Actividad 3 A. Archivística

Actividad 3 Unidad 2: AUDITORIANombre: Kiss Gutiérrez MagnoliaGrupo: 5EX1Matricula: 20230D0032Materia: Diagnóstico y Auditoria Archivísitica

XX/XX/20XX

iNDICE

2.3.3guía para la auditoria archivística

2.4.1INSPECCIÓN FÍSICA

2.1 Fundamentos de la auditoria

2.4Entrevista en sitio

2.3.2NIVEL NORMATIVO

2.4.3Normatividadarchivística

2.4.2PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO (PADA)

BIBLIOGRAFÍA

2.3.1NIVEL DOCUMENTAL

2.3nIVEL ESTRUCTURAL

2.2.1objetivos e indicadores de la gestión de la auditoria metodología para la auditoria archivistica

2.2Auditoria documental

fUNDAMENTOS DE LA AUDITORIA

2.1

2.1 fUNDAMENTOS DE LA AUDITORIA

Al Reino Unido se le atribuye el origen de la auditoría, entendida ésta en los términos actuales, auque ya en tiempos remotos se practicaban sistemas de control para comprobar la honestidad de las personas y evitar frafudes.Fue en Gran Bretaña, debido a la Revolución Industrial y a las quiebras que sufrieron pequeños ahorradores, donde se desarrolló la auditoria para conseguir la confianza de inversores y de terceros interesados en la información económica.Así, la auditoria no tardó en extenderse a otro países.Colema (2010) indica que la primera asociación de auditores se crea en Venecia en el año 1851 y, después, en es mismo siglo se produjeron eventos que propiciaron el desarrollo de la profesión, así en 1862 se reconocío en Inglaterra la auditoría como profesión independiente.

¿Qué es auditoria?

2.1 FUNDAMENTOS DE AUDITORIA

Es un proceso de evaluación independiente y objetivo que se realiza para verificar la veracidad y confiabilidad de la información financiera de una empresa u organización. Consiste en examinar y analizar los registros contables, transacciones y operaciones para asegurar que se cumplan las leyes, normas y principios contables aplicables.El objetivo principal de la auditoría es brindar una opinión imparcial sobre la exactitud y transparencia, detectando posibles errores o irregularidades. Los auditores también pueden ofrecer recomendaciones para mejorar los controles internos y la gestión de riesgos.

¿Qué es auditoria archivistica?

2.1 Fundamentos de auditoria

La Auditoría Archivística es la verificación de los procedimientos y acciones archivísticas de acuerdo con la legislación y normatividad en materia de archivos vigente que garantice la correcta gestión documental y administración de archivos a través de la organización, la disponibilidad, la localización, la integridad y la conservación de los archivos de las dependencias públicas.

Conclusiones

¿Como podemos ver desde tiempo atrás, se utilizó las auditorias, cuyo propósito es proporcionar herramientas para realizar auditorias de manera eficiente y confiable, con el objetivo de que las instituciones mejoren su desempeño y obtengan conclusiones pertienentes y suficientes.Por lo tanto la auditoria archivistica, nos ayudará a conocer si sé esta realizando lo que se debe hacer y que se realice de manera correxta y sobre todo a llevar a cabo buenas prácticas archivisticas.

Auditoría documental

Auditoría documental

Auditoría documental

2.2

Objetivos

2.2 auditoria documental

• Fungir como una herramienta de trabajo que permita a los Órganos Internos de Control (OIC), verificar y evaluar los procesos encaminados a la clasificación, organización, seguimiento, localización , trasferencia, resguardo, conservación, selección y destino final de los documentos de archivo que generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier medio, emitiendo para ello las recomendaciones necesarias.• Evaluar el cumplimento normativo y los procesos técnicos archivísticos que deben cumplir las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (APF), para garantizar la integridad, accesibilidad y conservación de los documentos a través de sistemas modernos de gestión documental.• Valorar las actividades desempeñadas dentro del sistema institucional de archivos, permitiendo el mejoramiento continuo de los servicios archivísticos y estableciendo estrategias encaminadas a mejorar la gestión documental.

