Validación de datos personalizada

Excel Avanzado

Validación de datos Personalizada

Karla Jimena Delgado Covarrubias

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Contenido

VALIDACIÓN DE DATOS

mENSAJE DE error

Pestañas de la validación

Personalización

oPCIÓNES DE DATOS

Ejemplo de personalización

mENSAJE DE ENTRADA

Validaciones de datos

VALIDACIón de datos

Util para...

• Proteger de errores de introduccion de datos y garantiza que la información utilizada sea fiable y valida
• Impedir que se almacenen en la bases de datos valores inexactos o incoheretes

Es una herramienta de Excel que permite establecer limitaciones sobre los tipos de datos que se puede introducir en una celda o grupo de celdas. Su objetivo principal es RESTRINGIR el ingreso de información.

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Pestañas de la validación de datos

En la parte superior de la ventana de validación de datos se encuentran las siguientes pestañas:

Configuración

En esta se encuentran los criterios de validación por lo que es donde se fijan las reglas de validacion. Ademas tiene la casilla de "omitir blancos" la cual está activa en todos los tipos de criterio, pero si se desea que al ingresar un dato no se deje vacío se debe desactivar.

Mensaje de entrada

Esta es para ayudar y dar instrucciones a los usuarios sobre el tipo de información que se debe ingresar en las celdas

Mensaje de error

Esta es para agregar un mensaje personalizado que se mostrara cuando el usuario ingrese datos erróneos

Configuración: Opciones de validación de datos

OPCIONES DE VALIDACIÓN DE DATOS

Al hacer click a validación de Datos se abre un cuadro de dialogo en el cual se tiene varios Opciones de Criterio de Validación, entre ellos estan:

Numero entero o decimal

Cualquier valor

Lista

Entero: Permite solo ingresar números enteros, se puede aplicar para tipo de formato general y de número. Decimal: Permite el ingreso de número decimales, incluye numeros enteros. Se usa para formato de porcentaje, moneda, contabilidad, general y números.

Esta por defecto, no realiza ninguna validación

Permite el ingreso de datos que esten en lista predeterminada

Fecha o hora

Fecha: Sólo permite el ingreso de fecha. Hora: Sólo permite el ingreso de hora, impide cualquier valor que no tenga formato de hora.

Personalizado

Longitud de texto

Se utiliza para establecer criterios que no se encuentran en las opciones anteriores(mas adelante se profundizara este tema).

Permite limitar la cantidad de caracteres que se pueden introducir en una celda que va a contener texto.

MENSAJE DE ENTRADA

Partes de la pestaña Mensaje de entrada

Ejemplo:

Casilla de mostrar mensaje de entrada: se activa para que el usuario se de cuenta al seleccionar la celda. Titulo: nombre del mensaje que se quiere dar Mensaje de entrada: instrucciones especificas de los datos que se deben de ingresar

• Este mensaje aparece cerca de la celda. Puede moverse y permanece visible hasta que se mueva a otra celda o al presionar Esc.

mensaje de error

PARTES DE LA PESTAÑA MENSAJE DE ERROR

Estilo: se pueden eleigir 3 diferentes tipos de estilo detención, advertencia y información Titulo: se escribe el titulo del mensaje error Mensaje de error: se escribe el mesaje que se desee para que el usuario se de cuenta desu error. Ejemplo

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Actividad

PERSONALIZACIÓN

Personalización

Permite el ingreso de datos condicionados por una fórmula. Es la opcion mas potente de la validacion de datos ya que depEnde de las funciones que se maneje y el objetivo de su formulación Se tiliza para establecer criterios que no se encuentran en las opciones anteriores

Caracterisiticas

• Se pueden crear validaciones complejas atraves de formulas
• Se pueden realizar validaciones de multiples condiciones usando funciones como Y,O, SI

Ejemplo de personalización

Se quiere establecer un criterio para que se introduzcan datos en la celda que empiezen por el texto determinado “FRU-” Pasos: 1. Seleccionar las celdas o rango de celdas a las que se va aplicar la restricción 2.En cinta de opciones, seleccionar Datos >Herramienta de datos> Validación de datos 3. Seleccionar en el cuadro desplegable que dice permite la opcion Personalizada y escribir la formula =IGUAL(IZQUIERDA(B3;4);“FRU-”). La fórmula utiliza 2 funciones IGUAL e IZQUIERDA para determinar si los 4 primeros caracteres introducidos en la celda son idénticos a “FRU-” 4. Agregar mensaje de entrada y de error

Actividad

Actividad

¡Gracias por tu atención!

