PROCESO ADMINISTRATIVO
LUIS ALBERTO RODRIGUEZ VAZQUEZ
Created on October 24, 2024
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Transcript
ACTIVIDAD 2
4 FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Introducción
Contacto
Actividades
Descripción
índice
Financiación
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El proceso administrativo es la relación de funciones que buscan aprovechar al máximo cada recurso de una empresa de forma correcta, rápida y eficaz.
¿Qué es el proceso administrativo?
5. Políticas. Se refiere a las pautas generales que deben observarse en la toma de decisiones. Son las directrices para orientar la acción. 6. Estrategias. Son los cursos de acción que señalan la dirección y determinan el empleo general de los recursos para lograr los objetivos. 7. Programas. En ellos se detallan el conjunto de acciones, los responsables y los tiempos necesarios para llevar a cabo las estrategias. 8. Presupuestos. Son indispensables para planear y proyectar de manera cuantificada los recursos que requiere la organización para cumplir con sus objetivos. Su principal finalidad consiste en determinar la mejor forma de utilizar y asignar los recursos, a la vez que permiten controlar las actividades de la organización en términos financieros
1. Filosofía. Es el conjunto de valores, prácticas y creencias que constituyen la razón de ser de la organización y representan su compromiso ante la sociedad. 2. Misión. Es la razón de ser de la empresa; su propósito o motivo es de carácter permanente. 3. Visión. Es el enunciado del estado deseado de la empresa, en el futuro por la organización. 4. Objetivos estratégicos. Son los recursos específicos que se desean alcanzar; son medibles y cuantificables en el tiempo, con vistas a lograr la misión
Elementos de la planeación estratégica
Es la determinación de los escenarios futuros y del rumbo hacia donde se dirigirá la empresa. • Determinar los resultados que se pretenden alcanzar . • Especificar las estrategias que se implementarán para minimizar los riesgos
• Amplia. Posicionarse dentro de un ámbito que pueda expandirse, pero debe ser lo suficientemente específica y bien definida para que sea fácil de entender y lograr. • Motivadora. Inspiradora y alcanzable. • Permanente. Orientada a inspirar a la empresa durante todo su ciclo de vida. • Congruente. Coherencia entre lo que se hace y lo que se desea.
¿Cómo definir la misión?
La visión fija el rumbo de la institución, plantea retos, sirve para punto de consenso, estimula la creatividad y coordina esfuerzos. Para formularla, se responden las siguientes preguntas: • ¿Qué se distingue como clave para el futuro? • ¿Qué, en contribución única, se debe hacer en el futuro? • ¿Cuál es la oportunidad de crecimiento? • ¿En qué negocios no deberíamos estar? • ¿Quiénes son, o deberían ser nuestros clientes? • ¿Cuáles son, o deberían ser nuestros divisiones? • ¿Qué es probable que cambie de nuestra organización dentro de tres o cinco años?
¿Cómo definir la visión?
Genially
Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son: Es de carácter continuo. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
IMPORTANCIA
Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.
ORGANIZACIÓN
coordinación: Las unidades de la organización siempre deberán mantenerse en equilibrio. La estructura organizacional debe propiciar la armonía y la adecuada sincronización de los recursos que integran la empresa, para cumplir con los objetivos generales. Todas las funciones deben apoyarse completamente y combinarse, a fin de lograr un objetivo común; en esta forma, la organización funcionará como un sistema armónico en el que todas sus partes actuarán oportuna y eficazmente, sin ningún antagonismo. Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.
Difusión: Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas. Amplitud o Tramo de Control: Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas las funciones eficientemente.
Paridad de Autoridad y Responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad para cumplir dicha responsabilidad. Unidad de Mando: Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un sólo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a más de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba órdenes de dos o más jefes sólo ocasionará fugas de responsabilidad, confusión e ineficiencia.
Del Objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. Especialización: “El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad”. Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.
PRINCIPIOS
Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona quien toma las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando. Se le conoce como organización lineal o militar porque, se utiliza en instituciones militares, siendo aconsejable también su aplicación en pequeñas empresas.
ORGANIZACIÓN FUNCIONAL O DE TAYLOR La organización funcional consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor número posible de funciones.
