Documentation Projet

Gestion deProjets :La documentation

La documentation en gestion de projet est essentielle pour assurer la bonne planification, l'exécution et le suivi d'un projet entre l'équipe projet qui représente le maître d'oeuvre et le commandaire qui est le maitre d'ouvrage.

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Gestion du projet

La documentation à produire pour la réalisation du projet Centre Hopitalier du Mans

Communication interne-externe

Conception, production et partage de contenus

Coordination des tâches-Planification

La matrice RACI

Le diagramme de Gantt

Le rétroplanning

Coordination des tâches-Planification

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Pour faire avancer le projet, il faut le structurer, l'organiser et le piloter. Il faut définir les tâches à réaliser, les découper pour faciliter l'atteinte des objectifs, définir les livrables et les personnes chargées de ces tâches.Plusieurs outils permettent de réaliser des documents pouvant contribuer à faciliter la coordination des tâches au sein de l'équipe :

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La fiche de projet

La note de cadrage

Rapport de clôture /Document de Synthèse

Compte-rendu de réunions

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Rapports d'étapes ou d'avancement

Communication interne-externe

A toutes les étapes du projet, il est nécessaire de communiquer avec les parties prenantes et le commanditaire. Outre les divers outils utilisés pour communiquer (outils de chat, visioconférence), voici les principaux documents fondamentaux à élaborer :

Storyboard

Des présentations

Une notice explicative

scénario pédagogique

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Conception, production et partage de contenus

En amont de la production, ces documents permettent de traduire les objectifs pédagogiques en plan détaillé, en définissant la progression logique des informations, les activités d’apprentissage, et les interactions prévues pour les apprenants et les tuteurs.

Gestion du projet

Le cahier des charges

Le cahier des charges, également appelé CDC, est un document élaboré lors du cadrage d’un projet.

Le tableau de bord

Le tableau de bord donne une vue claire et concise de toutes les activités, ressources et jalons importants d’un projet.

L'état budgétaire

L'état budgétaire est un rapport financier qui présente la situation des dépenses et des recettes d'un projet par rapport au budget prévu.

Le registre des risques

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Un registre de risques est un outil à la disposition des chefs de projet pour suivre et examiner les risques susceptibles d'impacter leurs projets.

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Merci

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Dans le cycle de vie d'un projet, la note de cadrage se situe entre l'étude d'opportunité et la conception du cahier des charges. La note de cadrage est un document synthétique qui définit le cadre d'un projet dès ses premières étapes. Elle sert à formaliser l'idée du projet, à en délimiter les contours, et à fixer les grandes lignes avant de se lancer dans la planification détaillée. Nous l'établirons en concertation avec le commandiatire lors de la réunion de cadrage du 29 octobre 2024.

Le rétroplanning est une méthode de planification efficace puisqu’on organise les étapes du projet à partir de la deadline et non de la date de début comme la plupart des plannings. Ce qui permet une meilleure organisation dans la gestion des différentes tâches entre elles. En planifiant toutes les actions et les tâches à réaliser, ainsi que leurs délais respectifs, vous avez une vue d’ensemble claire sur la chronologie du projet.

L’objectif du rapport d’étape est de transmettre au commanditaire des informations sur l’évolution du projet. Le rapport permet de s’assurer que le projet avance conformément. En suivant l’avancement, on peut détecter les éventuelles déviations et y remédier.

L’un des principaux intérêts du diagramme de Gantt est d’organiser le projet au travers d’un visuel simple à comprendre pour l’ensemble des acteurs. Le diagramme de Gantt permet de coupler les tâches en indiquant quelles tâches doivent être achevées avant de pouvoir commencer les autres. Cette interconnexion des tâches est prise en considération pour coordonner les éléments et établir le diagramme.

La matrice RACI est un outil de gestion de projet qui attribue des rôles et des responsabilités à chaque membre de l'équipe en charge de sa réalisation.Elle permet de répartir la charge de travail et relie les personnes aux activités. Il suffit ensuite de noter le rôle joué par chaque intervenant en fonction des activités. Ce qui revient à renseigner les croisements des lignes et des colonnes avec une ou plusieurs lettres : R (Responsible / Réalisateur) A (Accountable / Approbateur) C (Consulted / Consulté)I (Informed / Informé)

Conserver une trace écrite des réunions internes et avec le commanditaire. Noter les décisions prises, les tâches assignées et les points abordés lors des réunions. Les comptes-rendus peuvent être réalisés via des outils de traitement de texte, des outils collaboratifs (Google Docs, Trello,Microsoft OneNote) ou des outils avec des fonctionnalités dédiées à la création et au suivi des comptes rendus (IA compagnon par exemple).

Le document de synthèse permet d'analyser le résultat du projet ainsi que le processus par lequel ce résultat a été produit. Dernier document rédigé, il permet de comparer les prévisions (budget, délais, qualité) aux résultats réels, en identifiant les écarts et leurs causes.C'est le dernier document réalisé pour le projet et transmis au commanditaire, il va fournir une base de connaissances pour les équipes qui pourraient reprendre le projet.

La fiche de projet a été établie par le commanditaire afin de présenter succinctement le projet. Cette fiche joue le rôle d'appel à projet. Elle nous a permis de nous positionner sur le projet en comprenant les grandes lignes de celui-ci.Nous allons pouvoir approfondir cette fiche de projet grâce à l'entretien du 29 octobre 2024.