Referencias

Cruz, M. (2019, 3 octubre). Validación de Datos en Excel [guía completa] • Excel No Convencional. Excel No Convencional. https://excelnoconvencional.com/validacion-de-datos-excel-guia-completa/ EducaCyL, V. B. G. y. B. S. I. S. C. /. C. (s. f.). 4. Datos en Excel. Validación de datos y listas personalizadas | B2.4.1.Excel como herramienta de evaluación Nivel B2. https://www.educa.jcyl.es/educacyl/cm/gallery/CCD/Area_4/B2.4_Excel_como_herramienta_de_evaluacion/4_datos_en_excel_validacin_de_datos_y_listas_personalizadas.html Jenkins, M., Tsitlidze, L., & Madrid, D. (2022, 17 mayo). Fórmulas personalizadas de validación de datos. Automate Excel. https://www.automateexcel.com/es/formulas/formulas-personalizadas-validacion-de-datos/ Más información sobre la validación de datos - Soporte técnico de Microsoft. (s. f.). https://support.microsoft.com/es-es/office/m%C3%A1s-informaci%C3%B3n-sobre-la-validaci%C3%B3n-de-datos-f38dee73-9900-4ca6-9301-8a5f6e1f0c4c Migmun. (2023, 19 abril). La validación de datos: Todas sus posibilidades - Tutorial Excel. Tutorial Excel. https://tutorialexcel.com/la-validacion-de-datos/

Criterio de fecha o de hora

Se puede establecer restricciones para indicar que los datos se encuentren en un rango de fechas/horas, antes, despues, restriguir algun dia o hora, diferente o incluso que no se pueda poner algun rango de fecha o hora. Por ejemplo: En fecha: una solicitud de vacaciones de un empleado, se puede evitar que se seleccione una fecha antes de la del día actual.

Hora: se puede especificar la programación de una reunión entre las 8:00 y las 17:00.

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Estilos

Impide que los usuarios escriban datos no válidos en una celda. Un mensaje de este estilo tiene la opción de volver a intentar o cancelar

Detención

Advierte a los usuarios de que los datos indicados no son válidos, pero sin evitar que los escriban. Los usuarios pueden hacer clic en Sí para aceptar la entrada no válida, No para editarla o Cancelar para quitar la entrada no válida.

Advertencia

Informa a los usuarios de que los datos indicados no son válidos, pero sin evitar que los escriban. Este tipo de alerta de error es el más flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta de Información, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no válido o Cancelar para rechazarlo

Información

Ubicación de la validación de datos

La herramienta se encuentra en la ficha "Datos" En el grupo "Herramientas de Datos" .

Conoce mas sobre la longitud de texto

Este se pueden establecer criterios para restringir un rango de caracteres, minimos o maximos e incluso iguales y diferentes a la cantidad que se agregue. Por ejemplo, se puede impedir que se agreguen 5 caracteres, con esto se permite cualquier cantidad menos la indicada.

Restricciones que se pueden aplican en numeros

Se pueden establecer restricciones (entre, no esta entre, igual a, no igual a, mayor/menor que, mayor/menor o igual que) para aplicar a este tipo de datos. Por ejemplo, indicar que los números enteros o decimales se encuentren entre el valor 0 y 100. En ese caso solo se podrían ingresar números enteros o decimales pero tienen que estar entre el mínimo y máximo establecido.

Conoce mas sobre el criterio

Con este criterio, se generará una lista desplegable con la que se podra seleccionar el valor de la celda a traves de las opciones de la lista. Para crear la lista desplegable se debe indicar los valores permitidos en el apartado de Origen, los cuales se pueden escribir directamente en ese apartado, separados con coma o se puede referenciar el rango en el que se encuentren los datos

• Este criterio permite ahorrar tiempo a la hora de introducir datos y impide que se puedan introducir datos con errores de escritura
• Como ejemplo, puede limitar las elecciones de departamento de un usuario a Contabilidad, Nóminas o RR. HH., etc.