Etapas del Proceso de Dirección El proceso directivo en toda organización, comprende diferentes etapas, que a su vez, conllevan diferentes actividades y tareas a realizar; de este modo es posible alcanzar los objetivos y metas que se tienen propuestas en la empresa. De acuerdo con Münch (2009), el proceso administrativo puede esquematizarse de la siguiente manera:
Los elementos de la dirección comprenden la toma de decisiones, la comunicación, la motivación y el liderazgo: En la toma de decisiones se elige la alternativa óptima para lograr los objetivos de la organización. Con la comunicación se trasmite y recibe la información necesaria para ejecutar las decisiones, planes y actividades. Gracias a la motivación se obtienen comportamientos, actitudes y conductas del personal para trabajar eficientemente y de acuerdo con los objetivos de la empresa. A través del liderazgo, se puede influir, guiar o dirigir a un grupo de personas hacia el logro de la misión de la empresa. El liderazgo incluye el poder, la autoridad, la supervisión, la delegación y el mando.
La dirección es entendida como la ejecución de los planes de acuerdo a una estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social, a través de la motivación, la comunicación y el ejercicio del liderazgo.
Dirección
En todo proceso directivo es de vital importancia la toma de decisiones, este es el proceso sistemático y racional, a través del cual se selecciona el curso de acción óptimo, entre varias alternativas. Tiene repercusiones internas en la empresa en cuanto a las utilidades, el producto y el personal; y externas cuando influyen en proveedores, clientes, entorno, economía, etc. Las decisiones poseen un efecto multiplicador que a su vez origina efectos no sólo en las áreas de la organización, sino en diversos segmentos del entorno tales como los clientes, el personal y la sociedad. Es imprescindible que la toma de decisiones se fundamente en un proceso lógico y racional, junto con una serie de técnicas que permitan evaluar objetivamente el entorno. Una de las responsabilidades más importantes del directivo es la toma de decisiones, ya que de la adecuada selección de alternativas, depende en gran parte, el éxito de cualquier organización. Esta etapa forma parte de la dirección porque constituye una función que es inherente a los directivos: a lo largo de todas las etapas del proceso administrativo se toman decisiones.
Toma de Decisiones
Una vez establecidos los objetivos y metas a alcanzar dentro de la empresa, es necesaria la integración, en donde el administrador elige y consigue los recursos que serán precisos para poner en marcha las actividades propias de cada objetivo, de este modo se pueden ejecutar los planes sin contratiempos. Para ello, se deben tener en cuenta las personas que se requieren y a su vez, qué características deben tener éstas para lograrlo. Igualmente debe tener en claro los recursos que estarán involucrados. La integración comprende cuatro etapas: El reclutamiento de personal necesario para llevar a cabo las actividades encaminadas a los objetivos. La selección del personal más capacitado y con las aptitudes exactas. Introducción e inducción de las nuevas actividades que se llevaran a cabo tras la decisión directiva. Capacitación y desarrollo de las actividades, con un constante proceso de evaluación, para comprobar que se estén llevando a cabo como se tienen planeadas.
Integración
Aprovechamiento de la organización informal. La comunicación es más efectiva cuando la administración utiliza la organización informal para suplir canales de información de la organización formal. • Concisión. La comunicación debe ser la estrictamente necesaria y lo más concisa posible, ya que el exceso de información puede ocasionar burocracia e ineficiencia. • Difusión. Toda la comunicación formal de la empresa debe ser por escrito y difundirse a través de los canales estrictamente necesarios, evitando papeleo excesivo. • Credibilidad. Debe ser veraz y confiable para garantizar la credibilidad.
La comunicación efectiva implica la existencia de los siguientes requisitos: • Oportunidad. Debe transmitirse en tiempo y forma. • Sencillez y claridad. El lenguaje en que se exprese y la manera de transmitirla deben ser accesibles para el receptor. • Integridad. La comunicación debe servir como lazo integrador entre los miembros de la empresa para lograr la cooperación necesaria en la realización de los objetivos.
La comunicación consta de tres elementos básicos: Emisor, en donde se origina la información. Transmisor, a través del cual fluye la comunicación. Receptor, que recibe y debe entender la información. Existen diversos tipos de comunicación que deben considerarse al dirigir una empresa: • Formal. Se origina en la estructura formal de la organización y fluye a través de los canales organizacionales. Por ejemplo: correspondencia, instructivos, manuales, órdenes, etcétera. • Informal. Surge de los grupos informales de la organización y no sigue los canales formales, aunque se puede referir a la organización. Por ejemplo: comentarios, opiniones, etc. Este tipo de comunicación es de gran importancia, ya que por su carácter no formal puede llegar a influir más que la comunicación formal e, incluso, ir en contra de ésta. Es conveniente lograr que los canales de comunicación formal se apoyen en las redes informales.