Enfoques

2.2 auditoria documental

Revisión documental: Se revisarán procedimientos, manuales, instructivos que actualmente presenta la compañía, detectando los hallazgos u oportunidades de mejora. Revisión de registros: Se realizará una revisión de los diferentes registros del sistema de gestión:

• Hallazgos y acciones correctivas, donde se podrán revisar los análisis de la causa realizados, planes de acciones tomados y como se podrían mejorar los mismos.
• Revisión por la dirección, participaremos en la revisión por la dirección para ver que puntos se han tratado, como se han analizado los mismos y oportunidades de mejora detectados.
• Indicadores, revisión de los indicadores planteados por la compañía acorde a los procesos de la Organización, así como la revisión de objetivos y planes de acción.

Conclusiones

La auditoria documental ayudará a conocer más detalladamente la organización o dependencia, con base a los requisitos de la norma y los legales que se aplican en el sector. Tambien nos ayudará a conocer el desempeño del sistema de gestión de la organización, a mejorar los procesos, detectar oportunidades de mejora e incluso conocer el punto de partida para la implementación de otros sistemas de gestión.

Auditoría documental

Auditoría documental

Objetivos e indicadores de la gestión en la auditoria Metodología para la auditoria archivística

2.2.1

Objetivos de la auditoria archivistica

2.2.1 oBJETIVOS

• Verificar y evaluar los procesos de gestión documental que incluyen la producción, organización, acceso, consulta, valoración documental, disposición documental y conservación de los documentos de archivo producidos o recibidos por una entidad pública.

• Evaluar el cumplimiento normativo y los procesos técnicos al interior de la entidades públicas, para garantizar la integridad, accesibilidad y conservación de los documentos de archivo.

• Valorar las actividades que se desarrollan al interior del Sistema Institucional de Archivos de la entidades públicas, para el mejoramiento de los servicios archivísticos y establecer nuevas estrategias encaminadas a mejorar la gestión documental.

Indicadores de la auditoria archivistica

2.2.1 INDICADORES

Los Indicadores de gestión son variables o parámetros que permiten medir de forma cuantitativa y cualitativa, el grado de cumplimiento de un sistema, proyecto, programa, componente, proceso, actividad o de la ejecución de las operaciones, en términos de eficiencia, economía, efectividad e impacto. El cálculo y análisis de indicadores sirve para tomar medidas correctivas y realizar predicciones futuras de su comportamiento; ayudan en la planificación de actividades estratégicas, en su control y evaluación (rendición de cuentas) y en la predicción de resultados o impactos que se pueden obtener a mediano y largo plazo.

Metodología para la auditoria archivística

2.2.1 METODOLOGÍA

La metodología empleada para la realización de la auditoría archivística se basa en las mejores prácticas y estándares internacionales, reflejados en las cédulas analíticas que forman parte integral de este documento y que se establecen en cumplimiento de aucerdo a los siguientes niveles de la gestión documental, que se verán a continuación

Conclusiones

A través de los objetivos de la gestión en la auditoria, así como los indicadores y Metodología archivistica, se pueden medir (indicadores) y mantenerse alerta, ofreciendo una dirección clara para el alcance del trabajo y guía al equipo, mediante el uso de procedimientos correctos para determinar y alcanzar los logros o metas.

Auditoría documental

Auditoría documental

Nivel Estructural

2.3

2.3 NIVEL ESTRUCTURAL

Verificar que el Sistema Institucional de Archivos esté formalmente establecido en las entidades públicas y que cuente con los recursos humanos, materiales y financieros que permitan su adecuado funcionamiento. Asimismo, regular los procesos técnicos con los que operan los diferentes tipos de archivo de la institución, el perfil de cada responsable y las condiciones físicas en las que se conservan los documentos de archivo.

Auditoría documental

Auditoría documental

Nivel Documental

2.3.1

2.3.1 NIVEL DOCUMENTAL

Comprobar la elaboración, actualización y disponibilidad de los instrumentos de planeación, control y consulta archivísticos, señalados en la Ley de Archivos y Administración de Documentos del Estado de México y Municipios, para propiciar la organización, la administración, la conservación y la localización expedita de los archivos.

Auditoría documental

Auditoría documental

Nivel normativo

2.3.2

2.3.2 NIVEL NORMATIVO

Revisar el cumplimiento de las disposiciones tendientes a regular la producción, uso y control de la documentación oficial, de conformidad con las atribuciones y funciones establecidas en la normatividad interna de cada dependencia, las cuales estarán vinculadas con la transparencia, acceso a la información, clasificación de la información y protección de datos personales.

