Case 3 : La gestion du temps

LA GESTION DU TEMPS

Le saviez-vous ?

La matrice Eisenhower est un outil de gestion du temps. Parfois modifiée, appelée différemment ou encore remasterisée sous différentes formes, cette matrice reste un outil incontournable pour gérer son temps. Mais quelle est son origine ? Cette matrice a été popularisée par Dwight D. Eisenhower qui fut un général reconnu pour son efficience, son efficacité et sa productivité. Il planifiera notamment le célèbre débarquement de Normandie le 6 juin 1944. Par la suite, il deviendra le 34e président des États-Unis. Mais comment fonctionne-t-elle ? Cette matrice s’appuie sur deux facteurs, l’importance d’une tâche et le degré d’urgence de cette même tâche. L’importance se réfère aux tâches qui contribuent à l’avancée de votre travail. L’urgence se base sur le temps nécessaire de réalisation de la tâche et l’échéance donnée. Le degré « urgent » dépend de facteurs externes et varie selon les individus (stress, compétences, ressenti…). En classant vos tâches dans l’un des quatre quadrants ci-dessous, vous pourrez ainsi prioriser vos tâches, les déléguer, voire les éliminer dans certains cas.

Voir le tableau de la matrice Eisenhower

LA GESTION DU TEMPS

Le saviez-vous ?

Commencer

Edouard a été promu au poste de Responsable des ressources humaines de son entreprise depuis 8 mois. Il s’habitue à ses nouvelles fonctions, et a à cœur de réussir. Depuis sa nomination à son nouveau poste, sa charge de travail a considérablement augmenté, à tel point qu’il travaille en moyenne 10 heures par jour, ce qui affecte son équilibre vie professionnelle et vie personnelle. Il a décidé de faire appel à un programme de mentorat pour l’aider à gérer cette transition et à mieux organiser son temps. Vous incarnez Noémie, le mentor d’Edouard. Vous l’aidez à gérer son temps et à remplir la matrice Eisenhower par rapport aux différentes tâches qu’Edouard doit encore réaliser ce mois-ci. Pour répartir les tâches dans les différents quadrants, il vous suffit de glisser-déposer la tâche dans le quadrant qui vous semble le plus adéquat. Une fois que vous avez placé toutes les tâches, vous pouvez cliquer sur le bouton « vérifier » pour valider vos choix. Bonne chance 😉

IMPORTANT

URGENT

NON IMPORTANT

NON URGENT

Félicitations ! Vous avez réussi à aider Edouard à mieux gérer son temps. Depuis votre intervention et vos conseils, Edouard arrive à mieux organiser ses journées. Son équilibre vie professionnelle et vie personnelle est préservé.

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Terminer

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Dommage, vous n’avez pas réussi à classer efficacement les tâches d’Edouard. Cependant il apprécie l’outil que vous lui avez présenté et essayera de l’utiliser à bon escient dans le futur.

Réunions avec les différents services de l'entreprise pour comprendre et recueillir leurs besoin RH

Gestion des avantages sociaux et des compensations (changement de mutuelle, mise en place d'un plan épargne retraite...)

Mise en place d'un programme de formation sécurité et incendie pour tous les salariés

Développement d'un nouveau tableau de suivi des salariés (formation, accident de travail, arrêt maladie)

Développement d'un programme de mentorat et d'engagement des employés pour garantir la rétention des talents

Mise à jour des politiques et procédures RH de l'entreprise

Traitement des demandes et des préoccupations par mail des employés (avantages sociaux, compréhension du bulletin de salaire...)

Rédaction des annonces de trois nouvelles offres d'emploi à la suite de création de poste et publication sur les sites d'emploi dédiés

Organisation des entretiens individuels et recensement des besoins en formation

Analyse des indicateurs RH, envoi du rapport mensuel et préparation de la présentation au CODIR

Planification d'un team building pour la fin de l'année et des autres événements de l'entreprise (fête de fin d'année, soirées afterwork...)

Mise en place d'un cours de relaxation et de méditation à la pause déjeuner et d'une salle de repos / sieste

Archivage des anciens dossiers du personnel, réorganisation et classement des dossiers actuels

Gestion d'un conflit qui a éclaté lundi entre un salarié et son manager, à la suite d'un problème sur le bulletin de salaire. Une convocation est nécessaire

Vérifier

Recrutement et entretien de deux nouveaux salariés pour un poste en logistique vacant depuis 2 mois et un poste en comptabilité vacant depuis 4 mois

SCORE : / 15

Il n’est pas évident de classer les tâches selon le degré d’urgence et d’importance. Cela nécessite de bien analyser et identifier les tâches qui ne peuvent attendre et qui doivent être réalisées immédiatement, des autres tâches qui peuvent être planifiées sur la durée ou bien être déléguées, voire supprimées. Cette matrice est un excellent outil pour s’organiser, mais il faut l’utiliser fréquemment pour la maîtriser. Si tout vous semble urgent, posez-vous les questions pour quand cette tâche doit être réalisée et quels objectifs j’atteins en la réalisant.