Comunicación
Básicas o Fisiológicas. Aquellas que surgen de la naturaleza física del ser humano, como la necesidad de alimento, de vivienda. Estas necesidades se satisfacen a través de sueldos y prestaciones. o De seguridad. Como su nombre lo indica, se refiere a la necesidad de no sentirse amenazado, es decir, a tener un empleo estable. o De amor o pertenencia. Se refiere a la necesidad de ser amado y pertenecer al grupo. Los deseos de relaciones afectivas con las demás personas. o De reconocimiento. La necesidad de confianza en sí mismo, el deseo de fuerza, logro, competencia y la necesidad de estimación ajena, que se manifiesta en forma de reputación, prestigio, reconocimiento, atención, importancia, etcétera. Superiores o Autorrealización: El deseo de todo ser humano de realizarse por medio del desarrollo de su propia potencialidad. Estas necesidades se satisfacen a partir de las necesidades básicas en el orden en que se han enumerado. De esta manera, cuando las necesidades fisiológicas han sido satisfechas, la de seguridad se activa y ocurre lo mismo de manera sucesiva con el reste de necesidades.
La motivación es una de las labores más importantes de la dirección y la más compleja, pues por medio de esta se logra que los empleados ejecuten el trabajo con responsabilidad y agrado, de acuerdo con los estándares establecidos, además que es posible obtener el compromiso y la lealtad del factor humano. Existen varias teorías relacionadas con la motivación, la más importante es la Jerarquía de las necesidades de Maslow:
Motivación
Autocontrol. Consiste en el control de los impulsos, en mantener la serenidad, en actuar con objetividad para inspirar confianza a los subordinados. El dominio de uno mismo implica una gran disciplina para no ser esclavo de los impulsos y tener la capacidad moral para ejercer la autoridad. o Seguridad en sí mismo. La confianza en sí mismo nace de la certeza del dominio propio y del conocimiento del área y de las situaciones que se van a dirigir. Obtener la confianza de los demás requiere de la confianza en uno mismo. o Creatividad e iniciativa. Una característica primordial en el líder es la iniciativa. Tomar decisiones acertadas, resolver conflictos, establecer un clima de trabajo que motive a la gente y todas las labores del empresario se fundamentan en la facultad de tener iniciativas que proporcionen y faciliten el logro de los objetivos de la organización. o Sentido común. Si algo necesita un ejecutivo es sentido común para delegar y ejecutar correctamente, para adaptarse al cambio, tratar a su gente como le gustaría que le tratasen a él, entender a los clientes para establecer estructuras sencillas y realiza todas las funciones del dirigente. o Actitud positiva. El optimismo va de la mano con una actitud positiva, lo que se traduce en alegría, gentileza y amabilidad para con los demás. Un jefe déspota y pesimista raramente conseguirá el apoyo de su gente. Uno de los factores motivadores más sencillos y gratuitos es la sonrisa, que constituye el mejor elemento para realizar bien el trabajo y establecer un ambiente de cordialidad y confianza.
Conocimientos tecnológicos. Es indispensable un amplio conocimiento del área, de las funciones, el producto y/o el servicio de la empresa a dirigir, ya que difícilmente se podrá delegar autoridad o conseguir el respeto y motivación del personal, si no se domina el ámbito de trabajo en el que se desarrolla la función directiva. Por otra parte, es imprescindible mantenerse actualizado para mejorar la calidad del producto o servicio. Conocimientos administrativos. La aplicación del proceso administrativo es primordial para afrontar la globalización. Ishikawa, padre de la calidad total, opina que “la calidad empieza con educación y termina con educación”. Por ello, la preparación administrativa debe incluir conocimientos de tipo humanístico para establecer el clima organizacional más adecuado, trabajar en equipo y relacionarse con el personal. Competencias personales. A partir de los resultados de diversas investigaciones al respecto, se ha concluido que las cualidades más sobresalientes del líder son: o Visión. Los grandes líderes están apasionados y comprometidos con una visión que confiere sentido y dirección a sus seguidores. Guiar, impulsar y alcanzar son acciones características de un líder con visión: si no existe una visión no existirá un enfoque claro. La visión con trascendencia es una de las mayores responsabilidades de los líderes.