Conclusiones

A nivel estructural se debe verificar que el Sistema Institucional de Archivos, se encuentre establecido en las entidades públicas, los cuales son: Área coordinadora (área normativa), Correspondencia, Archivo de Trámite, Concentración e Histórico (área operativa), además de los materiales y recursos para que pueda funcionar correctamente.A nivel documental, se debe tomar en cuenta los instrumentos de planeación, de control archivístico, de consulta archivística y los otros instumentos, como son la Guía Simple de Archivo y el Índice de expedientes clasificados como reservados. El nivel normativo se debe revisar el cumplimiento de las disposiciones a través de un esquema en el cual se evaluará la producción, luego la organización, después acceso, conulsta para posteriormente pasar a la valoración documental, disposición documental y al final la conservación

Auditoría documental

Auditoría documental

Guía para la auditoría archivística

2.3.3

2.3.3 Guia para la auditoria archivística

El Archivo General de la Nación (AGN) lleva a cabo una estrategia para incentivar el cumplimiento normativo y de los proceso técnicos de LA gestión documental en la Administración Públixa Federal (APF), cuyo objetivo es consolidar los sistemas de archivo, determinando que las instituciones de la APF deben establecer modelos ágiles, sistemáticos, ordenados y eficientes para gestionar la información

Conclusiones

El AGN localiza procesos técnicos de la gestión documental, con la finalidad de fortalecer los sistemas de archivo, mediante lineas de acción. La Guía para la Auditoria Archivistica nos ayudará a conseguir los objetivos, los cuales pueden ser herramientas para las instituciones o dependencias, para la correcta gestión documental, así como determinar que se este cumpliendo la normatividad con el objetivo de tener un mejor acceso y conservación de la documentación.

Auditoría documental

Auditoría documental

Entrevista en sitio

2.4

2.4 entrevista en sitio

Aplicación del cuestionario de diagnóstico al coordinador de archivos y a los responsables del archivo de trámite, concentración y, en su caso,histórico.

Auditoría documental

Auditoría documental

Inspección física

2.4.1

2.4.1 inspección física

Realizar visitas de inspección a los archivos de trámite, concentración y, en su caso, históricos.

Conclusiones

Es de importancia realizar cuestionario, así como inspecciones fisicas para poder diagnósticar cada proceso de la gestión documetal, con el objetivo de poder implementar estrategias para su mejora.

Auditoría documental

Auditoría documental

Plan Anual de Desarrollo Archivístico

2.4.2

2.4.2 pADA

El Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) es el instrumento a través del cual se efectúa la correcta planeación de las actividades archivísticas en el orden normativo, administrativo, económico, técnico y tecnológico, considerando a los archivos como elementos importantes para la eficiencia y eficacia de las actividades gubernamentales.

Conclusiones

El PADA es el instrumento a través del cual se afectúa la correcta planeación de los actividades archivísticas, que van orientados a la mejora y el fortalecimiento de las capacidades del Sistema Institucional de Archivos de una entidad pública.

Auditoría documental

Normatividad archivística

2.4.3

2.4.3 Normatividad archivistica

La normatividad archivística es la agrupación de leyes, lineamientos, reglamentos y documentos que rigen el funcionamiento de las entidades, así como el desempeño de quienes trabajan en las mismas, para lograr cumplir satisfactoriamente con los objetivos y metas determinadas en la entidad..

2.4.3 normatividad archivistica

• Ley General de Archivos
• Reglamento de la Ley Federal de Archivos
• Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
• Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados
• Norma Oficial Mexicana NOM-004-SA3-2012, del expediente clínico.
• Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos del Poder Ejecutivo Federal
• Lineamientos para la creación y su uso sistemas automaticados de gestión y control de dcoumentos.
• Lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la documentación de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal.
• Acuerdo del Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, acceso a la información Pública y Protección de Datos Personales, por el que se aprueben los linemientos para la Organización y Conservación de los Archivos.
• Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobierno abierto para la Administración Pública Federal y su anexo único.
• Acuerdo - DIposiciones generales en las materias de archivos y transparencia para la APF y Anexo único. Manual en las materias de archivos y transparencia para la Administración Pública Federal

Conclusiones

La normatividad archivística es de importancia, debido a que, con estas leyes y acuerdos servirán de base para regular procedimientos y orientar, así como regular el quehacer de los archivos de la gestión documental, que vayan encaminadas a un mismo sitio las directrices.

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Bibliografía