la formation PSC 1 (Prévention & secours civiques de niveau 1), nous allons vous envoyer le référentiel par mail afin que vous ayez une trace par écrite de toutes les recommandations. Marie vous a fait une plaquette sur les numéros d’urgence & les sujets des messages à dire aux secours. L’information primordiale c’est que grâce à l’obtention du PSC 1 vous êtes couvert si vous devez effectuer un soin dans l’urgence. En gros, si le bénéficiaire se blesse pendant la prestation ou si quand vous arrivez vous, le bénéficiaire s’est blessé, vous êtes couvert et vous vous devez de porter assistance à la personne en danger. Dans tous les cas, si le problème est vital, l’appel du 15 est prioritaire.
12. prime partage de valeur
Comme vous le savez on en avait parlé, la dernière session de la Prime Partage de Valeur sera réglée sur le bulletin de paie de décembre 2024. APM 31 a décidé de réitérer l’attribution de la prime de partage de valeur (anciennement appelée Prime Macron) sur l’année 2024 selon les critères ci-après : Cette prime sera attribuée à : - Tous les salariés sous contrat au 30 Juin 2024 - Hors salariés en ALD (arrêt maladie de plus de 6 mois) - Tous les salariés qui ne sont plus en période d’essai. Le montant de la prime attribué sera sur un montant proportionnel aux heures payées et effectuées par salarié sur le temps total payé des salariés concernés. Elle est répartie sur la période travaillée du 1er Juillet 2024 au 31 Décembre 2024 de 300 euros également. Nous avons décidé de vous attribuer cette prime dans le but de vous motiver, fidéliser et vous remercier pour votre qualité de travail et assiduité au sein d’APM 31. Je vous rappelle que cette prime sera exonérée de charges salariales, patronales et défiscalisée. Elle apparaîtra sur le bulletin de salaire de salaire de décembre 2024 pour cette dernière session.
13. soiree : vendredi 13 decembre 2024
Chaque année, nous organisons une soirée de fin d’année dans la salle de réunion comme l’année dernière. Cette année, le thème est soumis au vote de l’assemblée :1. Superstition2. Haut chic, bas choc (ou variante Haut chic, bas crocs) 3. Années 804. Personnage de film culte ou dessin animé Suite au vote, la soirée aura lieu le vendredi 13 décembre 2024 à 19h, les conjoints ne sont pas conviés pour des raisons évidentes de places. Nous attendons votre confirmation avant le 30 novembre 2024.Le principe sera le même que l’année dernière, ce sera en mode « auberge espagnol » chacun ramène un plat ou une quiche ou gâteaux ou autres Nous nous occuperons des boissons. Et en fonction du thème, nous ferons une petite déco assortie, et bien évidement, un karaoké sera prévu comme l’année dernière.
14. AVEZ VOUS DES QUESTIONS
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