Liderazgo
Genially
Existen diversos tipos de autoridad: Formal. Surge de la posición y jerarquía conferida por la organización, es decir, la que emana de un superior para ser ejercida sobre otras personas. Lineal. Es ejercida por un jefe sobre las personas que le reportan. Funcional. Ejercida por uno o varios jefes sobre funciones distintas. Técnica o staff. Surge de los conocimientos especializados. Personal. Proviene del carisma y la personalidad de la gente. El ejercicio de la autoridad es el mando. El mando asume dos formas: órdenes e instrucciones. Órdenes: Para que la orden sea efectiva deben considerarse los siguientes factores: transmitirla por escrito, con claridad y precisión; explicar y fundamentar la necesidad de su cumplimiento; debe ser oportuna (elegir el momento y lugar más apropiados para transmitirla); y motivar al personal. Instrucciones: Son el conjunto de pasos a realizar en situaciones de carácter repetitivo. Usualmente se definen en instructivos y circulares. Al emitirlas, es necesario considerar los lineamientos para las órdenes
Sinceridad, justicia y lealtad. Son valores indispensables para el éxito de la empresa, por ello, son valores que debe ejercer el líder en su actitud y comportamiento hacia la organización, los proveedores y los clientes internos y externos. Una conducta sincera y justa engendra en el personal compromiso y lealtad hacia la empresa. o La autoridad es la facultad para dar órdenes y exigir que sean cumplidas; es indispensable para la ejecución y el logro de los objetivos. Los elementos de la autoridad son: Mando. Ejercicio de la autoridad. Delegación. Consiste en la concesión de autoridad y responsabilidad por parte de un superior hacia un subordinado. Es en la delegación donde se manifiesta la esencia de la dirección y el ejercicio de la autoridad, ya que administrar es “hacer a través de otros”. La delegación es la concesión de autoridad y responsabilidad para tomar y ejecutar decisiones.
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B) Administración: El control para la Administración tiene tres elementos: 1) Normas que representan una actuación deseada. Estas pueden ser tangibles o intangibles, vagas o específicas, pero si los interesados no entienden los resultados esperados se crean confusiones. 2) Comparación de los resultados efectivamente logrados contra las normas. De esa comparación surge una evaluación, hecha por alguien competente que luego informa a la Dirección Superior con autoridad para tomar las decisiones correctivas. 3) Acciones correctivas, que como resultado de la evaluación realizada rectifican los errores detectados para obtener los resultados planeados.
A) Organizaciones: El control puede ser de tres tipos: Físico, Material o Simbólico. Es Físico: cuando la aplicación de la sanción afecta al cuerpo humano. El uso del látigo, el encierro o del revólver son designados como control coercitivo. Es Material: cuando se usan recompensas para el logro de objetivos, que pueden ser cosas o servicios, y no se dan cuando no se alcanzan esos objetivos. Se denomina control utilitario y su principal símbolo es el dinero. Es Simbólico: cuando se busca la obediencia a través de la adhesión de los individuos a un credo, idea u otro símbolo. Se denomina control normativo. El grado de rigurosidad del control crece a medida que se pasa del control normativo al utilitario y de éste al coercitivo. Del mismo modo, los sistemas de control para las organizaciones que usan control coercitivo, como las cárceles, necesitan ser mucho más rígidos que para las que utilizan el control utilitario como las empresas y los de estas mucho más severos que los de las organizaciones voluntarias controladas normativamente a través de la adhesión a símbolos, como las iglesias.