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LA GESTION

La matrice Eisenhower est un outil de planification et de gestion de temps fréquemment utilisé dans le monde professionnel. En tant que mentor, vous pouvez vous en servir à titre personnel pour gérer votre temps et vous organiser, mais vous pouvez aussi la conseiller à votre mentoré dans le cadre d’un programme de mentorat. Cette matrice permet d’élaborer une réflexion sur son travail et de le planifier stratégiquement.

+ MENTOR POINTS

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la gestion du temps

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Recrutement et entretien de deux nouveaux salariés pour un poste en logistique vacant depuis 2 mois et un poste en comptabilité vacant depuis 4 mois

IMPORTANT

URGENT

NON IMPORTANT

NON URGENT

Planification d'un team building pour la fin de l'année et des autres événements de l'entreprise (fête de fin d'année, soirées afterwork...)

Analyse des indicateurs RH, envoi du rapport mensuel et préparation de la présentation au CODIR

Mise en place d'un programme de formation sécurité et incendie pour tous les salariés

Terminer

Organisation des entretiens individuels et recensement des besoins en formation

Réunions avec les différents services de l'entreprise pour comprendre et recueillir leurs besoin RH

Développement d'un programme de mentorat et d'engagement des employés pour garantir la rétention des talents

Archivage des anciens dossiers du personnel, réorganisation et classement des dossiers actuels

Gestion d'un conflit qui a éclaté lundi entre un salarié et son manager, à la suite d'un problème sur le bulletin de salaire. Une convocation est nécessaire

Traitement des demandes et des préoccupations par mail des employés (avantages sociaux, compréhension du bulletin de salaire...)

Mise à jour des politiques et procédures RH de l'entreprise

Développement d'un nouveau tableau de suivi des salariés (formation, accident de travail, arrêt maladie)

Gestion des avantages sociaux et des compensations (changement de mutuelle, mise en place d'un plan épargne retraite...)

Mise en place d'un cours de relaxation et de méditation à la pause déjeuner et d'une salle de repos / sieste

Rédaction des annonces de trois nouvelles offres d'emploi à la suite de création de poste et publication sur les sites d'emploi dédiés

Recrutement et entretien de deux nouveaux salariés pour un poste en logistique vacant depuis 2 mois et un poste en comptabilité vacant depuis 4 mois

IMPORTANT

URGENT

NON IMPORTANT

NON URGENT

Planification d'un team building pour la fin de l'année et des autres événements de l'entreprise (fête de fin d'année, soirées afterwork...)

Analyse des indicateurs RH, envoi du rapport mensuel et préparation de la présentation au CODIR

Mise en place d'un programme de formation sécurité et incendie pour tous les salariés

Terminer

Organisation des entretiens individuels et recensement des besoins en formation

Réunions avec les différents services de l'entreprise pour comprendre et recueillir leurs besoin RH

Développement d'un programme de mentorat et d'engagement des employés pour garantir la rétention des talents

Archivage des anciens dossiers du personnel, réorganisation et classement des dossiers actuels

Gestion d'un conflit qui a éclaté lundi entre un salarié et son manager, à la suite d'un problème sur le bulletin de salaire. Une convocation est nécessaire

Traitement des demandes et des préoccupations par mail des employés (avantages sociaux, compréhension du bulletin de salaire...)

Mise à jour des politiques et procédures RH de l'entreprise

Développement d'un nouveau tableau de suivi des salariés (formation, accident de travail, arrêt maladie)

Gestion des avantages sociaux et des compensations (changement de mutuelle, mise en place d'un plan épargne retraite...)

Mise en place d'un cours de relaxation et de méditation à la pause déjeuner et d'une salle de repos / sieste

Rédaction des annonces de trois nouvelles offres d'emploi à la suite de création de poste et publication sur les sites d'emploi dédiés

IMPORTANTURGENT

IMPORTANTNON URGENT

NON IMPORTANTNON URGENT

NON IMPORTANTURGENT

IMPORTANT ET URGENT : les actions à faire immédiatement IMPORTANT ET NON URGENT : les actions qu’il faut planifier NON IMPORTANT ET URGENT : les actions à déléguer NON IMPORTANT ET NON URGENT : les actions à éliminer

Accéder à la mise en pratique