El control puede definirse como la evaluación de la acción, para detectar posibles desvíos respecto de lo planeado, desvíos que serán corregidos mediante la utilización de un sistema determinado cuando excedan los límites admitidos. También puede definirse como la regulación de actividades de acuerdo con los requisitos de los planes. El objetivo fundamental es asegurar el cumplimiento de los objetivos básicos de la organización. Lo que requiere tener conocimiento de las acciones que se ejecutan, la correlación existente entre estas acciones respecto al objetivo y la eliminación de los obstáculos que puedan trabar el logro de las metas establecidas
CONTROL
Total
+ info
"Normas de Control Interno", Que son las reglas prescritas por la Organización tendientes a preservar su patrimonio mediante una adecuada vigilancia de sus bienes y la regulación de las actividades a que se dedica. La implantación de un "Sistema de Control Interno" en una Organización requiere la aplicación de tres tipos de normas, a saber: a) El Control por "Oposición de Intereses". Para ello se distribuye la responsabilidad de un proceso total, en tramos, de forma tal que al culminar un tramo cesa la responsabilidad del que entrega y comienza la del que recibe. Por Ej.: en la rendición de un cobrador o cajero a la Tesorería, el control funciona por oposición de intereses, ya que el Tesorero no firmará un recibo por mayores valores de los que recibe, ni el cobrador aceptará un recibo por menor valor de lo que entrega. b) El Control por "Procesos" en puntos específicos de la tarea total. Se trata de asegurar el cumplimiento de las normas de procedimiento para cumplir un determinado trabajo a través del control por la vía jerárquica. Por ej. el control que Tema 10 Administración y Gestión de las Organizaciones 4 ejerce un supervisor, visando y rubricando los comprobantes generados por sus subordinados. c) Las "Normas de Procedimientos" detalladas para ejecutar determinadas tareas, que precisan las maneras de realizar la tarea en sí, como los comprobantes, registros y archivos donde deben quedar asentadas las formalidades inherentes al procedimiento previsto. Las Normas de Procedimiento se pueden implantar tanto para la tarea de subordinados como de supervisores que actúan dentro del "Núcleo Operativo". Su propósito es crear una estructura completa de normas que dificulte la actuación dolosa o negligente, o si ellas ocurren, que quede constancia de las mismas.
Requisitos del control: A) Debe reflejar la naturaleza y necesidades de cada actividad y organización: Un sistema de control debe adaptarse al tipo de operaciones que se deseen controlar. Los instrumentos para controlar ventas serán distintos de los diseñados para ser empleados en las compras o las finanzas de la empresa. Asimismo una pequeña empresa necesita controles distintos a una mediana o gran empresa. B) Debe reflejar rápidamente los desvíos: La información debe llegar al responsable de tomar las decisiones correctivas lo antes posible para minimizar los daños que puedan causar las fallas detectadas. C) Debe ser flexible: en caso de cambios en los planes o de circunstancias imprevistas, el control tiene que ser factible de ser modificado. D) Debe reflejar el modelo de organización: Al ser la organización el vehículo fundamental de coordinación entre las personas que forman la estructura de la empresa, los controles deben respetar el modelo estructural vigente.
Elementos del Control: De los conceptos anteriores surge que podemos concebir al Control como parte de un todo, o como un Subsistema dentro de un sistema mayor, superando al concepto clásico, estático, como una etapa más dentro del proceso administrativo típico de Planificar, Administrar y Controlar. Esta concepción del control que lo ubica como un Subsistema dentro del Sistema Administrativo total de la Organización, nos permite analizar los elementos que componen este Subsistema de la siguiente manera: 1) Una característica o atributo o condición a controlar. (Norma, Plan, Conducta). Un sistema "anda bien" cuando cumple sus objetivos, para poder controlarlo hay que seleccionar de la totalidad de operaciones que se desarrollan dentro del sistema, aquellas más relevantes, cuya medida da la pauta del funcionamiento total del sistema. 2) Un mecanismo o sistema sensor, que sea capaz de medir, a intervalos determinados, el atributo bajo control. El desarrollo de técnicas de control consiste fundamentalmente en diseñar estos instrumentos de medición y su colocación dentro del sistema, de manera tal que el consumo de energías para el control sea lo más bajo posible. Por ejemplo, el diseño de un buen plan de cuentas y su correcta utilización, serán fundamentales para el éxito del sistema de control contable. 3) Una red de comunicación que vincula al instrumento de control con el grupo de control. Siendo el control información para evaluar y corregir, es fundamental que en el diseño de la red de comunicación se tengan presentes los dos principales problemas que se presentan: La longitud y el ritmo del flujo de la información.
C) Cibernética: Considerándola como la ciencia de los mensajes entre hombres y máquinas, puede decirse que el control es el envío de mensajes que cambian la conducta de quienes los reciben.